內(nèi)部訂單預(yù)算創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)流程doc

1、內(nèi)部訂單預(yù)算創(chuàng)建流程1. 流程說明此流程描述對(duì)專項(xiàng)費(fèi)用、資本化支出在sap系統(tǒng)中建立內(nèi)部訂單預(yù)算額度，以達(dá)當(dāng)實(shí)際開支或?qū)⒁l(fā)生費(fèi)用（如采購請(qǐng)求）時(shí)由系統(tǒng)協(xié)助進(jìn)行預(yù)算控制。具體預(yù)算控管項(xiàng)目及該項(xiàng)目對(duì)應(yīng)之內(nèi)部訂單類型如下表：控管分類控管項(xiàng)目?jī)?nèi)部訂單類型內(nèi)部訂單編號(hào)范圍專項(xiàng)費(fèi)用廣告費(fèi)用戶外看板ad01100000000-199999999(在此范圍內(nèi)由系統(tǒng)自動(dòng)給定內(nèi)部訂單編號(hào))廣告費(fèi)用型錄ad02廣告費(fèi)用電視廣播網(wǎng)絡(luò)ad03廣告費(fèi)用報(bào)刊雜志黃頁ad04廣告費(fèi)用贈(zèng)品ad05教育訓(xùn)練費(fèi)et01研發(fā)費(fèi)用rd01資本化費(fèi)用資本化費(fèi)用ca01其他專項(xiàng)費(fèi)用其他專項(xiàng)費(fèi)用z999內(nèi)部訂單類型劃分定義及編碼規(guī)則詳見附

2、件一。在系統(tǒng)內(nèi)，對(duì)預(yù)算的控制共有三種情形實(shí)施預(yù)警：1） 當(dāng)開支（含將要開支）達(dá)90%時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)提示警告畫面，該畫面提示給實(shí)際作業(yè)部門之操作人員，以引起注意；2） 當(dāng)開支（含將要開支）達(dá)95%時(shí)，系統(tǒng)除自動(dòng)提示警告信息畫面外，另e-mail給財(cái)務(wù)預(yù)算計(jì)劃人員，以引起重視（財(cái)務(wù)預(yù)算計(jì)劃人員必須于后臺(tái)設(shè)定，如未設(shè)定，則系統(tǒng)視同第三種方式提示不能報(bào)支畫面）；3） 當(dāng)開支（含將要開支）達(dá)100%時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)提示不能報(bào)支信息，此時(shí)，作業(yè)部門及時(shí)知會(huì)相關(guān)部門，提醒其追加預(yù)算。相關(guān)部門如須使用專項(xiàng)預(yù)算或資本化支出時(shí)，須填列“內(nèi)部訂單維護(hù)申請(qǐng)表”（格式見附件一），轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)審核后方可于系統(tǒng)創(chuàng)建。實(shí)務(wù)中，家具公司使

3、用內(nèi)部訂單均為統(tǒng)計(jì)性質(zhì)。注意事項(xiàng)：1） 當(dāng)預(yù)算為資本化支出時(shí)，一定要在摘要內(nèi)寫明數(shù)量、品名或型號(hào)，以便于相關(guān)人員于系統(tǒng)內(nèi)檢核；2） 專項(xiàng)費(fèi)用或資本化費(fèi)用先行預(yù)付時(shí)，內(nèi)部訂單預(yù)算無法從預(yù)付定金這一源頭進(jìn)行控制，但若與采購請(qǐng)求同步于系統(tǒng)作業(yè)時(shí)，系統(tǒng)將以采購請(qǐng)求金額作為預(yù)算控制之源頭，此時(shí)預(yù)付之定金將在該采購訂單上反映。3） 若無采購請(qǐng)求，而直接創(chuàng)建采購訂單，則系統(tǒng)將以采購訂單作為預(yù)算控制之源頭。4） 對(duì)于預(yù)算的預(yù)警控制，在sap系統(tǒng)中以預(yù)算數(shù)為基準(zhǔn)，而不是以計(jì)劃數(shù)為基準(zhǔn)，但其報(bào)表比較時(shí)，以計(jì)劃與實(shí)際作比較，不是以預(yù)算與實(shí)際作比較。因此，在輸入預(yù)算時(shí)須同步輸入計(jì)劃數(shù)，且計(jì)劃數(shù)必須細(xì)化至成本要素，否則

4、計(jì)劃與實(shí)際將無法比較。5） 平時(shí)，財(cái)務(wù)計(jì)劃人員應(yīng)多跟蹤內(nèi)部訂單使用狀況，并將未關(guān)閉之內(nèi)部訂單進(jìn)行專案管理，一旦內(nèi)部訂單使用完畢，財(cái)務(wù)計(jì)劃人員及時(shí)于系統(tǒng)內(nèi)關(guān)閉。6） 每年重復(fù)性內(nèi)部訂單（如教育訓(xùn)練費(fèi)用），建議創(chuàng)建一個(gè)內(nèi)部訂單號(hào)即可，以方便年度比較。2. 流程圖3. 系統(tǒng)操作3.1. 操作范例例1：市場(chǎng)處與a省長(zhǎng)江電視臺(tái)簽訂了一項(xiàng)大型電視廣告，合約總金額為18萬，該筆費(fèi)用已納入2001年年度計(jì)劃，預(yù)算總額為20萬。合約簽訂后，市場(chǎng)經(jīng)辦人員向財(cái)務(wù)部門申請(qǐng)內(nèi)部訂單編號(hào)，以便于提出采購申請(qǐng)。例2：因公司erp上線之需要，華南一區(qū)a責(zé)任中心須購置電腦一臺(tái)，價(jià)值為1萬元。電腦采購案已納入年度計(jì)劃之中，額度為

5、1萬元。經(jīng)資訊審核，電腦型號(hào)為dell piii 900。(假設(shè)在建工程編號(hào)已創(chuàng)建)3.2. 系統(tǒng)菜單及交易代碼會(huì)計(jì)控制內(nèi)部定單主數(shù)據(jù)特殊功能訂單創(chuàng)建交易代碼：ko01會(huì)計(jì)控制內(nèi)部定單計(jì)劃成本和作業(yè)輸入更改交易代碼：kpf6會(huì)計(jì)控制內(nèi)部定單制定預(yù)算最初預(yù)算更改交易代碼：ko22(創(chuàng)建內(nèi)部訂單時(shí)，上述三個(gè)動(dòng)作必須全部完成才能完整)3.3. 系統(tǒng)屏幕及欄位解釋案例1：創(chuàng)建大型電視廣告20萬內(nèi)部訂單由于創(chuàng)建的是大型電視廣告，故選擇訂單類型ad03，按鍵或鈕進(jìn)入下一個(gè)畫面。欄位名稱欄位說明資料范例訂單指內(nèi)部訂單編號(hào)，由系統(tǒng)自動(dòng)給定系統(tǒng)內(nèi)定簡(jiǎn)要說明必輸項(xiàng)，指該專項(xiàng)費(fèi)用或資本化支出的主要內(nèi)容大型電視廣告公

6、司代碼必選項(xiàng)，指該筆專項(xiàng)費(fèi)用或資本化支出在哪個(gè)公司下發(fā)生的。本例為公司總部發(fā)生f001業(yè)務(wù)范圍必選項(xiàng)，指該筆專項(xiàng)費(fèi)用或資本化支出在董事會(huì)還是家具事業(yè)部發(fā)生。就家具公司而言，只有家具事業(yè)部才會(huì)進(jìn)行預(yù)算控制，本例選10021002對(duì)象分類必選項(xiàng)。由于該欄位對(duì)家具公司不適用，故采系統(tǒng)缺省值。系統(tǒng)缺省值輸入上述相關(guān)信息后，按紐保存，進(jìn)入下一畫面。保存后，系統(tǒng)自動(dòng)在左下角顯示訂單編號(hào)100000067信息，此時(shí)將該編號(hào)填列在“內(nèi)部訂單維護(hù)申請(qǐng)表”上，以告知相關(guān)單位。上述內(nèi)部訂單編號(hào)創(chuàng)建后，接下去開始輸入內(nèi)部訂單計(jì)劃金額。畫面如下：欄位名稱欄位說明資料范例版本必選項(xiàng)。sap系統(tǒng)設(shè)定中，在一個(gè)控制范圍下所有

7、計(jì)劃只有在0版本中才會(huì)與實(shí)際（包括計(jì)劃價(jià)格計(jì)算在內(nèi)）進(jìn)行比較，其他計(jì)劃版本僅是供參考依據(jù)用，不作其他用途。因此對(duì)震旦中國而言，另外已事先設(shè)定了計(jì)劃版本號(hào)q1、q2、q3分別對(duì)應(yīng)為：震旦中國第一次計(jì)劃修正版、震旦中國第二次計(jì)劃修正版、震旦中國第三次計(jì)劃修正版。以便當(dāng)正在使用之0版本計(jì)劃修改前可以復(fù)制到另外版本中作備份。0如畫面輸入相關(guān)信息后，按鈕進(jìn)入下一個(gè)畫面。在相應(yīng)欄位內(nèi)輸入計(jì)劃金額后，按鈕進(jìn)入下一個(gè)畫面。此時(shí)可以看到，系統(tǒng)自動(dòng)將計(jì)劃金額20萬平均分?jǐn)傊撩總€(gè)月。按鈕保存。計(jì)劃維護(hù)完畢后，接下去開始輸入內(nèi)部訂單之預(yù)算金額。畫面如下：輸入內(nèi)部訂單編碼100000067后，按鈕進(jìn)入下一個(gè)畫面。分別在

8、總體欄位和2001年欄位內(nèi)輸入預(yù)算金額20萬后，按鈕保存。至此，大型電視廣告內(nèi)部訂單已創(chuàng)建完成。例2：創(chuàng)建資本化支出電腦型號(hào)為dell piii 900之內(nèi)部訂單，價(jià)值為1萬元。操作步驟如下：由于創(chuàng)建的是資本化支出內(nèi)部訂單，故選擇訂單類型ca01，按鍵或鈕進(jìn)入下一個(gè)畫面。欄位名稱欄位說明資料范例訂單指內(nèi)部訂單編號(hào)，由系統(tǒng)自動(dòng)給定系統(tǒng)內(nèi)定簡(jiǎn)要說明必輸項(xiàng)，指該專項(xiàng)費(fèi)用或資本化支出的主要內(nèi)容。注意：資本化支出之內(nèi)部訂單必須輸入設(shè)備型號(hào)及設(shè)備數(shù)量，如此方便相關(guān)單位可以檢核諸如采購申請(qǐng)內(nèi)容是否保持一致。電腦dell piii 900 一臺(tái)公司代碼必選項(xiàng)，指該筆專項(xiàng)費(fèi)用或資本化支出在哪個(gè)公司下發(fā)生的。本例

9、為公司總部發(fā)生f001業(yè)務(wù)范圍必選項(xiàng)，指該筆專項(xiàng)費(fèi)用或資本化支出在董事會(huì)還是家具事業(yè)部發(fā)生。就家具公司而言，只有家具事業(yè)部才會(huì)進(jìn)行預(yù)算控制，本例選10021002對(duì)象分類必選項(xiàng)。由于該欄位對(duì)家具公司不適用，故采系統(tǒng)缺省值。系統(tǒng)缺省值輸入上述相關(guān)信息后，按鈕保存，進(jìn)入下一畫面。保存后，系統(tǒng)自動(dòng)在左下角顯示訂單編號(hào)100000068信息，此時(shí)將該編號(hào)填列在“內(nèi)部訂單維護(hù)申請(qǐng)表”上，以告知相關(guān)單位。上述內(nèi)部訂單編號(hào)創(chuàng)建后，接下去開始輸入內(nèi)部訂單計(jì)劃金額。畫面如下：欄位名稱欄位說明資料范例版本必選項(xiàng)。sap系統(tǒng)設(shè)定中，在一個(gè)控制范圍下所有計(jì)劃只有在0版本中才會(huì)與實(shí)際（包括計(jì)劃價(jià)格計(jì)算在內(nèi)）進(jìn)行比較，其他計(jì)劃版本僅是供參考依據(jù)用，不作其他用途。因此對(duì)震旦中國而言，另外已事先設(shè)定了計(jì)劃版本號(hào)q1、q2、q3分別對(duì)應(yīng)為：震旦中國第一次計(jì)劃修正版、震旦中國第二次計(jì)劃修正版、震旦中國第三次計(jì)劃修正版。以便當(dāng)正在使用之0版本計(jì)劃修改前可以復(fù)制到另外版本中作備份。0由于本例屬固定資產(chǎn)-辦公設(shè)備，故在成本要素欄位中輸入1601030000。輸入后，按鈕進(jìn)入下一個(gè)畫面。在相應(yīng)欄位內(nèi)不要輸計(jì)劃金額（因?yàn)檩斎牒笙到y(tǒng)自動(dòng)會(huì)將該金額平均分?jǐn)傊撩吭拢?，直接按鈕進(jìn)入下一個(gè)畫面。假如該筆電腦采購案預(yù)計(jì)為5月