[企業(yè)管理]第02章 采購(gòu)與管理流程采購(gòu)與倉(cāng)儲(chǔ)

1、第二章 采購(gòu)業(yè)務(wù)流程 本 章 學(xué) 習(xí) 目 標(biāo) 了解采購(gòu)的基本程序 了解采購(gòu)手冊(cè)概念； 掌握采購(gòu)運(yùn)作流程； 采購(gòu)流程分析與改進(jìn)；第一節(jié) 采購(gòu)的基本程序采購(gòu)基本程序會(huì)因采購(gòu)物資的來(lái)源（國(guó)內(nèi)、國(guó)外）、采購(gòu)方式（議價(jià)、招標(biāo)）及采購(gòu)對(duì)象的（物料、工程發(fā)包）等不同而在作業(yè)細(xì)節(jié)上略顯差異，但基本程序有相似之處。活動(dòng)編號(hào)活動(dòng)編號(hào)采購(gòu)活動(dòng)內(nèi)容采購(gòu)活動(dòng)內(nèi)容1確定采購(gòu)需求確定采購(gòu)需求2制定采購(gòu)計(jì)劃制定采購(gòu)計(jì)劃3選擇供應(yīng)商選擇供應(yīng)商4簽訂采購(gòu)合同簽訂采購(gòu)合同5發(fā)出采購(gòu)訂單發(fā)出采購(gòu)訂單6訂單跟蹤與催貨訂單跟蹤與催貨7貨物驗(yàn)收入庫(kù)貨物驗(yàn)收入庫(kù)8不符與退貨處理不符與退貨處理9結(jié)案結(jié)案10記錄與檔案維護(hù)記錄與檔案維護(hù)其他采購(gòu)

2、流程示例其他采購(gòu)流程示例1.1.確定采購(gòu)需求確定采購(gòu)需求需要什么、需要多少、何時(shí)需要。采購(gòu)的成功始于采購(gòu)要求的確定，企業(yè)應(yīng)制定正確的制度來(lái)保證供應(yīng)商能完全理解采購(gòu)方的需求。這些辦法通常包括這些辦法通常包括：制定規(guī)范、圖樣和采購(gòu)訂單的書(shū)面程序；發(fā)出采購(gòu)訂單前與供應(yīng)商的協(xié)商；在采購(gòu)文件中提供描述所訂產(chǎn)品或服務(wù)的數(shù)據(jù)，如產(chǎn)品的精確等級(jí)、檢查規(guī)程、應(yīng)用的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。所有檢查或檢驗(yàn)方法和技術(shù)要求應(yīng)指明相應(yīng)的國(guó)家和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。需求確認(rèn)過(guò)程就是采購(gòu)部門(mén)收到采購(gòu)申請(qǐng)、制訂采購(gòu)計(jì)劃的過(guò)程。在很多企業(yè)中，物料單是描述需求的最常用的單據(jù)。（ 采購(gòu)申請(qǐng)文件通常還有：1.采購(gòu)申請(qǐng)（單）；2.請(qǐng)購(gòu)單；3.請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃（表）；4

3、.物料需求計(jì)劃（表）等多種稱(chēng)謂）第一節(jié) 采購(gòu)的基本程序編號(hào)編號(hào)年年 月月 日日第第 頁(yè)頁(yè)共共 頁(yè)頁(yè)fxj0202項(xiàng)次料號(hào)品名規(guī)格單位單位金額備注企業(yè)物料請(qǐng)購(gòu)單采購(gòu)申請(qǐng)的內(nèi)容1.需求單位（或需求者）；2.物料說(shuō)明書(shū)、需求品種、規(guī)格、型號(hào)；3.需求數(shù)量、計(jì)量單位（包括申請(qǐng)數(shù)量、領(lǐng)導(dǎo)審批數(shù)量）；4.需求時(shí)間、地點(diǎn)；5.品種的用途；6.特別要求；7.主管審查同意的意見(jiàn)；8.應(yīng)計(jì)入的成本項(xiàng)目。等第一節(jié) 采購(gòu)的基本程序物料單樣式1第一節(jié) 采購(gòu)的基本程序物料單樣式2第一節(jié) 采購(gòu)的基本程序物料單樣式3第一節(jié) 采購(gòu)的基本程序2.2.制定采購(gòu)計(jì)劃制定采購(gòu)計(jì)劃采購(gòu)人員在接到采購(gòu)任務(wù)單后，要制定具體的采購(gòu)工作計(jì)劃。首

4、先是進(jìn)行資源市場(chǎng)調(diào)查，包括對(duì)商品、價(jià)格、供應(yīng)商的調(diào)查分析；其次是選定供應(yīng)商；三是確定采購(gòu)方法、采購(gòu)日程計(jì)劃、運(yùn)輸方法及貨款支付方法等。3.3.選擇供應(yīng)商選擇供應(yīng)商也稱(chēng)為“供應(yīng)源搜尋與分析”。對(duì)供應(yīng)商的選擇和評(píng)價(jià)是很關(guān)鍵的一環(huán)。具體包括：供應(yīng)商的實(shí)力；以往在產(chǎn)品設(shè)計(jì)上表現(xiàn)、質(zhì)量承諾、管理水平、技術(shù)能力、成本控制、送貨服務(wù)、優(yōu)化流程和開(kāi)發(fā)產(chǎn)品的技術(shù)能力等。第一節(jié) 采購(gòu)的基本程序4.4.定價(jià)定價(jià)確定價(jià)格的方法有多種，其中最常見(jiàn)的有競(jìng)爭(zhēng)性報(bào)價(jià)和談判兩種。競(jìng)爭(zhēng)性報(bào)價(jià)是由買(mǎi)方向意愿合作的供應(yīng)商發(fā)出詢(xún)問(wèn)。詢(xún)價(jià)單格式如下例所示：產(chǎn)品詢(xún)價(jià)單（示例）_單位_先生：1.本公司有業(yè)務(wù)需要擬向貴公司洽購(gòu)下列物品（見(jiàn)附件

5、），請(qǐng)速予報(bào)價(jià)以作進(jìn)一步聯(lián)系。2.來(lái)函或來(lái)電請(qǐng)洽本公司采購(gòu)部電話，并請(qǐng)惠示貴公司聯(lián)絡(luò)人員與電話。3.附件（含物品名稱(chēng)、數(shù)量及品檢說(shuō)明）。*公司采購(gòu)部年 月 日第一節(jié) 采購(gòu)的基本程序4.4.定價(jià)定價(jià)對(duì)可能參與合作的供應(yīng)商的要求是：有能力根據(jù)買(mǎi)方的要求制造產(chǎn)品并且能夠在預(yù)定的日期前發(fā)貨；作為供應(yīng)商，在其他方面應(yīng)該是有足夠的可靠性。競(jìng)爭(zhēng)性報(bào)價(jià)適用于下列情況： 采購(gòu)量足夠大，值得進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)性報(bào)價(jià) 供應(yīng)商很清楚細(xì)節(jié)和要求，有能力準(zhǔn)確估計(jì)生產(chǎn)所需的成本 競(jìng)爭(zhēng)性的市場(chǎng)環(huán)境，即有足夠多的合格競(jìng)爭(zhēng)者 買(mǎi)方?jīng)]有優(yōu)先考慮的供應(yīng)商第一節(jié) 采購(gòu)的基本程序4.4.定價(jià)定價(jià)下列情況適合選擇談判：前述任何競(jìng)爭(zhēng)性報(bào)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)都不存

6、在時(shí)當(dāng)采購(gòu)要求諸多績(jī)效因素（如價(jià)格、質(zhì)量、交貨、風(fēng)險(xiǎn)分?jǐn)傄约爱a(chǎn)品支持等方面）必須達(dá)成一致時(shí)當(dāng)買(mǎi)方要求供應(yīng)商早期參與時(shí)當(dāng)供應(yīng)商不能確定風(fēng)險(xiǎn)和成本時(shí)當(dāng)供應(yīng)商需要很長(zhǎng)時(shí)間來(lái)開(kāi)發(fā)和生產(chǎn)采購(gòu)方采購(gòu)的物品時(shí)（這通常會(huì)使預(yù)測(cè)供應(yīng)商的采購(gòu)成本變得很難）談判是價(jià)格確定中最復(fù)雜也是成本最高的一種方法。第一節(jié) 采購(gòu)的基本程序5.5.簽訂采購(gòu)合同簽訂采購(gòu)合同采購(gòu)員工作的核心步驟。選定供應(yīng)商后，采購(gòu)方一般要通過(guò)與供應(yīng)商進(jìn)行反復(fù)的磋商和談判，討論包裝、運(yùn)輸、價(jià)格、質(zhì)量、送貨、服務(wù)及風(fēng)險(xiǎn)賠償?shù)雀鞣N限制條件，最后簽訂正式的采購(gòu)合同。合同具有法律效力。采購(gòu)合同沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的格式。第一節(jié) 采購(gòu)的基本程序采購(gòu)合同形成過(guò)程示例采購(gòu)合同形

7、成過(guò)程示例1 1采購(gòu)合同形成過(guò)程示例采購(gòu)合同形成過(guò)程示例2 2采購(gòu)合同格式示例采購(gòu)合同格式示例采購(gòu)合同格式示例采購(gòu)合同格式示例采購(gòu)合同生效采購(gòu)合同生效6.6.發(fā)出采購(gòu)訂單發(fā)出采購(gòu)訂單采購(gòu)合同并不等同于訂貨。對(duì)于小型的采購(gòu)，采購(gòu)方簽訂了合同就相當(dāng)于下了訂單；而對(duì)于大型采購(gòu)或有長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商，采購(gòu)方要選擇在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候發(fā)出訂貨單。第一節(jié) 采購(gòu)的基本程序訂單處理流程示例訂單處理流程示例7.7.訂單跟蹤與催貨訂單跟蹤與催貨企業(yè)在采購(gòu)訂單發(fā)出時(shí)，同時(shí)會(huì)確定相應(yīng)的的跟蹤催貨日期。在一些企業(yè)中，甚至?xí)O(shè)有專(zhuān)職人員跟蹤和催貨。跟蹤是對(duì)訂單所做的例行追蹤，以確保供應(yīng)商能夠履行其貨物發(fā)運(yùn)的承諾。催貨是對(duì)供應(yīng)商施加

8、壓力，使其按期履行最初所做出的發(fā)運(yùn)承諾、提前發(fā)運(yùn)貨物或加快已延誤和訂單所涉及的貨物的發(fā)運(yùn)。第一節(jié) 采購(gòu)的基本程序確定檢驗(yàn)時(shí)間地點(diǎn)確定檢驗(yàn)部門(mén)及人員時(shí)間地點(diǎn)貨物檢驗(yàn)不合格貨物處理填寫(xiě)采購(gòu)物品驗(yàn)收?qǐng)?bào)告8.8.貨物驗(yàn)收入庫(kù)貨物驗(yàn)收入庫(kù)驗(yàn)收（核對(duì)發(fā)貨單、核對(duì)貨物種類(lèi)、數(shù)量、品質(zhì)是否與合同相符）；檢查各類(lèi)單據(jù)是否齊備（裝箱單、發(fā)票等）；檢查外觀是否完好，入庫(kù)時(shí)是否需另行包裝。以上幾項(xiàng)檢查無(wú)誤后，就可卸貨、清點(diǎn)、入庫(kù)，同時(shí)由倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)經(jīng)手人填寫(xiě)貨物入庫(kù)單或?qū)⒃撔畔⑤斎雮}(cāng)儲(chǔ)管理信息系統(tǒng)。接收及移庫(kù)流程示例接收及移庫(kù)流程示例9.9.不符與退貨處理不符與退貨處理 退貨或自行處理退貨或自行處理10.10.結(jié)案結(jié)案對(duì)

9、驗(yàn)收合格的貨物按合同規(guī)定支付貨款對(duì)驗(yàn)收不合格的貨物退回供應(yīng)商或根據(jù)合同約定處治所有情況均辦理結(jié)案手續(xù)，清查各項(xiàng)書(shū)面資料有無(wú)缺失，績(jī)效好壞等，簽報(bào)高級(jí)管理層或權(quán)責(zé)部門(mén)核閱批示。11.11.記錄與檔案維護(hù)記錄與檔案維護(hù)經(jīng)過(guò)結(jié)案批示后的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)列入檔案登記編號(hào)分類(lèi)保管。檔案具有一定的保管期限的規(guī)定。第一節(jié) 采購(gòu)的基本程序5r5r原則原則1.適價(jià)原則多渠道獲得報(bào)價(jià)比價(jià)議價(jià)定價(jià)2.適質(zhì)原則3.適時(shí)原則4.適量原則5.適地原則供應(yīng)商離企業(yè)越近，所需運(yùn)費(fèi)就越低，機(jī)動(dòng)性越高，協(xié)調(diào)溝通越方便，成本越低，同時(shí)有助于緊急訂購(gòu)時(shí)的時(shí)間安排?！叭壕坌?yīng)”注意：上述原則中存在“效益背反”情況（如品質(zhì)與價(jià)格），往往只能

10、側(cè)重其中最為關(guān)心的一兩個(gè)方面。要求采購(gòu)決策人員的全局觀。第二節(jié) 采購(gòu)的基本原則采購(gòu)的基本原則第三節(jié) 采購(gòu)手冊(cè)制定采購(gòu)手冊(cè)制定為了使采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、專(zhuān)業(yè)化和高效化，公司（組織）為了使采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、專(zhuān)業(yè)化和高效化，公司（組織）會(huì)制定采購(gòu)手冊(cè)，用以指導(dǎo)公司（組織）的采購(gòu)行為。會(huì)制定采購(gòu)手冊(cè)，用以指導(dǎo)公司（組織）的采購(gòu)行為。3.13.1采購(gòu)手冊(cè)的概念采購(gòu)手冊(cè)的概念企業(yè)（組織）為了使內(nèi)部各單位在執(zhí)行采購(gòu)作業(yè)時(shí)有規(guī)則所遵循，通常都會(huì)制定“采購(gòu)管理手冊(cè)”或“物料管理手冊(cè)”或“采購(gòu)作業(yè)規(guī)定”或“采購(gòu)管理規(guī)則”等名稱(chēng)的文件，以促進(jìn)采購(gòu)活動(dòng)的制度化與合理化，并能達(dá)到適質(zhì)、適時(shí)、適量、適價(jià)的目標(biāo)。其本質(zhì)是

11、交通信息的媒介，用來(lái)闡明采購(gòu)政策、步驟、指令和規(guī)定等內(nèi)容。采購(gòu)手冊(cè)一般包括政策、步驟、指令和規(guī)定等框架內(nèi)容。第三節(jié) 采購(gòu)手冊(cè)采購(gòu)手冊(cè)第三節(jié) 采購(gòu)手冊(cè)制定采購(gòu)手冊(cè)制定3.23.2采購(gòu)手冊(cè)的作用采購(gòu)手冊(cè)的作用（1）使采購(gòu)政策、步驟、指令和規(guī)定等內(nèi)容變得簡(jiǎn)潔明了；（2）為采購(gòu)與其他部門(mén)的溝通提供了機(jī)會(huì)，使他們能夠建設(shè)性地看待現(xiàn)存的政策和步驟，并在需要的地方對(duì)其進(jìn)行修改;（3）手冊(cè)上的步驟是針對(duì)采購(gòu)所承擔(dān)或管理、控制的業(yè)務(wù)活動(dòng)來(lái)制定的，因此能促進(jìn)工作的一致性，從而減少對(duì)日常工作進(jìn)行具體監(jiān)督；（4）手冊(cè)有益于對(duì)員工的培訓(xùn)和指導(dǎo)；（5）手冊(cè)有助于年度審計(jì)；（6）手冊(cè)協(xié)調(diào)了政策和步驟的關(guān)系，并確保采購(gòu)原則和

12、操作的一致性和連貫性；（7）可為采購(gòu)工作評(píng)估提供參考依據(jù)；（8）提升采購(gòu)工作地位；（9）在計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)環(huán)境下，細(xì)致、完整的文件記錄體系，對(duì)采購(gòu)手冊(cè)的編寫(xiě)和使用理為迫切。第三節(jié) 采購(gòu)手冊(cè)制定采購(gòu)手冊(cè)制定3.33.3采購(gòu)手冊(cè)的內(nèi)容采購(gòu)手冊(cè)的內(nèi)容完整的手冊(cè)應(yīng)該包括組織架構(gòu)、職務(wù)、權(quán)責(zé)、功能、公司政策、部門(mén)政策、程序、流程、批示、規(guī)范及有關(guān)公司特殊事項(xiàng)的指導(dǎo)原則。每一個(gè)企業(yè)或機(jī)構(gòu)的手冊(cè)，都是依據(jù)組織的特定需要來(lái)設(shè)計(jì)的。從主要方面講，采購(gòu)手冊(cè)一般包括：組織機(jī)構(gòu)、政策和步驟。（1）組織機(jī)構(gòu)p組織機(jī)構(gòu)的結(jié)構(gòu)圖p采購(gòu)部門(mén)每個(gè)職位的工作職責(zé)p員工應(yīng)知道行政管理的規(guī)定，如考勤、工作時(shí)間、差旅費(fèi)用等。（2）政策

13、p采購(gòu)的目標(biāo)、責(zé)任和采購(gòu)職能的權(quán)力；p政策中說(shuō)明的內(nèi)容還可以擴(kuò)充到有關(guān)價(jià)格、質(zhì)量等總原則中去。p采購(gòu)條款和條件p與供應(yīng)商的關(guān)系，尤其有禮物、款待和娛樂(lè)等方面p供應(yīng)商的選擇方法p雇員直接采購(gòu)的方式p向管理層匯報(bào)的制度第三節(jié) 采購(gòu)手冊(cè)制定采購(gòu)手冊(cè)制定3.33.3采購(gòu)手冊(cè)的內(nèi)容采購(gòu)手冊(cè)的內(nèi)容（3）步驟p用文字結(jié)合圖表來(lái)說(shuō)明采購(gòu)步驟p關(guān)于拒收和退貨的步驟p關(guān)于廢料、廢棄物或過(guò)剩產(chǎn)品的處理步驟p與采購(gòu)及其輔助業(yè)務(wù)有關(guān)的所有文件單證的圖解說(shuō)明，并附有它們的用途和周詳?shù)奈淖终f(shuō)明p有關(guān)采購(gòu)記錄的查考和保存維護(hù)第四節(jié) 采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的改善采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的改善4.14.1傳統(tǒng)采購(gòu)流程的缺點(diǎn)傳統(tǒng)采購(gòu)流程的缺點(diǎn)p 一系列沒(méi)有增值作用的文書(shū)工作p 過(guò)