外貿(mào)業(yè)務(wù)員管理規(guī)章制度-規(guī)范(一)

1、v1.0可編輯可修改外貿(mào)部門管理為了規(guī)范外貿(mào)部門的工作，使大家有個(gè)良好的工作環(huán)境及和諧的團(tuán)隊(duì)，使外貿(mào)團(tuán)隊(duì)在公司領(lǐng)導(dǎo)下高效的開拓國際市場，保障外貿(mào)業(yè)務(wù)工作有序，特制定以下制度。工作時(shí)間：上午8:00-11:30 ,下午1:00-5:00周五下午：總結(jié)，大掃除周六：8:00-11:30 ,下午 1:30-5:00 （試行） 一 .總體制度1 .不斷學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識和技能，提高個(gè)人素質(zhì)與涵養(yǎng)，遵守公司考勤等相關(guān)制度，請假需提出 書面申請，緊急情況可口頭申請，事后補(bǔ)上請假條。2 .嚴(yán)守公司機(jī)密，謹(jǐn)言慎行。公章使用須有申請、領(lǐng)用記錄。不得泄露公司有關(guān)產(chǎn)品策劃、 技術(shù)、客戶資源等機(jī)密性信息。3 .未經(jīng)批準(zhǔn)，不

2、得攜帶任何無關(guān)的移動(dòng)存儲設(shè)備、光盤等進(jìn)出公司，不得將公司電腦內(nèi)的文 件發(fā)送給與公司無關(guān)的任何機(jī)構(gòu)或個(gè)人。4 .配合部門每周召開的部門研討會，圍繞如何做大做強(qiáng)并討論上周工作總結(jié)及下周工作如何 調(diào)整；同事之間就外貿(mào)技能多溝通，互相學(xué)習(xí)。5 .公司根據(jù)展會效果和實(shí)際情況來決定參加國內(nèi)外展會，參加前需準(zhǔn)備好赴展的相關(guān)資料， 如展品、樣本、報(bào)價(jià)資料、展位布置、展品的運(yùn)輸?shù)取? .同事之間應(yīng)相互溝通，友好相處?？蛻粜畔⒃谕赓Q(mào)同事之間，可以保密，但所開發(fā)的區(qū)域 （國家）、客人的名字，在例會上可以互相溝通，以防止客人向不同的外貿(mào)業(yè)務(wù)員詢價(jià)；外貿(mào)業(yè)務(wù)員不能惡意侵占其它人的客戶信息，不得故意報(bào)低價(jià)格，防止不勞而獲

3、的事情發(fā) 生。7 .注意個(gè)人衛(wèi)生，保持臺面整潔，垃圾及時(shí)處理，共同營造綠色辦公環(huán)境。二、客戶管理制度1 .在接到新客戶詢盤的，將客戶資料進(jìn)行登記，明確標(biāo)記本次詢盤產(chǎn)生的時(shí)間、聯(lián)系方式、 客戶來源、客戶需求何種規(guī)格的產(chǎn)品等。便于跟進(jìn)和匯報(bào)管理。2 .參加展會各業(yè)務(wù)人員所收集的客戶名片及合作意向，展會完成后一周內(nèi)，將所有名片資料登記在客戶檔案中，名片上交公司，由公司分類，酌情分配給專人跟進(jìn)。原則上，客人在 展會上與哪個(gè)業(yè)務(wù)員溝通，就分配給哪個(gè)業(yè)務(wù)員跟進(jìn)。3 .及時(shí)錄入客戶資料以便跟進(jìn)和內(nèi)部溝通。所有客戶資料的錄入必須盡量詳細(xì)，尤其在客戶 描述里，進(jìn)行客戶的詳細(xì)說明，包括產(chǎn)品意向、實(shí)力分析、誠意度分

4、析、成交機(jī)會分析等。4 .未經(jīng)公司授權(quán)，嚴(yán)禁業(yè)務(wù)員私自將公司訂單外移，若發(fā)現(xiàn)在公司上班期間，有上述嚴(yán)重違11v1.0可編輯可修改紀(jì)行為，公司除嚴(yán)厲處罰外，嚴(yán)重者追究法律責(zé)任。三.日常工作1 .及時(shí)查看郵件詢盤郵信息，合理報(bào)價(jià)。2 .和在線的客戶進(jìn)行及時(shí)溝通，聊天記錄必要時(shí)進(jìn)行文檔保存。重要信息要摘出存入備忘錄。3 .每周做一次總結(jié)和內(nèi)部溝通，包括：(1)所有在跟蹤的客戶名稱，國家，感興趣產(chǎn)品，當(dāng)前工作計(jì)劃。(2)總結(jié)遇到的一些業(yè)務(wù)問題和技術(shù)性問題。(3)其他貿(mào)易事務(wù)相關(guān)的一些問題。4 .每月對自己的訂單進(jìn)行總結(jié)，列明合同號，合同金額，合同數(shù)量，價(jià)格條款，交貨期，目 前進(jìn)行狀態(tài)，下一步該怎么進(jìn)行

5、，對本月簽單量，款項(xiàng)回收情況進(jìn)行總結(jié)。5 .對客戶進(jìn)行總結(jié)，對于每一個(gè)客戶的要求，對產(chǎn)品，單據(jù)，包裝的要求作總結(jié)，進(jìn)行客戶評價(jià)分析。6 .定期對自己的整體業(yè)務(wù)進(jìn)行匯總，做自我分析評價(jià)，制訂半年的工作目標(biāo)和計(jì)劃。做出匯報(bào)。四.郵件管理統(tǒng)一使用企業(yè)，郵件注意備份和保存，以便管理和追蹤。五.客戶開發(fā)前期工作1 .收到詢盤及報(bào)價(jià)時(shí)，要及時(shí)跟部門經(jīng)理確認(rèn)是否已有同事聯(lián)系， 如沒有，及時(shí)跟蹤和處理。2 .在與客戶商談過程中，有涉及到技術(shù)指標(biāo)的問題，及時(shí)與部門經(jīng)理或研發(fā)部門溝通，并記 錄該信息。如有客戶要求公司沒有的證書，需要跟公司及辦證機(jī)構(gòu)聯(lián)系，進(jìn)行辦理。3 .子賬號從主賬號得到的詢盤應(yīng)及時(shí)處理，超過兩天

6、不處理的主管有權(quán)利交給他人跟進(jìn)。六.報(bào)價(jià)及合同簽定1 .收到客戶詢盤及報(bào)價(jià)時(shí)，原則上按報(bào)價(jià)單報(bào)價(jià)，并與劉繼升或總公司確認(rèn)方可報(bào)價(jià)。如最 終報(bào)價(jià)低于報(bào)價(jià)單，應(yīng)與部門經(jīng)理確認(rèn)相關(guān)信息后再給客戶報(bào)價(jià)。2 .收到客戶確認(rèn)形式發(fā)票后，做好后期的收款和催款工作。3 .將填寫完整的發(fā)票或者合同，傭金協(xié)議等遞交部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。并做好備案。七.文件資料管理業(yè)務(wù)人員正在處理的合同訂單，以及已經(jīng)完成的訂單（合同，發(fā)票，箱單等），保留紙質(zhì)復(fù)印件，并分類歸檔到桌面不同的文件夾中，文件夾應(yīng)注明標(biāo)識已完成訂單，待處理訂單。以便當(dāng)事人不在場的情況下，其他人能盡快幫助處理緊急事件。八.電腦管理1 .電腦密碼一律在部門經(jīng)理處備案。2 .業(yè)務(wù)人員定期要進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。九.文件管理1 .所有與客戶往來及與發(fā)貨有關(guān)文件，必須保留件。掃描文件與往來電子文件，定期保存和 復(fù)制客戶郵件，2 .文件存放說明：要做好分類，以便方便查閱。十.合同號登記本及單證保管業(yè)務(wù)員簽訂合同后，必須及時(shí)在合同號登記本上進(jìn)行登