公司會(huì)議及接待管理制度

1、公司會(huì)議及接待管理規(guī)定一、目的為規(guī)范公司會(huì)議管理， 保障會(huì)議質(zhì)量， 降低管理成本， 特制會(huì)議及接待管理 制度。二、會(huì)議類別會(huì)議類別分公司內(nèi)部會(huì)議和公司外部會(huì)議， 其中公司外部會(huì)議包括主辦、 承 辦、參加三種類型。（一）公司內(nèi)部會(huì)議1、總經(jīng)理辦公會(huì)（1）總經(jīng)理辦公會(huì)是由總經(jīng)理本人或委托人定期召開的工作例會(huì)。（2）參加人員為總經(jīng)理層、總經(jīng)理辦公室、企業(yè)管理部及相關(guān)的部門負(fù)責(zé) 人。（3）時(shí)間原則上定為每周日下午。2、部門經(jīng)理例會(huì)（1）部門經(jīng)理例會(huì)由公司層面組織的部門會(huì)議。（2）會(huì)議由企業(yè)管理部負(fù)責(zé)主持。 參加人員為總經(jīng)理層、 各部門負(fù)責(zé)人 （負(fù) 責(zé)人出差時(shí)由部門行政主管或指定代理人參會(huì)） 。（3）會(huì)

2、議紀(jì)要由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)整理，經(jīng)主管總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn) 后在公司上發(fā)布，會(huì)議紀(jì)要在總經(jīng)理辦公室存檔。3、部門例會(huì)（1）部門例會(huì)是由各部門負(fù)責(zé)人定期召開的工作例會(huì)。（2）例會(huì)時(shí)間由各部門根據(jù)部門工作開展合理安排，原則上每半月召開一 次。（3）會(huì)議紀(jì)要由各部門行政助理負(fù)責(zé)整理， 每月 28 日之前報(bào)總經(jīng)理辦公室 存檔。4、項(xiàng)目相關(guān)會(huì)議（1）項(xiàng)目組內(nèi)部會(huì)議。項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)需要，主持召開項(xiàng)目組內(nèi)部會(huì)議，由項(xiàng)目經(jīng)理指定人員負(fù)責(zé)整理會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要由各自部門負(fù)責(zé)存檔備查。(2) 與客戶溝通的相關(guān)會(huì)議。項(xiàng)目組與客戶進(jìn)行溝通或匯報(bào)項(xiàng)目的工作情況 時(shí)，由項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目組指定人員記錄客戶的意見， 并形成會(huì)議紀(jì)

3、要， 由客戶簽 字確認(rèn)后提交企業(yè)管理部存檔，同時(shí)報(bào)送主管總經(jīng)理。(3) 對(duì)于公司組織召開項(xiàng)目評(píng)審會(huì)議及驗(yàn)收會(huì)議，由企業(yè)管理部組織召開。 項(xiàng)目管理員或項(xiàng)目經(jīng)理指定人員負(fù)責(zé)記錄會(huì)議紀(jì)要，并于次日呈會(huì)議主持人員， 經(jīng)審批后在項(xiàng)目中存檔。(4) 對(duì)于聘請(qǐng)外部專家召開的項(xiàng)目評(píng)審會(huì)，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組織召開。由項(xiàng)目 管理員或項(xiàng)目經(jīng)理指定人員記錄會(huì)議紀(jì)要， 并于次日呈會(huì)議主持人員， 經(jīng)審批后 在項(xiàng)目中存檔。5、公司大會(huì)公司大會(huì)為公司層面董事會(huì)、 全體員工大會(huì)等公司規(guī)模會(huì)議， 會(huì)議安排由總 經(jīng)理辦公室或企業(yè)管理部統(tǒng)籌負(fù)責(zé)。(二)公司外部會(huì)議由公司主辦、 承辦的外部會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌， 具體由市場(chǎng)營銷部 負(fù)

4、責(zé)組織會(huì)議的準(zhǔn)備與接待工作， 會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議材料由專人提交企業(yè)管理 部存檔，對(duì)于公司派出參加的外部會(huì)議，參會(huì)人員在會(huì)議結(jié)束后將會(huì)議紀(jì)要 (會(huì)議影音材料)和資料交企業(yè)管理部存檔。二、會(huì)議的準(zhǔn)備1、所有會(huì)議主持人和參會(huì)人員都應(yīng)分別做好有關(guān)準(zhǔn)備工作(包括會(huì)議室準(zhǔn) 備、會(huì)議議程、發(fā)言要點(diǎn)、會(huì)議所需材料、會(huì)議決定草案、通知與會(huì)人等) 。2、參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議并簽到，手機(jī)保持振動(dòng)狀態(tài)，不得由于接聽電話 而影響他人。3、會(huì)議涉及機(jī)密事件，所有與會(huì)者要執(zhí)行保密制度，不得外傳泄密，否則 按公司有關(guān)規(guī)定處理。4、會(huì)議形成的決議應(yīng)由會(huì)務(wù)負(fù)責(zé)人責(zé)成專人及時(shí)書面或者口頭通知有關(guān)執(zhí) 行部門，并負(fù)責(zé)監(jiān)督落實(shí)情況。三、會(huì)議

5、記錄1、會(huì)議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則，如有必要，主持人可根據(jù)本 原則及會(huì)議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要，臨時(shí)指定會(huì)議記錄員。2、會(huì)議記錄員應(yīng)遵守的規(guī)定（1）做好會(huì)議的考勤記錄，填寫參加會(huì)議人員簽到表 （見附件 3），根 據(jù)會(huì)議內(nèi)容整理會(huì)議紀(jì)要 。（2）會(huì)議紀(jì)要整潔、清晰，在記錄中要注明“待解決內(nèi)容”和“會(huì)議決 定”等字樣。（3）會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束兩個(gè)工作日內(nèi)呈報(bào)會(huì)議主持人審核簽名。四、會(huì)議費(fèi)用管理1、涉及到費(fèi)用的會(huì)議，會(huì)議組織方需提供會(huì)議用款申請(qǐng)表 （見附件 2）， 經(jīng)批準(zhǔn)后從財(cái)務(wù)領(lǐng)取備用金，會(huì)議結(jié)束三個(gè)工作日內(nèi)，提供會(huì)議申報(bào)表 （見 附件 6），對(duì)費(fèi)用情況進(jìn)行詳細(xì)說明，履行報(bào)銷手續(xù)。2、會(huì)

6、議組織方嚴(yán)格遵守各項(xiàng)費(fèi)用開支標(biāo)準(zhǔn)，不得有瞞報(bào)、漏報(bào)的行為，會(huì) 議的各類費(fèi)用開支標(biāo)準(zhǔn)見附件 6。五、會(huì)議的成果管理會(huì)議結(jié)束兩個(gè)工作日內(nèi)， 會(huì)議紀(jì)要與相關(guān)資料交企業(yè)管理部存檔，若有 錄音文件要一并存檔。會(huì)議紀(jì)要 由企業(yè)管理部上傳公司， 方便員工知識(shí)共享。六、會(huì)議接待1、接待管理： 總經(jīng)理辦公室在接到公司領(lǐng)導(dǎo)通知或相關(guān)部門來訪預(yù)約時(shí)， 了解來賓基本情 況確定接待方式。必要時(shí)由辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌，會(huì)議接待成立會(huì)務(wù)組，填報(bào)會(huì)議 任務(wù)單（見附件 1）確定會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)人，項(xiàng)目會(huì)議會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)人原則上由業(yè)務(wù) 部門經(jīng)理擔(dān)任， 其他由辦公室負(fù)責(zé)安排， 會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)人依據(jù)實(shí)際情況填報(bào) 客戶 接待計(jì)劃表和會(huì)議接待計(jì)劃表 ，統(tǒng)籌

7、會(huì)務(wù)組其他人員的安排。每次會(huì)議結(jié) 束后，由會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)人與總經(jīng)理辦公室對(duì)會(huì)務(wù)人員表現(xiàn)進(jìn)行考核打分， 填報(bào)會(huì) 務(wù)考核打分表（見附件 7），考核結(jié)果作為薪資、職位與獎(jiǎng)金調(diào)整的重要參考。2、接待禮儀：（1）儀表：面容清潔，衣著得體。（2）舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。（3）言語：語氣溫和、禮貌文雅。（4）態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。（5）迎接來賓時(shí)： 要注意把握迎候時(shí)間， 提前等候于公司門口或車站機(jī)場(chǎng)， 接待人員引見介紹主賓時(shí)，要注意順序。（6）接受名片時(shí)： 要以恭敬的態(tài)度雙手接受， 默讀一下后鄭重收入口袋中。（7）過走廊時(shí)：通常走在客人的右前方，不時(shí)左側(cè)回身，配合客人腳步， 轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說“這邊請(qǐng)

8、” 。（8）進(jìn)電梯時(shí)：要告訴客人上幾樓，讓客人先進(jìn)、先出。（9）座談時(shí)：客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，后主人，先領(lǐng)導(dǎo)，后 同事。（10）送客時(shí)：根據(jù)身份確定規(guī)格，若送至公司門口、汽車旁，招手待客人 遠(yuǎn)去，方可離開。本制度由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)解釋。4 / 10附件4:會(huì)議任務(wù)單會(huì)議名稱會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)人時(shí)間地點(diǎn)會(huì)議內(nèi)容與范圍會(huì)務(wù)組成員及職責(zé)總經(jīng)理辦公室（市場(chǎng)營銷部）意見公司總經(jīng)理層意見用款申請(qǐng)表會(huì)議名稱申請(qǐng)人時(shí)間金額參會(huì)人員及職責(zé)說明會(huì)議用款情況說明及預(yù)算部門經(jīng)理：總經(jīng)理辦公室（市場(chǎng)營銷部）意見公司總經(jīng)理層會(huì)參加會(huì)議人員簽到表序號(hào)姓名單位簽字123456789109 / 10專家組名單表序號(hào)鑒定會(huì)職務(wù)姓名工作單位現(xiàn)從事專業(yè)職稱聯(lián)系方式12345附件5:專家咨詢費(fèi)發(fā)放表姓名身份證號(hào)咨詢費(fèi)金額/元代扣營業(yè)稅/元代扣所得稅/元實(shí)發(fā)金額簽名合計(jì)批準(zhǔn)：審核：制表:附件6:會(huì)議申報(bào)表會(huì)議名稱會(huì)議主要議 題與會(huì)總?cè)藬?shù)會(huì)議時(shí)間至經(jīng)費(fèi)來源費(fèi)用項(xiàng)目單人標(biāo)準(zhǔn)人數(shù)天數(shù)金額辦公費(fèi)伙食費(fèi)住宿費(fèi)交通費(fèi)租會(huì)議室會(huì)議資料費(fèi)其他費(fèi)用合計(jì)主辦部門負(fù)責(zé)人辦公室審核財(cái)務(wù)部審核總經(jīng)理審批會(huì)務(wù)考核打分表內(nèi)容得分說明（2分及以下請(qǐng)說明具體案例）住宿 5分口 4分口 3分口 2分口 1分用餐 5分口 4分