大學(xué)畢業(yè)晚會項目管理計劃書(甘特魚骨圖等).

1、大學(xué)畢業(yè)晚會項目管理計劃項目小組成員： 小組成員專業(yè)： 項目指導(dǎo)教師： 2010年11月26日目錄1. 項目背景.32. 項目目標.33. 角色分析.34. 生命周期.45. 范圍管理.46. 進度管理.57. 資源管理.68. 費用管理.89. 質(zhì)量管理.910. 溝通管理1011. 風(fēng)險管理1112. 收尾管理14一、項目背景對于即將畢業(yè)的學(xué)子而言，七月是一個收獲的季節(jié)，在這個美好的時刻，他們滿載著幾年的知識積累，勇敢而自信的走向社會，去追求他們的未來，去實現(xiàn)他們的理想。幾年的學(xué)習(xí)生活，讓畢業(yè)生們有了深厚的嶺南情誼，為了表達學(xué)院對畢業(yè)生的祝福之情，同時也為了給畢業(yè)生們一個向母院表達感激之情

2、的平臺，XXX學(xué)工部決定舉辦一場畢業(yè)晚會，并將該項目的籌備工作委托給我們項目小組，為此，我們用所學(xué)的項目管理的知識做了如下項目策劃。二、項目目標總體目標：晚會順利進行并充分表達對畢業(yè)生的祝福時間目標：保證晚會前各項準備工作都按時完成成本目標：將晚會成本控制在贊助商提供的贊助費之內(nèi)效果目標：讓大家都快樂，有更多歡聲笑語；讓大家有感動，更珍惜嶺南情誼。三、角色分析角色需求畢業(yè)生在晚會上能充分的表現(xiàn)自己對中大和嶺院的感情贊助商對其產(chǎn)品和公司要有宣傳作用院方祝福畢業(yè)生，增強他們對母院的感情晚會表演者各個配套設(shè)備完整，使演出順利晚會工作人員各項流程和要求準確清晰，使任務(wù)明確項目小組保證項目準時完成，保證

3、各個參與者都滿意四、生命周期資源 項目執(zhí)行階段 項目準備階段 項目結(jié)束階段時間 五、范圍管理下面是WBS表格：1前期總體策劃2晚會負責(zé)人與各班班長會議前期通知確定日期會議內(nèi)容預(yù)告會議召開晚會負責(zé)人介紹基本情況各班就晚會主題和內(nèi)容提出意見將各班的意見進行整理會議后進一步征集畢業(yè)班意見將整理好的最終意見上報學(xué)工部3研究生會、團總支工作安排成立各個功能小組明確各個功能小組的任務(wù)明確各個功能小組的負責(zé)人聯(lián)系贊助商尋找有合作意向的商家細節(jié)談判聯(lián)系舞臺公司篩選舞臺公司細節(jié)談判節(jié)目篩選確定篩選標準和程序篩選過程最終確定入圍節(jié)目邀請嘉賓向?qū)W工部咨詢需邀請的對象聯(lián)系嘉賓并派發(fā)邀請函晚會舉辦通知明確晚會時間和地點

4、其它注意事項4贊助商前期宣傳找贊助商拿宣傳資料宣傳產(chǎn)品擺放與傳單散發(fā)贊助商介紹支付贊助費贊助效果反饋宣傳總結(jié)贊助商滿意度反饋5場地布置與舞臺公司聯(lián)系學(xué)院學(xué)工部申請活動產(chǎn)地聯(lián)系場地設(shè)備管理員提供支持聯(lián)系舞臺公司舞臺布置舞臺效果調(diào)整聯(lián)系研究生會和團總支明確場地布置時間流程明確場地布置要求與晚會運作流程6活動宣傳橫幅和海報宣傳確定橫幅和海報內(nèi)容確定宣傳時間地點相應(yīng)功能小組執(zhí)行傳單宣傳確定傳單內(nèi)容確定傳單派發(fā)時間和地點相應(yīng)功能小組執(zhí)行網(wǎng)絡(luò)宣傳確定網(wǎng)絡(luò)宣傳的內(nèi)容通過QQ群、BBS等媒介相應(yīng)功能小組執(zhí)行7物資準備物資采購與各個節(jié)目負責(zé)人明確晚會物資需求計劃采購相應(yīng)物品核實物資是否滿足需求并進行相應(yīng)調(diào)整8晚

5、會舞臺支持聯(lián)系主持人主持人化妝與服飾確認主持稿晚會后勤人員將晚會后勤人員分組明確各小組任務(wù)晚會應(yīng)急處理9會后清場物資整理各項設(shè)備回收物資核實與統(tǒng)計現(xiàn)場環(huán)境整理將現(xiàn)場打掃干凈將各項物品擺放歸位10晚會總結(jié)晚會報道稿向?qū)W工部匯報晚會總結(jié)報告核算各種開支各種資料歸檔下面是WBS的部分截圖：六、進度管理甘特圖網(wǎng)絡(luò)圖（局部）項目里程碑七、資源管理資源使用圖（局部）責(zé)任矩陣圖（D為主要負責(zé)，P為輔助）八、費用管理本項目預(yù)計支出有以下幾項：（1）舞臺公司費用：4700元 舞臺搭建：3500元 音效設(shè)備：700元 現(xiàn)場布置（氣球，鮮花，小型煙花）：500元備注1：地點暫定為本校區(qū)內(nèi)，無需場租費。（2）節(jié)目費用

6、：1300元 主持人4套服裝租用費用：600元 主持人發(fā)型化妝費用：200元 贊助各節(jié)目服裝道具費共：500元（3）宣傳費用：500元 橫幅制作費用：50元 海報制作費用：200元 傳單印發(fā)費用：200元 邀請函印發(fā)費用：50元（4） 應(yīng)急費用:500元綜上，預(yù)計支出總計7000元備注2：預(yù)計收入由預(yù)計贊助費組成，包括現(xiàn)金及等價物如發(fā)型化妝服務(wù)，氣球橫幅等布置現(xiàn)場用品，預(yù)計在7000元以上。九、質(zhì)量管理我們認為最可能會出質(zhì)量問題的環(huán)節(jié)可能有以下這幾方面:邀請：1. 學(xué)工部未能一次把所有需邀請對象交代清楚2. 聯(lián)系嘉賓并派發(fā)邀請函時出現(xiàn)遺漏物資準備：1. 采購數(shù)量不足2. 物資質(zhì)量不及格3. 采

7、購人員發(fā)生意外，物資不能及時到位宣傳：1. 宣傳品未及時制作出來并張貼派發(fā)舞臺設(shè)置：1. 聯(lián)系不到場地設(shè)備管理員2. 舞臺公司未能及時到位3. 舞臺設(shè)備臨時發(fā)生意外晚會現(xiàn)場：1. 主持人由于意外未能及時到位2. 演出人員未能及時到場，上下節(jié)目不能及時銜接3. 演出過程發(fā)生失誤會后：1. 設(shè)備回收、物資清點、歸位時發(fā)生混亂以下用魚骨圖展示導(dǎo)致質(zhì)量問題發(fā)生的一些原因PDCA質(zhì)量控制：項目質(zhì)量控制是一個由事前控制、過程監(jiān)控、檢查對比和偏離處理等部分組成的主動控制閉環(huán)系統(tǒng)。我們可以通過PDCA來實現(xiàn)這個系統(tǒng)：1. PLAN：用質(zhì)量目標表明確所要達到的質(zhì)量要求2. DO：用監(jiān)控記錄表記錄項目實施過程中的

8、情況3. CHECK：用檢查對比表來找出偏離目標的差異4. ACT：采取措施糾偏各個具體活動的負責(zé)人，負責(zé)本活動高質(zhì)量的完成，再由一個人對晚會所有活動進行檢查跟進與協(xié)調(diào)，確保整個晚會項目高質(zhì)量地完成。我們可以用簡單的質(zhì)量核對表來檢查和核對某些必要的步驟是否已經(jīng)付諸實施，從而實行對質(zhì)量的控制和追蹤：質(zhì)量核對表項目實施誰負責(zé)這件事？這件事開始做了嗎？這件事完成了嗎？這件事完成情況怎么樣？十、溝通管理( 1 )項目小組的溝通溝通手段：主要是 溝通頻率：每周3次（必要的話隨時）為了確保每一項活動的按時按量完成，項目小組每個活動的負責(zé)人必須及時的把活動的進展情況向項目的負責(zé)人匯報，項目負責(zé)人及時的把相關(guān)

9、信息通發(fā)布給各個信息需求者。這種輪式的的溝通方式能夠快速的解決問題，并且確保了信息傳遞的準確性。針對這一方式可能難以提高成員的士氣，這里成員間也可以相互的溝通，但前提是項目小組的負責(zé)人必須掌握活動的進展情況，不然項目就難以控制?；顒?負責(zé)人活動2負責(zé)人活動1負責(zé)人項目負責(zé)人( 2 ) 贊助商的溝通溝通手段：當(dāng)面、 溝通頻率：一星期兩次 為了確?；顒咏?jīng)費的準時到位，項目外聯(lián)的負責(zé)人員必須與贊助商保持溝通，確認贊助商的宣傳需求，以及將項目的需求情況及時通知給贊助商。 ( 3 ) 與上級的溝通溝通手段： 、當(dāng)面 溝通頻率：一星期兩次與校方的溝通需注意的是，必須準確將舉辦晚會這一申請，及時向上級提出，

10、并盡快得到具體的回復(fù)。因此應(yīng)采用雙向溝通。向校方協(xié)商，把嶺院的具體情況匯報給校方，例如具體的畢業(yè)完結(jié)時間，學(xué)生的準備時間等等。通過雙方協(xié)調(diào)來盡早確定活動的舉辦時間，以便后面的工作展開。( 4 ) 與晚會表演者的溝通溝通手段： ，當(dāng)面 溝通頻率：需要時項目負責(zé)人應(yīng)及時的收集晚會表演者的需求信息，如服裝，道具的租借情況等，并提前及時把晚會的安排信息向各位晚會表演者傳達，如彩排時間，地點，節(jié)目次序和晚會的具體安排。如雙方在需求和安排上有何變動應(yīng)及時的通知對方。( 5 ) 與學(xué)生的溝通溝通手段：傳單，橫幅，海報 溝通頻率：長時為了確保同學(xué)參加晚會的積極性和熱情，項目小組應(yīng)長時間的向同學(xué)們宣傳晚會，這里

11、可以通過傳單，橫幅，海報等方式。并及時的的把晚會舉辦的時間地點等信息傳遞給同學(xué)們。十一、風(fēng)險管理一、風(fēng)險識別與評價通過審視我們的WBS，我們認為風(fēng)險主要來源于以下幾個方面：注：風(fēng)險危害評價1為最低，10為最高。風(fēng)險來源風(fēng)險名稱風(fēng)險危害評價邀請學(xué)工部未能一次把所有需邀請對象交代清楚5聯(lián)系嘉賓并派發(fā)邀請函時出現(xiàn)遺漏6物資準備采購數(shù)量不足5物資質(zhì)量不及格6采購人員發(fā)生意外，物資不能及時到位5宣傳宣傳品未及時制作出來并張貼派發(fā)6舞臺設(shè)置聯(lián)系不到場地設(shè)備管理員8舞臺公司未能及時到位10舞臺設(shè)備臨時發(fā)生意外9晚會現(xiàn)場主持人由于意外未能及時到位7演出人員未能及時到場，上下節(jié)目不能及時銜接7演出過程發(fā)生失誤8

12、會后設(shè)備回收、物資清點、歸位時發(fā)生混亂6二、應(yīng)對措施風(fēng)險名稱應(yīng)對措施學(xué)工部未能一次把所有需邀請對象交代清楚向?qū)W工部反復(fù)確認邀請對象名單聯(lián)系嘉賓并派發(fā)邀請函時出現(xiàn)遺漏在發(fā)出邀請函時對照邀請對象名單進行審核采購數(shù)量不足采購比需要數(shù)量多一些的物資物資質(zhì)量不及格在采購過程中仔細檢查采購物資的質(zhì)量采購人員發(fā)生意外，物資不能及時到位在采購過程中派三名采購人員確保物資的及時到位，并且提前進行采購宣傳品未及時制作出來并張貼派發(fā)確定宣傳品的的日程表，確保一切按照計劃進行聯(lián)系不到場地設(shè)備管理員提前聯(lián)系好場地設(shè)備管理員并且舞臺公司未能及時到位轉(zhuǎn)移演出場地或中斷改期舉行舞臺設(shè)備臨時發(fā)生意外準備兩份舞臺設(shè)備主持人由于意

13、外未能及時到位要求主持人提前到位演出人員未能及時到場，上下節(jié)目不能及時銜接上一個節(jié)目演出時，其后兩個節(jié)目在后臺準備， 演出過程發(fā)生失誤確保演出者在表演節(jié)目前已經(jīng)做好充分的準備，盡量平撫其緊張情緒設(shè)備回收、物資清點、歸位時發(fā)生混亂派出小組負責(zé)此項并在回收前確保每個人的職責(zé)三、補救措施風(fēng)險名稱補救措施學(xué)工部未能一次把所有需邀請對象交代清楚盡快邀請學(xué)工部未交代邀請的對象，并道歉聯(lián)系嘉賓并派發(fā)邀請函時出現(xiàn)遺漏發(fā)現(xiàn)遺漏后盡快再次發(fā)出邀請函并道歉采購數(shù)量不足時間允許進行再次采購；時間不允許則向?qū)W工部緊急調(diào)配物資物資質(zhì)量不及格時間允許進行再次采購；時間不允許則向?qū)W工部緊急調(diào)配物資采購人員發(fā)生意外，物資不能及

14、時到位想辦法解決意外確保物資到位，若意外無法解決派人去取物資，若無法聯(lián)系則再次采購，若時間不允許則向?qū)W工部緊急調(diào)配物資宣傳品未及時制作出來并張貼派發(fā)若未能制作出宣傳品則抓緊時間制作或者使用替代宣傳品，并在宣傳品制作出來之后就抓緊時間張貼聯(lián)系不到場地設(shè)備管理員運用各種關(guān)系取得設(shè)備管理員的聯(lián)系方式并聯(lián)系舞臺公司未能及時到位催促其盡快到位并在之后抓緊時間布場舞臺設(shè)備臨時發(fā)生意外使用備用設(shè)備，依舊無法使用則向?qū)W工部或別的學(xué)院緊急調(diào)配主持人由于意外未能及時到位緊急調(diào)配人員暫時充當(dāng)主持人演出人員未能及時到場，上下節(jié)目不能及時銜接由再下一個節(jié)目及時跟進演出過程發(fā)生失誤由節(jié)目領(lǐng)演人迅速組織演員重演此節(jié)目；若重

15、演仍出現(xiàn)問題，則該節(jié)目立即退場，視具體情況決定其再次重演或取消設(shè)備回收、物資清點、歸位時發(fā)生混亂要求負責(zé)人維持秩序并清點物資十二、采購管理采購項目清單采購項目規(guī)格計量單位數(shù)目估算單價估算總價需求時間采購方式橫幅條2100200詢價采購宣傳單A4張2000300詢價采購節(jié)目表A4張500100詢價采購舞臺、音響、燈光設(shè)備舞臺搭建及設(shè)備，音箱設(shè)備、燈光設(shè)備及備用設(shè)備套135003500詢價采購充氣棒60*10cm套20240詢價采購手掌拍個20360詢價采購氣球10cm個30045詢價采購打氣筒手動，28cm個3515詢價采購熒光棒5*200MM個3015詢價采購哨子6字型口哨個25125詢價采購化妝費用化妝及發(fā)型個530150詢價采購飲用水550ml瓶50150詢價采購服裝根據(jù)需要套430120詢價采購道具根據(jù)需要個306180詢價采購紀念品根據(jù)需要個2010200詢價采購2、備選單位清單十三、收尾管理(1)收尾階段要求完成的任務(wù)：a.會后清場：晚會節(jié)目后，由搬離組負責(zé)把紅地毯