某集團(tuán)總工辦資料及檔案管理辦法

1、某集團(tuán)總工辦資料及檔案管理試行辦法第一章 總則第一條 為規(guī)范總工辦資料及檔案管理工作，特別是項目前期資料及檔案的管理工作，充分發(fā)揮資料及檔案在工作中的作用，按集團(tuán)公司檔案管理辦法、技術(shù)管理辦法及行業(yè)相關(guān)檔案管理規(guī)定，特制定本辦法。第二條 總工辦資料及檔案是指在技術(shù)管理、項目前期等工作中直接形成具有保存和利用價值的文件材料，工程項目前期檔案是我公司檔案的重要組成部分。第三條 總工辦資料及檔案管理的基本原則是：統(tǒng)一管理，及時收集，適時移交，合理利用。第二章 檔案管理體制、職責(zé)及分工第四條 在集團(tuán)公司的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，總工辦主任負(fù)責(zé)本部門資料及檔案管理工作，各主管負(fù)責(zé)本管轄項目文件資料的收集工作，兼職檔

2、案員負(fù)責(zé)資料及檔案歸檔工作，總工辦檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)圖見附件1。第五條 總工辦負(fù)責(zé)本部門的資料及檔案管理工作，其主要職責(zé)是加強(qiáng)本部門技術(shù)管理及項目前期文件材料的收集、保管工作，及時向集團(tuán)公司移交項目前期工作中產(chǎn)生的文件材料。第六條 兼職檔案員資格（一）兼職檔案員需經(jīng)檔案管理知識、檔案管理制度和工程項目知識培訓(xùn)合格后，方能上崗。（二）兼職檔案管理人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定第三章 資料及檔案收集、歸檔和移交第七條 資料及檔案收集范圍（一）總工辦評先材料、創(chuàng)優(yōu)爭先活動材料、工會方面工作材料，協(xié)會、學(xué)會、社團(tuán)方面工作形成的具有保存價值的文件材料。（二）部門管理工作形成的總經(jīng)理辦公會議材料、工作簡報、會議記錄、紀(jì)

3、要、工作計劃、總結(jié)、考核工作形成的文件和材料，招標(biāo)文件和招標(biāo)限價審查工作收集或形成的記錄及資料，部門崗位職責(zé)、職工教育、進(jìn)修、培訓(xùn)方面文件及材料。（三）前期工作中的項目建議書、項目可行性研究報告、工程初步設(shè)計報告、技術(shù)審查意見、項目請示、批復(fù)、協(xié)議、合同等文件及資料。（四）參與生產(chǎn)企業(yè)技術(shù)改造及解決相關(guān)技術(shù)問題形成的資料。（五）參與工程建設(shè)技術(shù)審查、方案調(diào)整、重大設(shè)計變更工作中形成的材料，參與解決建設(shè)工程技術(shù)問題工作中收集的資料。第八條 資料歸檔時間 在每項工作結(jié)束或告一段落后必須及時歸檔。 第九條 歸檔要求（一）歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，能準(zhǔn)確地反映管理工作、項目前期工作、參與工程建設(shè)活動及

4、其他各項活動的真實內(nèi)容和過程。（二）編制較為完整的案卷分類目錄并編號（分類編號方案見附件2，分類表見附件3），卷內(nèi)文件暫按歸卷時間順序編目。（三）形成的文件材料，一般歸檔一式一份，對重要的和使用頻繁的應(yīng)適當(dāng)增加保存份數(shù)。（四）凡歸檔的文件材料，應(yīng)做到線條、字跡工整、清晰、紙質(zhì)優(yōu)良、簽署完備。書寫材料用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙、紅墨水、純藍(lán)墨水書寫，以利于資料及檔案的保存。第四章 項目前期工作資料及檔案管理第十條 項目前期工作資料及檔案是指從建設(shè)項目的提出、立項、可行性研究、初步設(shè)計階段的勘察、設(shè)計、審查、審批過程中直接形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像及電子文件

5、等各種不同形式文件材料。第十一條 基本建設(shè)項目前期工作資料及檔案是總工辦檔案的重要組成部分，應(yīng)加強(qiáng)收集、歸檔、整理、保管和移交工作。第十二條 資料的收集應(yīng)做到與項目前期工作同步進(jìn)行。第十三條 基本建設(shè)項目前期工作資料及檔案的移交。工程前期工作結(jié)束時，按照相關(guān)規(guī)定將項目前期工作文件材料移交給項目工程建設(shè)管理部門，對本部門有利用價值的資料留一份復(fù)制件。設(shè)計報告及設(shè)計圖電子版本與紙質(zhì)檔案同時移交?；窘ㄔO(shè)項目前期資料及檔案移交時，移交單位要編制檔案移交清冊和案卷目錄，交接雙方在清點核對確認(rèn)后，在移交清冊上簽字、蓋章，交接雙方單位負(fù)責(zé)人簽字。檔案移交清冊應(yīng)一式四份，交接雙方各存兩份。第五章 檔案信息利

6、用第十四條 要充分發(fā)揮部門管理、前期工作、審查、咨詢等技術(shù)活動過程中形成文件的作用，積極開發(fā)檔案信息為部門各項工作服務(wù)。第十五條 建立健全檔案查閱、借閱和審批制度(參見附件4)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱審批程序，建立檔案借閱登記臺帳，并統(tǒng)計檔案利用效果。第六章 其他第十六條 本辦法自發(fā)布之日起試行。- 16 -附件： 集團(tuán)公司總工辦資料檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖部門負(fù)責(zé)人集團(tuán)公司總工辦水利水電主管兼職檔案管理員排水主管供水主管附件2：集團(tuán)公司總工辦資料及檔案分類編號方案為提高部門資料及檔案管理水平，促進(jìn)資料及檔案管理規(guī)范化，使檔案能更好地為部門各項工作服務(wù)，特制定本方案。第一條 檔案分類 1一級類目的設(shè)置。

7、根據(jù)總工辦資料及檔案特點，一級類目共設(shè)置五個，有些檔案難以歸入以下大類的，可根據(jù)實際需要增設(shè)一級類目。a 黨群工作類 b 部門管理類c生產(chǎn)技術(shù)類d前期工作類e 基本建設(shè)類2二級及二級以下類目的設(shè)置。二級及二級以下類目按部門管理職能和資料及檔案的形成特點設(shè)置。分類表中設(shè)置的二級類目，是部門資料及檔案分類的基本二級類目，可結(jié)合實際需要增設(shè)或減少二級類目。二級以下類目設(shè)置，可參照分類表中的基本范圍，結(jié)合工作特點按實際確定，但分類層次不宜過多。2.1 黨群工作類、部門管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類檔案分別按時間-問題分類設(shè)置二級及二級以下類目。2.2 前期工作類和基本建設(shè)類檔案二級類目按專業(yè)設(shè)置，三級類目按項

8、目項目設(shè)置。3類目標(biāo)識：3.1 一級1類目標(biāo)識：采用大寫英文字母a、b、c、d、e。3.2 二級及二級以下類目二級類目編號：采用阿拉伯?dāng)?shù)字0199標(biāo)識。3.3 阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識的類目層次中間用間隔號“”隔離開，大寫漢語拼音字母與阿拉伯?dāng)?shù)字之間不加間隔號。4. 類目標(biāo)識示意：例1：2010年部門總經(jīng)理辦公會議材料b 部門管理工作類 (一級類目)b01 管理工作綜合 (二級類目)例2：金佛山水利工程項目建議書 d 前期工作類(一級類目)d01 前期工作水利水電專業(yè)(二級類目)d01.01 前期工作項目 (三級類目)第二條 資料及案卷排架（一）黨群工作類、部門管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類檔案，分別按大類、年

9、度、問題排架，即把同一大類的案卷首先按年度分排，在各年度內(nèi)，再將同一問題的案卷按時間順序排列。（二）前期工作類、基本建設(shè)類分別按大類、專業(yè)、項目（一個項目、一項工程、一臺設(shè)備儀器）排架。第三條 資料及檔號編制（一）部門資料及檔案的檔號由分類號、案卷號組成。1黨群工作類、部門管理類、生產(chǎn)技術(shù)類分別按年度編寫案卷順序號，一個年度一個案卷流水號。2前期工作類、基本建設(shè)類資料及檔案，分別以最低分類類目編寫案卷順序號，便于補(bǔ)充案卷。3分類號與案卷號中間用間隔號“-”隔離開。4檔號示意例：2010年部門總經(jīng)理辦公會議材料b01.2010-02 案卷順序號(2010年部門管理類第2卷) 年度號 部門管理工作

10、綜合 (二級類目) 部門管理工作 (一級類目)例：項目前期工作資料:金佛山水利工程項目建議書d01.02-01 案卷順序號（第1卷項目建議書） 金佛山水利工程項目(三級類目) 水利水電類項目(二級類目) 前期工作類(一級類目)第四條 檢索工具依據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置一級類目，結(jié)合各類檔案管理的特點，對部門資料及檔案進(jìn)行登記著錄，建立資料及檔案檢索體系。編制案卷目錄、案卷文件目錄（全引目錄）、分類目錄（一）案卷目錄 案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄。（二）案卷文件目錄（全引目錄）案卷文件目錄（全引目錄）是以全宗為單位將案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄相結(jié)合按一定次序

11、編排而成的一種檔案目錄。（三）分類目錄分類目錄是依據(jù)分類表按照分類標(biāo)識以一定次序編排而成的一種檔案目錄。第五條 本方案由本部門負(fù)責(zé)解釋、說明。附件3: 集團(tuán)公司總工辦資料及檔案分類表一級類目名稱及代號二級類目名稱及代號三級類目名稱及代號基本范圍a黨群工作類01黨群工作綜合1.黨務(wù)工作（1）評先進(jìn)材料（2）創(chuàng)優(yōu)爭先活動材料2.工會工作 3.協(xié)會、學(xué)會工作 （1）全國大壩協(xié)會（2）重慶市水利學(xué)會（3）重慶水利造價協(xié)會、質(zhì)量協(xié)會b部門管理類01 管理綜合1.上級頒發(fā)的本部門應(yīng)貫徹執(zhí)行的有關(guān)文件2.總經(jīng)理辦公會議材料、工作計劃及總結(jié)3.工作簡報及資料4.行政辦公會議記錄、紀(jì)要、決定5.來往函件、技術(shù)交

12、流6.考核材料7.其他行政事務(wù)方面的材料02 審計工作1.上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的本部門審計應(yīng)貫徹執(zhí)行的有關(guān)文件2.工程招標(biāo)審核記錄3.工程招標(biāo)審核資料03人力資源管理1.機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、崗位職責(zé)方面的文件材料2.職工教育、進(jìn)修培訓(xùn)方面的文件材料 c生產(chǎn)技術(shù)類01生產(chǎn)技術(shù)綜合1.參與項目技術(shù)改造的資料2.參與解決相關(guān)技術(shù)問題的資料3.其它資料d前期工作類01水利水電按項目設(shè)置三級類目在同一項目內(nèi)1.項目建議書2.項目可行性研究報告3.項目開發(fā)請示、批復(fù)4.項目協(xié)議、合同5.其他02供水專業(yè)03排水專業(yè)e基本建設(shè)類01水利水電按項目設(shè)置三級類目在同一工程項目內(nèi)，基本范圍：1.參與項目技術(shù)審查的資料2.

13、參與解決相關(guān)技術(shù)問題的資料3.其它資料02供水專業(yè)03排水專業(yè)附件4:集團(tuán)公司總工辦資料及檔案查閱、復(fù)制、借閱制度第一條 為保證檔案安全，防止資料及檔案因查閱或借閱的原因引起遺失，特制定本制度。第二條 資料及檔案一般只供室內(nèi)查閱，機(jī)密檔案原則上不準(zhǔn)查閱。第三條 資料及檔案查閱（一）部門員工因工作需要，可查閱本部門的一般檔案，部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱本部門的機(jī)密檔案。（二）部門普通員工因工作需要查閱本部門機(jī)密檔案時，須填寫檔案利用審批單（見附表一）由部門負(fù)責(zé)人認(rèn)可，方可查閱。（三）外單位查閱本部門檔案時，一律憑單位介紹信，填寫檔案利用審批單（見附表一），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。（四）經(jīng)授權(quán)，有關(guān)人

14、員可查閱、復(fù)制公司電子檔案原文。第四條 嚴(yán)格執(zhí)行資料及檔案借閱審批手續(xù)（一）本公司員工因工作需要借閱檔案，填寫檔案利用審批單（見附表一）后，由部門負(fù)責(zé)人、公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)同意，方可借閱檔案。（二）機(jī)密檔案原則上不得外借，如確因工作需要外借檔案，則必須由公司總經(jīng)理簽字認(rèn)可。（三）電子檔案的借閱審批手續(xù)執(zhí)行紙質(zhì)檔案的借閱審批手續(xù)。第五條 建立檔案借閱登記臺帳。檔案借閱時應(yīng)明確規(guī)定歸還期限，一般不得超過十天。借閱的檔案使用后應(yīng)立即歸還。如不能按期歸還，可續(xù)借，但需重新辦理借閱手續(xù)。資料及檔案歸還時，經(jīng)檢查、清點無誤后注銷。借閱人請假或出差，應(yīng)將所借的資料及檔案歸還兼職檔案管理人員。借閱者對所借資料及檔案應(yīng)愛護(hù)、保護(hù)卷面整潔，不得任意涂改和拆裝抽頁，不得擅自翻印。第六條資料及檔案查閱必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案相關(guān)規(guī)定，聽從檔案管理人員安排。第七條資料及檔案復(fù)制,應(yīng)填寫資料及檔案利用審批單（見附表一），同時進(jìn)行資料及檔案復(fù)制登記（見附表二）后方可進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印文件須加蓋方章，注明再次復(fù)印無效。絕密文件原則上不予復(fù)印。第八條 進(jìn)行資料及檔案利用效果登記。資料及檔案利用者應(yīng)在利用檔案后，應(yīng)填寫資料及檔案利用登記表（見附