檔案管理系統(tǒng)

1、神州數(shù)碼檔案管理系統(tǒng)解決方案一、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)與應(yīng)用結(jié)構(gòu)1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)l 系統(tǒng)采用Lotus Domino作為系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫平臺。l 用戶使用公司的Notes辦公自動化平臺作為客戶端與管理端。l 使用公司已有的辦公自動化系統(tǒng)用戶權(quán)限作為系統(tǒng)的權(quán)限控制。2 應(yīng)用結(jié)構(gòu)l 系統(tǒng)設(shè)置檔案條目庫、權(quán)限結(jié)構(gòu)庫、卷宗庫、借閱管理庫、檔案目錄庫、系統(tǒng)配置、檔案庫等幾種功能模塊。l 用戶在檔案條目庫中創(chuàng)建檔案條目。l 通過已在檔案目錄庫中定義好的檔案目錄，設(shè)定檔案的分級目錄。l 通過卷宗庫選擇檔案放置的卷宗，如果無卷宗，則需對卷宗庫進(jìn)行維護(hù)。l 通過設(shè)定檔案的權(quán)限，從檔案權(quán)限庫中得到此檔案的閱讀者權(quán)限。l 完成檔案條目信

2、息填寫后，根據(jù)系統(tǒng)配置中指定的目標(biāo)檔案庫，將檔案的附件存放在目標(biāo)檔案庫中。l 用戶借閱通過借閱管理庫，進(jìn)行檔案借閱審批。3 檔案管理系統(tǒng)功能大類需求描述目錄管理1、 目錄由公司檔案管理員創(chuàng)建2、 目錄修改必須在無相關(guān)文檔時(shí)才可進(jìn)行或批量更新相關(guān)檔案后才可操作（后期做）3、 刪除必須在無相關(guān)文檔時(shí)才可進(jìn)行檔案類型管理（目的由類型決定是否立卷）1、 類型由公司檔案管理員創(chuàng)建2、 類型修改必須在無相關(guān)文檔時(shí)才可進(jìn)行或批量更新相關(guān)檔案后才可操作3、 刪除必須在無相關(guān)文檔時(shí)才可進(jìn)行創(chuàng)建表單維護(hù)類型（類型名、創(chuàng)建年限、創(chuàng)建人、是否建立卷宗（文件）（必須創(chuàng)建卷宗）/實(shí)物（音像）實(shí)物/照片/實(shí)物證書實(shí)物電子（

3、相同）實(shí)物電子（不同）電子（文件）檔案錄入及歸檔1、 檔案可由各級檔案管理員直接錄入，也可由員工投檔或從公司知識庫中投檔產(chǎn)生。必須選擇檔案類型（以便根據(jù)類型決定是否創(chuàng)建卷宗）。（暫時(shí)不做）2、 檔案條目需具備關(guān)鍵字段描述以反映檔案的主要內(nèi)容，并便于檔案的查詢及定位。3、 歸檔內(nèi)容不能更改。4、 投檔后由所屬本部級檔案管理員負(fù)責(zé)審批。并填寫必要的歸檔字段后歸檔，按三級目錄+年度的方式。按類型不同決定是否立卷，如需要立卷的文檔歸檔時(shí)必須已有相應(yīng)卷宗，如無卷宗需新建才可實(shí)現(xiàn)歸檔功能，并只能放入未滿卷宗并要求檔案管理員具有管理權(quán)限的卷宗，即錄入時(shí)自動過濾已滿卷宗及無管理權(quán)限的卷宗。5、 關(guān)鍵字段必填才

4、能審核通過。本部及以上級別檔案管理員只具有審批歸檔資格，不具有創(chuàng)建檔案權(quán)限（此點(diǎn)由檔案管理規(guī)定來實(shí)現(xiàn)）針對檔案實(shí)現(xiàn)狀態(tài)管理1、 文件狀態(tài)（新建）2、 審批狀態(tài)3、 歸檔4、 借出狀態(tài)（電子無基礎(chǔ)）5、 銷毀狀態(tài)跟蹤檔案的創(chuàng)建訪問記錄及時(shí)間（按服務(wù)器時(shí)鐘管理）卷宗管理（由檔案類型決定是否歸入卷宗）1、 檔案卷宗可由各級檔案管理員創(chuàng)建2、 卷宗修改必須在無相關(guān)文檔時(shí)才可進(jìn)行或批量更新相關(guān)檔案后才可操作3、 刪除必須在無相關(guān)文檔時(shí)才可進(jìn)行4、 如卷宗下文檔完全銷毀，則標(biāo)記該卷宗為銷毀。5、 卷宗按照三級分類+年限的規(guī)則創(chuàng)建6、 卷宗權(quán)限為包含關(guān)系，即本部檔案管理員具有相應(yīng)下級事業(yè)部的卷宗管理權(quán)限權(quán)限

5、管理1、 檔案管理員權(quán)限（公司級、本部級、事業(yè)部級）；密級為機(jī)密不能設(shè)定為公共級。2、 各本部及各事業(yè)部之間的檔案內(nèi)容、檔案條目、以及卷宗實(shí)現(xiàn)隔離，但是公司檔案管理員在查詢或查看時(shí)可以提到公司所有檔案內(nèi)容。3、 在公司組織結(jié)構(gòu)發(fā)生變化或業(yè)務(wù)調(diào)整時(shí)時(shí)，能夠調(diào)整系統(tǒng)的權(quán)限結(jié)構(gòu)，更新相關(guān)檔案權(quán)限，并同時(shí)批量修改檔案物理位置，保證檔案的利用。4、 可以實(shí)現(xiàn)權(quán)限分配的批處理修改相關(guān)檔案的權(quán)限更改檔案移交（權(quán)限不變情況下）檔案可實(shí)現(xiàn)以下移動方式：1、跨檔案室的單一及批量移交。查詢管理1、 具有高級搜索選型功能，檔案管理員可輕松實(shí)現(xiàn)匹配查詢2、 查詢根據(jù)權(quán)限控制表顯示相應(yīng)文檔。借閱管理1、 跨事業(yè)部借閱管理

6、2、 跨本部借閱管理3、 記錄借閱信息狀態(tài)并反映到相應(yīng)條目（實(shí)物類）銷毀功能1、 電子無銷毀2、 實(shí)物銷毀更新相應(yīng)卷宗及相關(guān)文檔標(biāo)識打印功能4、 系統(tǒng)可打印以下表格(具體見檔案管理實(shí)施細(xì)則中的附件)：表1、歸檔文件封面（卷宗封面）表2、卷內(nèi)文件目錄表3、卷內(nèi)備考表表5、檔案銷毀清冊表6、檔案移交清單系統(tǒng)維護(hù)1、 檔案管理員維護(hù)2、 權(quán)限維護(hù)3、 卷宗維護(hù)4、 目錄維護(hù)性能要求1、 條目（自動作為查詢目錄了）與附件分開存儲2、 考慮后期平臺拓展3、 考慮后期的數(shù)據(jù)庫移植二、權(quán)限結(jié)構(gòu)庫1 數(shù)據(jù)庫描述功能：保存系統(tǒng)管理權(quán)限信息。角色：公司檔案管理員權(quán)限：管理者公司檔案管理員作者本部檔案管理員、事業(yè)部

7、檔案管理員讀者default2 維護(hù)流程3 表單1. 本部信息表a) 表單本部信息表本部名稱：本部長：本部檔案管理員：本部群組名稱：主管總裁：b) 權(quán)限創(chuàng)建：公司檔案管理員修改：公司檔案管理員、本部檔案管理員刪除：公司檔案管理員說明：公司檔案管理員創(chuàng)建完成本部信息后，必須指定本部檔案管理員，指定后，由本部檔案管理員對內(nèi)容進(jìn)行維護(hù)。c) 描述字段名稱類型值產(chǎn)生流程權(quán)限其他本部名稱字符填寫1公司檔案管理員創(chuàng)建。必填本部長姓名選擇、可多值2本部檔案管理員維護(hù)。必填本部檔案管理員姓名選擇、可多值1公司檔案管理員維護(hù)公司檔案管理員必填本部群組名稱群組從通訊錄選擇本部檔案管理員主管總裁姓名選擇、可多值本部

8、檔案管理員2. 事業(yè)部信息表a) 表單事業(yè)部維護(hù)表本部名稱：本部長：本部檔案管理員：事業(yè)部名稱：事業(yè)部總經(jīng)理：事業(yè)部檔案管理員：事業(yè)部群組名稱：本部群組名稱：總裁：b) 權(quán)限創(chuàng)建：本部檔案管理員修改：事業(yè)部檔案管理員刪除：本部檔案管理員說明：本部檔案管理員創(chuàng)建完成事業(yè)部信息后，必須指定事業(yè)部檔案管理員，指定后，由事業(yè)部檔案管理員對內(nèi)容進(jìn)行維護(hù)。c) 描述字段名稱類型值產(chǎn)生流程權(quán)限其他本部名稱字符選擇3本部檔案管理員選擇。必填本部長姓名3必填本部檔案管理員姓名公司檔案管理員必填本部群組名稱群組主管總裁姓名事業(yè)部名稱事業(yè)部總經(jīng)理事業(yè)部檔案管理員事業(yè)部群組名稱3. 操作l 創(chuàng)建本部信息l 創(chuàng)建事業(yè)部

9、信息l 編輯l 刪除4 權(quán)限分配規(guī)則條目查詢檔案閱讀卷宗管理IV同檔案閱讀權(quán)限事業(yè)部員工、本部長、總裁、本部檔案管理員、本事業(yè)部檔案管理員本部檔案管理員、所有事業(yè)部檔案管理員III同檔案閱讀權(quán)限事業(yè)部總經(jīng)理、本部長、總裁、本部檔案管理員、本事業(yè)部檔案管理員本部檔案管理員、所有事業(yè)部檔案管理員II同檔案閱讀權(quán)限本部長、總裁、本部管理員本部檔案管理員、所有事業(yè)部檔案管理員I總裁總裁本部檔案管理員、所有事業(yè)部檔案管理員三、檔案目錄庫1 數(shù)據(jù)庫描述功能：保存檔案目錄結(jié)構(gòu)信息。角色：公司檔案管理員權(quán)限：管理者公司檔案管理員作者公司檔案管理員讀者default2 表單1. 權(quán)限檔案條目管理只能由公司檔案管

10、理員創(chuàng)建、編輯、刪除，其他人員只有閱讀權(quán)限2. 內(nèi)容l 用戶按級別維護(hù)目錄l 在維護(hù)下一級目錄時(shí)，需要先選擇上一級目錄。l 目錄編號按目錄編碼規(guī)則完成，用戶自行填寫。一級目錄信息一級目錄名稱：一級目錄編號：二級目錄信息一級目錄名稱：一級目錄編號：二級目錄名稱：二級目錄編號：三級目錄信息一級目錄名稱：一級目錄編號：二級目錄名稱：二級目錄編號：三級目錄名稱：三級目錄編號：3. 操作l 創(chuàng)建一級目錄l 創(chuàng)建二級目錄l 創(chuàng)建三級目錄l 刪除l 編輯四、檔案條目庫1 數(shù)據(jù)庫描述功能：保存檔案條目信息。角色：公司檔案管理員權(quán)限：管理者公司檔案管理員作者default讀者default2 檔案投檔1. 流程

11、：員工創(chuàng)建檔案文件事業(yè)部檔案管理員歸檔2. 內(nèi)容：l 普通員工創(chuàng)建投檔文檔，填寫內(nèi)容（紅色部分）：檔案條目檔案編號頁數(shù)1文件號文件名稱1備注1目錄產(chǎn)生日期1產(chǎn)生部門1保存期限權(quán)限歸檔部門承辦人特殊權(quán)限是否存檔密級項(xiàng)目檔案信息（如是項(xiàng)目或合同填寫以下信息）客戶名稱1歸屬地1項(xiàng)目名稱1金額1項(xiàng)目周期1結(jié)項(xiàng)日期1服務(wù)期1檔案文件檔案類型1附件1檔案庫信息創(chuàng)建人創(chuàng)建日期歸檔日期審批信息審批人：2審批時(shí)間：2l 提交事業(yè)部檔案管理員歸檔。3. 操作：l 創(chuàng)建檔案l 編輯l 刪除3 檔案歸檔1. 內(nèi)容：l 檔案管理員創(chuàng)建檔案流程：l 創(chuàng)建檔案時(shí)，選擇檔案一級目錄、二級目錄、三級目錄、卷宗。l 如果從卷宗庫

12、中選擇已存在的卷宗，則自動產(chǎn)生卷宗中已有的分類，并根據(jù)已有的卷宗號和同一卷宗號中的文件號，自動形成完整的檔案號。l 如果沒有卷宗，則需先維護(hù)卷宗庫中的卷宗內(nèi)容，然后創(chuàng)建檔案。l 在文件加入檔案庫時(shí)，如果不選擇卷宗，只選擇檔案分類，可作為文件放置。l 檔案在系統(tǒng)中需填寫以下內(nèi)容，形成檔案條目。檔案條目檔案編號頁數(shù)文件號文件名稱備注目錄卷宗名稱卷宗編號：產(chǎn)生日期產(chǎn)生部門保存期限權(quán)限歸檔部門承辦人特殊權(quán)限是否存檔密級項(xiàng)目檔案信息（如是項(xiàng)目或合同填寫以下信息）客戶名稱歸屬地項(xiàng)目名稱金額項(xiàng)目周期結(jié)項(xiàng)日期服務(wù)期檔案文件檔案類型附件檔案庫信息創(chuàng)建人創(chuàng)建日期歸檔日期4 檔案編碼規(guī)范一位三位兩位兩位一位 四位三

13、位 360 20 0 10 3 A一級目錄年度 年限 級別 卷序號 文件序號二級目錄三級目錄 案卷號檔案編號一級目錄編碼按 A/B/C/D編碼，按選擇的目錄名稱自動生成。 二級目錄編碼三位數(shù)字，按選擇的目錄名稱自動生成。三級目錄編碼兩位數(shù)字，按選擇的目錄名稱自動生成。年度編碼兩位數(shù)字，系統(tǒng)自動生成。年限編碼一位羅馬數(shù)字，對應(yīng)關(guān)系如下：5年 10年 15年30年永久 級別編碼（權(quán)限）按權(quán)限級別選擇卷序號編碼當(dāng)系統(tǒng)組卷時(shí)，根據(jù)原有序號，自動排序號。文件序號編碼當(dāng)系統(tǒng)組卷時(shí)，根據(jù)原有序號，自動排序文件號。5 條目庫配置文檔l 在檔案條目庫中對檔案文件附件存放的檔案庫進(jìn)行配置，設(shè)置附件存放的數(shù)據(jù)庫。l

14、 當(dāng)檔案庫數(shù)據(jù)庫大小超過一定的數(shù)據(jù)量，管理員可新建檔案庫。l 配置文檔只能編輯、不能刪除，配置文檔只有一個(gè)。文件庫名稱：文件庫路徑：6 檔案查詢l 檔案條目查詢權(quán)限與檔案相同閱讀權(quán)限相同。l 提供模糊查詢功能，通過輸入關(guān)鍵字，可與檔案條目中的所有字段匹配。五、檔案卷宗1 數(shù)據(jù)庫描述功能：保存檔案卷宗。權(quán)限：管理者公司檔案管理員作者事業(yè)部檔案管理員、本部檔案管理員不能存取者default2 檔案卷宗維護(hù)卷宗內(nèi)容：卷宗名稱一級分類二級分類三級分類填寫從目錄庫中選擇（必選）從目錄庫中選擇（如空則編碼為零）從目錄庫中選擇（如空則編碼為零）卷宗描述：對此卷的描述卷宗號：根據(jù)卷宗選擇的目錄，根據(jù)編碼規(guī)則自

15、動產(chǎn)生。排架號：所屬本部：已有頁數(shù)：根據(jù)已創(chuàng)建的卷內(nèi)文件的文件頁數(shù)總和計(jì)算得出。卷內(nèi)內(nèi)容：自動獲得卷內(nèi)每個(gè)文件的文件名稱與文件號。并有檔案內(nèi)容鏈接。文件號：文件名稱：文件號：文件名稱：文件號：文件名稱：文件號：文件名稱：l 當(dāng)對卷宗中三層分類信息中的任何一級分類做修改后，需要點(diǎn)擊“更新卷宗”操作，對卷宗內(nèi)所有文檔的信息進(jìn)行更新。3 檔案卷宗配置文檔l 當(dāng)放置在此卷的文件頁數(shù)超過設(shè)定值，不能向此卷宗歸檔，只能重新立卷。l 配置文檔只能編輯、不能刪除，配置文檔只有一個(gè)。卷宗最大頁數(shù)：4 操作l 創(chuàng)建檔案卷宗l 編輯l 更新卷宗六、檔案借閱檔案借閱分為檔案查詢、檔案借閱，其中檔案借閱分為借閱審批與借

16、閱管理。1 檔案查詢l 公司檔案管理員將根據(jù)查詢?nèi)颂岢龅牟樵兩暾?，在查詢界面中進(jìn)行查詢，并將查詢結(jié)果導(dǎo)出excel表，作為附件發(fā)送給查詢?nèi)?。l 查詢?nèi)诵柙诓樵兘Y(jié)果中確認(rèn)需要的檔案條目，記錄檔案編號。l 查詢單樣式：檔案查詢單查詢?nèi)耍罕静浚菏聵I(yè)部：查詢?nèi)掌冢悍祷亟Y(jié)果日期：查詢內(nèi)容：關(guān)鍵字1：關(guān)鍵字2：關(guān)鍵字3：關(guān)鍵字4：返回結(jié)果： 2 檔案借閱審批l 檔案借閱人在查詢流程中獲得檔案編號后，將填寫借閱單，并選擇自己所在的本部、事業(yè)部。l 系統(tǒng)根據(jù)查詢?nèi)颂顚懙臋n案條目中的權(quán)限信息和本部、事業(yè)部的信息，定義審批流程。l 當(dāng)系統(tǒng)中定義的事業(yè)部總經(jīng)理、本部長定義為多人時(shí)，系統(tǒng)缺省將定義第一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)作為審批人

17、。l 填寫借閱單時(shí)，如果該檔案是實(shí)物或紙制檔案，且被借出，系統(tǒng)將提示用戶現(xiàn)在不能借閱。l 檔案卷宗中增加檔案移交標(biāo)記，當(dāng)檔案由本部移交事業(yè)部時(shí)，將此標(biāo)記置為“是”。l 當(dāng)借閱檔案為紙制或?qū)嵨餀n案，且標(biāo)記為“是”時(shí)，流程中最后流轉(zhuǎn)到本部檔案管理員將變?yōu)榱鬓D(zhuǎn)給公司檔案管理員。流程：定義借閱人為本部1、事業(yè)部1員工。4級檔案3級檔案2級檔案本事業(yè)部流程查詢?nèi)吮静?檔案管理員查詢?nèi)耸聵I(yè)部1總經(jīng)理本部1檔案管理員查詢?nèi)耸聵I(yè)部1總經(jīng)理本部長1本部1檔案管理員跨事業(yè)部流程查詢?nèi)耸聵I(yè)部1總經(jīng)理事業(yè)部2總經(jīng)理本部1檔案管理員跨本部檔案查詢?nèi)耸聵I(yè)部1總經(jīng)理本部長1本部長2本部2檔案管理員3 檔案借閱管理當(dāng)檔案借閱流程流轉(zhuǎn)到本部檔案管理員時(shí)，本部檔案管理員根據(jù)檔案類型進(jìn)行判斷。l 如果是電子檔案，檔案管理員將向借閱人發(fā)送改檔案條目的鏈接。l 鏈接會在兩天后自動失效。l 如果是紙制或?qū)嵨餀n案，管理員將發(fā)送郵件通知，通知員工來領(lǐng)取。l 在員工領(lǐng)取時(shí)，檔案管理員將標(biāo)記該檔案為借出，歸還時(shí)將標(biāo)記為檔案已歸還。l 借閱單樣式：檔案