協(xié)同辦公（OA）系統(tǒng) 項目可行性報告范文模板

1、 oa協(xié)同辦公系統(tǒng)項目可行性報告xxx編號： it-oa 01版 本 號axxx協(xié)同辦公系統(tǒng)項目可行性報告修改次第x次0頁 次1/9xxx協(xié)同辦公系統(tǒng)項目可行性報告xxx信息部2008年4月xxxoa協(xié)同辦公系統(tǒng)可行性報告項目名稱：xxxoa協(xié)同辦公系統(tǒng)項目項目申請單位：信息部1. 項目背景： xxx企業(yè)概況、信息化現(xiàn)狀、項目需求等。2. 項目目標(biāo)：通過實施協(xié)同oa系統(tǒng)，可把xxx日常業(yè)務(wù)、事物、協(xié)作等信息在單位的部門、群組、個人之間進(jìn)行及時高效、有序可控、全程共享的溝通處理。提供協(xié)同工作、公文管理、公共信息、日程/會議管理、文檔管理、綜合辦公管理、常用工具以及系統(tǒng)管理等應(yīng)用模塊，從而達(dá)到管理

2、高效全面的管理效果。協(xié)同oa系統(tǒng)的總體目標(biāo)是：以先進(jìn)的計算機(jī)和通信技術(shù)為主要手段，以實現(xiàn)企事業(yè)關(guān)鍵辦公應(yīng)用為導(dǎo)向，搭建一個覆蓋全單位的自動化辦公信息平臺。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)本單位移動辦公、資源共享、高效協(xié)同的事務(wù)處理機(jī)制，為本單位建立一個即時有效的信息交流管道，建立高質(zhì)量、高效率的信息網(wǎng)絡(luò)，為領(lǐng)導(dǎo)提供一個方便有效的事件跟蹤和監(jiān)督手段，實現(xiàn)辦公現(xiàn)代化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和人性化管理。l 實現(xiàn)單位管理向無紙化辦公的轉(zhuǎn)變。通過oa系統(tǒng)為單位內(nèi)部的信息傳遞建立聯(lián)系，便于單位內(nèi)部協(xié)同工作。規(guī)范使用者的管理從而實現(xiàn)信息集中式管理和分布式應(yīng)用。搭建起單位內(nèi)高效協(xié)同的辦公平臺。l 規(guī)范單位管理行為。通過o

3、a系統(tǒng)的信息流程約束，規(guī)范管理過程，追求理想管理結(jié)果。實現(xiàn)管理規(guī)范化，流程制度化。l 提高效率、節(jié)約開支。通過oa系統(tǒng)的實施應(yīng)用，可以使使用者的辦公效率大大提高，人員溝通實時快捷，任務(wù)傳遞高效清晰，可以及時了解任務(wù)、工作的進(jìn)度。節(jié)約單位在日常辦公中的紙張、消耗品、通訊等費(fèi)用，達(dá)到開源節(jié)支，增產(chǎn)增效的目的。3. 項目預(yù)期效益：達(dá)到的效果oa協(xié)同辦公平臺是基于互聯(lián)網(wǎng)的高效協(xié)同工作平臺和協(xié)同管理系統(tǒng)，它的基本定位為：個人的門戶和工具；團(tuán)隊的協(xié)同工作平臺；企業(yè)知識沉淀及協(xié)作平臺；、提升企業(yè)執(zhí)行力：a、 增強(qiáng)授權(quán)的有效性通過協(xié)同oa系統(tǒng)，實現(xiàn)工作的書面授權(quán)，降低工作目標(biāo)的傳遞衰減或變形；在系統(tǒng)中直接分配

4、任務(wù)對象和路徑，確保執(zhí)行資源；并且系統(tǒng)提供直觀的可視化流程圖，可在授權(quán)人與被授權(quán)人之間建立可視的責(zé)任關(guān)系。b、 監(jiān)督過程控制結(jié)果通過協(xié)同oa系統(tǒng)，所有工作事件都將被如實的記錄，供查詢和跟蹤。并可以及時跟蹤任務(wù)執(zhí)行狀態(tài)、結(jié)果、過程變動，減少信息的衰減。c、 加強(qiáng)制度的執(zhí)行規(guī)范通過協(xié)同oa系統(tǒng)，將企業(yè)的制度、規(guī)范變成“制度、規(guī)范模板固定流程”，員工無需牢記，在執(zhí)行時將按制度自行流轉(zhuǎn)，實現(xiàn)企業(yè)“行為約束”的管理。、提升團(tuán)隊效率：a、 加強(qiáng)時間管理通過協(xié)同oa系統(tǒng)提供直觀的時間管理功能，員工的時間安排可以互相查看，上級可以閱讀并批復(fù)。從公告到部門討論區(qū)、從內(nèi)部聯(lián)系人到各種制度模板、從協(xié)同處理到知識庫共

5、享，輕重緩急一目了然。b、 建立敏捷性組織通過協(xié)同oa系統(tǒng)，可以隨需應(yīng)變組建“跨部門”的動態(tài)項目團(tuán)隊，快速建立靈活的彈性組織，且無需會議方式，可以實現(xiàn)所有項目成員全面同步信息對稱。c、 移動協(xié)同，實時審批、處理實現(xiàn)網(wǎng)上的審批流程，也同樣可以有效節(jié)約不同崗位，不同部門由于作業(yè)時間、空間的沖突而帶來的協(xié)作障礙，使得辦公的效率得以提高。、實現(xiàn)知識管理a、 知識沉淀通過協(xié)同oa系統(tǒng)提供的文檔管理功能，為各個部門建立文件夾，存放部門知識，并可以輔助完成信息采集、整理篩選、分類歸集、形成知識。通過對整個協(xié)同事件的保存，可以將時間的過程和結(jié)果一起保存，實現(xiàn)對組織中寶貴的過程型知識進(jìn)行保存。b、 知識共享通過

6、信息的分類管理方法，統(tǒng)一集中管理在服務(wù)器上，每日備份。并且可以根據(jù)工作內(nèi)容要求不同，授權(quán)不同對象學(xué)習(xí)分享，實現(xiàn)知識的最大利用。、輔助文化建設(shè) 通過協(xié)同平臺為企業(yè)搭建全員電子溝通的立體平臺，通過協(xié)同、計劃、公告、新聞、調(diào)查、論壇、短信等多種方式有效改善企業(yè)溝通問題，輕松組織互動探討和調(diào)查，增強(qiáng)組織成員參與的興趣，輔助完成企業(yè)文化建設(shè)。、有效節(jié)約費(fèi)用a、通過協(xié)同oa系統(tǒng)多樣化的溝通方式，提高溝通頻率的同時大幅度降低有線和無線終端的通訊量，可實現(xiàn)抑制系數(shù) 15，明顯減少傳真、長途電話等開支。b、通過協(xié)同oa系統(tǒng)的協(xié)同工作、文檔管理和共享機(jī)制，降低因打印產(chǎn)生的辦公用品消耗和折舊，可實現(xiàn)抑制系數(shù)為 30

7、%，明顯減少了打印紙、打印機(jī)的用量。c、通過協(xié)同oa系統(tǒng)實施達(dá)成人均事務(wù)處理能力的提升，在組織擴(kuò)張過程中有效進(jìn)行減少對新人的雇傭數(shù)量，從而達(dá)成對人力資源成本抑制?？蓪崿F(xiàn)年度人力資源成本抑制系數(shù)為15%，明顯減少人力相關(guān)的開支。d、通過協(xié)同oa系統(tǒng)提升了組織的敏捷和靈活性，協(xié)調(diào)會和動員會等各種會議次數(shù)明顯減少和會議時間明顯縮短，可實現(xiàn)年度辦公費(fèi)用中的會務(wù)費(fèi)、差旅費(fèi)和車輛運(yùn)行費(fèi)等成本抑制系數(shù)為30%，明顯減少無效工作量和費(fèi)用開支。6 、整合it系統(tǒng)信息資源a、協(xié)同oa系統(tǒng)非常易用，多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)培訓(xùn)一個小時即可以快速的掌握。b、協(xié)同oa系統(tǒng)可為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)設(shè)置供查詢的專用文件夾，定時按照要求把業(yè)務(wù)系統(tǒng)的匯總

8、結(jié)果和分析報告推送到指定的文件夾中，這樣，領(lǐng)導(dǎo)就可以不必進(jìn)入其他it系統(tǒng)就能看到所有系統(tǒng)中最有價值的產(chǎn)出物結(jié)果文檔和分析報告等，大大方便了領(lǐng)導(dǎo)者。c、通過協(xié)同oa系統(tǒng)的單點登錄方式，可以一鍵式訪問其他it系統(tǒng)，并實現(xiàn)數(shù)據(jù)級的整合應(yīng)用，從而有效消除信息孤島。4、項目計劃安排：整個企業(yè)協(xié)同oa系統(tǒng)的建設(shè)分為多個階段分步來實現(xiàn)：1 、項目咨詢階段項目咨詢階段的目的是：對現(xiàn)有業(yè)務(wù)和it現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查和初步診斷，明確咨詢與實施的目標(biāo)與范圍，根據(jù)現(xiàn)狀制定具體的行動方案。2 、項目準(zhǔn)備階段項目準(zhǔn)備階段的目的是：確定合適的項目經(jīng)理；建立雙方的項目組織，建立項目組織的高效的決策和解決問題的機(jī)制，并在項目組織內(nèi)部，

9、對于項目的遠(yuǎn)景達(dá)成共識；對業(yè)務(wù)運(yùn)作流程進(jìn)行調(diào)研，確定實施主計劃及需求調(diào)研報告；召開項目啟動會，使高層以至全體員工，對因項目實施帶來的過程和方法的變革有清楚的認(rèn)識，同心協(xié)力，推進(jìn)項目實施。3 、項目建設(shè)階段項目建設(shè)階段的目的是：對實施范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)進(jìn)行深入全面的分析，明確業(yè)務(wù)需求，并結(jié)合產(chǎn)品擬定應(yīng)用方案。建立一套系統(tǒng)運(yùn)行的良好制度。4 、項目交付階段項目交付階段的目的是：建立一個良好的軟件使用制度、完成大量用戶的操作培訓(xùn)、完成從模擬運(yùn)行階段到正式運(yùn)行的轉(zhuǎn)換。5 、運(yùn)行支持階段運(yùn)行支持階段的目的是：系統(tǒng)上線后的運(yùn)行支持，對出現(xiàn)的問題進(jìn)行分類并快速解決，項目總結(jié)和驗收、項目交接和軟件商顧問撤離后的維護(hù)

10、。5、 投資概算：項目的大概投資范圍如下：類別項目價格（人民幣）備注系統(tǒng)平臺協(xié)同oa系統(tǒng)平臺價格（xxx并發(fā)用戶數(shù)）客戶化及實施協(xié)同oa系統(tǒng)實施費(fèi)用硬件服務(wù)器費(fèi)用總計包括公司總部及各下屬公司6、 項目可檢測目標(biāo)和方法：為保證項目質(zhì)量，將項目進(jìn)程所完成的以下交付結(jié)果定義為項目里程碑，必須進(jìn)行驗收與批準(zhǔn)。項目里程碑有：里程碑1：項目小組成立交付結(jié)果：項目小組名單、實施方案里程碑2：系統(tǒng)安裝交付結(jié)果：系統(tǒng)安裝確認(rèn)書里程碑3：系統(tǒng)上線交付結(jié)果：產(chǎn)品安裝盤、用戶手冊（含安裝手冊、管理員手冊、用戶使用手冊）、需求調(diào)研報告等里程碑4：用戶培訓(xùn)交付結(jié)果：培訓(xùn)計劃、系統(tǒng)簡易操作手冊、培訓(xùn)試題、培訓(xùn)總結(jié)里程碑5：

11、項目驗收交付結(jié)果：項目驗收報告7、 項目風(fēng)險和防范：本章主要描述系統(tǒng)在建設(shè)和實施過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險以及我們針對風(fēng)險的防范措施。8.1業(yè)務(wù)上的風(fēng)險與防范造成業(yè)務(wù)上的風(fēng)險的主要原因是：l 業(yè)務(wù)人員需求不完整l 軟件供應(yīng)商人員不了解需求l 需求頻繁變更防范措施：為避免這些風(fēng)險,我們選擇具有高度知名品牌、實力雄厚、擁有規(guī)范實施體系的供應(yīng)商，用友公司是國內(nèi)最大的管理軟件供應(yīng)商，協(xié)同oa的市場占有率第一，利用該公司具有的實施協(xié)同oa系統(tǒng)的經(jīng)驗幫助我們來規(guī)避上述風(fēng)險,同時通過培訓(xùn)，在企業(yè)內(nèi)部可以引導(dǎo)業(yè)務(wù)人員正確、有效的利用該系統(tǒng)。8.2項目實施的風(fēng)險l 項目頻頻延期,乃至整個項目的失敗防范項目實施中的風(fēng)險

12、l 我們需要采用專業(yè)的項目管理理論和方法l 在項目中，我們可借鑒采用專業(yè)項目管理工具來實現(xiàn)項目管理，可以幫助我們沉淀項目管理過程中的文檔，當(dāng)我們項目結(jié)束后，將成為xxx信息化建設(shè)項目的一個重要知識庫，供后續(xù)項目借鑒。也即是說，在項目管理過程中，我們的項目成員將親歷一個知識管理與沉淀的過程并使得這個過程中產(chǎn)生的企業(yè)知識可供我們后續(xù)項目所用。8.3技術(shù)上的風(fēng)險與防范在技術(shù)上面的風(fēng)險主要有以下一些方面需要考慮：(1) 數(shù)據(jù)獲取與處理方面技術(shù)方面要考慮的原則是：l 第一，采用的技術(shù)要符合國際標(biāo)準(zhǔn)，遵循標(biāo)準(zhǔn)可以從系統(tǒng)架構(gòu)上做好質(zhì)量把關(guān)；l 第二，系統(tǒng)設(shè)計要考慮到可擴(kuò)展性，以便在需要的時候可以較方便的升級或擴(kuò)展功能，從而保障系統(tǒng)的前期投入；l 第三，系統(tǒng)設(shè)計要考慮到數(shù)據(jù)安全性；l 第四，要考慮到可集成性，便于和其他軟件系統(tǒng)交換數(shù)據(jù)與協(xié)作。防范措施：通過選擇適當(dāng)?shù)漠a(chǎn)品和技術(shù)及有經(jīng)驗的軟件商，在很大程度上可以避免技術(shù)風(fēng)險?；谶@方面考慮，協(xié)同oa系統(tǒng)的建設(shè)我們采用mysql關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，以適應(yīng)大量的數(shù)據(jù)處理及滿足集成擴(kuò)展性。另外在中間層采用免費(fèi)的tomcat應(yīng)用組件，在確保應(yīng)用的同時減低投入成本。(2) 產(chǎn)品平臺上的風(fēng)險l 產(chǎn)品平臺若有致命的不可彌補(bǔ)的缺陷，必將造成應(yīng)用系統(tǒng)的先天不足，從而造成本次系統(tǒng)的技術(shù)風(fēng)險。防范措施：基