數(shù)字檔案管理的重要性及應(yīng)用

1、摘要如今，數(shù)字化、信息化已經(jīng)應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，檔案管理體系 也已被數(shù)字化和信息化技術(shù)所改變，形成了新型、科學(xué)的管理模式。現(xiàn)代檔案管理的采集階段、整理階段、存儲(chǔ)階段、更新階段都充分體現(xiàn)出數(shù)字信息化技術(shù)的重要作用，呈現(xiàn)出一個(gè)全新的現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理平臺(tái)，極大地促進(jìn)了檔案管理的科學(xué)、穩(wěn)定發(fā)展。關(guān)鍵詞數(shù)字化；檔案管理；重要性；應(yīng)用在信息化、數(shù)字化不斷深入檔案管 理體系發(fā)展的過(guò)程中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)顯現(xiàn)出遲滯性, 數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)和利用全面更新了檔案的在線、 實(shí)時(shí)查看和傳輸保存等內(nèi)容，更好地實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案的信息資源的共享和利用， 更好地滿(mǎn)足了社會(huì)對(duì)于檔案信息的需求。、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)綜述數(shù)字

2、檔案管理系統(tǒng)可以較好地改變檔案信息渠道混亂的狀態(tài)，它 可以基于計(jì)算機(jī)信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的采集、處理、存儲(chǔ)、分析和記錄，更好地顯示出檔案信息資源的真實(shí)性，使之具有更為可靠的憑證價(jià)值和功能。同時(shí)，在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)之中,還可以使檔案信息文件保存完整、長(zhǎng)久存儲(chǔ)、方便查詢(xún)和利用，可以有效解決檔案信息查詢(xún)和利用中的問(wèn)題。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)具有自身的特點(diǎn)，表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面一是可操作性。在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中，可以轉(zhuǎn)變?cè)械募堎|(zhì)檔案管理模式， 將原先查找紙質(zhì)檔案的工作量縮減，利用數(shù)字化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的隨時(shí)查找和翻閱。二是媒體的集成性。在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中集成了諸多的圖像信息、視頻信息等，這些

3、不同類(lèi)型的檔案信息通過(guò)信息媒體三是的方式，實(shí)現(xiàn)了最優(yōu)化的集成，使檔案信息更為多元化?？勺冃?。在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)、信息化技術(shù)是強(qiáng)大同時(shí),也存在管理中的一些漏洞，需要加以安全有效的防護(hù)。二、數(shù)的支撐和依托，檔案信息可以在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中得以修改。字檔案管理的重要作用一滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)于檔案多樣化、個(gè)性化的需求。在數(shù)字檔案管理的模式下，需用戶(hù)可以極為快捷、便利地使用檔案信息資料，無(wú)需考慮時(shí)間和空間的限制，以計(jì)算機(jī)信息化平臺(tái)為載體,實(shí)現(xiàn)對(duì)信息化檔案管理資源的利用。二提升檔案文件管理的質(zhì)量。在數(shù)字檔案管理過(guò)程中，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以其強(qiáng)大的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，成為數(shù)字檔案管理的有力支撐，在利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì) 檔

4、案文件的采集、整理、歸檔、分類(lèi)、存儲(chǔ)的過(guò)程中，可以極大地提 升檔案文件管理的質(zhì)量和效率，將工作人員從繁重的檔案分類(lèi)整理、 歸檔存儲(chǔ)的日常事務(wù)中解脫出來(lái)，將精力集中于對(duì)數(shù)字檔案文件的深度開(kāi)發(fā)和利用之中，充分地體現(xiàn)出數(shù)字化檔案文件的價(jià)值和功能。三增強(qiáng)對(duì)檔案信息文件的保密性。由于檔案文件信息涉及到單位的諸多事務(wù)性?xún)?nèi)容，具有安全程度不同的保密等級(jí)，在計(jì)算機(jī)數(shù)字 化技術(shù)的應(yīng)用之下，可以較好地建構(gòu)檔案文件的防護(hù)墻， 將不同保密等級(jí)的檔案進(jìn)行分類(lèi)歸檔，并實(shí)施事后跟蹤和責(zé)任的追查。確保檔案信息文件的原始性和完整性。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料管理的過(guò)程中，使用者需要查詢(xún)檔案時(shí)，要將紙質(zhì)檔案在大量的信息 中翻尋出來(lái)，這

5、種查詢(xún)方式在反復(fù)的利用過(guò)程中， 容易導(dǎo)致原始檔案 的破損，使原始檔案不夠完整，使檔案信息文件的利用效能下降。而在數(shù)字化檔案管理體系之中，用戶(hù)對(duì)于檔案的查詢(xún)和利用，只需要通過(guò)數(shù)字化平臺(tái)的查詢(xún)方式，在查找到相應(yīng)的原始檔案文件之后， 將 其進(jìn)行掃描即可，這樣不僅滿(mǎn)足了用戶(hù)的使用需求， 而且還極大地確保原始檔案的完整無(wú)損，極大地提升了檔案信息的利用效能和價(jià)值。三、數(shù)字檔案管理的關(guān)鍵性技術(shù)一圖像處理技術(shù)。在數(shù)字化檔案管理之中，圖像處理技術(shù)是基礎(chǔ)而關(guān)鍵的技術(shù)之一，它可以實(shí)現(xiàn)對(duì) 原始檔案的掃描和圖像處理，在數(shù)字檔案管理的各個(gè)子系統(tǒng)模塊中, 通過(guò)數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)維護(hù)時(shí)的圖像處理模塊，實(shí)現(xiàn)對(duì)原始檔案的掃描 錄入和

6、圖像處理，在圖像掛接功能的應(yīng)用前提下，將原始檔案與圖像 文件快速、自動(dòng)匹配，以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的、批量的圖像掃描和自動(dòng)處理,具體包括對(duì)原始檔案的圖像掃描、旋轉(zhuǎn)、縮放、幅面調(diào)整、糾斜、合并等。二檔案管理平臺(tái)技術(shù)。這是數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的核心技術(shù)，它是基于關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用前提下的自動(dòng)化管理工具，在這個(gè) 管理平臺(tái)之中，有不同的功能管理模塊，如檔案全宗管理及類(lèi)型管理、 報(bào)表生成及界面生成、用戶(hù)權(quán)限管理、數(shù)據(jù)字典管理等，在這些功能不同的系統(tǒng)模塊之下，可以快速、自動(dòng)地實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)檔案的管理。三全文檢索技術(shù)。全文檢索技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息文件的自動(dòng)辨識(shí)和掃描，無(wú)需人工干預(yù)，即可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案原文的大面積檢索和 查詢(xún)，而不必

7、考慮檔案的結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性問(wèn)題。同時(shí)，全文檢索技術(shù)還可以實(shí)現(xiàn)快速的檢索和查詢(xún)， 在用戶(hù)的使用權(quán)限之內(nèi)，可以隨時(shí)隨地獲得所需的檔案信息資料。四、數(shù)字檔計(jì)算案管理體系的應(yīng)用趨勢(shì)一檔案管理方式不斷創(chuàng)新和優(yōu)化。機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)極大地推動(dòng)現(xiàn)代檔案管理方式，也替換了原有的檔案管理理念，在全新的信息環(huán)境和平臺(tái)之下，數(shù)字化、電子化檔案管 理模式替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)、手工檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案信息資 料的快速查詢(xún)、檢索、利用，在智能化、數(shù)字化的信息共享平臺(tái)下,將不斷引領(lǐng)現(xiàn)代檔案管理走向科學(xué)化、系統(tǒng)化、智能化的方向。二現(xiàn)代檔案管理制度日趨完備。在現(xiàn)代檔案管理的數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)過(guò)程中，還需要更為完善和齊備

8、的檔案管理制度，由于現(xiàn)代檔案管理體系相對(duì)復(fù)雜，容易由于遺漏而引發(fā)檔案管理缺損的現(xiàn)象和問(wèn)題,導(dǎo)致現(xiàn)代檔案管理存在一定的缺陷。為此，還需要不斷完善現(xiàn)代檔案管理制度，并從現(xiàn)代檔案管理的不同環(huán)節(jié)入手， 全面調(diào)整和規(guī)范化，以更好地適應(yīng)數(shù)字化、電子化檔案管理趨勢(shì)和社會(huì)需求。三實(shí)現(xiàn)知識(shí)的交叉多元化應(yīng)用。在現(xiàn)代檔案管理的數(shù)字化、電子化建設(shè)過(guò)程中，還要實(shí)現(xiàn)知識(shí)的交叉、多元化應(yīng)用，要將檔案管理 知識(shí)與社會(huì)經(jīng)濟(jì)知識(shí)、文化知識(shí)、歷史知識(shí)、科學(xué)知識(shí)等相融合和滲 透，在交叉、多元化的擴(kuò)展之中，使現(xiàn)代檔案管理更為專(zhuān)業(yè)化和多元化，要注重吸納新興學(xué)科、邊緣學(xué)科的知識(shí)，更好地豐富和創(chuàng)新數(shù)字檔案管理體系。四提升現(xiàn)代檔案管理人員的知

9、識(shí)結(jié)構(gòu)和層次。在數(shù)字化檔案管理的建設(shè)進(jìn)程中，檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和層次要 不斷拓寬和深化，能夠全面、專(zhuān)業(yè)地運(yùn)用數(shù)字化檔案管理知識(shí)，更好地為社會(huì)需求者提供數(shù)字化檔案服務(wù)，以充分彰顯數(shù)字化檔案的利用價(jià)值。總之，在信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷升級(jí)的背景下，現(xiàn)代檔案管理要不斷優(yōu)化其數(shù)字化、智能化環(huán)境和平臺(tái)，采用創(chuàng)新的檔案管理模 式和方法，更好地充實(shí)和豐富數(shù)字現(xiàn)代檔案管理的知識(shí)交叉運(yùn)用，使數(shù)字檔案管理的利用效能達(dá)到最優(yōu)化， 并在檔案管理人員的素質(zhì)不斷提升的條件下，充分發(fā)揮數(shù)字化檔案的利用價(jià)值。作者安偉紅單位吉林省白城市通榆縣檔案局參考文獻(xiàn) 1 王婷，段巖基于知識(shí)管 理的檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建研究 機(jī)電兵船檔案 201712 林文芹新形 勢(shì)下檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和研究 辦公室業(yè)務(wù) 201633 張雅萍，孫 瑞淺談檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn) 科技視界 201574 張曉瑩探析 檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn) 才智 2015295 廖雪峰對(duì)檔案管理系統(tǒng) 軟件在實(shí)際應(yīng)用中的困惑與思考 蘭臺(tái)世界 20131數(shù)字檔案管理的利用效能達(dá)到最優(yōu)化， 并在檔案管理人員的素質(zhì)不斷提升的條件下，充分發(fā)揮數(shù)字化檔案的利用價(jià)值。作者安偉紅單位吉林省白城市通榆縣檔案局參考文獻(xiàn) 1 王婷，段巖基于知識(shí)管 理的檔案管理系統(tǒng)