淺談采購業(yè)務的內(nèi)部控制制度設計之我見定稿

1、淺談采購業(yè)務的內(nèi)部控制制度設計淺談采購業(yè)務的內(nèi)部控制制度設計摘要：采購業(yè)務活動是企業(yè)經(jīng)營活動的重要內(nèi)容，長期以來一直備受關注，完善的采購業(yè)務內(nèi)部控制制度對于降低企業(yè)的采購和生產(chǎn)成本、提高企業(yè)的市場競爭力、阻塞管理漏洞具有很大的促進作用。通過對采購業(yè)務存在的問題的分析，找出企業(yè)采購業(yè)務內(nèi)部控制的不足，在請購、采購、驗收與保管、審核、退貨、付款結算等環(huán)節(jié)進一步加強對采購業(yè)務的內(nèi)部控制。關鍵詞：采購業(yè)務 內(nèi)部控制 制度設計隨社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，市場競爭加劇，企業(yè)必須加強企業(yè)自身的生產(chǎn)經(jīng)營能力，降低生產(chǎn)經(jīng)營成本。而采購成本又是企業(yè)生產(chǎn)成本必不可少的一部分，在企業(yè)的發(fā)展過程中起著舉足輕重的作用。所以加強

2、對采購業(yè)務的管理、完善其內(nèi)部控制制度顯得尤為重要。另外采購又可以說是企業(yè)利潤的一個重要源泉，如果采用科學的方法進行采購，不僅可以降低采購成本，還可以使企業(yè)利潤和競爭力得到大幅度提升。因此，為了降低采購成本、增加企業(yè)利潤，就必須對采購工作加以規(guī)范，其中重要的一條途徑是加強和完善采購業(yè)務的內(nèi)部控制制度。一采購業(yè)務過程中存在的問題（一）不相容職務沒有做到相分離，沒有完善的內(nèi)部牽制制度，很多采購活動缺乏有效的監(jiān)督，容易出現(xiàn)收受回扣、徇私舞弊、暗箱操作等現(xiàn)象。企業(yè)在采購的請購與審批、詢價與確定供應商、采購合同的訂立與審計、采購驗收與相關會計記錄、付款審批與付款的執(zhí)行等崗位在大多數(shù)情況下沒有做到相分離，沒

3、有獨立稽核控制活動，甚至連起碼的內(nèi)部牽制都沒有，對采購活動嚴重缺少監(jiān)督。在這種情況下，采購業(yè)務的相關人員很可能相互勾結，徇私舞弊，收取回扣，套取企業(yè)的資金財產(chǎn)和物資。例如：詢價與確定供應商職位沒有做到相分離就會使相關人員與供應商合謀，從中收取回扣，騙取公司錢財，甚至影響采購物資的質(zhì)量，存在價格高質(zhì)量低劣的情況，不僅影響企業(yè)產(chǎn)品的質(zhì)量更影響采購成本。再者請購與審批為同一人時會出現(xiàn)自己請購自己審批，目前不少企業(yè)存在這種情況，這樣很容易使企業(yè)資金物資流失。以上這些都會嚴重危害企業(yè)的經(jīng)濟利益。（二）采購業(yè)務沒有生產(chǎn)計劃和采購預算。表現(xiàn)為以下幾個方面：盲目采購，使得存貨堆積，采購成本上升，同時大量存貨占

4、用太多的資金，在一定程度上會造成企業(yè)流動資金周轉(zhuǎn)困難。采購不及時，或不能一次性提供企業(yè)生產(chǎn)所需的物資，物資不能及時供應，影響下一步產(chǎn)品的生產(chǎn)，影響生產(chǎn)進度，甚至造成生產(chǎn)停滯不前，難以準時交貨。采購成本過高，使生產(chǎn)成本相應的提高，影響企業(yè)利潤的增加。由于缺乏采購計劃和預算使得在進行材料采購時因為采購數(shù)量的問題使得企業(yè)不能在物資采購時獲得價格優(yōu)惠，零散的采購沒有集中起來形成采購規(guī)模，難以獲得供應商的優(yōu)惠價格；每次采購批量小，次數(shù)多，運輸成本高，采購成本高相應增加，從而導致產(chǎn)品成本加大，失去產(chǎn)品在價格上的競爭優(yōu)勢。付款不及時，影響企業(yè)的信譽以及企業(yè)形象。因為缺乏現(xiàn)金預算，沒有周密的采購付款計劃，企業(yè)

5、資金短缺，不能及時安排付款，使企業(yè)信譽受損，影響企業(yè)的長遠發(fā)展。（三）相關業(yè)務人員缺乏一定的業(yè)務素質(zhì)。因為自身業(yè)務素質(zhì)問題，使得業(yè)務人員在物資采購時可能存在缺乏詢價技巧等問題，不能獲得供應商的底價；另外不能熟練的辨別材料質(zhì)量的好壞優(yōu)劣；不了解相應的財經(jīng)法規(guī)，使得業(yè)務人員因違反國家法律法規(guī)可能遭受外部的處罰和遭受一定的經(jīng)濟損失；相關業(yè)務人員在采購過程中利用職權徇私舞弊，偷工減料，收取回扣，使企業(yè)集體財產(chǎn)流入私人的口袋。（四）缺乏對供應商的管理。具體表現(xiàn)在以下幾個方面：沒有對供應商的具體情況進行深入細致調(diào)查。對供應商的信譽、資料不夠了解，會造成在材料采購時材料質(zhì)量的不合格或者缺斤少兩等問題；交貨期

6、沒有保障，不能及時安排生產(chǎn)或不能及時交貨，既增加了經(jīng)濟成本又增加了時間成本。缺乏系統(tǒng)完善的供應商管理制度。在平時沒有建立供應商檔案，只有在進行物資采購時才會加強對供應商的關注，必然帶來選擇的盲目性，不能保障以最低采購價格、最優(yōu)條件完成采購。采購方無法及時了解供應商的情況，只能通過增加存貨來避免不確定事件的發(fā)生，從而造成采購、庫存成本的大大增加。沒有建立長期的合作關系。由于采購方與供應商沒有建立長期合作伙伴關系，而是一種短期合作關系，這種供應關系往往是臨時性的，雙方缺乏有效的合作與協(xié)調(diào)，因此，供應商很少為采購方做出過多讓步，往往是競爭多于合作。（五）采購驗收不規(guī)范，付款審核不嚴，可能導致采購物資

7、、資金損失或信用受損。（六）采購合同與采購成本方面存在的風險問題：采購合同方面存在的風險問題：A簽訂虛假的合同套取現(xiàn)金，使得企業(yè)財務受損。由于采購流程和審批環(huán)節(jié)存在的缺陷，導致相關業(yè)務人員運用職務便利與合同的對方簽訂虛假合同以謀取公司的財產(chǎn)，套取公司的資金，給企業(yè)帶來巨大的損失。B價格虛高，合同條款表述不清。有些合同表述不夠清晰，使得合同雙方在出現(xiàn)問題時找不到表述清楚且合理的依據(jù)，造成合同糾紛，帶來不必要的損失。C合同條款執(zhí)行不嚴，未能有效的追究違約責任。合同中未能具體規(guī)定相關問題產(chǎn)生時誰該負責相應的責任，比如出現(xiàn)材料質(zhì)量、規(guī)格不合格，或材料缺斤少兩雙方該怎樣明確責任。永昌鋼廠與華隆公司的購銷

8、工業(yè)用角鋼簽訂的一份合同可以對以上B、C兩點進行相應的解釋：（1）永昌鋼廠為華隆公司提供工業(yè)用角鋼1000噸（2）華隆公司交貨前預付貨款40%，貨到后全部付清貨款。（3）永昌鋼廠在簽訂合同后，在兩個月內(nèi)全部交貨。（4）未盡事宜，相互協(xié)商解決。該合同的合同條款表述不清，雙方在材料的單價、規(guī)格、型號、質(zhì)量要求及金額等方面沒有具體的規(guī)定，沒有說明違約責任，沒有相關的費用承擔責任。D合同行為不當。一些供應商為了自身利益可能會采取一些不正當手段，如對采購人員行賄，套取公司采購標底，給予虛假優(yōu)惠，以某些好處為誘餌公開兜售假冒偽劣產(chǎn)品等，以此損害公司經(jīng)濟利益。采購成本方面存在的風險：A采購的前期費用偏高，采

9、購的前期工作包括：市場調(diào)查、質(zhì)量評審、信用評估、供需洽談、派出人員現(xiàn)場調(diào)查。這些如果控制不好就會導致信息虛假，差旅費過高。B采購的價格對企業(yè)不利。采購價格是企業(yè)采購成本的主要部分，它會影響企業(yè)的生產(chǎn)成本，進而影響產(chǎn)品的銷售成本。采購成本過高會使產(chǎn)品的銷售價格上升，導致企業(yè)的銷售利潤下降。C采購的數(shù)量批量不合理。采購的數(shù)量批量會影響企業(yè)物資采購的價格，影響物資采購的成本、資金占用成本、缺貨成本。合理的采購數(shù)量和批量會使企業(yè)獲得價格優(yōu)惠，同時還可以降低采購時所要發(fā)生的的運輸費。不合理的采購數(shù)量和批量不僅會使企業(yè)的流動資金減少，資源浪費，還會增加成本，不利于企業(yè)的發(fā)展。D采購原料的質(zhì)量特性不符合要求

10、。不同的產(chǎn)品所要求的材料的質(zhì)量不同，如果沒根據(jù)產(chǎn)品的具體要求而購進的物資不僅會浪費企業(yè)資金資源，還會影響生產(chǎn)進度和產(chǎn)品的質(zhì)量。二、企業(yè)采購業(yè)務內(nèi)部控制制度設計的意義由于在采購業(yè)務中存在不少的問題，所以加強采購業(yè)務的內(nèi)部控制、完善采購業(yè)務內(nèi)部控制制度設計對與企業(yè)的長遠發(fā)展以及企業(yè)經(jīng)濟效益的提高有著重要的意義。1有利于完善內(nèi)部牽制制度，加強對采購業(yè)務的監(jiān)督與管理，使職員之間職責分工更加明確。采購業(yè)務中由于職務分工不明確，不相容職務往往沒有做到相分離，使得在材料采購中往往會出現(xiàn)徇私舞弊，利用職務便利謀取私利，收取回扣。通過采購業(yè)務內(nèi)部控制制度設計可以有效的減輕這一現(xiàn)象，有力的加強企業(yè)的內(nèi)部控制。2有

11、利于規(guī)范公司采購管理，減少違法違紀行為。采購業(yè)務是企業(yè)日常生產(chǎn)的基本業(yè)務，其業(yè)務繁瑣，內(nèi)容復雜，比較容易出現(xiàn)違法違紀的行為，比如齊齊哈爾第二制藥有限公司的假“亮菌甲素注射液”事件，該廠采購執(zhí)行人員和相關主管人員違反物料采購規(guī)范和藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理法規(guī)及相關規(guī)章制度，嚴重違規(guī)操作，導致發(fā)生重大傷亡事故，損害商家和消費者利益。還有就是普爾斯馬特危機事件，這些都嚴重暴露出企業(yè)采購業(yè)務內(nèi)部控制制度存在的問題。通過采購業(yè)務內(nèi)部控制制度的設計，使采購業(yè)務形成系統(tǒng)化、一體化的監(jiān)督體系，通過制定采購計劃和采購預算、嚴格采購審批和合同審計，對采購活動進行嚴格規(guī)范，有利于規(guī)范公司采購管理，有效的減少違法違紀行為。3

12、提高采購質(zhì)量，降低采購成本。在采購過程中采購質(zhì)量直接關系到產(chǎn)品的質(zhì)量，采購成本直接關系到產(chǎn)品生產(chǎn)成本，所以通過采購業(yè)務內(nèi)部控制制度設計可以規(guī)范采購員的行為，避免其在采購為了從中獲利而選擇一些質(zhì)量低劣的材料，同時也加強了對材料驗收和審核環(huán)節(jié)的規(guī)范，保證了采購質(zhì)量。另外，構建采購業(yè)務內(nèi)部控制制度，就是從設計采購流程、加強供應商管理、確定科學合理的采購價格、采購數(shù)量與批量等多方面進行規(guī)范有效的管理，降低物資采購成本，提高公司經(jīng)濟效益。4有利于進一步優(yōu)化企業(yè)的內(nèi)部控制制度。采購業(yè)務內(nèi)部控制制度屬于內(nèi)部控制制度的一部分，所以合理有效的采購業(yè)務內(nèi)部控制制度也有利于內(nèi)部控制制度的完善，其次，在采購業(yè)務內(nèi)部控

13、制制度中發(fā)現(xiàn)的問題和得到的經(jīng)驗對其他內(nèi)部控制具有很好的借鑒作用，有利于內(nèi)部控制制度體系的進一步優(yōu)化。三、采購過程中內(nèi)部控制制度設計。1職責分工與授權批準在采購過程中請購與審批、詢價與供應商的確定、采購合同的訂立與審核采購、驗收與相關會計記錄、付款的申請、審批與執(zhí)行等職務必須相分離。我們在制度設計的時候最好將采購、倉儲、質(zhì)檢等職能授權給不同的部門來完成，并將價格審議交給另外一個部門來完成效果更好。要建立嚴格的授權批準制度，明確審批人對采購業(yè)務的授權批準方式、權限、程序、責任和相關控制措施，審批人在授權范圍內(nèi)進行審批，不得超越審批權。規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購業(yè)務的職責范圍與工作要求，經(jīng)辦人應在職責范圍內(nèi)

14、按照制度規(guī)定辦理采購業(yè)務。對于重要的采購業(yè)務，可以進行集體決策和審批。未經(jīng)授權的機構或人員不允許辦理采購業(yè)務。2請購控制（1）對原材料、零配件和商品、其他物資所需要的部門，可以根據(jù)預算生產(chǎn)通知單或者市場供應情況填寫請購單，有本部門授權人審批，請購單上要注明請購的部門。請購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、要求到貨的日期、質(zhì)量要求、用途等，審批后交采購部門。（2）對于臨時需要的物品，很難列入預算的，可以由使用者根據(jù)需要直接提出，但請購單上要注明用途、目的，經(jīng)使用部門的主管審批，財務部門簽字審批后再交采購部門。（3）如果是緊急需求的特殊請購，執(zhí)行特殊的審批手續(xù)。3采購控制（1）選定供貨單位，采購業(yè)務應引入市

15、場調(diào)研和招投標控制點，企業(yè)可以將所有采購物資的相關的詳細的資料通過網(wǎng)絡電話等方式告知供應商，供應商則發(fā)函或派人將產(chǎn)品的一系列資料提供給企業(yè)，企業(yè)從中篩選出規(guī)模大、歷史悠久、產(chǎn)品質(zhì)量好、價格低、信譽好的供應商進行考察，最后進行信息匯總擬定招投標方案。（2）控制好訂購的數(shù)量。采購人員要審查每一份請購單看是否重復申請，請購的數(shù)量品種是否合理，依據(jù)是否充分。對于需要大量采購的物資要進行成本分析，計算經(jīng)濟批量。（3）采購價格的確定。在采購數(shù)量確定后，簽訂合同之前，必須遵守報價控制制度，選擇有利于企業(yè)生產(chǎn)或成本最低的供應商，進行市場調(diào)查，詢價、比價，選擇最有利的價格。再者要估算出采購所需物資的資金，在請購

16、單上簽署采購意見，由采購部門授權人審批再報財務部門審批后送交存貨管理部門。（4）發(fā)出訂貨單存貨管理部門收到請購單后要計算經(jīng)濟訂貨點，決定請購時間，在請購單上簽署意見并交本部門授權人審批。采購部門根據(jù)審批后的請購單，與供應商簽訂采購合同，列出采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、交貨日期、交貨方式、質(zhì)量要求、折扣條件、售后服務等內(nèi)容。還要有各級授權人審核才能蓋合同專用章。在正式向供貨商發(fā)出訂單之前，需對各項內(nèi)容進行一次仔細的審查，是否有有關部門授權批準，是否有請購單，是否有必要的附件。比如說重要的物品的請購。合同一般一式四份，一份交供貨單位請求發(fā)貨，一份交采購部門，負責合同執(zhí)行工作，一份交會計部門，

17、監(jiān)督合同執(zhí)行，一份交倉儲保管部門，作為驗收與發(fā)票的核對。對于采購數(shù)量不多切不經(jīng)常采購的物資也可以不簽合同直接購買，但是要有授權批準。4驗收與保管控制(一)驗收控制（1）設立獨立的驗收部門或指定專人負責驗收工作，保持驗收人員的獨立性。（2）驗收入庫的職能必須為請購、采購、會計部門的意以外的人員來擔任。（3）驗收人員根據(jù)采購文件對采購物品的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量及其他的內(nèi)容進行驗收，出具驗收證明。不合格的產(chǎn)品應報相關部門，查明原因及時處理。（4）采購人員要根據(jù)驗收的結果對采購的物資進行及時處理，符合規(guī)定的要及時入庫，不符合規(guī)定的屬于供應商責任的要及時與供應商聯(lián)系，以便及時辦理退貨。對不屬于供應商責

18、任的查找原因，屬于工作人員失誤的要追究責任，屬于正常損失的作相應的處理。（5）已驗收的物品要再次將發(fā)票合同和請購單進行核對，核對無誤后依次填寫有編號的入庫單。（6）入庫單由保管人員簽字后，一聯(lián)留存登記入賬，一聯(lián)隨有關的憑證交會計部門辦理結算，還有一聯(lián)退回采購部門，與合同請購單核對后歸檔備案。(二)保管制度（1）指定專門的人員負責保管工作，保持保管人員的獨立性。（2）保管人員根據(jù)驗收清單安排貨物入庫。（3）定期清查貨物，如果有損壞、變形、變質(zhì)、丟失等情況應及時報有關部門進行處理。（4） 保管人員要提高自身的素質(zhì)，嚴格要求與控制自己，防止監(jiān)守自盜。（5）從倉庫提取物資應要求經(jīng)辦人出示經(jīng)主管部門簽字

19、的請購單，并要求經(jīng)辦人在領料單上簽字。5審核制度（1）會計部門在正式記錄采購業(yè)務支付貨款之前應該對有關部門送來的各種原始憑證進行認真的審核。（2）審查每一種憑證的數(shù)量金額計算是否正確，各憑證之間內(nèi)容是否一致，時間是否統(tǒng)一，責任是否明確，手續(xù)是否清楚。6交付貨款（1）會計部門審核所有的原始憑證后，根據(jù)規(guī)定的付款條件，經(jīng)授權批準后辦理結轉(zhuǎn)。（2）如果采用賒賬的方式購買商品時，就會形成債務，應按如下要求：A、相關憑證都不能少，就像貨幣資金入賬一樣。B、要設專人登記應付賬款明細賬。C、稽核人員要定期與供貨商核對賬目，確保雙方賬目相符。D、按雙方事先約定的條件及時的清理債務支付欠款后一定要取得債權人的收款證明。7退貨控制（1）如果發(fā)現(xiàn)貨物的數(shù)量、質(zhì)量不符合要求馬上與供貨商取得聯(lián)系，數(shù)量上短缺要求供應商補齊，如果是質(zhì)量問題，看是需要退貨還是進行折讓。（2）如果是退貨，采購部門應編制退貨通知單交供應商，同時交財務部，用于調(diào)整應付賬款。四、結論 采購是企業(yè)主要業(yè)務活動的一部分，對企業(yè)的發(fā)展有著重大的意義