貿(mào)易有限公司采購流程管理制度

1、 上海xx貿(mào)易有限公司 公司采購流程管理制度為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，滿足工公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購流程，加強(qiáng)與各部門間的配合，特制訂本制度。一、請購及其規(guī)定1請購的定義請購是指某人或者某部門根據(jù)需要確定一種或多種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個(gè)過程。 2請購單的要素完整的請購單應(yīng)包括以下要素：（1）請購的部門；（2）請購單填寫人；（3）請購的日期及需求時(shí)間； （4）請購的物品名； （5）請購的物品數(shù)量； （6）請購的物品規(guī)格；（7）請購的物品用途；（8）請購如有特殊需要請備注；（9）請購部門主管； （10）請購單審核人；（

2、11）公司總經(jīng)理。 3請購單及其提報(bào)規(guī)定（1）請購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰 ，由部門主管審核批準(zhǔn)后報(bào)采購部門； （2）食品采購是根據(jù)警戒庫存按月銷量在網(wǎng)店管家新建采購訂單，辦公用品及包材采購物料的請購應(yīng)統(tǒng)一填寫物料申請表；（3）食品的采購訂單應(yīng)由采購主管審核后再由采購專員提報(bào)至供應(yīng)商，與供應(yīng)商確認(rèn)到貨信息后填寫計(jì)劃到貨日期，如遇缺貨要及時(shí)通知采購主管從其它渠道調(diào)貨。請購部門提報(bào)的其它請購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰 ，由部門主管審核批準(zhǔn)后報(bào)采購部門，待采購部簽字后，請購部門備份；（4）其它涉及的請購數(shù)量過多時(shí)可以附件清單的形式進(jìn)行提交，該清單的電子文檔也需一并提交；（5）遇公司經(jīng)營、生活急需的

3、物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報(bào)采購部門，簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。（6）單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出書面說明。（7）其它請購單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由部門主管簽字后報(bào)采購部。 二、請購單的接收及分發(fā)規(guī)定 1、請購的接收要點(diǎn) （1）采購部在接收請購單時(shí)應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批；（2）接收請購單時(shí)應(yīng)遵循無計(jì)劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則； （3）通知倉庫管理人員核查請購物資是否有超儲庫存； （4）對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時(shí)通知請購部門。2、請

4、購單的分發(fā)規(guī)定（1）對于請購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理； （2）對于緊急請購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理； （3）無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門； （4）重要的項(xiàng)目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。三、詢價(jià)及其規(guī)定1詢價(jià)應(yīng)認(rèn)真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，遇到問題應(yīng)及時(shí)的與請購部門溝通；2屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購；3對于緊急請購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；4對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品；5詢價(jià)時(shí)對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進(jìn)行詢價(jià)；6在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書面報(bào)請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。四、比價(jià)、議價(jià)1對廠商的供應(yīng)能力，交貨

5、時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)；2對于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場分析，是否其他供應(yīng)商的價(jià)格最低，所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出； 3收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價(jià)應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，設(shè)定議價(jià)目標(biāo)；4重要項(xiàng)目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查，如通過進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等。五、入庫（1）采購物資到達(dá)倉庫后，由倉庫驗(yàn)貨員嚴(yán)格按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)查看物品的包裝與日期，散裝食品應(yīng)做質(zhì)量判定，再按照采購清單驗(yàn)收物資；（2）倉庫驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)不合格品應(yīng)不予入庫，并及時(shí)通知采購部作退換貨處理；（3）已經(jīng)驗(yàn)收的產(chǎn)品，倉庫應(yīng)及時(shí)的辦理入庫。六、付款采購部憑收貨單及入庫單填寫付款申請審批單，最終審批后由財(cái)務(wù)付款。附表： 上海美然閣貿(mào)易有限公司 物料申請表 物料申請部門：承辦人：物料申請日期：要求到位日期：序號名稱規(guī)格單位數(shù)量備注123物料用途及備注： 簽名：部門主管意見： 簽名：總經(jīng)理意見：簽名：注：1、各部門必須填寫物料申請表得到審批后方可購買所需物料； 2、在進(jìn)行物料申請的賬務(wù)報(bào)銷時(shí)須附物料申請表方可辦理，否則不予辦理。 上海美然閣貿(mào)易有限公司 付款申請審批單 付款單位及帳號：