淺談采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度設(shè)計之我見定稿

1、淺談采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度設(shè)計淺談采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度設(shè)計摘要：采購業(yè)務(wù)活動是企業(yè)經(jīng)營活動的重要內(nèi)容，長期以來一直備受關(guān)注，完善的采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度對于降低企業(yè)的采購和生產(chǎn)成本、提高企業(yè)的市場競爭力、阻塞管理漏洞具有很大的促進作用。通過對采購業(yè)務(wù)存在的問題的分析，找出企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的不足，在請購、采購、驗收與保管、審核、退貨、付款結(jié)算等環(huán)節(jié)進一步加強對采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制。關(guān)鍵詞：采購業(yè)務(wù) 內(nèi)部控制 制度設(shè)計隨社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，市場競爭加劇，企業(yè)必須加強企業(yè)自身的生產(chǎn)經(jīng)營能力，降低生產(chǎn)經(jīng)營成本。而采購成本又是企業(yè)生產(chǎn)成本必不可少的一部分，在企業(yè)的發(fā)展過程中起著舉足輕重的作用。所以加強

2、對采購業(yè)務(wù)的管理、完善其內(nèi)部控制制度顯得尤為重要。另外采購又可以說是企業(yè)利潤的一個重要源泉，如果采用科學(xué)的方法進行采購，不僅可以降低采購成本，還可以使企業(yè)利潤和競爭力得到大幅度提升。因此，為了降低采購成本、增加企業(yè)利潤，就必須對采購工作加以規(guī)范，其中重要的一條途徑是加強和完善采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度。一采購業(yè)務(wù)過程中存在的問題（一）不相容職務(wù)沒有做到相分離，沒有完善的內(nèi)部牽制制度，很多采購活動缺乏有效的監(jiān)督，容易出現(xiàn)收受回扣、徇私舞弊、暗箱操作等現(xiàn)象。企業(yè)在采購的請購與審批、詢價與確定供應(yīng)商、采購合同的訂立與審計、采購驗收與相關(guān)會計記錄、付款審批與付款的執(zhí)行等崗位在大多數(shù)情況下沒有做到相分離，沒

3、有獨立稽核控制活動，甚至連起碼的內(nèi)部牽制都沒有，對采購活動嚴(yán)重缺少監(jiān)督。在這種情況下，采購業(yè)務(wù)的相關(guān)人員很可能相互勾結(jié)，徇私舞弊，收取回扣，套取企業(yè)的資金財產(chǎn)和物資。例如：詢價與確定供應(yīng)商職位沒有做到相分離就會使相關(guān)人員與供應(yīng)商合謀，從中收取回扣，騙取公司錢財，甚至影響采購物資的質(zhì)量，存在價格高質(zhì)量低劣的情況，不僅影響企業(yè)產(chǎn)品的質(zhì)量更影響采購成本。再者請購與審批為同一人時會出現(xiàn)自己請購自己審批，目前不少企業(yè)存在這種情況，這樣很容易使企業(yè)資金物資流失。以上這些都會嚴(yán)重危害企業(yè)的經(jīng)濟利益。（二）采購業(yè)務(wù)沒有生產(chǎn)計劃和采購預(yù)算。表現(xiàn)為以下幾個方面：盲目采購，使得存貨堆積，采購成本上升，同時大量存貨占

4、用太多的資金，在一定程度上會造成企業(yè)流動資金周轉(zhuǎn)困難。采購不及時，或不能一次性提供企業(yè)生產(chǎn)所需的物資，物資不能及時供應(yīng)，影響下一步產(chǎn)品的生產(chǎn)，影響生產(chǎn)進度，甚至造成生產(chǎn)停滯不前，難以準(zhǔn)時交貨。采購成本過高，使生產(chǎn)成本相應(yīng)的提高，影響企業(yè)利潤的增加。由于缺乏采購計劃和預(yù)算使得在進行材料采購時因為采購數(shù)量的問題使得企業(yè)不能在物資采購時獲得價格優(yōu)惠，零散的采購沒有集中起來形成采購規(guī)模，難以獲得供應(yīng)商的優(yōu)惠價格；每次采購批量小，次數(shù)多，運輸成本高，采購成本高相應(yīng)增加，從而導(dǎo)致產(chǎn)品成本加大，失去產(chǎn)品在價格上的競爭優(yōu)勢。付款不及時，影響企業(yè)的信譽以及企業(yè)形象。因為缺乏現(xiàn)金預(yù)算，沒有周密的采購付款計劃，企業(yè)

5、資金短缺，不能及時安排付款，使企業(yè)信譽受損，影響企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。（三）相關(guān)業(yè)務(wù)人員缺乏一定的業(yè)務(wù)素質(zhì)。因為自身業(yè)務(wù)素質(zhì)問題，使得業(yè)務(wù)人員在物資采購時可能存在缺乏詢價技巧等問題，不能獲得供應(yīng)商的底價；另外不能熟練的辨別材料質(zhì)量的好壞優(yōu)劣；不了解相應(yīng)的財經(jīng)法規(guī)，使得業(yè)務(wù)人員因違反國家法律法規(guī)可能遭受外部的處罰和遭受一定的經(jīng)濟損失；相關(guān)業(yè)務(wù)人員在采購過程中利用職權(quán)徇私舞弊，偷工減料，收取回扣，使企業(yè)集體財產(chǎn)流入私人的口袋。（四）缺乏對供應(yīng)商的管理。具體表現(xiàn)在以下幾個方面：沒有對供應(yīng)商的具體情況進行深入細(xì)致調(diào)查。對供應(yīng)商的信譽、資料不夠了解，會造成在材料采購時材料質(zhì)量的不合格或者缺斤少兩等問題；交貨期

6、沒有保障，不能及時安排生產(chǎn)或不能及時交貨，既增加了經(jīng)濟成本又增加了時間成本。缺乏系統(tǒng)完善的供應(yīng)商管理制度。在平時沒有建立供應(yīng)商檔案，只有在進行物資采購時才會加強對供應(yīng)商的關(guān)注，必然帶來選擇的盲目性，不能保障以最低采購價格、最優(yōu)條件完成采購。采購方無法及時了解供應(yīng)商的情況，只能通過增加存貨來避免不確定事件的發(fā)生，從而造成采購、庫存成本的大大增加。沒有建立長期的合作關(guān)系。由于采購方與供應(yīng)商沒有建立長期合作伙伴關(guān)系，而是一種短期合作關(guān)系，這種供應(yīng)關(guān)系往往是臨時性的，雙方缺乏有效的合作與協(xié)調(diào)，因此，供應(yīng)商很少為采購方做出過多讓步，往往是競爭多于合作。（五）采購驗收不規(guī)范，付款審核不嚴(yán)，可能導(dǎo)致采購物資

7、、資金損失或信用受損。（六）采購合同與采購成本方面存在的風(fēng)險問題：采購合同方面存在的風(fēng)險問題：A簽訂虛假的合同套取現(xiàn)金，使得企業(yè)財務(wù)受損。由于采購流程和審批環(huán)節(jié)存在的缺陷，導(dǎo)致相關(guān)業(yè)務(wù)人員運用職務(wù)便利與合同的對方簽訂虛假合同以謀取公司的財產(chǎn)，套取公司的資金，給企業(yè)帶來巨大的損失。B價格虛高，合同條款表述不清。有些合同表述不夠清晰，使得合同雙方在出現(xiàn)問題時找不到表述清楚且合理的依據(jù)，造成合同糾紛，帶來不必要的損失。C合同條款執(zhí)行不嚴(yán)，未能有效的追究違約責(zé)任。合同中未能具體規(guī)定相關(guān)問題產(chǎn)生時誰該負(fù)責(zé)相應(yīng)的責(zé)任，比如出現(xiàn)材料質(zhì)量、規(guī)格不合格，或材料缺斤少兩雙方該怎樣明確責(zé)任。永昌鋼廠與華隆公司的購銷

8、工業(yè)用角鋼簽訂的一份合同可以對以上B、C兩點進行相應(yīng)的解釋：（1）永昌鋼廠為華隆公司提供工業(yè)用角鋼1000噸（2）華隆公司交貨前預(yù)付貨款40%，貨到后全部付清貨款。（3）永昌鋼廠在簽訂合同后，在兩個月內(nèi)全部交貨。（4）未盡事宜，相互協(xié)商解決。該合同的合同條款表述不清，雙方在材料的單價、規(guī)格、型號、質(zhì)量要求及金額等方面沒有具體的規(guī)定，沒有說明違約責(zé)任，沒有相關(guān)的費用承擔(dān)責(zé)任。D合同行為不當(dāng)。一些供應(yīng)商為了自身利益可能會采取一些不正當(dāng)手段，如對采購人員行賄，套取公司采購標(biāo)底，給予虛假優(yōu)惠，以某些好處為誘餌公開兜售假冒偽劣產(chǎn)品等，以此損害公司經(jīng)濟利益。采購成本方面存在的風(fēng)險：A采購的前期費用偏高，采

9、購的前期工作包括：市場調(diào)查、質(zhì)量評審、信用評估、供需洽談、派出人員現(xiàn)場調(diào)查。這些如果控制不好就會導(dǎo)致信息虛假，差旅費過高。B采購的價格對企業(yè)不利。采購價格是企業(yè)采購成本的主要部分，它會影響企業(yè)的生產(chǎn)成本，進而影響產(chǎn)品的銷售成本。采購成本過高會使產(chǎn)品的銷售價格上升，導(dǎo)致企業(yè)的銷售利潤下降。C采購的數(shù)量批量不合理。采購的數(shù)量批量會影響企業(yè)物資采購的價格，影響物資采購的成本、資金占用成本、缺貨成本。合理的采購數(shù)量和批量會使企業(yè)獲得價格優(yōu)惠，同時還可以降低采購時所要發(fā)生的的運輸費。不合理的采購數(shù)量和批量不僅會使企業(yè)的流動資金減少，資源浪費，還會增加成本，不利于企業(yè)的發(fā)展。D采購原料的質(zhì)量特性不符合要求

10、。不同的產(chǎn)品所要求的材料的質(zhì)量不同，如果沒根據(jù)產(chǎn)品的具體要求而購進的物資不僅會浪費企業(yè)資金資源，還會影響生產(chǎn)進度和產(chǎn)品的質(zhì)量。二、企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度設(shè)計的意義由于在采購業(yè)務(wù)中存在不少的問題，所以加強采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制、完善采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度設(shè)計對與企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展以及企業(yè)經(jīng)濟效益的提高有著重要的意義。1有利于完善內(nèi)部牽制制度，加強對采購業(yè)務(wù)的監(jiān)督與管理，使職員之間職責(zé)分工更加明確。采購業(yè)務(wù)中由于職務(wù)分工不明確，不相容職務(wù)往往沒有做到相分離，使得在材料采購中往往會出現(xiàn)徇私舞弊，利用職務(wù)便利謀取私利，收取回扣。通過采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度設(shè)計可以有效的減輕這一現(xiàn)象，有力的加強企業(yè)的內(nèi)部控制。2有

11、利于規(guī)范公司采購管理，減少違法違紀(jì)行為。采購業(yè)務(wù)是企業(yè)日常生產(chǎn)的基本業(yè)務(wù)，其業(yè)務(wù)繁瑣，內(nèi)容復(fù)雜，比較容易出現(xiàn)違法違紀(jì)的行為，比如齊齊哈爾第二制藥有限公司的假“亮菌甲素注射液”事件，該廠采購執(zhí)行人員和相關(guān)主管人員違反物料采購規(guī)范和藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理法規(guī)及相關(guān)規(guī)章制度，嚴(yán)重違規(guī)操作，導(dǎo)致發(fā)生重大傷亡事故，損害商家和消費者利益。還有就是普爾斯馬特危機事件，這些都嚴(yán)重暴露出企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度存在的問題。通過采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的設(shè)計，使采購業(yè)務(wù)形成系統(tǒng)化、一體化的監(jiān)督體系，通過制定采購計劃和采購預(yù)算、嚴(yán)格采購審批和合同審計，對采購活動進行嚴(yán)格規(guī)范，有利于規(guī)范公司采購管理，有效的減少違法違紀(jì)行為。3

12、提高采購質(zhì)量，降低采購成本。在采購過程中采購質(zhì)量直接關(guān)系到產(chǎn)品的質(zhì)量，采購成本直接關(guān)系到產(chǎn)品生產(chǎn)成本，所以通過采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度設(shè)計可以規(guī)范采購員的行為，避免其在采購為了從中獲利而選擇一些質(zhì)量低劣的材料，同時也加強了對材料驗收和審核環(huán)節(jié)的規(guī)范，保證了采購質(zhì)量。另外，構(gòu)建采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度，就是從設(shè)計采購流程、加強供應(yīng)商管理、確定科學(xué)合理的采購價格、采購數(shù)量與批量等多方面進行規(guī)范有效的管理，降低物資采購成本，提高公司經(jīng)濟效益。4有利于進一步優(yōu)化企業(yè)的內(nèi)部控制制度。采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度屬于內(nèi)部控制制度的一部分，所以合理有效的采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度也有利于內(nèi)部控制制度的完善，其次，在采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控

13、制制度中發(fā)現(xiàn)的問題和得到的經(jīng)驗對其他內(nèi)部控制具有很好的借鑒作用，有利于內(nèi)部控制制度體系的進一步優(yōu)化。三、采購過程中內(nèi)部控制制度設(shè)計。1職責(zé)分工與授權(quán)批準(zhǔn)在采購過程中請購與審批、詢價與供應(yīng)商的確定、采購合同的訂立與審核采購、驗收與相關(guān)會計記錄、付款的申請、審批與執(zhí)行等職務(wù)必須相分離。我們在制度設(shè)計的時候最好將采購、倉儲、質(zhì)檢等職能授權(quán)給不同的部門來完成，并將價格審議交給另外一個部門來完成效果更好。要建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度，明確審批人對采購業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，審批人在授權(quán)范圍內(nèi)進行審批，不得超越審批權(quán)。規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍與工作要求，經(jīng)辦人應(yīng)在職責(zé)范圍內(nèi)

14、按照制度規(guī)定辦理采購業(yè)務(wù)。對于重要的采購業(yè)務(wù)，可以進行集體決策和審批。未經(jīng)授權(quán)的機構(gòu)或人員不允許辦理采購業(yè)務(wù)。2請購控制（1）對原材料、零配件和商品、其他物資所需要的部門，可以根據(jù)預(yù)算生產(chǎn)通知單或者市場供應(yīng)情況填寫請購單，有本部門授權(quán)人審批，請購單上要注明請購的部門。請購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、要求到貨的日期、質(zhì)量要求、用途等，審批后交采購部門。（2）對于臨時需要的物品，很難列入預(yù)算的，可以由使用者根據(jù)需要直接提出，但請購單上要注明用途、目的，經(jīng)使用部門的主管審批，財務(wù)部門簽字審批后再交采購部門。（3）如果是緊急需求的特殊請購，執(zhí)行特殊的審批手續(xù)。3采購控制（1）選定供貨單位，采購業(yè)務(wù)應(yīng)引入市

15、場調(diào)研和招投標(biāo)控制點，企業(yè)可以將所有采購物資的相關(guān)的詳細(xì)的資料通過網(wǎng)絡(luò)電話等方式告知供應(yīng)商，供應(yīng)商則發(fā)函或派人將產(chǎn)品的一系列資料提供給企業(yè)，企業(yè)從中篩選出規(guī)模大、歷史悠久、產(chǎn)品質(zhì)量好、價格低、信譽好的供應(yīng)商進行考察，最后進行信息匯總擬定招投標(biāo)方案。（2）控制好訂購的數(shù)量。采購人員要審查每一份請購單看是否重復(fù)申請，請購的數(shù)量品種是否合理，依據(jù)是否充分。對于需要大量采購的物資要進行成本分析，計算經(jīng)濟批量。（3）采購價格的確定。在采購數(shù)量確定后，簽訂合同之前，必須遵守報價控制制度，選擇有利于企業(yè)生產(chǎn)或成本最低的供應(yīng)商，進行市場調(diào)查，詢價、比價，選擇最有利的價格。再者要估算出采購所需物資的資金，在請購

16、單上簽署采購意見，由采購部門授權(quán)人審批再報財務(wù)部門審批后送交存貨管理部門。（4）發(fā)出訂貨單存貨管理部門收到請購單后要計算經(jīng)濟訂貨點，決定請購時間，在請購單上簽署意見并交本部門授權(quán)人審批。采購部門根據(jù)審批后的請購單，與供應(yīng)商簽訂采購合同，列出采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、交貨日期、交貨方式、質(zhì)量要求、折扣條件、售后服務(wù)等內(nèi)容。還要有各級授權(quán)人審核才能蓋合同專用章。在正式向供貨商發(fā)出訂單之前，需對各項內(nèi)容進行一次仔細(xì)的審查，是否有有關(guān)部門授權(quán)批準(zhǔn)，是否有請購單，是否有必要的附件。比如說重要的物品的請購。合同一般一式四份，一份交供貨單位請求發(fā)貨，一份交采購部門，負(fù)責(zé)合同執(zhí)行工作，一份交會計部門，

17、監(jiān)督合同執(zhí)行，一份交倉儲保管部門，作為驗收與發(fā)票的核對。對于采購數(shù)量不多切不經(jīng)常采購的物資也可以不簽合同直接購買，但是要有授權(quán)批準(zhǔn)。4驗收與保管控制(一)驗收控制（1）設(shè)立獨立的驗收部門或指定專人負(fù)責(zé)驗收工作，保持驗收人員的獨立性。（2）驗收入庫的職能必須為請購、采購、會計部門的意以外的人員來擔(dān)任。（3）驗收人員根據(jù)采購文件對采購物品的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量及其他的內(nèi)容進行驗收，出具驗收證明。不合格的產(chǎn)品應(yīng)報相關(guān)部門，查明原因及時處理。（4）采購人員要根據(jù)驗收的結(jié)果對采購的物資進行及時處理，符合規(guī)定的要及時入庫，不符合規(guī)定的屬于供應(yīng)商責(zé)任的要及時與供應(yīng)商聯(lián)系，以便及時辦理退貨。對不屬于供應(yīng)商責(zé)

18、任的查找原因，屬于工作人員失誤的要追究責(zé)任，屬于正常損失的作相應(yīng)的處理。（5）已驗收的物品要再次將發(fā)票合同和請購單進行核對，核對無誤后依次填寫有編號的入庫單。（6）入庫單由保管人員簽字后，一聯(lián)留存登記入賬，一聯(lián)隨有關(guān)的憑證交會計部門辦理結(jié)算，還有一聯(lián)退回采購部門，與合同請購單核對后歸檔備案。(二)保管制度（1）指定專門的人員負(fù)責(zé)保管工作，保持保管人員的獨立性。（2）保管人員根據(jù)驗收清單安排貨物入庫。（3）定期清查貨物，如果有損壞、變形、變質(zhì)、丟失等情況應(yīng)及時報有關(guān)部門進行處理。（4） 保管人員要提高自身的素質(zhì)，嚴(yán)格要求與控制自己，防止監(jiān)守自盜。（5）從倉庫提取物資應(yīng)要求經(jīng)辦人出示經(jīng)主管部門簽字

19、的請購單，并要求經(jīng)辦人在領(lǐng)料單上簽字。5審核制度（1）會計部門在正式記錄采購業(yè)務(wù)支付貨款之前應(yīng)該對有關(guān)部門送來的各種原始憑證進行認(rèn)真的審核。（2）審查每一種憑證的數(shù)量金額計算是否正確，各憑證之間內(nèi)容是否一致，時間是否統(tǒng)一，責(zé)任是否明確，手續(xù)是否清楚。6交付貨款（1）會計部門審核所有的原始憑證后，根據(jù)規(guī)定的付款條件，經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)后辦理結(jié)轉(zhuǎn)。（2）如果采用賒賬的方式購買商品時，就會形成債務(wù)，應(yīng)按如下要求：A、相關(guān)憑證都不能少，就像貨幣資金入賬一樣。B、要設(shè)專人登記應(yīng)付賬款明細(xì)賬。C、稽核人員要定期與供貨商核對賬目，確保雙方賬目相符。D、按雙方事先約定的條件及時的清理債務(wù)支付欠款后一定要取得債權(quán)人的收款證明。7退貨控制（1）如果發(fā)現(xiàn)貨物的數(shù)量、質(zhì)量不符合要求馬上與供貨商取得聯(lián)系，數(shù)量上短缺要求供應(yīng)商補齊，如果是質(zhì)量問題，看是需要退貨還是進行折讓。（2）如果是退貨，采購部門應(yīng)編制退貨通知單交供應(yīng)商，同時交財務(wù)部，用于調(diào)整應(yīng)付賬款。四、結(jié)論 采購是企業(yè)主要業(yè)務(wù)活動的一部分，對企業(yè)的發(fā)展有著重大的意義