OA系統(tǒng)介紹需求說明分析

1、OA系統(tǒng)需求分析一、建設(shè)背景辦公自動化系統(tǒng)(即 OA 系統(tǒng))是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來 的一種新型的辦公方式。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)( Intranet 、 Internet )在我國迅速發(fā) 展和普及， OA 在數(shù)字化辦公領(lǐng)域和企業(yè)信息化建設(shè)中扮演著越來越重要的角 色。因此，現(xiàn)階段有必要引進建設(shè)一套技術(shù)先進， 符合當前辦公發(fā)展需要的辦公 自動化系統(tǒng)，增強協(xié)作，以更大發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，滿足行政辦公需求，進一 步提高公司行政辦公的效率。二、建設(shè)目標1、實現(xiàn)全公司的數(shù)據(jù)共享，基本解決信息孤島問題。不同業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù) 做到一次錄入，跨部門、跨業(yè)務(wù)系統(tǒng)重復使用；2、提供可靠的、可追查的公文流轉(zhuǎn)平臺

2、，有效的縮短公務(wù)處理的周期，加 快公文流轉(zhuǎn)過程， 減少路耗、 找人、等待等中間環(huán)節(jié)， 保持公務(wù)處理渠道的暢通；3、打破時空及地域限制，實現(xiàn)無紙化辦公，遠程辦公、異地辦公；4、通過信息網(wǎng)絡(luò)平臺，提高信息統(tǒng)計和分析的水平，為領(lǐng)導提供準確、實 時的預測和決策的輔助支持；5、提供完善的信息交流機制，方便公司各部門、辦公室和員工之間日常辦 公及業(yè)務(wù)信息的交流和管理，實現(xiàn)業(yè)務(wù)辦理互聯(lián)互通，信息數(shù)據(jù)共享；6、充分利用將要建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境及已有的網(wǎng)絡(luò)配置資源，充分地保護已有 的信息化投資；7、解決網(wǎng)絡(luò)辦公應(yīng)用中的最大難題機構(gòu)和管理模式的經(jīng)常變動的問題，由用戶自定義管理模式，實現(xiàn)真正的部門綜合業(yè)務(wù)處理機制；8、以

3、行政辦公系統(tǒng)為基礎(chǔ)，實現(xiàn)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫耦合，建成一流的企業(yè)綜合辦公系統(tǒng)。三、建設(shè)原則公司 OA 系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)體現(xiàn)先進性、可靠性、實用性、安全性、易使用性、 開放性、有限開源性、可擴展性、可維護性等原則。1、先進性：應(yīng)當采用當今主流技術(shù)，既要考慮應(yīng)用平臺和工具的先進，更 要考慮系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和應(yīng)用設(shè)計的先進性， 以適應(yīng)總體上業(yè)務(wù)管理、 發(fā)展規(guī)劃和細節(jié) 上事務(wù)辦理的需求。2、可靠性：系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)采用成熟、穩(wěn)定、可靠的軟件技術(shù)，保證系統(tǒng)在大 數(shù)據(jù)量、高并發(fā)的情況下長時間不間斷地安全運行。3、實用性：根據(jù)業(yè)務(wù)需求和業(yè)務(wù)流程，從方便用戶使用的角度進行系統(tǒng)設(shè) 計、功能和模塊劃分。 工作流程設(shè)計要求簡捷流暢， 能

4、適應(yīng)工作流不穩(wěn)定和突發(fā) 事件等各種現(xiàn)實情況。4、安全性：系統(tǒng)建設(shè)要符合用戶對信息安全管理的要求，建立完善可靠的 安全保障體系，對非法入侵、非法攻擊和網(wǎng)絡(luò)計算機病毒應(yīng)具有很強的防范能力， 確保系統(tǒng)具有嚴格的身份認證功能， 并有相應(yīng)的技術(shù)手段對數(shù)據(jù)安全和操作安全 加以保護。5、易使用性：主要體現(xiàn)在兩個方面：一是應(yīng)用界面簡捷、直觀，盡量減少 菜單的層次和不必要的點擊過程， 使用戶在使用時一目了然， 便于快速掌握系統(tǒng) 操作方法， 特別是要符合工作人員的思維方式和工作習慣， 方便非計算機專業(yè)人 員的使用；二是應(yīng)提供聯(lián)機的或脫機的幫助手段。6、開放性：為了使系統(tǒng)具有較強的生命力和開放性，應(yīng)遵循已有的國際標

5、 準和國內(nèi)標準，以利于采用多種先進技術(shù)和產(chǎn)品。7、有限開源性：隨著業(yè)務(wù)邏輯的改變，需要對系統(tǒng)進行維護、微調(diào)或二次 開發(fā)。對該系統(tǒng)的非核心代碼， 應(yīng)該開放。并提供規(guī)范的數(shù)據(jù)庫設(shè)計， 接口規(guī)范。8、可擴展性：該信息系統(tǒng)是一個不斷發(fā)展中的應(yīng)用系統(tǒng)，在系統(tǒng)設(shè)計時要 考慮到新技術(shù)， 新產(chǎn)品出現(xiàn)時對本系統(tǒng)的兼容性； 當業(yè)務(wù)需求、 外部環(huán)境發(fā)生變 化時，可以擴展系統(tǒng)的功能和性能。 軟件設(shè)計要簡明， 各功能模塊間的耦合度小， 以適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，便于系統(tǒng)的繼承和擴展。9、可維護性：系統(tǒng)應(yīng)具有良好的結(jié)構(gòu)，各個部分應(yīng)有明確和完整的定義， 使得局部的修改不影響全局和其他部分的結(jié)構(gòu)和運行。四、系統(tǒng)功能需求1、信息資訊

6、通過資訊，實現(xiàn)信息共享功能，實現(xiàn)電子文檔（通知、公告、文件等） 、內(nèi) 部刊物、通訊錄、規(guī)章制度及標準、 規(guī)范的共享， 方便存取、匯集、管理和查詢。 解決目前信息共享資源分散、不足和工作效率較低的問題。信息資訊的基本內(nèi)容包括公司文件、 內(nèi)部刊物、 內(nèi)部信息等。 資訊來源可以 是辦結(jié)公文、 收集整理的外部來文、 法律法規(guī)， 或者由個人收藏資料里共享出來 的資料等。 由于政務(wù)信息來源于不同部門， 因此， 要能支持自定義不同的分類欄 目，并指定不同欄目管理員和管理部門， 由欄目管理員收集、 管理和發(fā)布各類資 訊。具體欄目可以定義顯示在部門門戶或總門戶。（1）公司文件登記保存 OA 系統(tǒng)辦結(jié)的所有公文，

7、 可通過收文、 發(fā)文等模塊自動歸入相應(yīng) 文件模塊，在本模塊中可授權(quán)給相關(guān)人員查詢閱讀。（2）政策法規(guī)記載國家近年來頒布的有關(guān)法律法規(guī)， 用戶可以通過目錄、 關(guān)鍵詞及全文檢 索找到相應(yīng)的法律法規(guī)內(nèi)容。 所有被賦予權(quán)限的負責人都可以起草、 提交、 撤消 規(guī)章制度。（ 3）內(nèi)部信息提供收集發(fā)布單位內(nèi)部相關(guān)信息， 如領(lǐng)導重要講話、 工作報告等等有助于開 展工作的信息。（4）標準及規(guī)范提供發(fā)布從各種渠道收集的電子版產(chǎn)品標準、 規(guī)范等。管理員能授權(quán)控制刪 除與作廢的權(quán)限。（5）質(zhì)量監(jiān)督：確保公司質(zhì)量管理體系的運行。 包括（但不限于）以下幾個方面的欄目： 資質(zhì)管理，實現(xiàn)對內(nèi)公開公司的資質(zhì)情況，很多具有版本的

8、文件構(gòu)成。 能力驗證，發(fā)布能力驗證（比對等）計劃、比對結(jié)果，能力驗證總結(jié)。 培訓管理，發(fā)布培訓計劃、結(jié)果等。計量標準，管理計量標準目錄，每個標準有日期屬性，能設(shè)置提醒功能。 體系文件，一本電子書，非常強調(diào)版本的有效性。（ 6）信息檢索 提供整個系統(tǒng)所有公文和信息的關(guān)鍵字、發(fā)布時間等檢索或全文檢索引擎。2、公共信息公共信息用于實現(xiàn)公司各部門之間內(nèi)部信息發(fā)布、交流和共享。系統(tǒng)要支持不同風格的信息欄目的設(shè)置， 可實現(xiàn)各類信息的編錄、 審核和發(fā) 布，信息發(fā)布格式可自定義， 不同層級用戶可根據(jù)權(quán)限將信息發(fā)布到本部門辦公 平臺。各類公共信息由授予權(quán)限的欄目管理員統(tǒng)一管理和發(fā)布。（1）公告是單位內(nèi)部的公告欄

9、， 以方便內(nèi)部人員及時了解相關(guān)公告。 登記了新公告欄 后，即可發(fā)布到首頁的最新消息里。支持傳閱，把最新的公告?zhèn)鏖喗o相關(guān)人員。（2）工作動態(tài)特別注意， 每個部門都可以發(fā)布本部門的工作動態(tài)， 以方便內(nèi)部人員相互通 曉部門之間的工作。首頁的工作動態(tài)是各部門工作動態(tài)的集合。（3）通知通報同公告，但實現(xiàn)方式同工作動態(tài)。 也是各部門的子欄目匯總成門戶的總欄目。（4）意見箱意見箱是單位內(nèi)部人員發(fā)布意見、 建議的地方， 發(fā)布建議的時候， 可以指定 建議的讀者， 也可以通過傳閱把建議發(fā)給相關(guān)人員， 意見發(fā)布可署名也可以匿名 發(fā)表，由發(fā)布者控制。后臺實際上增加字段控制是否顯示發(fā)布人。 （超級管理員 才可以查看匿名

10、發(fā)表者的姓名）（5）網(wǎng)上調(diào)查實現(xiàn)基于 web 的某一主題的觀點支持率的收集功能，以方便收集民意。其 方式主要分為記名的和不記名的兩種，記名的方式一般是一些針對性比較強的、 范圍比較小的調(diào)查， 而不記名的方式一般就沒有這種限制。 是否需要記名， 應(yīng)該 在顯著位置標示出來。網(wǎng)上調(diào)查應(yīng)實現(xiàn)的另外一種功能是網(wǎng)上開展意見征求。 可以指定參與的部門或人員，也可以不指定。比如，公司在出臺一些政策時，可以先網(wǎng)上征求意見， 并自動收集反饋意見（強制性實現(xiàn)“無意見” ，或“有意見”）。（6）論壇為用戶提供一個信息交流、 思想溝通和問題討論的空間。 論壇可設(shè)置多個論 壇區(qū)，論壇區(qū)下面可設(shè)置多個版面，授權(quán)用戶（通常為

11、部門負責人）可在各版面 提出話題發(fā)起討論， 并可進行咨詢、 解答和收集意見等活動。 以期實現(xiàn)對公司重 大發(fā)展，重要決策，重點政策的民主討論。（7）匯總。根據(jù)供應(yīng)商的設(shè)計方案， 需要在首頁設(shè)計出匯總的公共信息 （如下面的 “工 作動態(tài)”），指定該欄目信息的來源， 實現(xiàn)欄目信息的自動匯總。 或在首頁增加一 個通用的欄目，實現(xiàn)顯示最新增加到 OA 系統(tǒng)的文檔，而不管它來自哪個欄目中。 即使用戶在一個很次要的欄目中發(fā)布了一個通知， 那么，可以把該文檔提取出來， 并顯示出名稱、欄目、日期。3、公文處理公文管理是辦公自動化系統(tǒng)的最為核心的應(yīng)用 ,它主要分為收文、發(fā)文和辦 文三大類。（1）收文收文包括：公文

12、簽收、登記等處理流程。系統(tǒng)支持兩種收文方式： 一種是紙質(zhì)文件， 需實現(xiàn)掃描成圖片文件輸入并閱 讀瀏覽；另外一種為電子文件，需支持較簡單的從市局 OA 系統(tǒng)收取電子公文， 一期為間接收文。二期工程實現(xiàn)直接收文。只有具備收文登記權(quán)限的人才能新建收文支持退文系統(tǒng)要具有對重要來文的安全處理方案。收文處理的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)可靈活調(diào)整， 流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)數(shù)和流轉(zhuǎn)過程可根據(jù)需要重新定 義。系統(tǒng)應(yīng)具有杜絕“死文”發(fā)生，收文動態(tài)跟蹤功能。（2）發(fā)文 發(fā)文可按個人、集體、部室執(zhí)行，并生成月度、年度發(fā)文登記表 （分權(quán)限 ）， 包括：擬稿、審稿、核稿、審簽、會簽、簽發(fā)、編號、校對、分發(fā)、歸檔等處理 流程。系統(tǒng)可以對文件流程、 正文格

13、式、流水號格式、 文件辦理單、審批人員范圍、 批閱權(quán)限、操作內(nèi)容等多種信息進行自定義配置。 可以使用預先定義的公文模版（推薦使用 word 格式）進行擬搞。并支持多個模 版?？筛鶕?jù)發(fā)文字號自動生成發(fā)文文號。 可打印文件呈批表、文件呈閱表、文件處理表、退文單、延期申請單、正文 等表單（輸出到 word 文件或其他格式后由用戶打?。┧皖I(lǐng)導批示。發(fā)文處理流程的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)可靈活調(diào)整， 根據(jù)需要增減和重新命名， 流轉(zhuǎn)方向 除向前傳遞外，也可回傳或回撤，并且實現(xiàn)發(fā)文會簽功能。（3）辦文 辦文包括擬辦、批示、承辦、分發(fā)、反饋、傳閱、催辦、歸檔等處理流程。系統(tǒng)可以對文件流程、 正文格式、流水號格式、 文件辦理單

14、、審批人員范圍、批閱權(quán)限、操作內(nèi)容等多種信息進行自定義配置?？蓪崿F(xiàn)公文的在線編輯，審批痕跡保留，常用語對于僅僅需要傳閱的公文，提供并發(fā)機制，加快公文辦理進度。 可打印文件呈批表、文件呈閱表、文件處理表、退文單、延期申請單、正文 等表單（輸出 word 文件后由用戶打?。┧皖I(lǐng)導批示。辦文處理流程的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)可靈活調(diào)整， 根據(jù)需要增減和重新命名， 流轉(zhuǎn)方向 除向前傳遞外，也可回傳或回撤，并且實現(xiàn)文件會簽功能。該用戶已完成的公文能存儲在系統(tǒng)中的個人文件夾中以便以后查找。 已辦結(jié)的公文能通過歸檔的操作， 歸檔到 OA 的電子資源數(shù)據(jù)庫中， 以供有 權(quán)限的用戶進行查詢。（4）督辦催辦落實和跟蹤各部室的辦文

15、情況與進度， 按指定的時間段匯總各部室的辦文情 況與進度， 可以在系統(tǒng)中使用預先定義的公文模版 （word 格式）起草交辦通知、 催辦通知和督辦通知等公文。系統(tǒng)提供督辦事項一覽表， 以便經(jīng)辦人能對其經(jīng)辦的所有督辦事項有一個實 時、全面的了解。督辦過程的電話催辦等過程可詳細記錄備查。（5）代理授權(quán) 當個人特別是領(lǐng)導出差或休假時，為了不延誤其與相關(guān)人員或部門的工作， 這就要求個人在出差或休假時， 其工作得有人接管或代理。 授權(quán)可以是本人， 也 可以是系統(tǒng)管理員進行設(shè)置。代理授權(quán)是為了解決個人出差或休假期間對公文處理權(quán)限的指定代理過程。當出差或休假完成后， 可以取消代理設(shè)置， 并可以查閱其出差或休假

16、期間代理人 為其處理了哪些工作，代理情況如何等。需考慮到實際情況， 如一個人往往會一身多職， 會有多種業(yè)務(wù)， 因此可以設(shè) 定多個代理人完成不同類型的工作。（6）交辦功能某用戶可以把自己的任務(wù)通過申請后交給某人接任， 交辦成功后， 任何人對 該用戶發(fā)文時自動提醒該用戶已經(jīng)交給某人辦理， 并要求確定是否繼續(xù)辦理， 交 辦完成后生成交辦期間工作目錄表。某員工調(diào)職或離職后， 其原來崗位的文件和任務(wù)能通過系統(tǒng)自動交辦給接任 人，使接任人能立刻接手其崗位的工作。 （或權(quán)限的克?。?）查詢統(tǒng)計可以根據(jù)管理權(quán)限和指定條件查知當前公文處理情況和領(lǐng)導批示， 可根據(jù)發(fā) 文單位、時間等組合查詢， 并提供個人或部門在

17、一定的時間段內(nèi)所辦理過的公文 情況匯總表， 系統(tǒng)至少應(yīng)能按月度、 季度和年度為當前用戶或部門生成辦文統(tǒng)計 報表，并打印等輔助功能。（8）流程監(jiān)控實現(xiàn)對公文處理的流轉(zhuǎn)情況監(jiān)控， 用戶可以查看本人所參與辦理的公文的運作情況，領(lǐng)導可以查看本單位所有人參與辦理的公文的運作情況。4、公文歸檔應(yīng)實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)和 OA 系統(tǒng)的無縫連接， 公文辦結(jié)后可以分類歸檔， 系 統(tǒng)提供靈活、便捷的查詢檢索功能。檔案管理可以按公文屬性進行分類。 （如通 知，請示，上行文等）5、綜合事務(wù)管理綜合事務(wù)管理主要包括：會議管理、領(lǐng)導日程、字典管理（文號管理、來文 單位）、通訊錄和人事管理等等。5.1 會議管理舉辦會議是單位辦公

18、的重要形式之一。 會議室及會議設(shè)施是一種需要共享的 資源。辦公室可以將會議室的情況登記在 OA 系統(tǒng)中。各部室組織的會議需要使用 會議室時，通過 OA 可以查看各個會議室的使用情況，以預定使用哪個會議室， 而且確定會議室的使用時間。會議安排應(yīng)具有會議室沖突檢測、參會領(lǐng)導時間沖突檢測等提示功能。 會議室預定成功后，通過會議管理模塊，登記會議的議題、時間、會議室、參與 人、主持人、會議資料上傳到系統(tǒng)。系統(tǒng)會自動形成會議通知單，并由會議發(fā)起 人發(fā)送給相關(guān)人員， 同時系統(tǒng)會自動生成一條消息顯示在公告欄中， 并可以在指 定時間對相關(guān)人員進行會議提醒。會議參與人收到會議通知后，系統(tǒng)會自動發(fā)給會議發(fā)起人一個

19、回執(zhí)進行確 認，以便確認是否通知到位。 會議參與人還可以直接在 OA 系統(tǒng)中下載會議資料、 議題等文件。會議管理系統(tǒng)應(yīng)可以查詢、統(tǒng)計會議室使用情況和各種會議情況等。5.2 領(lǐng)導日程領(lǐng)導是一種角色， 設(shè)置為公司領(lǐng)導即需要進行日程安排。 通過按時間、 活動 內(nèi)容為序的領(lǐng)導日程匯總表， 以便了解各項活動有哪些領(lǐng)導參加。 領(lǐng)導日程匯總 表顯示在首頁。領(lǐng)導日程通常由領(lǐng)導自行填寫， 并可以靈活選擇需要參與工作的人員 （即建立多個常用的私有組）領(lǐng)導日程安排應(yīng)能通過權(quán)限設(shè)置， 使具有權(quán)限的用戶能對領(lǐng)導日程進行維護 和管理，有權(quán)限用戶在為領(lǐng)導安排日程時， 可以通過選擇任何領(lǐng)導為其安排工作 日程。同時用戶可以根據(jù)

20、領(lǐng)導日程安排生成每天、每周和每月的活動安排表。5.3 文號管理文號是公文管理過程中必不可少的， 但是，由于不同的單位其文號的編制或 管理的方式可能不同， 為了適應(yīng)不同單位文號管理機制， 為用戶提供了通過先定 義，后使用的方式的文號管理模式，只要用戶按照本單位的公文文號編制原則： “文件字 年號 文件號”定義好，那么在公文處理過程中，系統(tǒng)就可以根據(jù) 用戶定義的原則自動地生成所需要的文號。公文文號支持多個編號方式。 文號一般只能由系統(tǒng)管理員或授權(quán)用戶進行維護和管理，其維護管理包括： 增加、修改、刪除。文號管理不僅提供以上維護管理， 而還提供了補號和預留文號的功能， 其目 的為了防止用戶在進行公文管

21、理時， 某些公文因為操作錯誤而廢除公文時， 文號 沒有被使用，而產(chǎn)生文號漏號或者因為某篇公文需要使用某個文號而無法獲取。5.4 來文單位在公文管理過程中， 收文一般都是外單位發(fā)來的公文， 為了在進行收文辦理 過程中，方便用戶填寫主、抄送單位，也為了更加規(guī)范對主、抄送單位的命名， 為用戶建立了來文單位的管理， 只要用戶在使用收文管理之前， 將可能的來文單 位定義在系統(tǒng)中，則用戶在使用收文管理功能時，就可使用系統(tǒng)定義好的來文， 在需要填寫主、抄送單位時，選擇使用，為方便用戶，系統(tǒng)同時允許用戶直接錄入新的單位信息。來文單位的維護管理一般只提供給系統(tǒng)管理員或已授權(quán)的用戶， 其管理操作 包括：增加、修改

22、、刪除。5.5 通訊錄公用電話本記錄公司和與外部進行聯(lián)系的有關(guān)信息， 部門電話本記錄本部門 人員的電話， 個人名片是個人的可以公開的資料。 公用電話本公開給所有人查閱 和使用，但只有有權(quán)人員才能管理維護。 通訊錄應(yīng)能靈活的模糊查詢， 能由電子 表格（ Excel）導入數(shù)據(jù)。公用電話本的管理應(yīng)提供如下維護管理的操作： （ 1）編輯操作（增、刪、改） ；（ 2）查詢操作，可以對任何數(shù)據(jù)項進行模糊查詢，如：電話號碼（各種電話號 碼）、單位、姓名、職務(wù)。5.6 人事管理實現(xiàn)全公司正式及聘用人員個人基本信息的自動統(tǒng)計和管理。 解決目前個人 信息較分散，手工統(tǒng)計、查閱不方便的問題。（ 1）工號作為 OA

23、系統(tǒng)的帳號管理中人員帳號的依據(jù)。（2）人員基本信息、工資、獎金等。能夠處理工資調(diào)整（普調(diào)和特別調(diào)整）（3）能夠完成統(tǒng)計匯總，手工設(shè)置查詢條件，特別注意年齡段的問題。（4）報表中心可以提取相關(guān)數(shù)據(jù)，如學歷分布圖等。5.7 車輛管理能對公司的車輛進行檔案管理， 違章及事故管理， 費用管理， 綜合查詢報表 統(tǒng)計，系統(tǒng)維護，車輛維護期限提醒，并根據(jù)要求生成相應(yīng)報表。重點是各部門的車輛費用（修理，油費等） ，各部室能將其計入自己的成本。用車登記，車輛調(diào)度在二期工程中實現(xiàn)5.8 物品管理實現(xiàn)全公司日常辦公用品、標準物質(zhì)、藥品等低值易耗品申購、入庫、領(lǐng)用 的精細化管理。包括物品入倉登記、劃出、劃入、領(lǐng)用、報

24、廢、庫存調(diào)整、物品庫存與使用 查詢，并能生成相應(yīng)的表格（按部門，月匯總） 。 用帶表單的工作流實現(xiàn)申請購置功能。 物品的領(lǐng)出歸還與事務(wù)流程進行聯(lián)動， 即在物品調(diào)撥流程中進行物品領(lǐng)出時， 物 品庫中數(shù)量自動減少； 反之當物品調(diào)撥流程中的物品歸還時， 物品庫中數(shù)量自動 增加。各部門可以查詢領(lǐng)用的物品，個人可以查詢自己領(lǐng)用的物品。5.9 接待管理接待工作是日常辦公中的重要內(nèi)容。 要實現(xiàn)公司政務(wù)接待工作的有效管理， 對被接待人員的安排、 參與人員和部 門實現(xiàn)提前通知。（手機或郵件）。通過接待管理模塊，登記接待的議題、時間、人員、參與人、主持人、相關(guān) 資料上傳到系統(tǒng)。 系統(tǒng)會自動形成通知單， 并由發(fā)起人

25、發(fā)送給相關(guān)人員， 同時系 統(tǒng)會自動生成一條消息顯示在公告欄中，并可以在指定時間對相關(guān)人員進行提 醒。參與人收到通知后， 系統(tǒng)會自動反饋發(fā)起人一個回執(zhí)進行確認。 參與人還可 以直接在 OA 系統(tǒng)中下載相關(guān)資料。5.10 設(shè)備管理實現(xiàn)全公司辦公、檢測設(shè)備等固定資產(chǎn)從申購、驗收、登記、發(fā)放到報廢全 流程的精細化管理。 解決目前設(shè)備管理采用人工方式帶來的申購周期較長和工作 量大的問題。重點關(guān)注：（1）資產(chǎn)管理。（申購、驗收、登記、領(lǐng)用、維護、維修、報廢、劃撥等）（2）量值溯源。（周期、單位、費用、備注等）（3）資產(chǎn)折舊。（各部門可以查詢自己的折舊情況）（ 4）每個人可以查詢自己保管的資產(chǎn)情況， 每個部

26、門可以掌握自己的資產(chǎn)情況。（5）部分數(shù)據(jù)能展現(xiàn)在報表中心，如設(shè)備分布圖等。5.11 財務(wù)管理獨立于財務(wù)軟件的簡單財務(wù)管理功能， 實現(xiàn)各部門收入與成本、 人員工資的 即時查詢。 有利于增加透明度， 激發(fā)各部門采取有效的方式創(chuàng)收和進行合理的成 本控制。重點關(guān)注： （1）按日錄入各中心的檢測收入，每天扎帳后可以錄入當日數(shù)據(jù)。（ 2）各部室的開支， 僅僅考慮計入成本的部分， 以便部門掌握自己的開支情況。 數(shù)據(jù)來源于財務(wù)部門的報銷數(shù)據(jù)，以及折舊等。（3）嚴格控制查看的權(quán)限。5.12 科技項目管理科技項目分類管理，按項目管理相關(guān)的文件。5.13 事務(wù)管理通過自定義工作流引擎， 設(shè)備及辦公用品申請采購審批、

27、 用款審批流程、 出 訪審批、報銷審批、人員請假等事務(wù)流程，能通過系統(tǒng)進行控制與管理，并能生 成相應(yīng)的表格。5.14 值班管理 日常值班，節(jié)假日值班管理，并生成值班登記表。自動發(fā)布到公告牌中。5.15 物業(yè)管理 樓房、機電設(shè)備維修、房租、會場場租、水電費等事項的查詢和管理，并能 生成相應(yīng)的表格。6、個人辦公為用戶提供一個個人辦公平臺， 提供日常管理辦公所需的電子工具和文檔信 息服務(wù)。6.1 待辦事宜用戶只要打開個人辦公首頁， 需審批公文、 請示報告、 公告信息等都顯示在 待辦事宜中， 通過待辦事宜可以直接進入辦理各種事務(wù)。 能對待辦公文的未辦條 數(shù)和公告欄、消息欄等未讀信息進行彈出框或短信提醒

28、。6.2 消息管理系統(tǒng)提供類似郵件傳遞方式的消息傳遞， 能編寫正文和添加一定數(shù)量和大小 的附件，進行一對一或一對多的發(fā)送， 并且提供短信的提醒功能。 與標準的郵件 系統(tǒng)不同，這里不需要回執(zhí)，但是發(fā)件人可以查詢是否對方已經(jīng)查看。6.3 個人工作日志記錄記錄和統(tǒng)計個人每天的工作情況， 即個人每天做了哪些工作， 便于工作6.4 文件收藏夾收集個人的工作文件， 可以按資源管理器的方式進行管理， 并能移動。 能設(shè) 置為共享，實現(xiàn)資源共享。6.5 個人日歷 設(shè)置可重復的會議、約會、提醒信息，提供管理工作計劃和日程的工具。6.6 即時通訊 系統(tǒng)提供方便的郵件和短信聯(lián)系方式，包含系統(tǒng)短信（關(guān)注“我知道了”“以

29、后再說”兩個功能）和手機短信兩種溝通形式。6.7 個人通訊錄 個性化的個人地址本，可對個人通訊簿進行錄入、修改、刪除、備份、導入 和條件查詢。6.8 個人設(shè)置設(shè)置用戶個人密碼， 修改用戶姓名、 聯(lián)系方式、手機等信息，也可設(shè)置出差、 休假等用戶狀態(tài)。同時在個人設(shè)置中可以定制個性化辦公桌面風格。請注意，短信平臺需要使用聯(lián)系電話，用戶的手機號碼或小靈通號碼改變， 需要自動生成審批任務(wù)。7、報表中心7.1 報表中心 根據(jù)權(quán)限，不同的用戶可以在報表中心查看系統(tǒng)授權(quán)的報表。 并可以在一定 程序上改變報表的表現(xiàn)形式，如是否有圖例，顏色，數(shù)據(jù)，表格，類型等。并能 夠?qū)С龌虼蛴D表。7.2 報表設(shè)計系統(tǒng)管理員可以增加報表， 修改已有報表， 并對報表設(shè)置默認值， 數(shù)據(jù)錄入 方式，數(shù)據(jù)校驗（如果可能） ，權(quán)限設(shè)置等。應(yīng)在此功能中實現(xiàn)調(diào)試（或預覽） 報表通常應(yīng)該有設(shè)計、審核、打印、打印日期（務(wù)必注意使用服務(wù)器時間，防止 作弊）。可以設(shè)計為一個標簽欄目（如機械圖的效果） ，后臺控制是否顯示。 提供可見即所得的報表定制功能， 高級用戶經(jīng)過較短時間的培訓， 即可完成報表 的自定義。7.3 數(shù)據(jù)維護 支持數(shù)據(jù)的手工錄入，校驗，批量導入。嚴格設(shè)計權(quán)限，特定的用戶只能錄 入或修改指定的報表數(shù)據(jù)。8、后臺管理8.1 用戶管理 實現(xiàn)統(tǒng)一的用戶管理平臺，其中包括實現(xiàn)靈活地對機