關(guān)于下達《辦公自動化(OA)系統(tǒng)管理暫行規(guī)定》等文件的通知

1、受控 杭州橡膠(集團)公司文件杭橡集司200926號關(guān)于下達辦公自動化（OA）系統(tǒng)管理暫行規(guī)定等文件的通知所屬各單位：現(xiàn)將辦公自動化（OA）系統(tǒng)管理暫行規(guī)定和辦公自動化（OA）系統(tǒng)運行應(yīng)急預(yù)案發(fā)給你們，請你們根據(jù)規(guī)定要求，認真落實，嚴格執(zhí)行，制定相應(yīng)的管理規(guī)范，采取有利措施，將各項工作落實到實處，實現(xiàn)日常辦公、業(yè)務(wù)處理的自動化、標準化和規(guī)范化，形成上通下達的辦公自動化體系，最終實現(xiàn)辦公過程的高度“無紙”化，達到降低辦公費用、提高工作效率、提升管理水平的目的。特此通知！附件1：杭州橡膠（集團）公司辦公自動化（OA）系統(tǒng)管理暫行規(guī)定附件2：杭州橡膠（集團）公司辦公自動化（OA）系統(tǒng)運行應(yīng)急預(yù)案杭州

2、橡膠（集團）公司2008年4月8日主題詞： 下達 辦公自動化 OA 管理 規(guī)定 通知 杭州橡膠（集團）公司總經(jīng)理辦公室 2009年4月8日印 附件1： 杭州橡膠（集團）公司辦公自動化（OA）系統(tǒng)管理暫行規(guī)定第一章 總則第一條 杭州橡膠（集團）公司辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱OA系統(tǒng)）是覆蓋集團公司所屬各單位（包括集團公司總部各部門、分廠及新安江分廠、永固分廠、蕭山分廠、下沙新工廠、朝陽橡膠、朝陽工貿(mào)、中策富陽、膠鞋萬里、富春江化工）的日常行政辦公管理信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)是公司信息化建設(shè)與管理工作的重要組成部分，是提高工作效率、降低辦公費用、提升管理水平的重要舉措。第二條 根據(jù)“立足全局、統(tǒng)一規(guī)劃、分步

3、實施”的原則，在OA系統(tǒng)一期項目中主要以“文件處理、信息傳遞”為主線，解決日常辦公中需要迫切解決的問題。第三條 為大力推進企業(yè)信息化建設(shè)工作，加快OA系統(tǒng)建設(shè)，規(guī)范OA系統(tǒng)的使用、運行和維護，確保公司OA系統(tǒng)能夠順利推廣應(yīng)用、安全高效運行和科學(xué)規(guī)范管理，結(jié)合公司實際情況，制定本規(guī)定。第二章 系統(tǒng)構(gòu)成與功能第四條 OA系統(tǒng)以先進管理理念和設(shè)計思想構(gòu)建的高端協(xié)同商務(wù)軟件為應(yīng)用平臺，采用基于J2EE技術(shù)規(guī)范的三層B/S架構(gòu)分布式系統(tǒng),服務(wù)器端采用Lunix操作系統(tǒng)與Oracle數(shù)據(jù)庫，客戶端采用IE瀏覽器登錄，可對日常行政辦公信息、文件進行查閱、錄入、修改、傳遞與發(fā)布等。系統(tǒng)支持集團化分級授權(quán)管理，

4、支持動態(tài)密碼安全認證，支持流程定制與文檔目錄個性設(shè)置，支持工作流程短信提醒與審批，支持電子簽章與數(shù)字簽名，支持傳真收發(fā)功能，支持信息分析與報表統(tǒng)計，還嵌套了OFFICE等日常辦公軟件，能完全滿足日常行政辦公管理工作的需求。第三章 系統(tǒng)管理的組織架構(gòu)第五條 公司OA項目領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)OA系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)工作，由集團公司沈金榮董事長擔(dān)任組長，姜民勝總會計師擔(dān)任副組長，成員由公司各分管領(lǐng)導(dǎo)及所屬各單位負責(zé)人組成。第六條 公司OA項目領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)OA項目管理辦公室，由公司辦公室主任倪國良同志兼任主任、計算機信息技術(shù)中心副主任朱海洋同志兼任副主任，成員由OA系統(tǒng)管理員和各部門、分廠OA關(guān)鍵用戶及各分支機構(gòu)

5、OA責(zé)任人等組成。第七條 公司辦公室負責(zé)OA系統(tǒng)的組織、協(xié)調(diào)、考核、督辦工作，負責(zé)制定OA系統(tǒng)的有關(guān)管理制度，實行嚴格管理和考核，確保OA系統(tǒng)規(guī)范、有序運行。公司辦公室設(shè)OA系統(tǒng)組織協(xié)調(diào)人員一名，負責(zé)日常工作的聯(lián)絡(luò)及OA系統(tǒng)門戶新聞的采編、通知公告的編撰、專題報道的組織、集中打印的處理、流程的督辦等相關(guān)工作。第八條 計算機信息技術(shù)中心負責(zé)具體實施和技術(shù)支持，結(jié)合企業(yè)信息化建設(shè)，制定OA系統(tǒng)建設(shè)方案并負責(zé)實施，負責(zé)OA系統(tǒng)日常運行的管理，加強OA系統(tǒng)安全維護，確保OA系統(tǒng)安全、高效運行。計算機信息技術(shù)中心設(shè)OA系統(tǒng)管理員4名，負責(zé)OA系統(tǒng)的運行與維護，負責(zé)組織開展對各部門、分廠OA關(guān)鍵用戶的操作

6、技能培訓(xùn)工作，以及對各分支機構(gòu)OA系統(tǒng)管理員的系統(tǒng)管理培訓(xùn)、技術(shù)指導(dǎo)工作。第九條 各分支機構(gòu)也要成立相應(yīng)的OA項目領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)、項目管理機構(gòu)、系統(tǒng)使用考核機構(gòu)，至少要設(shè)立一名專職人員負責(zé)本機構(gòu)OA系統(tǒng)的組織協(xié)調(diào)、系統(tǒng)管理及運行維護工作；有條件的分支機構(gòu)應(yīng)建立頂崗制度，安排兩名及以上人員進行維護，確保人員請假、流動時不影響系統(tǒng)的正常運行。上述人員名單及聯(lián)系方式等信息報公司辦公室備案，如有人員變動，應(yīng)及時報告公司辦公室。第十條 公司總部各部門、分廠負責(zé)人為本單位的OA工作責(zé)任人，各分支機構(gòu)的辦公室主任(或OA項目管理負責(zé)人)為本機構(gòu)的OA工作責(zé)任人。公司總部各部門、分廠負責(zé)人，各分支機構(gòu)負責(zé)人及辦公室

7、主任，各受控文件收文人（兼職公文管理員），均為集團公司所屬各單位的文件接收人。受控文件收文人負責(zé)信息的接收、處理、傳送、存檔等工作，如有人員變動，應(yīng)及時報告公司辦公室。第四章 系統(tǒng)的使用第十一條 登錄OA系統(tǒng)的客戶端計算機，其最低要求配置需滿足Windows2K/XP系統(tǒng)的正常運行，并正常接入公司局域網(wǎng)或Internet，內(nèi)存最低配置建議512M。OA系統(tǒng)的永久性訪問地址為，如果無法登錄的，也可以訪問16，將該訪問地址在IE瀏覽器設(shè)置為“受信任的站點”，并關(guān)掉百度、GOOGLE、雅虎、瑞星卡卡等網(wǎng)頁攔截工具。首次登錄系統(tǒng)請將IE瀏覽器升級到IE 7.0，并

8、在OA登錄首頁下載Microsoft的虛擬機(VM)和e-cology系統(tǒng)的插件包，下載完成安裝后，必須關(guān)閉掉所有的IE頁面，重新打開IE瀏覽器登錄OA系統(tǒng)，才能正常使用OA系統(tǒng)。第十二條 所屬各單位各級中，高層領(lǐng)導(dǎo)干部及管理、技術(shù)人員均為OA系統(tǒng)的終端用戶。從事管理、技術(shù)工作的非管理技術(shù)編制人員，因工作需要的，經(jīng)過審批后，也可以分配OA系統(tǒng)用戶帳號。新招聘大專院校畢業(yè)生，三個月試用期滿后，經(jīng)過審批，可以分配OA系統(tǒng)用戶帳號。由非管理編制轉(zhuǎn)為管理編制人員，由勞動人事部門在轉(zhuǎn)編時提出申請，可以分配OA系統(tǒng)用戶帳號。全體OA用戶務(wù)必妥善保管好自己的用戶帳號和靜態(tài)密碼，每月至少修改一次靜態(tài)密碼。公司

9、總部各部門、分廠安全級別60的OA用戶，各分支機構(gòu)安全級別30的OA用戶，及所有銷售業(yè)務(wù)部門的全體業(yè)務(wù)員，均采用動態(tài)密碼的方式進行登錄，在現(xiàn)有輸入用戶名和靜態(tài)密碼的基礎(chǔ)上，OA系統(tǒng)將自動發(fā)送短信到預(yù)先在OA系統(tǒng)內(nèi)登記的手機號碼上，OA用戶將手機接收到的密碼輸入OA系統(tǒng)進行二次鑒權(quán)方可登錄進行使用。第十三條 已經(jīng)納入OA系統(tǒng)管理的業(yè)務(wù)流程，必須通過OA系統(tǒng)進行，禁止使用紙質(zhì)文件；凡不按規(guī)定操作的，各有關(guān)職能部門一律不得受理；非涉密文件，禁止使用紙張打印、傳真等傳統(tǒng)辦公方式（技術(shù)類圖紙除外）。所屬各單位要加強紙張、打印墨盒、硒鼓等日常辦公用品使用的監(jiān)督與管理，加強辦公費用的使用考核，嚴格控制噴墨打

10、印機申購，非技術(shù)圖紙打印需要，嚴禁購買噴墨打印機；有條件的分支機構(gòu)，應(yīng)該采取文件集中打印模式，對現(xiàn)有耗材耗費大的噴墨打印機使用進行嚴格控制并逐步淘汰、回收。第十四條 OA系統(tǒng)的管理業(yè)務(wù)流程創(chuàng)建正文時，將調(diào)用系統(tǒng)內(nèi)預(yù)先設(shè)置的一些“編輯模板”，各OA用戶在編輯正文時，請不要更改模板設(shè)置，直接填充相關(guān)內(nèi)容即可。永固分廠、新安江分廠、中策富陽、朝陽工貿(mào)、朝陽橡膠、膠鞋萬里、富春江化工等分支機構(gòu)的“編輯模板”樣式，請參照集團公司的統(tǒng)一模板進行設(shè)置，形成全集團公司統(tǒng)一的文化特色。文件的標題，請使用規(guī)范命名，要求簡單通俗，凸顯主題，便于查找，如“關(guān)于下達辦公自動化（OA）系統(tǒng)管理暫行規(guī)定的通知”；文件的標題

11、也可由時間、標題、創(chuàng)建者組成，如“2009年3月工作計劃（姓名）”。文件的編號，紅頭文件、公司級通知公告一律由辦公室統(tǒng)一使用標準的發(fā)文字號；各部門、分廠發(fā)布的各類公務(wù)通知及業(yè)務(wù)聯(lián)系文件，一律由發(fā)文部門自行編號，如生產(chǎn)部在2009年3月10日發(fā)布一個生產(chǎn)公務(wù)通知，可以使用“SCB-2009-03-10-001”作為文件編號。根據(jù)體系管理要求，行政文件、公司通知公告、各類公務(wù)通知，創(chuàng)建時務(wù)必嚴格按照要求區(qū)分是否受控文件，各審批節(jié)點嚴格把關(guān)，從嚴控制。創(chuàng)建審批流程時，應(yīng)嚴格執(zhí)行流程的要求，不需要創(chuàng)建正文的，盡量減少創(chuàng)建正文。除需要簽收人下載填寫的表格外，其它的一律不允許掛WORD附件，應(yīng)把附件插入到

12、WORD正文里去，圖片也應(yīng)插入到WORD正文里去，單張圖片容量不得大于100K。為確保OA系統(tǒng)文件安全，在系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建的文件，可以對復(fù)制、粘貼、下載、打印等權(quán)限進行分配與管理。建議OA用戶創(chuàng)建文件完成后，將文件復(fù)制到本地個人計算機上存放。已經(jīng)開通“短信提醒”功能的管理業(yè)務(wù)流程，擬稿人在創(chuàng)建時，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)的輕重緩急合理使用“短信提醒”功能，非重要事宜，不得使用“短信提醒”功能。“短信提醒”功能發(fā)生的通訊費用，列入所在部門的辦公費用統(tǒng)計范圍內(nèi)。已經(jīng)開通OA系統(tǒng)傳真功能的OA用戶，應(yīng)合理使用傳真功能。傳真功能發(fā)生的通訊費用，列入所在部門的辦公費用統(tǒng)計范圍內(nèi)。禁止OA用戶在創(chuàng)建流程未經(jīng)過審批時就將流程轉(zhuǎn)

13、發(fā)給其他OA用戶，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將對此類不規(guī)范的操作行為提出嚴厲批評，并進行通報。OA系統(tǒng)管理員可直接對該流程及文檔進行“刪除”。創(chuàng)建后未提交的作廢流程，請自行刪除；超出1個月未自行刪除的，OA系統(tǒng)將自動進行清理，因此造成的一切后果由創(chuàng)建者本人自行承擔(dān)。第十五條 全體OA用戶每天及時登錄OA系統(tǒng)審批、簽收相關(guān)文件，并及時落實、處理相關(guān)事宜。一般文件，要求2小時內(nèi)審批、簽收完畢；緊急文件，要求半小時內(nèi)審批、簽收完畢；重要的管理業(yè)務(wù)流程，OA系統(tǒng)將自動發(fā)送“審批流程節(jié)點短信提醒”到相關(guān)OA用戶在OA系統(tǒng)內(nèi)登記的手機號碼上。OA用戶長時間不具備上網(wǎng)條件時，應(yīng)在OA系統(tǒng)內(nèi)使用“流程代理”，將審批、簽收工作

14、代理給有能力代為處理相關(guān)工作的其他OA用戶。凡是超過3天未能簽收的，系統(tǒng)將視為超時自動流入下一個節(jié)點,默認簽收意見為“系統(tǒng)自動超時流轉(zhuǎn)至下一操作者”。OA系統(tǒng)內(nèi)審批、簽收文件時，必須填寫如“同意”、“已閱”、“收悉”、“已收到”、“請領(lǐng)導(dǎo)閱批”等語意妥當(dāng)?shù)暮炞忠庖姡坏萌我鈱⒑炞忠庖娞顚憺闊o任何意義的阿拉伯?dāng)?shù)字、英文字母等字符串，如abc、123、lxz等。凡未按規(guī)定填寫簽字意見的一律視為無效，OA系統(tǒng)管理員一律對該文件進行“強制收回”。通過OA系統(tǒng)內(nèi)發(fā)出的各類日常公務(wù)聯(lián)系文件，在部門負責(zé)人審批時，務(wù)必在OA系統(tǒng)流程的正文內(nèi)加蓋所在部門有“OA專用”水印的電子簽章；凡未按規(guī)定加蓋電子簽章的，各

15、級領(lǐng)導(dǎo)審批時將予以退回，相關(guān)部門一律不得簽收，OA系統(tǒng)管理員一律對該文件進行“強制收回”。凡未按規(guī)定進行審批、簽收文件的，按有關(guān)規(guī)定進行考核。第十六條 凡是以集團公司名義下發(fā)的通知、公告及各類公文（包括行政發(fā)文、黨委發(fā)文、工會發(fā)文、團委發(fā)文、聯(lián)合發(fā)文），公司總部各部門、分廠可直接在集團公司文件流程表單上進行簽收和轉(zhuǎn)發(fā)，永固分廠、新安江分廠、中策富陽、朝陽工貿(mào)、朝陽橡膠、膠鞋萬里、富春江化工等分支機構(gòu)則必須將文件按“上級來文”進行收文處理，禁止在集團公司文件流程表單上直接進行轉(zhuǎn)發(fā)。集團公司各職能部門下發(fā)的各類公務(wù)聯(lián)系文件，所屬各單位均可以直接進行簽收和轉(zhuǎn)發(fā)。第十七條 由于計算機的配備尚未覆蓋到生

16、產(chǎn)一線，OA系統(tǒng)用戶也未覆蓋基層人員，凡是需要到生產(chǎn)一線進行傳閱、張貼的文件，由收文部門在OA系統(tǒng)內(nèi)將發(fā)文部門經(jīng)過審批、加蓋過電子簽章的文件打印出來進行傳閱、張貼即可，在集團公司內(nèi)部均具有同等的管理效應(yīng)。第十八條 “內(nèi)部留言”流程做為OA系統(tǒng)內(nèi)一個非正式的聯(lián)系溝通途徑，僅僅做為本部門、分廠內(nèi)部OA系統(tǒng)用戶之間交流、溝通的一個便捷渠道，沒有任何的審批節(jié)點，不具有日常公務(wù)聯(lián)系的嚴肅性，故只開放給公司總部各部門、分廠安全級別60的OA用戶及各分支機構(gòu)安全級別30的OA用戶使用。各部門、分廠、車間之間的日常公務(wù)聯(lián)系，請務(wù)必通過審批流程進行；部門內(nèi)部較正式的通知，應(yīng)走“部門內(nèi)部通知”流程；凡需要通過審批

17、流程進行卻走“內(nèi)部留言”流程的，收文部門可以拒簽，不予安排實施。第五章 系統(tǒng)的管理與維護第十九條 OA系統(tǒng)設(shè)集團公司系統(tǒng)管理員帳戶一個，新安江分廠、永固分廠、朝陽橡膠、中策富陽、膠鞋萬里、富春江化工等分支機構(gòu)各設(shè)立二級系統(tǒng)管理員帳戶一個。分支機構(gòu)二級系統(tǒng)管理員在集團公司系統(tǒng)管理員的指導(dǎo)下開展工作。集團公司系統(tǒng)管理員負責(zé)公司總部各部門、分廠OA系統(tǒng)軟件、服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫的管理與維護，以及對各分支機構(gòu)二級系統(tǒng)管理員的新技術(shù)及新功能等深度應(yīng)用培訓(xùn)指導(dǎo)。各分支機構(gòu)二級系統(tǒng)管理員負責(zé)本機構(gòu)的OA系統(tǒng)軟件的管理與維護。第二十條 集團公司系統(tǒng)管理員負責(zé)公司總部各部門、分廠OA系統(tǒng)用戶的新增、更改及注銷；各分支

18、機構(gòu)二級系統(tǒng)管理員負責(zé)本機構(gòu)OA系統(tǒng)用戶的新增、更改及注銷。新增OA系統(tǒng)用戶時，務(wù)必將人員編號、姓名、職務(wù)/崗位、直接上級、安全級別等基礎(chǔ)信息填寫完整，并將新增OA系統(tǒng)用戶帳號及初始密碼告知申請人，進行簡單操作培訓(xùn)。同時，督促其本人及時登錄OA系統(tǒng)，填充本人的辦公室電話、移動電話、傳真、電子郵件等相關(guān)信息，更改登陸密碼，確保系統(tǒng)安全；凡未及時登陸系統(tǒng)填充本人的相關(guān)信息、修改密碼的，OA系統(tǒng)將對用戶帳號進行封存，禁止使用。為規(guī)范管理，公司總部的各部門、分廠及各分支機構(gòu)的各科室、車間內(nèi)部的人員上、下級都要實行內(nèi)部三級管理模式，即管理、技術(shù)人員部門分管負責(zé)人（部門副職或助理職）部門負責(zé)人（部門正職）

19、。部門副職或助理職從屬于正職；部門有副職（包括助理職，下同）的，管理、技術(shù)人員要從屬于副職；部門無副職的，管理、技術(shù)人員可以直接從屬于正職。部門負責(zé)人是本部門所有行政審批的唯一出口。所屬各單位各級中、高層領(lǐng)導(dǎo)干部的OA系統(tǒng)用戶信息更改，以職務(wù)任免的行政文件為準；管理、技術(shù)人員的OA系統(tǒng)用戶信息更改，本部門、分廠內(nèi)部信息變動時，由所在部門、分廠的關(guān)鍵用戶提交系統(tǒng)操作用戶更改申請；跨部門、分廠信息變動時，由變動后的部門、分廠的關(guān)鍵用戶提交系統(tǒng)操作用戶更改申請。借用人員，歸屬部門為借用后實際從事工作的部門，直接上級為借用后實際從事工作的業(yè)務(wù)主管。人員離職、退休后，由勞動人事部門提交系統(tǒng)操作用戶注銷申

20、請。用戶的新增、更改及注銷經(jīng)過流程審批后，要求2小時內(nèi)予以辦結(jié)，并通知相關(guān)人員。為確保系統(tǒng)資源穩(wěn)定，新增OA系統(tǒng)用戶、新增角色，不得在工作日的9：00-16：00進行，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將對系統(tǒng)管理員進行考核。第二十一條 集團公司系統(tǒng)管理員負責(zé)公司總部各部門、分廠OA系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理流程及文檔目錄的新增、更改、優(yōu)化、維護及停用；各分支機構(gòu)二級系統(tǒng)管理員負責(zé)本機構(gòu)OA系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理流程及文檔目錄的新增、更改、優(yōu)化、維護及停用；新增、更改及停用OA系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理流程時，務(wù)必由流程創(chuàng)建單位或使用涉及單位提出申請，經(jīng)會簽、審批后方可進行。要求1個工作日內(nèi)予以辦結(jié)，并通知相關(guān)人員。為確保系統(tǒng)資源穩(wěn)定，新增OA系統(tǒng)業(yè)務(wù)管

21、理流程，不得在工作日的9：00-16：00進行，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將對系統(tǒng)管理員進行考核。OA系統(tǒng)一期項目中主要以“文件處理、信息傳遞”為主線，一切文檔和流程都務(wù)必圍繞這一核心進行。超出這一核心范圍的復(fù)雜需求，尤其是一些涉及數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析的報表，仍按傳統(tǒng)辦公方式進行，OA系統(tǒng)內(nèi)無法滿足其要求。由于流程圖形化嚴重占用系統(tǒng)資源，除各類公文（包括行政發(fā)文、黨委發(fā)文、工會發(fā)文、團委發(fā)文、聯(lián)合發(fā)文）和其它因特殊情況必須使用流程圖形化的審批流程外，其它審批流程，不得使用流程圖形化，一律使用表單形式。已搭建好的圖形化流程，必須盡快更改成表單形式。通過表單形式+打印模板來滿足業(yè)務(wù)需求。非特殊需要，流程一律使用表單形式

22、，并盡量減少創(chuàng)建正文，盡可能地少使用流程“表單+正文+附件”的模式，可以不加附件的一律取消附件上傳功能，上傳附件的最大容量為5M。創(chuàng)建流程時，不得擅自新增、更改字段，如確有需要，請與集團公司系統(tǒng)管理員協(xié)商、聯(lián)系解決。凡是涉及到費用或重大管理事項的流程，搭建流程時在“歸檔”節(jié)點前一律增加“打印補簽”節(jié)點，關(guān)聯(lián)“打印模板”，由辦公室指定專人打印后交會簽人和總經(jīng)理（或分支機構(gòu)負責(zé)人）親筆簽名，完畢后復(fù)印存檔，將簽字件交擬稿人做工作聯(lián)系、財務(wù)報銷用，擬稿人在OA系統(tǒng)內(nèi)提交歸檔。為確保系統(tǒng)資源穩(wěn)定，系統(tǒng)內(nèi)所有流程一律取消“提交后顯示流程圖”。除行政、黨委、工會、團委發(fā)文和通知、公告、公務(wù)通知、請示報告等

23、重要業(yè)務(wù)審批流程外，其它非重要流程一律選擇“不記錄表單修改日志”。為合理使用OA系統(tǒng)流程短信提醒功能，凡是需要開通使用短信提醒的流程，必須經(jīng)過公司OA項目管理辦公室批準方可設(shè)置。所有流程的“簽字意見”必須設(shè)置為必填項，為方便查閱，簽字意見一律設(shè)置為按正序排序。所有審批流程的簽收節(jié)點，一律設(shè)置為超過3天（72小時）系統(tǒng)將視為超時自動流入下一個節(jié)點，在2天（48小時）時對其進行流程超時提醒。第二十二條 文檔目錄的設(shè)置，應(yīng)遵循“安全、合理、實用、簡潔”的原則。文檔目錄的初始瀏覽權(quán)限應(yīng)盡可能小，確保文件安全。需要分類存檔、查閱的文檔，也可以采取虛擬目錄的方式實現(xiàn)。第二十三條 OA系統(tǒng)傳真功能的開放使用

24、必須經(jīng)過審批方可設(shè)置。原則上，無跨地域辦公地點的職能部門和生產(chǎn)單位，只分配一個傳真分機號；有跨地域辦公地點的職能部門和生產(chǎn)單位，可以根據(jù)實際情況酌情分配多個傳真分機號。對外業(yè)務(wù)聯(lián)系不頻繁的職能部門和生產(chǎn)單位，原則上只開通接收傳真的功能；對外業(yè)務(wù)聯(lián)系頻繁的采購、銷售、外協(xié)等職能部門，可以根據(jù)實際情況酌情開通接收、發(fā)出傳真的功能。第二十四條 OA門戶代表企業(yè)形象，公司辦公室負責(zé)集團公司門戶的管理，公司黨委工作部負責(zé)集團政工門戶的管理，各分支機構(gòu)辦公室負責(zé)本機構(gòu)門戶的管理，務(wù)必安排好專人充實門戶內(nèi)容。新聞動態(tài)每周必須更新二次以上，中策橡膠報電子期刊以及各職能部門相關(guān)的簡報、期刊必須定時定期更新，每月

25、至少應(yīng)有一篇專題活動報道，會議紀要應(yīng)在會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)發(fā)布，干部任免文件應(yīng)在文件下發(fā)當(dāng)日發(fā)布。第二十五條 集團公司系統(tǒng)管理員負責(zé)對集團公司范圍內(nèi)OA用戶創(chuàng)建的審批流程和文檔進行督辦，各分支機構(gòu)二級系統(tǒng)管理員負責(zé)本機構(gòu)OA用戶創(chuàng)建的審批流程和文檔進行督辦。為確保系統(tǒng)的正常運行，充分發(fā)揮OA系統(tǒng)服務(wù)器資源的使用效率，所屬各單位OA系統(tǒng)管理機構(gòu)及系統(tǒng)管理員務(wù)必加強OA系統(tǒng)的使用管理，對于文件命名不規(guī)范、與工作無關(guān)的流程和文檔，以及對于擬稿時間超出1個月的仍在擬稿節(jié)點的無效流程和文檔，應(yīng)該及時進行清理和刪除，并報有關(guān)部門按有關(guān)規(guī)定進行處理。OA系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建的流程與文檔，簽收人未查看前，創(chuàng)建人可以通

26、過提交“ERP、OA等系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理管理”流程，審批通過后，系統(tǒng)管理員可以進行強制收回、刪除等操作；凡是經(jīng)過審批或簽收人已經(jīng)查看過的，必須要經(jīng)過審批領(lǐng)導(dǎo)的同意方可進行強制收回、刪除等操作。第二十六條 集團公司OA項目辦不定期地對所屬各單位OA系統(tǒng)的使用情況進行督促、回訪、監(jiān)督和考核，及時幫助、指導(dǎo)解決OA系統(tǒng)存在的各類管理和技術(shù)問題，適時地組織所屬各單位OA系統(tǒng)管理員進行技術(shù)交流，推廣應(yīng)用OA系統(tǒng)的一些新功能、新方法，為OA系統(tǒng)正常運行提供強有力的技術(shù)保障。第二十七條 OA系統(tǒng)的升級調(diào)試，首先應(yīng)經(jīng)過嚴格測試，確保升級方案正確無誤后方可進行。普通的升級維護，可以放在工作日的11：30-12：00以

27、及18：00后進行；大規(guī)模的升級維護，應(yīng)放在工作日的20：00以后及雙休日進行。集團公司系統(tǒng)管理員至少每周一次對OA系統(tǒng)應(yīng)用服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器進行備份，時間定在每周四晚上18：00-20：00進行。并將備份完畢的數(shù)據(jù)刻盤存檔，異地保存，確保系統(tǒng)安全。條件具備時，應(yīng)建立實時備份冗余機制，確保系統(tǒng)安全、高效、穩(wěn)定運行。第六章 系統(tǒng)的安全措施第二十八條 全體OA用戶應(yīng)認真貫徹執(zhí)行中華人民共和國計算機信息系統(tǒng)安全保護條例和公安部計算機信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)安全保護管理辦法，嚴格遵守集團公司關(guān)于計算機及網(wǎng)絡(luò)管理使的有關(guān)規(guī)定。第二十九條 OA系統(tǒng)的所有用戶均有保密的責(zé)任，不得利用OA系統(tǒng)從事危害國家、集體和他

28、人利益的活動，不得在系統(tǒng)上制作、傳播有礙社會治安和不健康的信息，不得制造和輸入計算機病毒以及其他危害系統(tǒng)安全的數(shù)據(jù)。涉密文件一律按原有手工模式進行處理，暫不通OA系統(tǒng)進行辦理。第三十條 OA系統(tǒng)中的所有用戶應(yīng)按規(guī)定的權(quán)限閱讀和使用系統(tǒng)提供的信息，不得干擾其他用戶和破壞系統(tǒng)服務(wù)，不得采取任何非法手段破解被OA系統(tǒng)鎖定無法編輯的正文，不得盜用有“OA專用”水印的電子簽章。第三十一條 全體OA用戶務(wù)必妥善保管好自己的用戶帳號和靜態(tài)密碼，禁止請他人代為使用或輸入口令等，以防他人有意或無意打開系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫獲取信息，濫發(fā)電子郵件、惡意增刪資料或干擾公文運轉(zhuǎn)。若發(fā)現(xiàn)登錄密碼被盜用，應(yīng)及時向系統(tǒng)管理員報告處理。

29、因密碼丟失或被盜用而引起的后果，由用戶本人承擔(dān)。第三十二條 OA系統(tǒng)出現(xiàn)故障無法使用時，應(yīng)啟動系統(tǒng)運行應(yīng)急預(yù)案，由計算機信息技術(shù)中心組織軟件、硬件技術(shù)人員查明原因、組織搶修，并在2小時內(nèi)排除故障。若超過2小時內(nèi)仍未排除故障，造成系統(tǒng)不能正常運行時，由計算機信息技術(shù)中心與OA系統(tǒng)軟件供應(yīng)廠商聯(lián)系，并提出解決辦法，同時報告公司領(lǐng)導(dǎo)，并以紙質(zhì)書面的方式通知所屬各單位恢復(fù)手工辦公方式，確保日常行政辦公管理工作的正常進行。第七章 系統(tǒng)的考核管理第三十三條 為確保OA系統(tǒng)的硬件、軟件和信息的安全及OA系統(tǒng)的正常運行，所有OA用戶均應(yīng)嚴格遵守本規(guī)定，如有違反，公司將視其情節(jié)采取相應(yīng)的處罰措施。第三十四條 不執(zhí)行或怠于執(zhí)行本規(guī)定，影響OA系統(tǒng)文件信息正常接收、處理，導(dǎo)致系統(tǒng)不能正常運行的，將予以通報批評，并對所在單位負責(zé)人進行