2015-4-28婚禮策劃項目管理設(shè)計方案

1、項目管理作業(yè)（婚慶策劃） 組員：程 勇 14130263方前明 14130231許 建 14130259胡 偉 14130260鄭斌斌 14130262谷 權(quán) 141302642015年4月28日一、項目背景（包括環(huán)境分析、項目選擇）3項目的提出原因3項目環(huán)境背景3項目優(yōu)勢分析（資源、技術(shù)、人才、管理等方面）3項目運作的可行性3項目的獨特與創(chuàng)新分析3項目章程4二、項目的范圍管理（包括需求的識別、范圍說明書、項目成果目標、工作分解等）4需求的識別4項目范圍說明書5項目目標5工作分解（WBS）6三、項目的組織結(jié)構(gòu)6四、項目的人力資源安排（包括人員的職責分配）7項目人力資源需求計劃7團隊介紹7項目責

2、任分配矩陣7五、項目的成本管理、時間管理、質(zhì)量管理中的任何一個環(huán)節(jié)8項目時間管理8項目清單和時間估算表8項目進度雙代號網(wǎng)絡(luò)圖9婚慶項目進度計劃甘特圖10項目實際進度偏差分析-前鋒線比較法(檢查日期9月10日)11項目成本管理12項目質(zhì)量管理12六、項目的風險管理13項目風險管理的主要內(nèi)容13項目風險管理計劃14項目風險管理計劃的制訂依據(jù)14項目風險管理計劃的編制方法14項目風險管理計劃的主要內(nèi)容14項目風險的識別15SWOT簡要分析15頭腦風暴15風險項點的確立16項目風險的研判17項目風險的預防18項止風險的控制19定期會議制度19檢查表法19一、項目背景（包括環(huán)境分析、項目選擇）項目的提出

3、原因受朋友之托，為鄭先生和楊小姐策劃一場難忘的婚禮。項目內(nèi)容包括:婚紗攝影，會場布置；化妝師、司儀、攝影師、酒店等的聯(lián)系；喜帖、紅包、婚車隊、煙酒等的準備；來賓的聯(lián)系及安排等。鄭先生和楊小姐準備在2015年的國慶節(jié)結(jié)婚，本項目的目的就是在2015年10月1日為鄭先生和楊小姐舉辦一個他們滿意的有特色的西式婚禮，在各方人員的支持和配合下來完成該項目，并且保證不觸犯和違反相關(guān)規(guī)定與政策。項目環(huán)境背景項目主題：今夜讓愛升華。實施對象：新郎、新娘以及雙方的親人和朋友、同學等。實施區(qū)域：天上人間大酒店。預計成果：2015年10月1日在新郎家鄉(xiāng)所在地舉辦一個西式婚禮儀式。項目期限：2015年9月4日到201

4、5年10月3日。項目成本：項目總投資為5萬元人民幣。項目優(yōu)勢分析（資源、技術(shù)、人才、管理等方面）該項目在我公司所在地組織實施，我公司有相關(guān)成熟的經(jīng)驗可復制，許多資源可以共享，可大大降低相關(guān)成本。本公司與我市知名的司儀、攝像師、高端汽車租賃公司等建立了良好的合作關(guān)系，并簽有合約。新郎、新娘與項目策劃人員較為熟悉，溝通問題不大。項目運作的可行性委托人資金可上浮10%，盡量以節(jié)省為原則，比較以往同類型項目，該項目基本能保持微利。如今互聯(lián)網(wǎng)較為發(fā)達，部分事項可借助互聯(lián)網(wǎng)，能夠保證項目進度?；槎Y創(chuàng)意無特殊要求，但盡量個性化，彰顯形式新穎。項目的獨特與創(chuàng)新分析因新郎、新娘均海歸派，崇尚自由、浪漫，能夠接受

5、新鮮事物，性格活潑開朗，婚禮風格為西式。新郎、新娘個性化的需求，譬如與賓客互動環(huán)節(jié)、新人出場場景設(shè)計等等，我公司均有成熟的運作經(jīng)驗。項目章程項目名稱婚慶策劃（舉辦婚禮日期2015.10.1）項目時間2015年9月4日至2015年10月3日資金預算5萬元交付結(jié)果婚禮各方面準備就緒，新娘、新郎及家人滿意工作描述方案設(shè)計、物品采購、與酒店、車隊等聯(lián)系、項目控制所需資源人、車、場地、喜炮、煙酒、氣球、蠟燭等重大里程碑設(shè)計工作完成、場地布置完成、婚紗攝影完成、婚禮儀式結(jié)束二、項目的范圍管理（包括需求的識別、范圍說明書、項目成果目標、工作分解等）需求的識別市場需求：隨著社會的進步，年輕人的思想越來越新潮，

6、結(jié)婚是人生中的一件大事，人們在婚姻儀式的形式上也越來越追求浪漫，比照西方模式辦婚慶、中國傳統(tǒng)結(jié)婚儀式、旅游結(jié)婚、網(wǎng)上婚慶、農(nóng)村新式婚慶等形式不斷涌現(xiàn)，越來越受到年輕人的歡迎，我公司如果能抓住這個市場需求，做大做強新型婚禮策劃，對公司的發(fā)展將是一個拓展。商業(yè)需要：雖然單項策劃費用相對較少，但市場基數(shù)龐大，隨著人們生活水平的不斷提高和項目的做大做強，今后公司的投入費用成本可以進一步降低，如策劃范圍更廣更深，市場占有份額也越來越多，對公司的盈利有很大的潛力可以挖掘。顧客要求：新婚夫婦希望辦一次有特色的西式婚禮，婚禮創(chuàng)意要求盡量個性化，彰顯形式新穎，這與公司下一步努力的發(fā)展方向相一致，借此機會可以優(yōu)化

7、組織人員，積累經(jīng)驗的同時，起到對外宣傳的效果。技術(shù)需求：目前，公司有一批海歸策劃團隊，對國內(nèi)各類策劃需求進行了一次全面調(diào)研，方向把握比較明確，且應(yīng)用推廣了國外先進的技術(shù)，完全有能力做到國內(nèi)領(lǐng)先，國際接軌，最大程度滿足顧客的需求。項目范圍說明書時間范圍：2015年9月4日-2015年10月3日 樣式范圍：西式 規(guī)模范圍：中型 地點范圍：天上人間大酒店工作范圍：拍攝、喜帖設(shè)計及派發(fā)、場地布置、化妝、婚車樂隊預訂、婚禮（婚宴）進行、蜜月安排?；閼c相關(guān)物資提供范圍婚慶項目內(nèi)容數(shù)量說明婚紗照拍攝一套五星級婚紗照請?zhí)?00份包含設(shè)計樂隊一支供婚禮現(xiàn)場使用婚禮現(xiàn)場工作人員30人現(xiàn)場布置所需物資若干根據(jù)被服務(wù)

8、方認定設(shè)計方案所需物資購買婚禮儀式攝像一套從本店挑選親朋接送車5部租借婚禮使用婚紗禮服各一套（共2套）采購項目目標成果目標：成功舉辦婚宴，婚禮浪漫有新意，滿足干系人要求。工期目標：項目在一個月之內(nèi)完成。成本目標：成本控制在5萬元左右，上下浮動不超2000元；來賓約100人。市場目標：成功宣傳公司形象，積攢社會人氣，為今后爭取客源打下基礎(chǔ)。管理目標：在新技術(shù)應(yīng)用、人員組織管理、分工合作、對外宣傳項目上總結(jié)經(jīng)驗，完善管理制度，為標準化管理提前謀劃。工作分解（WBS）婚禮策劃技術(shù)管理物資采購公關(guān)協(xié)調(diào)現(xiàn)場布置項目財務(wù)確定主題各類設(shè)計確定場地進度、質(zhì)量控制確定物資確定人員禮炮采購花藝采購煙酒采購糖果采購

9、音響設(shè)備采購攝影聯(lián)系司儀聯(lián)系會場聯(lián)系婚車聯(lián)系調(diào)酒聯(lián)系造型聯(lián)系人員安排請?zhí)职l(fā)fend物資安排會場布置會計管理成本控制三、項目的組織結(jié)構(gòu)雖然本項目較小，但考慮到利益相關(guān)方較多，包括婚禮主辦方、酒店、租賃公司等市場方面。并且由于新婚夫婦為“海歸”，雙方家長又極要面子，對婚禮的滿意度要求較高，為此，我公司抽調(diào)精兵強將組成一個項目團隊，采用項目型組織的組織結(jié)構(gòu)，以最大地發(fā)揮項目經(jīng)理的權(quán)力，協(xié)調(diào)整個團隊內(nèi)部有效運轉(zhuǎn)，為完成此次策劃提供有效保障。鑒于此，我公司確定由谷權(quán)任此次項目經(jīng)理（有建造師課程學習經(jīng)驗），程勇任設(shè)計主管（曾在設(shè)計院混過一段時間），方前明任采購主管（與大量物資打過交道），許健任公關(guān)協(xié)調(diào)主

10、管（干過大車間的一把手），鄭斌斌任現(xiàn)場布置主管（長期從事現(xiàn)場技術(shù)工作并多次獲得公司領(lǐng)導認可），胡偉任項目財務(wù)主管（在家里掌握經(jīng)濟大權(quán)）。在此基礎(chǔ)上，通過抽調(diào)一些部門專業(yè)人員及適當外聘人員充實到各小組當中，打造一個強有力的項目團隊。我們的團隊口號是：“非常5+1”，幸福生活從這里啟航。項目經(jīng)理A設(shè)計主管B采購主管C公關(guān)協(xié)調(diào)主管D布置主管E項目財務(wù)主管F設(shè)計小組采購小組現(xiàn)場小組四、項目的人力資源安排（包括人員的職責分配）項目人力資源需求計劃項目經(jīng)理1人、設(shè)計主管1人、物資采購主管1人、外部聯(lián)系協(xié)調(diào)主管1人、現(xiàn)場布置主管1人、財務(wù)預算主管1人及部分專業(yè)人員。團隊介紹團隊主要成員職責分配如下：谷權(quán)全面

11、負責本團隊工作，主要負責理念及批準，與主要干系人溝通。程勇主要負責主題、會場設(shè)計，人員物資安排，進度、質(zhì)量控制。方前明主要負責婚禮所需物資采購。許建主要負責會場、酒店、司儀、車輛、攝影等聯(lián)系協(xié)調(diào)。鄭斌斌主要負責現(xiàn)場布置、人員管理等。胡偉負責財務(wù)預算監(jiān)督、資金保障、成本控制。項目責任分配矩陣F: 負責 P: 批準 C: 參與 J: 監(jiān)督項目名稱項目經(jīng)理設(shè)計采購公關(guān)協(xié)調(diào)現(xiàn)場布置項目 財務(wù)確定主題、場地PFC會場設(shè)計PF確定物資、人員PFCC煙酒、禮炮采購PCFJ鮮花、糖果采購PCFJ婚紗禮服采購PCFJ音響設(shè)備采購PCFJ酒店、會場、司儀聯(lián)系PFJ攝影、化妝聯(lián)系PFJ車隊聯(lián)系PFJ分發(fā)請?zhí)鸓FF工

12、作人員安排PFF物資安排PFC現(xiàn)場布置PCF成本控制PCF進度、質(zhì)量控制PF五、項目的成本管理、時間管理、質(zhì)量管理中的任何一個環(huán)節(jié)項目時間管理項目清單和時間估算表工作 項目內(nèi) 容持續(xù)時間 （單位：天）設(shè)計工作確定主題、場地、設(shè)計會場方案、物資、人員（人員包括親朋好友的邀請通知以及策劃團隊需要的人員）3場地選擇現(xiàn)場查勘場地5物資采購鮮花、喜糖、煙酒、炮、禮服、請?zhí)?、音?0前期聯(lián)系進行市場調(diào)查，選擇婚車、攝影、化妝、酒店、司儀6場地布置根據(jù)主題設(shè)計，利用采購物資對場地進行安排3婚紗攝影按照日程安排進行外景和室內(nèi)拍攝18發(fā)放喜帖采用送達和轉(zhuǎn)交的方式7婚車準備按照車型和數(shù)量進行準備，在結(jié)婚儀式當天保

13、證準時使用4婚禮儀式舉行婚禮，招待親朋1收 尾清理節(jié)余物資，結(jié)算各類費用等221項目進度雙代號網(wǎng)絡(luò)圖婚慶項目進度計劃甘特圖項目實際進度偏差分析-前鋒線比較法(檢查日期9月10日)通過對前鋒線進行分析，得到以下結(jié)論： 場地選擇工作實際進度拖后1天。 物資采購工作實際進度提前2天。 前期聯(lián)系工作進度與計劃進度相同。項目成本管理通過估算、整合行程項目的費用基準，對項目費用變更加以控制，目的是確保項目按照規(guī)定的預算完成。序號項目名稱數(shù)量單價預算實際支出向上累計備注1請?zhí)?0個0.86464642喜字10張11010743婚紗照1套4880488058805954贈婚紗、化妝4新房裝飾500450640

14、45紅包201002000140078046煙酒、飲料1500013500213047喜糖1201012001000223048鮮花200180224849煙花炮竹5005002298410酒席11桌150016500165003948411婚紗禮服500039484贈送12化妝800039484贈送13婚車6輛1000600060004548414司儀100010004648415攝像80080047284合計499544728447284項目質(zhì)量管理質(zhì)量管理的目的是為求達到項目既定的質(zhì)量要求。如果把項目整體管理看成對項目進行戰(zhàn)略層面的指導，那么質(zhì)量管理則是項目具體工作在戰(zhàn)術(shù)層次的細化，是從

15、技術(shù)層面指導個人實施項目工作的依據(jù)。由于本項目的終極目的是希望每個參與者都能快樂和積極的享受整個過程。而分配任務(wù)時基本也都是根據(jù)每個人自己擅長的領(lǐng)域，所以只要溝通積極得當，沒有設(shè)置很死板的質(zhì)量標準要求，更談不上對參與者的指導。我們相信：親情、友情和愛情維系起來的紐帶，以及明確的分工和目標，會比對各關(guān)系人的硬性指標要求更有積極的促進達成效果。六、項目的風險管理項目風險管理的主要內(nèi)容分為六個方面的內(nèi)容：項目風險管理的計劃編制、風險的識別、風險的研判（度量）、風險的預防（制定應(yīng)對或預防措施）、風險的監(jiān)控（跟蹤、檢查）、風險的應(yīng)急處置。此外，在風險解除后進入風險再識別的過程，在風險發(fā)生后進入應(yīng)急處置的

16、過程。項目風險管理計劃編制項目風險的識別項目風險的研判項目風險的預防項目風險的監(jiān)控是風險解除？否項目風險管理計劃項目風險管理計劃是本項目組進行項目風險管理的綱領(lǐng)性文件，明確了制定項目風險管理的一般性指導原則以及風險應(yīng)對的計劃與原則。主要包括以下內(nèi)容：項目風險管理計劃的制訂依據(jù)-項目章程根據(jù)本項目章程，由本人負責起草制定風險管理計劃，交項目組集體討論后，由項目經(jīng)理谷權(quán)同志審批并實施。項目風險管理中的資金、人力、設(shè)備在項目整體預算中予以安排?？傮w目標是確保婚禮成功舉辦、需方滿意。-組織風險管理政策本項目的基本風險管理原則是“目標第一、預防為主、團隊作戰(zhàn)、持續(xù)改進”。一切原則以實現(xiàn)項目的目標為基準、

17、加強風險的識別、把措施訂在前面、發(fā)揮團隊的力量，實現(xiàn)持續(xù)改進與創(chuàng)新的目標。項目風險管理計劃的編制方法采取會議制度。參會的成員為全體項目組成員。會議達成的結(jié)果就是風險管理計劃。項目風險管理計劃的主要內(nèi)容-項目風險管理方法會議、頭腦風暴SWOT分析數(shù)據(jù)來源于團隊經(jīng)驗和互聯(lián)網(wǎng)-項目風險角色與責任-按照“誰主管誰負責”的原則，按項目章程及責任矩陣的分工進行角色分配-項目風險管理的預算-資源花費控制在10%以內(nèi)。-項目風險管理的時間安排-原則上半個月進行一次風險識別，不定期視情召開風險管理會議。-項目風險度量和應(yīng)對方法-以定性度量為主，定量為輔。-項目風險閾值-通過風險研判確定重點項目，視為閾值-項目風

18、險報告的格式與內(nèi)容以會議紀要與檢查表的形式進行-項目風險的跟蹤評估-項目結(jié)束進行總結(jié)進行一次完整評估，做好記錄，形成經(jīng)驗。項目風險的識別采用方法 SWOT分析+頭腦風暴法SWOT簡要分析優(yōu)勢：當前婚禮策劃是比較成熟的行業(yè)，一方面，人文條件比較有利，對于婚姻的形式，由于受傳統(tǒng)文化的影響，新婚夫婦雙方及父母都愿意大力投資。另一方面市場比較成熟，從婚禮餐飲行業(yè)狀況、各類婚禮所需的婚車、禮品、婚紗攝影等都具備現(xiàn)成可選的條件。另外，從本項目組的情況來看，小組成員都比較專業(yè)。項目經(jīng)理，已經(jīng)有30次以上的婚禮策劃經(jīng)驗，具備帶領(lǐng)團隊完成本項策劃的實力。劣勢：由于行業(yè)競爭激烈，市場價位相對較低，在完成項目的前提

19、下，效益上空間不是很大。同時，受天氣，需方的要求等影響，還是有比較大的風險，特別是婚禮的失誤所造成的損失有些是無法彌補的。還有一點是團隊雖然有成熟的經(jīng)理帶領(lǐng)，但是團隊的五名成員是初次合作，團隊間的融合存在不確定因素。機會：從需方提供的條件并通過前期測算來看，如果通過合理的操作，節(jié)約成本，在財務(wù)上可以獲得10%左右的利潤，為項目團隊的發(fā)展提供了機會。另一方面可以通過小型的項目，達到鍛煉團隊的目的，為以后的發(fā)展取得寶貴的經(jīng)驗。威脅：對本項目的來自四個方面，一是由于市場的變化或團隊操作上的問題造成預算超標。二是技術(shù)上的問題，造成攝影、照相或音響不符合需要。三是進度上的問題，由于進度把關(guān)不嚴，造成不能

20、按時完成所有準備工作。四是不可控因素，包括各類意外情況的發(fā)生，得不到有效及時的處理。頭腦風暴通過SWOT分析，團隊成員決定以頭腦風暴的形式，對婚禮策劃頭腦風暴過程中可能的風險進行逐條辨識。將可能的風險進行分類。從項目過程看，分為啟動階段、實施與控制階段、項目結(jié)束階段。各階段風險控制要點不同。從風險影響看，分為很大、較大、中等、較小、很小五個等級，分別給予不同的偏移值，1.0、0.8、0.6、0.4、0.2。從風險分類看，分為技術(shù)風險、費用風險、時間風險、人力風險、管理風險五類。風險項點的確立根據(jù)風險的識別，形成主要風險項32項。項目階段風險分類序號風險點項目啟動階段技術(shù)風險1項目設(shè)計不合理無法

21、執(zhí)行2需方不認可項目方案3男方家附近沒有合適飯店費用風險4初步測算利潤達不到20%5由于溝通的問題，需方需求物品與市場價格差別大人力風險6項目團隊內(nèi)有人生病7攝影師稀缺8長期使用的化妝師改行拍電影管理風險9無法達與一致的策劃書10項目經(jīng)理與團隊有不同意見11整體策劃與需方溝通不良項目實施與控制階段技術(shù)風險12婚車拋錨，新郎新娘遲到13音響出錯，婚禮進行曲只放了一半；自己的音樂放不出14電腦投影出錯，制作的婚禮短片無法放映費用風險15紅包丟失；不夠錢付帳，現(xiàn)場拆紅包16喜糖不夠，臨時增加購買人力風險17聯(lián)系不到位，來賓過多或者過少18現(xiàn)場布景人員過少不能按時完成19主持人遲到時間風險20特制的喜

22、貼訂購時間過長21場地與需方溝通后遲遲不能確定22購買的其中一件婚沙不能按時到達管理風險23新娘婚紗破了，新郎襯衫都是汗水24上菜過快，來賓過早退席25同樓層不同婚宴廳相互干擾26來賓過分要求導致新郎新娘無法應(yīng)對27座位安排不當引起來賓不滿項目結(jié)束階段管理風險28婚禮尚未結(jié)束，酒店開始收桌子、紅地毯、撤鮮花燭臺技術(shù)風險29租來的音響壞了時間風險30婚禮比預期的時間延長引起飯店不滿人力風險31婚禮結(jié)束后無人回收音響等物品費用風險32由于個別意外，需方要求減免部分費用項目風險的研判根據(jù)上述的32個風險點確立以下風險等級：序號風險項點風險閾值10080604021項目設(shè)計不合理無法執(zhí)行*2項目設(shè)計被

23、需方不認可*3男方家附近沒有合適飯店*4初步測算利潤達不到20%*5由于溝通的問題，需求物品與市場價格差別大*6項目團隊內(nèi)有人生病*7攝影師稀缺*8長期聯(lián)系化妝師改行拍電影*9無法達與一致的策劃書*10項目經(jīng)理與團隊有不同意見*11整體策劃與需方溝通不良*12婚車拋錨，新郎新娘遲到*13音響出錯，婚禮進行曲只放了一半；自己的音樂放不出*14電腦投影出錯，制作的影片無法放映*15紅包丟失；不夠錢付帳，現(xiàn)場拆紅包*16喜糖不夠，臨時增加購買*17來賓過多或者過少*18現(xiàn)場布景人員過少不能按時完成*19主持人遲到*20特制的喜貼訂購時間過長*21場地與需方溝通后遲遲不能確定*22購買的其中一件婚沙不

24、能按時到達*23新娘婚紗破了，新郎襯衫都是汗水*24上菜過快，來賓過早退席*25同樓層不同婚宴廳相互干擾*26來賓過分要求致新郎新娘無法應(yīng)對*27座位安排不當引起來賓不滿*28婚禮尚未結(jié)束，酒店開始收桌子、紅地毯、撤鮮花燭臺*29租來的音響壞了*30婚禮比預期時間延長引起飯店不滿*31婚禮結(jié)束后無人回收音響等物品*32由于意外，需方要求減免部分費用*重點控制12個0.6值以上的風險。注：不可控風險：由于一些意外的、不可控的情況會造成不可控的風險，從風險角度來看是存在的，但是難以控制與預防。比如：因父母雙方意見不和，婚禮現(xiàn)場大打出手；比如小夫妻因第三者插足臨時取消婚禮；比如女方提前有孕，人身安全風險大增等等。均暫不在本項目考慮范圍。項目風險的預防制定依據(jù)項目章程采取方法-風險預防、風險轉(zhuǎn)移、風險規(guī)避、風險接受（應(yīng)急處置）根據(jù)風險點的識別、研判，針對性制定預防措施，重點包括以