檔案管理及查詢制度

1、檔案管理及查詢制度招標(biāo)投標(biāo)檔案，是交易全過程的原始資料，必須妥善保存，嚴(yán)格管理。為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理，更 好的提供檔案查詢服務(wù)，為中標(biāo)（成交）后的跟蹤笛理和咨詢服務(wù)創(chuàng)造條件，結(jié)合實(shí)際情況，特制 定本制度：一、設(shè)立專用檔案室（暫存半年），存放招標(biāo)投標(biāo)檔案。由檔案管理人員具體負(fù)責(zé)登記、接收招標(biāo)投 標(biāo)檔案。二、招標(biāo)投標(biāo)檔案應(yīng)統(tǒng)一整理編號(hào)、裝訂入卷，分類存放，并做好防火、防盜、防潮等工作。三、做好安全保密工作，未經(jīng)允許，任何單位或個(gè)人不得進(jìn)入檔案室，與招標(biāo)投標(biāo)檔案資料無關(guān)的 物品不得存放于檔案室。四、項(xiàng)目在開標(biāo)結(jié)朿后，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)或經(jīng)辦人按照招投標(biāo)資料形成的時(shí)間順序整理齊全后，移交 給檔案管理人員存放

2、于檔案室統(tǒng)一保管。五、招標(biāo)投標(biāo)檔案，主要包括以下內(nèi)容：1、招標(biāo)采購檔案材料目錄（內(nèi)容詳見附件1）:2、招標(biāo)采購情況報(bào)告：3、招標(biāo)項(xiàng)目的前期資料，包括計(jì)劃批文、投資證明、上地使用權(quán)證、規(guī)劃許可證以及工作聯(lián)系單等;4、招標(biāo)代理委托合同（代理協(xié)議）：5、招標(biāo)公告或邀請(qǐng)招標(biāo)備案表；6、投標(biāo)報(bào)名表和匯總登記表：7、招標(biāo)文件以及對(duì)招標(biāo)文件的澄淸、修改文件：8、工程量淸單、采購需求：9、預(yù)算控制價(jià)或投標(biāo)限價(jià)：10、中標(biāo)人標(biāo)書，包括技術(shù)標(biāo)、商務(wù)標(biāo)等；llx中標(biāo)（成交）通知書：12、招標(biāo)項(xiàng)目合同副本；13、需要存檔的其他資料。六、定期、按時(shí)移交檔案資料。凡列入招投標(biāo)臺(tái)帳的項(xiàng)目，必須在規(guī)左時(shí)間內(nèi)將招投標(biāo)檔案移交至

3、檔案室。移交時(shí)間為每季度第一 個(gè)月移交上季度的招標(biāo)投標(biāo)檔案，逾期未交檔案的，由經(jīng)辦人承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。未列入招投標(biāo)臺(tái)帳的 檔案資料，檔案室不予接收。交易中心每年第三季度完成移交前兩季度的招投標(biāo)檔案、第二年第一 季度完成移交上一年三四季度的招投標(biāo)檔案，并與檔案局辦理相關(guān)歸檔手續(xù)。七、檔案移交時(shí)，交接雙方應(yīng)對(duì)照檔案目錄逐一核實(shí)，并簽字確認(rèn)，做好交接登記，確保檔案資料 完整齊全，保持檔案卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系。檔案資料不完整的，檔案室暫不接收，由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)保存至資料齊全后再移交歸檔。八、招標(biāo)投標(biāo)檔案應(yīng)該真實(shí)準(zhǔn)確、圖形淸晰、字跡工整，書寫時(shí)必須統(tǒng)一使用碳素墨水，不得使用圓珠筆、鉛筆等易褪色的材料書寫。九、

4、調(diào)閱檔案，必須履行領(lǐng)導(dǎo)審批、登記手續(xù)，填寫調(diào)閱函”（附件2）。調(diào)閱檔案人員要注意愛護(hù) 檔案，妥善使用，確保完整無損，不準(zhǔn)私自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、抄錄、圈注、涂改、拆卷、抽頁、銷毀， 并做好安全保密工作，閱后立即歸檔。附件1：招標(biāo)采購情況存檔目錄建設(shè)工程公開招標(biāo)卷內(nèi)文件目錄件號(hào)題各頁號(hào)備注1建設(shè)工程項(xiàng)目委托函（代理協(xié)議）2一次性確認(rèn)書3建設(shè)工程項(xiàng)目核準(zhǔn)表4政府采購計(jì)劃申請(qǐng)表5政府文件或發(fā)改委立項(xiàng)批復(fù)6規(guī)劃許可證、圖審合格證7經(jīng)審核后的工程量淸單、預(yù)算及最髙限價(jià)8信息（公告）發(fā)布呈批表、招標(biāo)公告9招標(biāo)（出讓）文件呈批單、招標(biāo)文件會(huì)審單、招標(biāo)文件10工程量淸單、招標(biāo)文件質(zhì)疑及回復(fù)11投標(biāo)單位報(bào)需表12投標(biāo)單

5、位保證金名單13投標(biāo)單位簽到表、密封完整性記錄表、授權(quán)委托書14評(píng)標(biāo)專家抽取表、承諾書、簽到表及監(jiān)督部門簽到表15資格審査情況匯總表及資格審查記錄表16問題澄淸的通知及問題的澄淸17技術(shù)標(biāo)評(píng)審匯總表及技術(shù)標(biāo)評(píng)審表18唱標(biāo)記錄表19商務(wù)標(biāo)得分表20技術(shù)標(biāo)、商務(wù)標(biāo)得分匯總表及排序表21評(píng)標(biāo)報(bào)告書22中標(biāo)公示23中標(biāo)通知書24中標(biāo)單位投標(biāo)文件25其他材料建設(shè)工程邀請(qǐng)招標(biāo)卷內(nèi)文件目錄 政府采購招標(biāo)采購方式文件目錄件號(hào)題名頁號(hào)備注件號(hào)題需頁號(hào)備注1建設(shè)工程項(xiàng)目委托函2一次性確認(rèn)書3建設(shè)工程項(xiàng)目核準(zhǔn)表4政府采購計(jì)劃申請(qǐng)表5政府文件或發(fā)改委立項(xiàng)批復(fù)6規(guī)劃許可證、圖審合格證7工程量淸單、預(yù)算及最高限價(jià)8推薦（

6、抽?。┢髽I(yè)名單9招標(biāo)文件10工程星淸單及招標(biāo)文件質(zhì)疑及回復(fù)11投標(biāo)單位簽到表12密封完整性記錄表13授權(quán)委托書14評(píng)委、監(jiān)督部門簽到表15資格審査資料16技術(shù)標(biāo)評(píng)標(biāo)結(jié)論及評(píng)審表17唱標(biāo)記錄表18報(bào)價(jià)排序表19評(píng)標(biāo)報(bào)告書20中標(biāo)公示21中標(biāo)通知書22中標(biāo)單位投標(biāo)文件23其他材料1霍山縣政府采購擬辦意見呈批單2政府采購項(xiàng)目委托函、委托代理協(xié)議3一次性確認(rèn)書、綜合評(píng)分分值設(shè)置的函4政府采購計(jì)劃申請(qǐng)表5政府采購項(xiàng)目核準(zhǔn)表6政府文件7采購需求、預(yù)算及最高限價(jià)8政府采購信息（公告）發(fā)布呈批表9招標(biāo)公告10政府采購文件簽發(fā)呈批單11招標(biāo)文件12參數(shù)、招標(biāo)文件質(zhì)疑函及回復(fù)13投標(biāo)單位報(bào)名表（放棄投標(biāo)函）14投

7、標(biāo)單位保證金需單15投標(biāo)單位簽到表、密封完整性記錄表、授權(quán)委托書16專家抽取結(jié)果記錄表（含采購人委托代表推薦函）、評(píng)標(biāo)（審）專家 集體承諾書、簽到表17監(jiān)督部門簽到表、樣品抽取表18資格審查匯總表及資格審查記錄表19詢標(biāo)函及問題澄淸20初步評(píng)審指標(biāo)表21技術(shù)標(biāo)評(píng)審表匯總表及技術(shù)標(biāo)評(píng)審表22唱標(biāo)記錄表23商務(wù)標(biāo)評(píng)審指標(biāo)表24商務(wù)標(biāo)得分表25技術(shù)標(biāo)和商務(wù)標(biāo)匯總排序表（或報(bào)價(jià)排序表）26評(píng)標(biāo)報(bào)告書（會(huì)議記錄）27中標(biāo)結(jié)果公告28中標(biāo)通知書29中標(biāo)單位投標(biāo)文件30其他材料非招標(biāo)采購方式卷內(nèi)文件目錄件號(hào)題名頁號(hào)備注1霍山縣政府采購擬辦意見呈批單2政府采購項(xiàng)目委托函、委托代理協(xié)議3一次性確認(rèn)書4政府采購計(jì)劃申諳表5政府采購項(xiàng)目核準(zhǔn)表6政府文件7采購需求、預(yù)算及最高限價(jià)8采購單位推薦函9公告呈批單10公告（公示）11政府采購文件簽發(fā)呈批單12采購文件或通知書或談判文件13被推薦單位領(lǐng)取文件簽收表14投標(biāo)單位保證金名單15投標(biāo)單位簽到表、密封完整性記錄表、授權(quán)委托書16專家抽取表（含采購人委托代表推薦函）、承諾書、簽到表17參會(huì)人員簽到表、樣品抽取表18資格審查表及技術(shù)響應(yīng)部分匯總表19初步評(píng)審指