淺談高校檔案管理數(shù)字化

1、.淺談高校檔案管理數(shù)字化（作者:_單位: _郵編: _） 摘要檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息，是人類歷史最重要的載體之一，它通過自己的記載，向后人揭示歷史的真相，而檔案本身也不斷發(fā)生著變化。本文通過高校檔案數(shù)字化存在的主要問題和存在益處，系統(tǒng)地闡述了高校檔案數(shù)字化是檔案管理者研究的重要課題。 關鍵詞檔案管理 數(shù)字化 隨著社會不斷發(fā)展和網(wǎng)絡電子信息化的日新月異，人們的工作和生活越來越離不開計算機，而現(xiàn)有的檔案管理模式已不能適應當今社會的檔案管理工作。檔案管理數(shù)字化的優(yōu)勢已日益突顯，不但成為檔案管理的自動化程度和效率的最主要途徑和最有效的

2、工具，而且也必將成為社會發(fā)展和經(jīng)濟生活不斷的必然要求。 1 高校檔案數(shù)字化管理存在的主要問題 （1）管理手段和模式落后陳舊。目前，雖然計算機辦公自動化雖然已經(jīng)在高校非常普遍，但仍有許多高校的檔案管理工作還處于“原始社會時化”，仍在采用傳統(tǒng)的手工作業(yè)，對“電子”非常陌生。當然，有的高校的各類有關學籍檔案的管理，雖然與“電子”有緣但還處于“自動+手動”的狀態(tài)，這些管理手段已經(jīng)與時代發(fā)展的“不合拍”，阻礙了高校教育事業(yè)的發(fā)展。 （2）檔案管理隊伍建設和人員培訓薄弱。高校檔案管理工作要求管理人員有計劃性、準確性和原則性。實際上，許多高校的檔案管理人員綜合素質比較薄弱，專業(yè)和年齡結構不大合理等諸多突出問

3、題。 （3）電子檔案的保存、保管利用的技術不足。在實際工作中，普遍認為，紙質檔案比較穩(wěn)定安全，電子文件存在穩(wěn)定性差、易損壞等問題。高校檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的經(jīng)過檔案人員鑒定歸檔的檔案信息將存入“虛擬庫房”。做到把正確的信息、在正確的時間、以正確的方式、傳遞給正確的對象。 （4）信息技術領域難題制約檔案管理數(shù)字化。從檔案的實態(tài)轉換到虛擬態(tài)，檔案信息與載體分離，網(wǎng)絡傳遞的是檔案，信息用戶得到的是復制品，而非檔案原件。黑客與病毒的客觀存在等可能使檔案信息內(nèi)容更改，將會影響電子檔案的真實性。同時電子檔案時所用的載體相對于紙質檔案對環(huán)境要求更高，壽命較短。 2 檔案管理數(shù)字化的存在

4、益處 檔案數(shù)字化已經(jīng)成為檔案要素的大趨勢。因此，如何充分利用計算機網(wǎng)絡將檔案數(shù)字化的優(yōu)勢最大化，已經(jīng)成為檔案管理者研究的重要課題。 2.1 檔案管理數(shù)字化是信息社會的必然要求 數(shù)字化、網(wǎng)絡化、信息化是21世紀的特征。檔案管理數(shù)字化始于20世紀90年代，隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展和科學技術的不斷進步，辦公自動化、無紙化等現(xiàn)象的出現(xiàn)，檔案數(shù)字化與時而生。原來諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程再也不用傳統(tǒng)的紙質來完成，取而代之的是計算機和通訊網(wǎng)絡。21世紀的今天，計算機網(wǎng)絡已經(jīng)運用到各個機關、企事業(yè)單位，因特網(wǎng)、局域網(wǎng)很快被認同，同一個單位各部門之間和文件，只要用點擊一鼠標就能很快互相傳遞。完整的檔

5、案數(shù)字化建設流程包括案卷交接、檔案整理、目錄著錄、檔案掃描、OCR文字識別、圖像處理、數(shù)據(jù)校對、數(shù)據(jù)質檢、數(shù)據(jù)掛接、整理還原、案卷入?yún)嚨拳h(huán)節(jié)。因此，計算機網(wǎng)絡技術的廣泛應用，檔案數(shù)字化成為必然的發(fā)展趨勢。 2.2 檔案管理數(shù)字化的優(yōu)勢 檔案數(shù)字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數(shù)字攝影技術(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。檔案數(shù)字化不但可以充分利用現(xiàn)有的計算機潛能，提高

6、工作效率而且可以縮短部分文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。同時，檔案管理數(shù)字化，使信息成果很快送到領導及各個部門，服務范圍得到進一步拓展，提高了檔案部門地位。檔案數(shù)字化，最大的好處是可使檔案信息順利地與世界上的最新技術接軌。 2.3 檔案數(shù)字化應適應新時期工作的需求 目前，部分高校檔案雖然實施了“數(shù)字化”，但檔案軟件沒有信息管理功能，各自為政，缺乏通用性，根本不能滿足高校現(xiàn)代檔案管理工作的需要。高校檔案部門的電腦類型不一，規(guī)格各異，開發(fā)的檔案管理軟件根本不能通用等問題，都制約了檔案管理數(shù)字化的進程。由于歷史原因，檔案業(yè)務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件

7、移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案管理數(shù)字化。 2.4 檔案管理數(shù)字化的發(fā)展方向 首先，做好歸檔電子檔案文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說,通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發(fā)揮社會效用。 其次，解決好電子檔案文件的保存問題。

8、以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子檔案文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，防止信息損失。 最后，檔案人員知識結構的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應信息技術和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發(fā)展的需要。 綜上所述，檔案工作的數(shù)字化建設是順應潮流、適應時代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術為檔案工作服務，為社會主義經(jīng)濟建設服務，為社會主義