會計電算化復(fù)習(xí)資料(三)

1、4.3.3 報表公式設(shè)置1.報表運(yùn)算公式的設(shè)置（1）常用函數(shù)簡介 帳務(wù)取數(shù)函數(shù)函數(shù)格式：函數(shù)名(科目編碼,會計期間,方向,賬套號,會計年度,編碼1，編碼2)常用帳務(wù)取數(shù)函數(shù)：期初額函數(shù)：QC、sQC、wQC期末額函數(shù)：QM、sQM、wQM發(fā)生額函數(shù)：FS、sFS、wFS累計發(fā)生額函數(shù)：LFS、sLFS、wLFS凈額函數(shù)：JE、sJE、wJE說明：各參數(shù)的位置需要保留有些參數(shù)可以省略不寫，例如方向、賬套號、會計年度、編碼等如果省略的參數(shù)后面沒有內(nèi)容了，則可以不寫逗號；如果省略的參數(shù)后面還有內(nèi)容，則必須寫逗號，把它們的位置留出來。例：QM(101,月) ：省略了方向、賬套號、會計年度、編碼1、編碼

2、2QM(101,月,單位編碼)：省略了方向、賬套號、會計年度、編碼2函數(shù)中的參數(shù)除了科目必須加引號 之外，其他參數(shù)可以不加引號函數(shù)中的引號、逗號等標(biāo)點(diǎn)符號支持全角和半角。 自本表本頁取數(shù)的函數(shù)數(shù)據(jù)合計：PTOTAL() 例：G5=PTOTAL(C5:F5)平均值：PAVG()計數(shù)：PCOUNT()最大值：PMAX()最小值：PMIN() 自本表其他表頁取數(shù)的函數(shù)取確定頁號表頁的數(shù)據(jù)：C1=C22 C1單元取自于第二張表頁C2單元數(shù)據(jù)本表他頁取數(shù)函數(shù)SELECT例：C1=SELECT（C2，月=月+1）C1單元取自于上個月的C2單元的數(shù)據(jù) 月：當(dāng)前月 月：當(dāng)前月的前一個月 報表與報表間的計算公式

3、 在進(jìn)行報表與報表間的取數(shù)時，不僅僅要考慮取哪一個表哪一個單元的數(shù)據(jù)，還要考慮數(shù)據(jù)源在哪一頁。例如，5月份的資產(chǎn)負(fù)債表中的利潤，需要去取利潤表中5月份的利潤數(shù)據(jù)。報表間的計算公式與同一報表內(nèi)各表頁間的計算公式很相近，主要區(qū)別就是把本表表名換為他表表名。公式格式： = “” - 條件說明：當(dāng)缺省時為本表各頁分別取他表各頁數(shù)據(jù)。例：令當(dāng)前表頁C4的值等于表“hbzj”第2頁C4的值：C4=“hbzj”-C42令本表各頁C4的值等于表“hbzj”各頁C4的值：C4=“hbzj”-C4 FOR ALL令當(dāng)前表所有表頁B4的值等于表“hbzj”第3頁中B6的值與表“hbzj”第2頁中B2的值之和：B4=

4、“hbzj”-B63+“hbzj”-B22令當(dāng)前表所有表頁C5的值等于表“hbzj”第1頁中C10的值與當(dāng)前表第2頁中C2的值之和：C5=“hbzj”-C101+C22（2） 輸入公式方法 直接輸入法選定單元（C4）“數(shù)據(jù)”“編輯公式”“單元公式”輸入公式QC（”101”,月，1999，） 利用函數(shù)向?qū)л斎脒x定單元（D5）“fx”“函數(shù)向?qū)А薄坝糜褞?wù)函數(shù)”“期末余額”“下一步”“參照”“帳套號”：默認(rèn)、“會計年度”：1999、科目：102、期間：月、方向：默認(rèn)“確定”2報表審核公式的設(shè)置 在經(jīng)常使用的各類財經(jīng)報表中的每個數(shù)據(jù)都有明確的經(jīng)濟(jì)含義，并且各個數(shù)據(jù)之間一般地都有一定的勾稽關(guān)系。如在一

5、個報表中，小計等于各分項(xiàng)之和；而合計又等于各個小計之和等等。在實(shí)際工作中，為了確保報表數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，需經(jīng)常用這種報表之間或報表之內(nèi)的勾稽關(guān)系對報表進(jìn)行勾稽關(guān)系檢查。 UFO 系統(tǒng)提供了數(shù)據(jù)的審核公式，它將報表數(shù)據(jù)之間的勾稽關(guān)系用公式表示出來報表審核公式設(shè)置方法：在“格式”狀態(tài)下“數(shù)據(jù)”“編輯公式”“審核公式”“定義審核關(guān)系”對話框輸入審核公式“確認(rèn)”審核公式格式：MESSAGE“”例：貨幣資金表的審核公式為 C6=C4+C5 MESS “期初貨幣資金總額合計數(shù)期初現(xiàn)金及銀行合計數(shù)” D6=D4+D5 MESS “期末貨幣資金總額合計數(shù)期末現(xiàn)金及銀行存款合計數(shù)”3編輯舍位平衡公式 舍位平衡公式是

6、指用來重新調(diào)整報表數(shù)據(jù)進(jìn)位后的小數(shù)位平衡關(guān)系的公式平衡公式。其中，進(jìn)行進(jìn)位的操作叫做舍位，舍位后調(diào)整平衡關(guān)系的操作叫做平衡調(diào)整公式。定義舍位平衡關(guān)系操作： 在格式狀態(tài)下“數(shù)據(jù)”“編輯公式”“舍位公式”輸入舍位平衡公式“完成”公式說明：舍位表名：和當(dāng)前文件名不能相同，默認(rèn)在當(dāng)前目錄下。舍位范圍：舍位數(shù)據(jù)的范圍(區(qū)域，如D6：D12)，要把所有要舍位的數(shù)據(jù)包括在內(nèi)舍位位數(shù)：1-8位。舍位位數(shù)為1，區(qū)域中的數(shù)據(jù)除10；舍位位數(shù)為2，區(qū)域中的數(shù)據(jù)除100；以此類推。平衡公式：1）倒順序?qū)懀紫葘懽罱K運(yùn)算結(jié)果，然后一步一步向前推。2）每個公式一行，各公式之間用逗號“,”隔開，最后一條公式不用寫逗號。3）

7、公式中只能使用“+”“-”符號，不能使用其他運(yùn)算符及函數(shù)。4）等號左邊只能為一個單元（不帶頁號和表名）。5）一個單元只允許在等號右邊出現(xiàn)一次。例：將“貨幣資金表”數(shù)據(jù)由元進(jìn)位到千元：舍位表名：SW1舍位范圍：C4：D6舍位位數(shù)：3 （進(jìn)位到千位，即數(shù)據(jù)除1000）4. 套用格式和模板功能的使用（1）套用格式采用UFO表提供的固定格式操作方法：選取區(qū)域“格式”“套用格式”選取格式“確定”說明：區(qū)域套用格式之后，區(qū)域中原有格式和數(shù)據(jù)全部丟失。有些套用格式中已設(shè)置了計算公式，當(dāng)前區(qū)域套用該格式后，公式同時寫入了相應(yīng)單元中（2）報表模板 UFO提供的報表模板包括了19個行業(yè)的70多張標(biāo)準(zhǔn)財務(wù)報表（包括

8、現(xiàn)金流量表），也可以包含用戶自定義的模板?？梢愿鶕?jù)所在行業(yè)挑選相應(yīng)的報表套用其格式及計算公式。操作方法： 在格式狀態(tài)“格式”“報表模板”選取行業(yè)和財務(wù)報表名“確認(rèn)”注意：當(dāng)前報表套用標(biāo)準(zhǔn)財務(wù)報表模板后，原有內(nèi)容將丟失。（3）自定義模板 用戶可以根據(jù)本單位的實(shí)際需要定制內(nèi)部報表模板,并將自定義的模板加入系統(tǒng)提供的模板庫內(nèi),也可以根據(jù)本行業(yè)的特征，增加或刪除各個行業(yè)及其內(nèi)置的模板。定制行業(yè) 將本單位名稱或則單位所屬的行業(yè)加入到模板的行業(yè)類型中，在套用模板時可以直接選擇定制的行業(yè)或單位名稱操作步驟： 在UFO中作出本單位的模板“格式”“自定義模板”“增加”輸入模板所屬的行業(yè)名稱（單位名稱）“下一步”

9、“增加”輸入模板名稱（如：貨幣資金表）選擇模板保存的路徑及文件“添加”“完成”4.4 報表處理子系統(tǒng)日常工作的處理4.4.1 報表編制1. 生成報表數(shù)據(jù) 如取數(shù)公式中未指定帳套號及會計年度，則應(yīng)進(jìn)行帳套初始操作2. 增加表頁“編輯”“追加”“表頁”輸入表頁數(shù)“確認(rèn)”說明：增加的表頁需分別輸入關(guān)鍵字并按月排序（“數(shù)據(jù)”“排序”“表頁”選擇“月”、“遞增”“確認(rèn)”3. 用審核關(guān)系驗(yàn)證報表 在數(shù)據(jù)處理狀態(tài)中，當(dāng)報表數(shù)據(jù)產(chǎn)生后，應(yīng)對報表進(jìn)行審核，以檢查報表各項(xiàng)數(shù)據(jù)勾稽關(guān)系的準(zhǔn)確性。操作步驟： 在“數(shù)據(jù)”狀態(tài)“數(shù)據(jù)”“審核”出現(xiàn)提示信息修改報表數(shù)據(jù)重新進(jìn)行審核直到不出現(xiàn)任何提示信息，表示該報表各項(xiàng)勾稽關(guān)

10、系正確每當(dāng)對報表數(shù)據(jù)進(jìn)行過修改后，都應(yīng)該進(jìn)行審核，以保證報表各項(xiàng)勾稽關(guān)系正確。4. 對報表進(jìn)行舍位平衡操作 在“數(shù)據(jù)”狀態(tài)“數(shù)據(jù)”“舍位平衡”顯示舍位平衡后的數(shù)據(jù)打開舍位平衡公式指定的舍位表，也可看到調(diào)整后的報表5. 查看公式列表格式狀態(tài) “數(shù)據(jù) ” “公式列表 ”4.4.2 報表輸出4.4.3 報表的匯總和分析1. 數(shù)據(jù)匯總 利用UFO提供的匯總功能可以快速、簡捷地完成報表匯總（報表數(shù)據(jù)的疊加）操作。 表頁匯總: 把整個報表的數(shù)據(jù)進(jìn)行立體方向的疊加，匯總數(shù)據(jù)可以存放在本報表的最后一張表頁或生成一個新的匯總報表。 可把匯總數(shù)據(jù)保存在本報表中，也可形成一個新的匯總表；可匯總報表中所有的表頁，也可

11、只匯總符合指定條件的表頁操作步驟： 在數(shù)據(jù)狀態(tài)下“數(shù)據(jù)”“匯總”“表頁”步驟1/3指定匯總數(shù)據(jù)保存的位置“下一步”步驟2/3指定匯總哪些表頁“下一步”步驟3/3處理報表中的可變區(qū)“完成” 說明：UFO將自動給匯總表頁設(shè)置“表頁不計算”標(biāo)志。2. 數(shù)據(jù)分析（1）圖形分析法n UFO的圖表 可以生成直方圖、圓餅圖、折線圖、面積圖4大類共10種格式的圖表。n 圖表與報表的關(guān)系 圖表是利用報表文件中的數(shù)據(jù)生成的，圖表與報表存在著緊密的聯(lián)系，當(dāng)報表中的源數(shù)據(jù)發(fā)生變化時，圖表也隨之變化。一個報表文件可以生成多個圖表，最多可以保留12個圖表。n 圖表的存在方式圖表以圖表窗口的形式存在。圖表并不是獨(dú)立的文件，

12、它的存在依附于源數(shù)據(jù)所在的報表文件，只有打開報表文件后，才能打開有關(guān)的圖表。報表文件被刪除之后，由該報表文件中的數(shù)據(jù)生成的圖表也同時刪除。n 圖表的操作 圖表可以命名，可以選擇圖表名打開圖表，可以修改圖表，保存或刪除圖表。與報表文件一樣，圖表可以打印輸出。n 圖表的組成 有直方圖、圓餅圖、折線圖、面積圖4大類共10種格式，但不同格式的圖表的組成是類似的。n 插入圖表對象 在UFO的報表文件的數(shù)據(jù)狀態(tài)下，插入一個圖表對象。插入的圖表對象與創(chuàng)建它的報表數(shù)據(jù)相鏈接。當(dāng)報表數(shù)據(jù)改變時，圖表對象也隨之更新。操作步驟： 在數(shù)據(jù)狀態(tài)下選取一個數(shù)據(jù)區(qū)域（A3：D6）“工具”“插入圖表對象“拖動鼠標(biāo)至適當(dāng)大小出

13、現(xiàn)對話框定義以“行”或以“列”為X軸（行）、數(shù)據(jù)操作范圍（當(dāng)前表頁）、圖表名稱（資金分析圖）、標(biāo)題（資金對比）、X軸標(biāo)題（期間）、Y軸標(biāo)題（金額）、圖表格式（成組直方圖）“確認(rèn)”n 圖表窗口的管理n 打開圖表窗口 “工具”“圖表窗口”n 打開圖表n “圖表”“打開”選擇圖表“確認(rèn)“n 刪除圖表n “圖表”“刪除”n 關(guān)閉圖表n “圖表”“退出圖表窗口”4.4.4 報表的維護(hù)1. 報表格式管理(1)在固定區(qū)中插入行（列）在固定區(qū)中插入的行列格式與當(dāng)前表相同操作步驟：在格式狀態(tài)下選取要插入行“編輯”“插入”選擇“行”或“列”輸入要插入的行（列）數(shù)說明：插入行后，表尺寸隨之增加插入行后，單元公式的絕

14、對引用不變，相對引用隨之變化。絕對引用：D5+D6相對引用：？D5+？D6例：如B5單元的單元公式為： B5=B3D5單元的單元公式為： D5=?D3在第2行上插入一行，單元公式將變?yōu)椋築6=B3 （絕對引用）D6=?D4 （相對引用）（2）追加行（列）在表格的最后一行（列）增加行（列）操作步驟：在格式狀態(tài)下“編輯”“追加”選擇“行”（“列”）輸入要追加的行（列）數(shù)說明：追加行后，表尺寸隨之增加（3）交換行1交換固定區(qū)中的行 交換固定區(qū)的行是將一張表頁中的指定的行的所有內(nèi)容（包括格式和數(shù)據(jù)）進(jìn)行交換。操作步驟： 在格式狀態(tài)下“編輯”“交換”“行”（“列”）在“源行號”和“目標(biāo)行號”編輯框中輸入

15、兩個要互相交換位置的行號說明： 可以一次交換多個行，多個行號之間用“，”隔開 固定區(qū)的行和可變區(qū)的行不能交換 在交換多個行時，如果源行數(shù)和目標(biāo)行個數(shù)不一致，將出現(xiàn)提示框“輸入的源行數(shù)應(yīng)與目標(biāo)行數(shù)應(yīng)該一一對應(yīng)?！?斜線不參加交換。（五）刪除行（列）1刪除固定區(qū)中的行操作步驟：在格式狀態(tài)下選取要刪除的行的區(qū)域“編輯”“刪除”選擇“行”（列）“確認(rèn)”說明：刪除行列后，在刪除位置中的單元公式將隨之刪除。在其他行列中的單元公式中，絕對引用不變，相對引用隨之變化。2刪除可變行（列） （略）二表頁管理（一）插入表頁和追加表頁 向一個報表中增加表頁有追加和插入兩種方式，插入表頁即在當(dāng)前表頁前面增加新的表頁，追

16、加表頁即在最后一張表頁后面增加新的表頁。操作步驟： 在數(shù)據(jù)狀態(tài)下點(diǎn)擊要插入表頁的表頁頁標(biāo)，使它成為當(dāng)前表頁“編輯”“插入” /“追加”“表頁”輸入要插入或追加的表頁數(shù)“確認(rèn)”（二）交換表頁 交換表頁是將指定的任何表頁中的全部數(shù)據(jù)進(jìn)行交換操作步驟：在數(shù)據(jù)狀態(tài)下“編輯”“交換”“表頁”在“源表頁號”和“目標(biāo)表頁號”輸入要互相交換位置的表頁頁號。說明：可以一次交換多個表頁，多個表頁號用“，”隔開。（三）刪除表頁 刪除表頁是將指定的整個表頁刪除，報表的表頁數(shù)相應(yīng)減少。操作步驟：在數(shù)據(jù)狀態(tài)下“編輯”“刪除”“表頁”如不指定表頁號和刪除條件，則確認(rèn)后刪除當(dāng)前表頁如輸入要刪除的表頁號可同時刪除多張表頁說明：

17、n 多個表頁號之間用逗號“，”隔開。n 如果要刪除符合刪除條件的表頁，在“刪除條件”編輯框中輸入刪除條件，或者點(diǎn)取“條件”按鈕在“定義條件”對話框中定義刪除條件。（四）表頁排序 （略）（五）查找和定位根據(jù)條件，在報表中找到符合條件的表頁，并使它成為當(dāng)前表頁。操作步驟：在數(shù)據(jù)狀態(tài)下“編輯”“查找”“表頁”輸入查找條件“查找”第一個符合條件的表頁將成為當(dāng)前表“下一個”下一個符合條件的表頁將成為當(dāng)前表頁說明： 如沒有符合條件的表頁，或查找到最后一個符合條件的表頁時，狀態(tài)欄中將顯示“滿足條件的記錄未找到！”例：n 查找1-4月份的貨幣資金表，查找條件：“月=7”n 要查D6單元的為負(fù)值的表頁，查找條件

18、“D6 = = 文本運(yùn)算符：可以將一個或多個文本連接為一個組合文本。&（連字符）：將兩個文本值連接或串起來產(chǎn)生一個連續(xù)的文本值“North” & “wind” 產(chǎn)生 “Northwind”引用運(yùn)算符：將單元格區(qū)域合并計算。：區(qū)域運(yùn)算符），對兩個引用之間，包括兩個引用在內(nèi)的所有單元格進(jìn)行引用例：B5:B15，（逗號）聯(lián)合運(yùn)算符，將多個引用合并為一個引用SUM(B5:B15,D5:D15) _（空格）交叉運(yùn)算符，產(chǎn)生對同時隸屬于兩個引用的單元格區(qū)域的引用SUM(B5:B15 A7:D7)（B7 同時隸屬于兩個區(qū)域）！它頁引用函數(shù)：格式：工作簿名！單元名稱例：sheet2!D6（2）函數(shù)的應(yīng)用Exc

19、el 包含許多預(yù)定義的，或稱內(nèi)置的公式，稱為函數(shù)。函數(shù)可以進(jìn)行簡單的或復(fù)雜的計算。函數(shù)的格式：(參數(shù)2,參數(shù)2，)例：求和：SUM(3, 2) 等于 5求平均值：AVERAGE(A1:A5)取最大值：MAX(A1:A5)四舍五入：ROUND(2.15, 1) =2.2 ROUND(2.149, 1) = 2.1 ROUND(-1.475, 2) =-1.48 ROUND(21.5, -1) =20計數(shù)：COUNT（A1：A5）條件計數(shù)：COUNTIF 滿足條件的單元個數(shù) 設(shè) A3:A6 中的內(nèi)容分別為 “apples”、“oranges”、“peaches”、“apples”，則COUNTIF

20、(A3:A6,“apples”) 等于 2條件函數(shù)IF()： 格式=IF(條件，真值，假值)” “條件”是一個邏輯表達(dá)式，“真值”和“假值”都是數(shù)值或表達(dá)式。當(dāng)“條件”成立時結(jié)果取第二項(xiàng)-“真值”，否則結(jié)果取第三項(xiàng)-“假值”。例：=IF(C2=男,1,0)應(yīng)稅所得額等于“應(yīng)發(fā)工資”減去840后的值，如果應(yīng)發(fā)工資小于840元，那么應(yīng)稅所得額為0J2中填寫“=IF（H2840，0，H2-840）”，表示如果H2的值小于840，那么J2的值為0，如果H2的值不小于840，那么J2的值為H2-840例：材料采購現(xiàn)金支出預(yù)算表中的公式輸入包含函數(shù)的公式方法：單擊單元格在編輯欄中單擊“編輯公式”按鈕（=）

21、單擊左邊下拉列表框右端的下拉箭頭選定函數(shù)如果函數(shù)沒有出現(xiàn)在列表中，單擊“其它函數(shù)”查看其它函數(shù)列表輸入?yún)?shù)“ENTER”或：單擊單元格在工具欄中單擊“fx” 4數(shù)據(jù)的編輯（1）單元格內(nèi)容的更新方法一：雙擊待編輯數(shù)據(jù)所在的單元格對其中的內(nèi)容進(jìn)行修改確認(rèn)按 Enter鍵取消按 Esc 鍵方法二：選定單元格單擊公式欄輸入單擊“”或“Enter”確認(rèn)單擊“”取消（2）插入、清除、刪除和恢復(fù)插入：可以根據(jù)需要插入空單元格、行和列，并對其進(jìn)行填充。插入空單元格： 在需要插入空單元格處選定相應(yīng)的單元格區(qū)域（注意，選定的單元格數(shù)量應(yīng)與待插入的空單元格的數(shù)目相同）“插入”“單元格”單擊“活動單元格右移”或“活動

22、單元格下移”插入行（列）： 單擊需要插入行（列）的任意單元格或選定與待插入的空行相同數(shù)目的行（列）“插入”“行”清除：清除單元格內(nèi)容、格式或批注（清除后的單元格仍然保留在工作表中）選定需要清除的單元格、行或列“編輯”“清除”“全部”或“內(nèi)容”或“格式“或“批注”說明： 如選定單元格后按 Delete 或 Backspace 鍵，將只清除單元格中的內(nèi)容，而保留其中的批注和單元格格式。刪除： 刪除單元格、行或列 如刪除了單元格，Excel 將從工作表中移去這些單元格，并調(diào)整周圍的單元格填補(bǔ)刪除后的空缺 選定需要刪除的單元格、行或列“編輯”“刪除”周圍的單元格將移動并填補(bǔ)刪除后的空缺說明： Exce

23、l 通過調(diào)整對移動后單元格的引用來更新公式。但是，如果公式中引用的單元格已被刪除，該公式將顯示錯誤值 #REF!（3）數(shù)據(jù)的移動、復(fù)制、填充移動或復(fù)制：方法一：選定需要移動或復(fù)制的單元格將鼠標(biāo)指向選定區(qū)域的選定框移動：用鼠標(biāo)將選定區(qū)域拖動到粘貼區(qū)域的左上角單元格（Excel 將以選定區(qū)域替換粘貼區(qū)域中任何現(xiàn)有數(shù)據(jù)!）復(fù)制：按 CTRL 鍵，再拖動鼠標(biāo)說明： 如果要在已有單元格間插入單元格，請按住 SHIFT 鍵(移動)或 SHIFT+CTRL 鍵(復(fù)制)，再行拖動。方法二：選定單元格“剪切”（移動）“復(fù)制”（復(fù)制）選定粘貼區(qū)域的左上角單元格“粘貼”（可用于不同工作表之間的移動或復(fù)制三數(shù)據(jù)的格式

24、化1“單元格格式”對話框標(biāo)簽簡介例： 貨幣資金表編制單位： 日期： 年 月 單位：元項(xiàng) 目行 次期初數(shù)期末數(shù)現(xiàn) 金1銀行存款2合 計3 制表人：步驟：（1）設(shè)定字體（2）設(shè)置對齊方式（3）設(shè)置邊框線格式與單元格底紋與圖案 選定單元格區(qū)域“格式”“單元格”“邊框”選擇各項(xiàng)目（4）合并單元格 選定要合并的單元格“格式”“單元格”“對齊”“合并單元格”“確定”2自動套用格式選擇要格式化的區(qū)域“格式”“自動套用格式”選擇所需格式“確定”說明：如果只想使用自動套用格式的選定部分，可單擊“選項(xiàng)”按鈕，然后清除不需用格式的復(fù)選框3樣式的定義與應(yīng)用樣式：可以定義并成組保存的格式設(shè)置集合，如字體大小、圖案、對齊

25、方式等。（1）創(chuàng)建新樣式 選定一個單元格（含有新樣式中要包含的格式組合）“格式”“樣式”輸入樣式名“確定”（“添加”“關(guān)閉”）(2)更改和刪除樣式更改：“格式”“樣式”選擇樣式名“更改”修改單元格格式“確定”“確定”刪除：“格式”“樣式”選擇樣式名“刪除”“確定”（3）應(yīng)用樣式選擇單元格區(qū)域“樣式”選擇樣式名“確定”（4）單元格格式的復(fù)制與刪除刪除格式：選擇單元格區(qū)域“編輯”“清除”“格式”“確定”復(fù)制格式：選擇單元格區(qū)域點(diǎn)擊格式刷按鈕選擇目的單元格區(qū)域四圖表的建立 可以將 Microsoft Excel 數(shù)據(jù)以圖形方式顯示在圖表中。圖表與生成它們的工作表數(shù)據(jù)相鏈接。當(dāng)修改工作表數(shù)據(jù)時，圖表也

26、會被更新。操作步驟： 選擇單元格區(qū)域（A3：A6，C3：D6）“插入”“圖表”選擇圖表類型（柱型圖）“下一步”選擇“行”“下一步”輸入圖表標(biāo)題（資金對比）、分類名稱（期間）、數(shù)值名稱（金額）“完成”快速生成圖表：選定單元格區(qū)域單擊“圖表”按鈕右擊圖形修改圖表格式五數(shù)據(jù)的統(tǒng)計與分析1建立數(shù)據(jù)清單（列表）n 數(shù)據(jù)清單：是包含相關(guān)數(shù)據(jù)的一系列工作表數(shù)據(jù)行，例如學(xué)生成績檔案，包含學(xué)號、姓名、各課程成績n 數(shù)據(jù)清單可以象數(shù)據(jù)庫一樣使用，其中行表示記錄，列表示字段。數(shù)據(jù)清單的第一行中含有列標(biāo)。在Excel 中，可以將數(shù)據(jù)清單作為數(shù)據(jù)庫。在執(zhí)行查詢、排序或匯總數(shù)據(jù)時，Excel 會自動將數(shù)據(jù)清單視作數(shù)據(jù)庫，

27、并使用下列數(shù)據(jù)清單元素來組織數(shù)據(jù)：（1）數(shù)據(jù)清單中的列是數(shù)據(jù)庫中的字段（2）數(shù)據(jù)清單中的列標(biāo)志是數(shù)據(jù)庫中的字段名稱（3）數(shù)據(jù)清單中的每一行對應(yīng)數(shù)據(jù)庫中的一個記錄創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單的原則：避免在一個工作表上建立多個數(shù)據(jù)清單，因?yàn)閿?shù)據(jù)清單的某些處理功能（如篩選等），一次只能在同一工作表的一個數(shù)據(jù)清單中使用。在工作表的數(shù)據(jù)清單與其他數(shù)據(jù)間至少留出一個空白列和一個空白行。在執(zhí)行排序、篩選或插入自動匯總等操作時，有利于Excel 檢測和選定數(shù)據(jù)清單。避免在數(shù)據(jù)清單中放置空白行和列，有利于Excel 檢測和選定數(shù)據(jù)清單。列標(biāo)志：數(shù)據(jù)清單的第一行，相當(dāng)于數(shù)據(jù)庫中的字段名，一般為文本，同一列中的各行有近似的數(shù)據(jù)項(xiàng)在

28、單元格的開始處不要插入多余的空格，否則將影響排序和查找不要使用空白行將列標(biāo)志和第一行數(shù)據(jù)分開2數(shù)據(jù)清單編輯數(shù)據(jù)清單的修改：點(diǎn)擊數(shù)據(jù)清單內(nèi)任一單元“數(shù)據(jù)”“記錄單” 顯示記錄單對話框直接修改（點(diǎn)擊滾動條或“上一條”、“下一條”選擇其他記錄）“關(guān)閉”數(shù)據(jù)清單的刪除： 點(diǎn)擊數(shù)據(jù)清單內(nèi)任一單元“數(shù)據(jù)”“記錄單”選擇要刪除的記錄“刪除”“關(guān)閉”數(shù)據(jù)清單的輸入： 點(diǎn)擊數(shù)據(jù)清單內(nèi)任一單元“數(shù)據(jù)”“記錄單”“新建”輸入新記錄內(nèi)容“關(guān)閉”3數(shù)據(jù)的排序根據(jù)數(shù)據(jù)清單中的數(shù)值對數(shù)據(jù)清單的行列數(shù)據(jù)進(jìn)行排序。排序時，Excel 將利用指定的排序順序重新排列行、列或各單元格?？梢愿鶕?jù)一列或多列的內(nèi)容按升序（1 到 9，A 到 Z）或降序（9 到 1，Z 到 A）對數(shù)據(jù)清單排序。（1）根據(jù)一個字段進(jìn)行排序在待排序數(shù)據(jù)列中單擊任一單元格單擊“升序”/“降序”按鈕或：單擊任一單元格“數(shù)據(jù)”“排序”選擇要排序的字段選擇“遞增”/“遞減”“確定（2）根據(jù)多個字段進(jìn)行排序單擊任一單元格“數(shù)據(jù)”“排序”在“主要關(guān)鍵字”、“次要關(guān)鍵字”和“第三關(guān)鍵字”下拉列表框中選擇需要排序的字段“確定”如果