RFID實體檔案信息化管理建設(shè)解決方案

1、RFID實體檔案信息化管理建設(shè)解決方案i.i項目背景據(jù)國家檔案局統(tǒng)計數(shù)據(jù)，截止2008年，全國檔案庫房面積為285.6萬平方米， 而保存的檔案則有25284.5萬卷;還有各類聲像檔案、以磁盤光盤為載體的電子檔 案、縮微膠片檔案等。而且每年各地檔案庫房還承擔(dān)著大量的檔案進(jìn)館儲存任務(wù)， 絕大部分檔案庫房已接近飽和。因此如何更加高效的利用有限的檔案庫房資源，最 大限度開發(fā)已有檔案庫房的保管能力，節(jié)約檔案庫房建設(shè)資金，成為各級檔案部門 迫切需要解決的問題。另一方面，近些年隨著檔案寄存中心在各地的興起，檔案高 密度存儲直接關(guān)系到寄存中心的經(jīng)濟(jì)效益和社會效應(yīng)。1.2項目描述國家檔案館為市人民政府直屬事業(yè)單

2、位，是集中永久保管市級黨政機(jī)關(guān)、團(tuán)體 和企事業(yè)單位檔案資料的基地和市級愛國主義教育基地，是政府公開信息查閱場所 和社會各方面利用檔案資料的中心。目前，經(jīng)過三年多的建設(shè)，擁有便捷自助借還系統(tǒng)和精確查找定位導(dǎo)航系統(tǒng)的 國家圖書館暨國家數(shù)字圖書館正式開館接待讀者。無線射頻技術(shù)在檔案系統(tǒng)的成功 應(yīng)用，必將使實物檔案的管理趨于簡單化、自動化、有序化、科學(xué)化將提高整個檔 案智能化管理水平。1.3項目建設(shè)目標(biāo)將無線射頻技術(shù)應(yīng)用到高密度智能化檔案管理領(lǐng)域中，充分利用自動化庫房的 優(yōu)勢和無線射頻技術(shù)諸多優(yōu)點，實現(xiàn)庫房信息管理自動化和檔案入出庫作業(yè)的自動 化，為提高檔案的流通效率發(fā)揮重要的作用。國內(nèi)外各個行業(yè)采用

3、自動化倉庫的情 況己經(jīng)充分證明，使用自動化立體倉庫能夠產(chǎn)生巨大的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。實現(xiàn)檔案資料智能管理信息化。按照檔案資料日常的存儲、查詢、借閱、歸還、 防盜等具體業(yè)務(wù)，對檔案流通進(jìn)行動態(tài)的管理，系統(tǒng)通過RFID作為信息載體，對每個檔案流通的每個環(huán)節(jié)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集和監(jiān)控，實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)辦理的自動化，從而 取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)工作流程。提高檔案管理整體的業(yè)務(wù)管理能力、減少差錯率，實現(xiàn)數(shù) 據(jù)共享、提高對檔案管理的效率、簡化了管理流程、降低了人員的勞動強(qiáng)度，為檔案管理提供了更為便捷、更為有效的管理模式，提高服務(wù)水平，提升管理的綜合實 力。目前將無線射頻技術(shù)應(yīng)用到高密度智能化檔案庫在檔案系統(tǒng)運(yùn)用較少，積累的

4、經(jīng)驗不多，無線射頻技術(shù)結(jié)合高密度智能化檔案庫可在理論和實踐中為檔案的高密 度智能儲存做有益的探索，無論是從理論上，還是在實踐中，都是一個飛躍。1.4 RFID技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用1.4.1非接觸方式進(jìn)行數(shù)據(jù)采集RFID技術(shù)極大地增強(qiáng)了管理者對庫區(qū)存儲物品的信息收集、交換與跟蹤能力。 管理者無需打開檔案盒，只需將粘有RFID標(biāo)簽的檔案盒在閱讀器前經(jīng)過，就可以讀取芯片中存儲的數(shù)據(jù)。不怕油漬、灰塵污染等惡劣環(huán)境，能在惡劣環(huán)境下工作。 不像條碼、磁卡等介質(zhì)，如果表面不整潔就無法準(zhǔn)確試讀。142標(biāo)簽信息容量大，使用壽命長和傳統(tǒng)的條形碼、磁卡等數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)相比，RFID標(biāo)簽可存儲的數(shù)據(jù)量大大增加，1K甚至

5、8K的容量，可以存儲更多的信息，對于檔案管理應(yīng)用，完全可以將 檔案的基本信息和借閱記錄寫入芯片中進(jìn)行存儲。143安全性高標(biāo)簽的數(shù)據(jù)存取具有密碼保護(hù)，識別碼獨一無二，無法仿造，這種高度安全性 的保護(hù)措施使得標(biāo)簽上的數(shù)據(jù)不易被偽造和篡改。144抗污染性能強(qiáng)和耐久性傳統(tǒng)條形碼的載體是紙張，因此容易受到污染，但RFID對水、油和化學(xué)藥品等物質(zhì)具有很強(qiáng)抵抗性。此外，由于條形碼是附于塑料袋或外包裝紙箱上，所以特 別容易受到折損；RFID標(biāo)簽是將數(shù)據(jù)存在芯片中，因此可以免受污損。1.4.5體積小型化、形狀多樣化RFID在讀取上并不受尺寸大小與形狀限制，不需為了讀取精確度而配合紙張 的固定尺寸和印刷品質(zhì)。此外

6、 RFID標(biāo)簽更可往小型化與多樣形態(tài)發(fā)展，以應(yīng)用于 不同檔案。146穿透性強(qiáng)和無屏障閱讀在被覆蓋的情況下，RFID能夠穿透紙張、木材和塑料等非金屬或非透明的材 質(zhì)，并能夠進(jìn)行穿透性通信。而條形碼掃描機(jī)必須在近距離而且沒有物體阻擋的情 況下，才可以辨讀條形碼。147 防盜標(biāo)簽可以配合門型通道天線，有效實現(xiàn)防盜功能，很好地防止檔案丟失，實現(xiàn) 非法取走報警功能。148可適應(yīng)消毒、防蟲等環(huán)節(jié)RFID標(biāo)簽可適應(yīng)檔案管理常規(guī)的消毒、高低溫殺蟲等環(huán)境，不會導(dǎo)致標(biāo)簽內(nèi) 儲存的數(shù)據(jù)丟失。1.5 RFID檔案管理系統(tǒng)1.5.1系統(tǒng)整體架構(gòu)規(guī)劃本系統(tǒng)是采用模塊化組件式進(jìn)行設(shè)計，采用三層結(jié)構(gòu)系統(tǒng)?？梢愿鶕?jù)實際需要 進(jìn)

7、行搭配使用。三層結(jié)構(gòu)分別為：數(shù)據(jù)提供層：數(shù)據(jù)提供層主要由兩個子系統(tǒng)組成, 檔案庫子系統(tǒng)和查詢大廳子系統(tǒng)。業(yè)務(wù)邏輯層：業(yè)務(wù)邏輯層包括數(shù)據(jù)庫服務(wù)器系統(tǒng) 和業(yè)務(wù)邏輯服務(wù)器兩個部分。用于數(shù)據(jù)的存取和業(yè)務(wù)邏輯的處理。外部接口層：該 層由WEB應(yīng)用服務(wù)器、中間件服務(wù)器以及目錄服務(wù)器組成。每個服務(wù)器都可以根 據(jù)需要進(jìn)行部署，服務(wù)器彼此獨立。本層提供外部應(yīng)用訪問的接口和外部系統(tǒng)對接 的接口。實現(xiàn)更多的應(yīng)用支持和系統(tǒng)間對接的支持。1.5.2 系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)圖規(guī)劃石*而EI I漏阿斗I*rtairt!檔案庫系統(tǒng)架構(gòu)規(guī)劃檔案庫子系統(tǒng)在整個系統(tǒng)中承擔(dān)數(shù)據(jù)提供者和操作信息分發(fā)執(zhí)行者的角色。檔 案庫子系統(tǒng)采用模塊化進(jìn)行設(shè)計，可

8、以根據(jù)用戶的需要進(jìn)行配置。倉庫終端系統(tǒng)主 要由庫房的管理終端、移動終端、RFID標(biāo)簽、RFID讀寫器和通信網(wǎng)絡(luò)組成，提供RFID數(shù)據(jù)采集、操作指示、倉庫管理等功能。其系統(tǒng)架構(gòu)如下圖所示：1.531庫房管理終端庫房管理終端是檔案庫子系統(tǒng)的核心。與業(yè)務(wù)邏輯服務(wù)器進(jìn)行通信，接收業(yè)務(wù) 邏輯服務(wù)器下發(fā)的的操作指令和數(shù)據(jù)，并把操作指令和數(shù)據(jù)分解下發(fā)到移動終端， 接收移動終端的反饋信息并告知業(yè)務(wù)邏輯服務(wù)器。實現(xiàn)下屬模塊的控制，配合業(yè)務(wù) 邏輯服務(wù)器實現(xiàn)系統(tǒng)之間的聯(lián)動。1.532 移動終端移動終端通過無線網(wǎng)絡(luò)連接到庫房管理終端，接收管理終端下發(fā)的操作信息， 并確認(rèn)和反饋操作結(jié)果到管理終端；在需要生成新的RFID

9、標(biāo)簽時，移動終端可以根 據(jù)系統(tǒng)中提供的信息生成新的 RFID標(biāo)簽。1.533 RFID讀寫設(shè)備該讀寫設(shè)備主要是指安裝在庫房進(jìn)出通道兩側(cè)，用于掃描識別進(jìn)出庫房物品的 RFID標(biāo)簽數(shù)據(jù)信息的設(shè)備。RFID讀寫器完成檔案數(shù)據(jù)進(jìn)出倉庫的數(shù)據(jù)的讀取采 集，并把采集到的數(shù)據(jù)傳送到管理終端。1.5.3.4視頻監(jiān)控系統(tǒng)視頻監(jiān)控系統(tǒng)以視頻的方式記錄倉庫區(qū)域的各種活動。在本系統(tǒng)中支持與視頻 監(jiān)控系統(tǒng)對接，控制視頻監(jiān)控系統(tǒng)實時記錄檔案、人員進(jìn)出倉庫，存放、盤點、查 閱等操作過程。1.535 門禁系統(tǒng)門禁系統(tǒng)用于倉庫人員進(jìn)出的管理以及貴重品庫房的訪問管理。在倉庫的進(jìn)出 門內(nèi)夕卜分別安裝進(jìn)入讀卡器和退出讀卡器，實現(xiàn)雙向

10、刷卡鑒權(quán)和人員信息登記。對 于機(jī)密庫房可以采用多卡模式或者N+1訪問模式，提供更高等級的訪問控制。檔案庫大門安裝兩對RFID固定式讀寫設(shè) 備、兩對紅外對射設(shè)備。為了檔案庫的美觀 性，設(shè)備采用嵌入門框方式進(jìn)行安裝。安裝示意圖如下：1.536 環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)本方案中集成環(huán)境監(jiān)控功能，可以實時監(jiān)控倉庫的溫度、濕度、震動等信息, 并根據(jù)設(shè)定門限進(jìn)行告警提示，有效改善庫房的環(huán)境。檔事査料檔宰籃料松案詵斜檔奉資料B區(qū)nSBBBHBB檔案瓷料MX冃冃尸I冃尸I冃尸lj養(yǎng)理員手機(jī) 短信內(nèi)容1.537周邊防護(hù)系統(tǒng)為了提高庫房的安全性，防止未授權(quán)人員非法進(jìn)出庫房，在庫房進(jìn)出口部署紅 外對射等周邊防護(hù)設(shè)施。當(dāng)有非法進(jìn)

11、出時，可以聯(lián)動視頻監(jiān)控系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)控，并產(chǎn) 生報警。1.538 查詢大廳子系統(tǒng)由查詢工作站、自助查詢終端、LED顯示屏組成，部署于檔案查詢大廳，用于 檔案管理人員和查詢?nèi)藛T的交互工作。查詢工作站用于檔案信息的查詢檢索；自助查 詢終端提供自助查詢功能和排隊機(jī)的功能；LED顯示屏顯示系統(tǒng)提示信息和各檔案的檢索操作進(jìn)度等信息。1.539 LED 顯示屏在庫房外配置LED顯示屏，用于顯示所對應(yīng)庫房的環(huán)境情況、存儲情況、訪問信息等數(shù)據(jù)，有助于加強(qiáng)庫房的管理。1.5.3.10 短信系統(tǒng)非法帶出提醒：對非法帶出檔案時系統(tǒng)自動發(fā)送短信提醒工作人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)， 工作人員可高效的攔截。借閱、借調(diào)預(yù)期提醒：對借閱，借

12、調(diào)要到期未歸還檔案的系統(tǒng)自動發(fā)送短信提 醒借閱、借調(diào)人員及檔案工作人員。（預(yù)期時間為可配置如離到期前一天，前兩天等）借閱、借調(diào)到期提醒：對借閱，借調(diào)到期未歸還檔案的系統(tǒng)自動發(fā)送短信提醒 借閱、借調(diào)人員及檔案工作人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。1.6系統(tǒng)工作流程1.6.1 檔案入館1、接收整理處工作人員接收檔案后，將檔案信息錄入系統(tǒng)，錄入的數(shù)據(jù)包括： 檔案類別、檔案名稱、檔案編號、檔案密級、入庫時間、保存期限、檔案內(nèi)容摘要 等。通過RFID電子標(biāo)簽打印機(jī)打印出一張電子標(biāo)簽，同時將檔案信息寫入電子標(biāo) 簽芯片中。電子標(biāo)簽粘貼至檔案盒表面，標(biāo)簽外表印有檔案名稱、編號、類別、密 級等基本信息。2、粘貼好電子標(biāo)簽的檔案送

13、至保管處進(jìn)行存放。存放前，保管處工作人員通 過RFID讀卡器對檔案電子標(biāo)簽進(jìn)行掃描，登記入庫時間并設(shè)置具體的存放位置， 從而在系統(tǒng)中建立檔案的入庫記錄。162檔案借閱1、借閱申請在利用大廳安裝自助檔案信息查詢機(jī)， 借閱人可以查詢出所需借閱檔案的信息， 并通過查詢機(jī)打印出借閱小票， 小票上打印所需借閱檔案信息（名稱和編碼），同時, 小票上也印有業(yè)務(wù)辦理的順序號，即查詢機(jī)也具有業(yè)務(wù)辦理自動排號的功能。2、借閱登記借閱人出示相關(guān)證件和借閱小票，利用大廳操作員登記所需借閱的檔案和借閱 人的信息，確定后提交借閱申請記錄；對于某些必須要領(lǐng)導(dǎo)審批的檔案， 檔案館領(lǐng)導(dǎo) 可以通過軟件進(jìn)行在線審批，審批后借閱審計

14、記錄生效。3、檔案查找每層樓保管處工作人員電腦上安裝檔案流通管理子系統(tǒng)，一旦有新的借閱申請，系統(tǒng)會自動將記錄顯示在計算機(jī)屏幕上。顯示的信息包括：檔案名稱、檔案編號、 存放位置等，工作人員按照申請記錄進(jìn)行檔案查找。查找完成后，工作人員必須通過讀卡器對電子標(biāo)簽進(jìn)行掃描，完成檔案出庫登 記，系統(tǒng)中記錄檔案出庫時間、出庫檔案編號。4、檔案借出保管處工作人員將檔案移交給利用大廳工作人員，檔案交給用戶前，必須在系 統(tǒng)中進(jìn)行電子標(biāo)簽掃描登記，記錄借出時間和檔案編號。怛鼎利M大廳163 檔案歸還1、用戶完成檔案查閱后歸還檔案，工作人員掃描檔案電子標(biāo)簽，登記歸還時 間和檔案編號，完成歸還登記。若用戶超過指定的查

15、閱時間，系統(tǒng)會自動提醒2、保管處工作人員將檔案放回指定存放地點前，要進(jìn)行電子標(biāo)簽掃描登記， 登記入庫時間，完成登記后，檔案變成入庫狀態(tài)。pBTBimrmRWTTr 1164 檔案防盜所有館藏檔案均處于閱讀器的讀取范圍中。當(dāng)檔案被取出時，由出庫口的RFID閱讀器捕捉檔案信息，并與出庫指令信息進(jìn)行核對，如果檔案是未經(jīng)檔案管理信息 系統(tǒng)發(fā)出出庫指令而異常離開庫位，監(jiān)控模塊會激活警報模塊發(fā)出異常情況警報， 以防止檔案被毀、被盜等。165 檔案查詢管理?自助終端查詢自助終端查詢主要提供給外來訪問人員查詢。一般情況下，在檔案大廳安置有 一定的供其他人員進(jìn)行檔案信息查詢的自助查詢設(shè)備，通過該查詢終端設(shè)備，訪

16、問 人員可以根據(jù)自己的權(quán)限和需求查詢相應(yīng)的檔案庫資料信息。?網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)查詢網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)查詢主要提提供給領(lǐng)導(dǎo)級別或管理者的查詢者。通過網(wǎng)絡(luò)化的系 統(tǒng)查詢，能夠?qū)n案所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行實時查詢和統(tǒng)計分析。包括：檔案數(shù)量、檔 案利用率分析、借閱明細(xì)查詢等。為管理者提供管理的依據(jù)，并實現(xiàn)對基層工作情 況的在線監(jiān)控。166檔案銷毀提醒檔案的價值具有時間效應(yīng)，對于失去存檔價值的檔案需要進(jìn)行銷毀處理，以減輕對檔案管理資源的占用。當(dāng)檔案在入館時，將保管期限寫入RFID標(biāo)簽并存儲于中心數(shù)據(jù)庫中。在保管過程中，當(dāng)有檔案達(dá)到保管期限時，軟件將自動跳出檔案失 效提示，由管理員做出銷毀或繼續(xù)保管處理。1.6.7檔案盤點

17、管理采用RFID技術(shù)進(jìn)行檔案資料的盤點，使得原來沉重繁瑣的檔案盤點工作變成 一項簡單快速的工作。檔案管理系統(tǒng)發(fā)出盤點指令，庫房管理終端發(fā)送盤點指令到 移動終端，庫房管理員根據(jù)移動終端上的提示，讀取檔案格和存放的檔案的的標(biāo)簽 信息，完成一個檔案格的盤點操作，依次進(jìn)行直到完成所有檔案的盤點操作。168檔案環(huán)境監(jiān)測管理檔案管理的環(huán)境也是極其重要的，由于大多數(shù)珍貴富有價值的原件檔案資料均 采用紙質(zhì)的介質(zhì)保存方式，在一定程度上不可避免的受到保存環(huán)境的影響，包括灰 塵、光線、濕度、溫度等影響因素，其中環(huán)境溫度和濕度的影響較為突出。為了確保被保存的檔案資料能夠完整無損的保護(hù)好，采用室內(nèi)環(huán)境監(jiān)測控制系 統(tǒng)實現(xiàn)

18、檔案資料室的環(huán)境指標(biāo)要求，即溫度和濕度監(jiān)控系統(tǒng)。檔案資料檔案資料將案資料每信內(nèi)容1.7項目建設(shè)特點1.7.1 先進(jìn)的RFID技術(shù)本系統(tǒng)采用當(dāng)前最先進(jìn)的 RFID技術(shù)進(jìn)行構(gòu)建。RFID具有讀取方便快捷、高 速識別、批量識別、穿透性強(qiáng)、數(shù)據(jù)容量大、使用壽命長、安全性高等眾多優(yōu)點， 是物聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的核心技術(shù)，是未來的發(fā)展方向和趨勢。1.7.2 組件式軟件系統(tǒng)軟件系統(tǒng)架構(gòu)采用模塊化組件式結(jié)構(gòu)進(jìn)行搭建，提高系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和可剪裁 性?？梢蕴峁└邚椥缘臉I(yè)務(wù)擴(kuò)充需求和精簡的業(yè)務(wù)需求。提高軟件系統(tǒng)的應(yīng)用范圍,同時滿足大小客戶的不同應(yīng)用需求。1.7.3 系統(tǒng)級聯(lián)部署系統(tǒng)使用獨立的目錄服務(wù)器，根據(jù)該服務(wù)器的數(shù)據(jù)，可以把各自獨立的檔案系 統(tǒng)進(jìn)行組合級聯(lián)，形成一套國家級的檔案系統(tǒng)。實現(xiàn)整個系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)和檔案的一體 化查詢。1.7.4高安全檔案管理本系統(tǒng)提供高安全的檔案管理。在系統(tǒng)中綜合運(yùn)用高級門禁系統(tǒng)（多卡開門模式、N+1卡模式等）、視頻監(jiān)控聯(lián)動、環(huán)境監(jiān)控、紅外區(qū)域防護(hù)技術(shù)以及先進(jìn)的RFID技術(shù)實現(xiàn)對檔案的保存和存取的多重防護(hù)，確保檔案的存儲和進(jìn)出安全。對于更高 安全級別的檔案可以設(shè)置機(jī)密庫房，實現(xiàn)更高的訪問安全控制。1.7.5精準(zhǔn)的定位檢索在先進(jìn)的RFID技術(shù)基礎(chǔ)上，配合先進(jìn)的軟件系統(tǒng)算法和硬件部署，可以支持 對檔案的多種檢索，并實現(xiàn)快速精準(zhǔn)的定位。從而實現(xiàn)高效的檔案檢索、存取，提 高檔