WPS 2016表格操作指引書

1、WPS表格操作指引書Error! Reference source not found.X目錄1. 辦公數(shù)據(jù)錄入規(guī)范和技巧11.1. 快捷鍵11.2. 數(shù)據(jù)填充11.3. 自定義序列21.4. 數(shù)據(jù)格式設(shè)置31.5. 中文大寫42. 智能顯示非法、錯(cuò)誤數(shù)據(jù)52.1. 重復(fù)值限制錄入52.2. 高亮顯示重復(fù)項(xiàng)52.3. 刪除重復(fù)項(xiàng)63. 精美報(bào)表格式和閱讀工具73.1. 報(bào)表格式工具73.2. 閱讀模式73.3. 護(hù)眼模式83.4. 夜間模式93.5. 大數(shù)據(jù)閱讀103.6. 編輯欄折疊104. 公式和函數(shù)114.1. 公式114.2. 函數(shù)134.3. 常用統(tǒng)計(jì)函數(shù)134.4. 邏輯函數(shù)144

2、.5. 日期函數(shù)144.6. 文本函數(shù)154.7. 查找函數(shù)154.8. 常用公式(繁體版無此功能）165. 數(shù)據(jù)排序175.1. 多關(guān)鍵字排序175.2. 改變WPS排序規(guī)則進(jìn)行自定義排序186. 提高數(shù)據(jù)約束力206.1. 日期、數(shù)值、文本限定206.2. 制作特定數(shù)據(jù)選定下拉框227. 數(shù)據(jù)透視表看透你的數(shù)據(jù)237.1. 生成數(shù)據(jù)透視表237.2. 數(shù)據(jù)透視表字段設(shè)置258. 輕松制作數(shù)據(jù)圖表268.1. 商業(yè)圖表的類型和使用場景268.2. 快速增加圖表元素更改圖表布局278.3. 快速美化圖片288.4. 組合圖制作298.5. 常用商務(wù)圖表的規(guī)范299. 數(shù)據(jù)的保護(hù)319.1. 表

3、格文件保護(hù)319.2. 工作表的保護(hù)319.3. 單元格的保護(hù)321. 辦公數(shù)據(jù)錄入規(guī)范和技巧1.1. 快捷鍵功能描述：通過表格快捷鍵的操作使錄入數(shù)據(jù)時(shí)提高速度，掌握快速錄入的方法和技巧【Ctrl+Tab】切換到下一個(gè)工作簿?！綜trl+Shift+Tab】切換到上一個(gè)工作簿?！綯ab】在選定區(qū)域中從左向右移動(dòng)。【Shift+Tab】在選定區(qū)域中從右向左移動(dòng)?！綜trl+D】向下填充?！綜trl+R】向右填充?！続lt+下方向鍵】顯示清單的當(dāng)前列中的數(shù)值下拉列表。【Ctrl+；】輸入日期。【Ctrl+Shift+；】輸入時(shí)間。【Alt+=】用SUM 函數(shù)插入自動(dòng)求和公式。【Ctrl+Enter

4、】用當(dāng)前輸入項(xiàng)填充選定的單元格區(qū)域?！綜trl+Z】撤消上一次操作?！続lt+Enter】在單元格內(nèi)換行。1.2. 數(shù)據(jù)填充功能描述：使用自動(dòng)填充功能可以完成智能錄入，快速輸入一部分?jǐn)?shù)據(jù)，有效提高輸入效率。操作步驟：選中數(shù)據(jù)單元格將鼠標(biāo)移動(dòng)到數(shù)據(jù)單元格右下角鼠標(biāo)指針變成十字星按下鼠標(biāo)左鍵，并向下拖拽鼠標(biāo)按著【Ctrl】下拉填充效果將改為復(fù)制填充數(shù)據(jù)。1.3. 自定義序列功能描述：速通過拖拉填充柄的方式產(chǎn)生平時(shí)常用序列。操作步驟：WPS表格選項(xiàng)自定義序列新序列錄入常用序列添加確定1.4. 數(shù)據(jù)格式設(shè)置功能描述：單元格可以設(shè)置的格式屬性有12種類別，分別為常規(guī)、數(shù)值、貨幣、會(huì)計(jì)專用、日期、時(shí)間、百

5、分比、分?jǐn)?shù)、科學(xué)記數(shù)、文本、特殊和自定義。操作步驟：選中數(shù)據(jù)單元格右擊鼠標(biāo)選中設(shè)置單元格格式1.5. 中文大寫功能描述：在財(cái)務(wù)工作中，我們經(jīng)常需要將小寫的金額數(shù)字轉(zhuǎn)換成中文大寫金額，如填寫發(fā)票、員工填寫差旅費(fèi)報(bào)銷憑證等，利用WPS表格的單元格數(shù)字格式也可以很輕松地實(shí)現(xiàn)。操作步驟：選中金額數(shù)據(jù)單元格右擊鼠標(biāo)選中設(shè)置單元格格式特殊人民幣大寫2. 智能顯示非法、錯(cuò)誤數(shù)據(jù)2.1. 重復(fù)值限制錄入功能描述：在錄入數(shù)據(jù)時(shí)，經(jīng)常會(huì)遇到數(shù)據(jù)不能重復(fù)，通過WPS的重復(fù)項(xiàng)功能可以很輕松的限制重復(fù)值的錄入。操作步驟：選擇單元格區(qū)域“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡拒絕錄入重復(fù)項(xiàng)確定2.2. 高亮顯示重復(fù)項(xiàng)功能描述：查看報(bào)表時(shí)通過WPS

6、表格中的重復(fù)項(xiàng)功能快速查找、高亮顯示重復(fù)項(xiàng)。操作步驟：選擇單元格區(qū)域“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡高亮顯示重復(fù)項(xiàng)確定2.3. 刪除重復(fù)項(xiàng)功能描述：快速將某一列有重復(fù)的值刪除掉，僅保留一個(gè)。操作步驟：選擇單元格區(qū)域“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡刪除重復(fù)項(xiàng)確定3. 精美報(bào)表格式和閱讀工具3.1. 報(bào)表格式工具功能描述：一鍵套用精美格式，方便閱讀操作步驟：選擇數(shù)據(jù)表“表格樣式”選項(xiàng)卡選擇樣式3.2. 閱讀模式功能描述：在進(jìn)行復(fù)雜數(shù)據(jù)表格閱讀查找等工作時(shí)，使用閱讀模式可以有效地防止數(shù)據(jù)閱讀串行，方便了我們對數(shù)據(jù)把評標(biāo)的查閱。操作步驟：狀態(tài)欄閱讀模式3.3. 護(hù)眼模式功能描述：在長時(shí)間進(jìn)行復(fù)雜數(shù)據(jù)表格閱讀查找等工作時(shí)，護(hù)眼模式可以保護(hù)

7、用戶的眼鏡不易疲憊。操作步驟：狀態(tài)欄護(hù)眼模式3.4. 夜間模式功能描述：在燈光較暗的環(huán)境進(jìn)行數(shù)據(jù)表格閱讀查找等工作時(shí)，夜間模式可以將表格調(diào)暗保護(hù)用戶的眼鏡不易疲憊。操作步驟：狀態(tài)欄夜間模式3.5. 大數(shù)據(jù)閱讀功能描述：將數(shù)字的分隔符用中文顯示出來，便于用戶一眼看出多位數(shù)據(jù)的單位，尤其適合財(cái)務(wù)人員，例如：1,123,456,789，在WPS表格狀態(tài)欄中顯示為：11億2345萬6789。操作步驟：狀態(tài)欄右擊勾選帶中文單位分隔3.6. 編輯欄折疊功能描述：當(dāng)單元格內(nèi)容過多時(shí)，編輯欄就會(huì)呈多行顯示，此時(shí)會(huì)導(dǎo)致編輯欄下方的單元格被遮擋，而“編輯框折疊”功能很好的解決了這個(gè)問題，便于單元格的閱讀與編輯。操

8、作步驟：點(diǎn)擊編輯欄下方向上的雙箭頭即可對編輯欄進(jìn)行縮放選擇4. 公式和函數(shù)4.1. 公式功能描述：公式是在工作表中對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析與計(jì)算的等式，有助于分析工作表中的數(shù)據(jù)。使用公式可以對工作表中的數(shù)值進(jìn)行加、減、乘、除等運(yùn)算。公式可以包括以下的任何元素：運(yùn)算符、單元格引用位置、數(shù)值、工作表函數(shù)以及名稱。如果要在工作表單元格中輸入公式，則可以在編輯欄中輸入這些元素的組合。操作步驟：在WPS表格中，以西文等號“=”開頭的數(shù)據(jù)被系統(tǒng)判定為公式。公式是對工作表中數(shù)據(jù)進(jìn)行運(yùn)算的表達(dá)式，公式中可以包含單元格地址、數(shù)值常量、函數(shù)等，它們由運(yùn)算符連接而成。具體來說，一個(gè)公式通常由以下幾部分組成：l =：西文等號，

9、表示將要輸入的是公式而不是其他數(shù)據(jù)。（字體統(tǒng)一）l 數(shù)值：由阿拉伯?dāng)?shù)字09構(gòu)成的可以參與運(yùn)算的數(shù)據(jù)，或者是包含有某個(gè)數(shù)值的單元格地址。l 其他參數(shù)：可以被公式或函數(shù)引用的其他數(shù)據(jù)。l ( )：圓括號，用于設(shè)置運(yùn)算優(yōu)先順序。l 運(yùn)算符：用于連接各個(gè)數(shù)據(jù)。在WPS表格中，可以使用的運(yùn)算符分為算術(shù)運(yùn)算符、比較（邏輯）運(yùn)算符和字符串運(yùn)算符3大類，其功能見下圖類 別運(yùn)算符功 能備 注算術(shù)運(yùn)算符+（加號）加法運(yùn)算運(yùn)算順序按數(shù)學(xué)運(yùn)算的慣例處理：括號里的表達(dá)式優(yōu)先計(jì)算；先乘除、后加減；同一級別運(yùn)算，由左至右依次執(zhí)行-（減號）減法運(yùn)算*（乘號）乘法運(yùn)算/（除號）除法運(yùn)算%百分比（乘方）乘方運(yùn)算比較運(yùn)算符=等于比

10、較運(yùn)算符用于比較兩個(gè)數(shù)據(jù)后得出“真”或“假”兩個(gè)邏輯值。當(dāng)符合條件時(shí)為True（真），否則為False（假）。通常用于構(gòu)建條件表達(dá)式大于=大于等于=小于等于不等于字符串運(yùn)算符&連接字符串將幾個(gè)單元格中的字符串合并成一個(gè)字符串(例如：“WPS”&“表格”得到“WPS表格”引用運(yùn)算符:(冒號)區(qū)域運(yùn)算符產(chǎn)生對包括在兩個(gè)引用之間的所有單元格的引用（例如：A1：A3，表示引用A1到A3單元格之間的區(qū)域）,(逗號)聯(lián)合運(yùn)算符將多個(gè)引用合并為一個(gè)引用（例如：SUM（A1：A3，B1：B5），表示兩不同的單元格區(qū)域的并集）(空格)交叉運(yùn)算符產(chǎn)生對兩個(gè)引用共有的單元格的引用（例如： A1：A3 A2：B5），

11、表示兩個(gè)不同的單元格區(qū)域的交集）4.2. 函數(shù)功能描述：為了使操作更簡便，WPS表格將一些公式定義為函數(shù)，用戶只需按照一定的語法使用這些函數(shù)。操作步驟：調(diào)用函數(shù)的語法都是一樣的，其基本形式為：=函數(shù)名（參數(shù)1，參數(shù)2，參數(shù)3，）。4.3. 常用統(tǒng)計(jì)函數(shù)1 SUMIF函數(shù)：條件求和語法參數(shù)說明：（區(qū)域，條件，求和區(qū)域）2 COUNTIF函數(shù)：條件計(jì)數(shù)語法參數(shù)說明：（區(qū)域，條件）3 SUMIFS函數(shù)：多條件求和語法參數(shù)說明：（求和區(qū)域，區(qū)域1，條件1，區(qū)域2，條件2，區(qū)域3，條件3，.）4 COUNTIFS函數(shù)：多條件計(jì)數(shù)語法參數(shù)說明：（區(qū)域1，條件1,區(qū)域2，條件2,區(qū)域3，條件3,.）4.4.

12、 邏輯函數(shù)1 AND函數(shù)：所有條件成立返回TRUE，否則返回FALSE語法參數(shù)說明：（條件1，條件2.）2 OR函數(shù)：所有條件都不成立就返回FALSE，有一個(gè)成立也返回TRUE語法參數(shù)說明：（條件1，條件2.）3 IF函數(shù)：判斷一個(gè)條件是否滿足，如果滿足返回一個(gè)值，否則返回另一個(gè)值語法參數(shù)說明：（條件，條件是滿足返回值，條件不滿足返回值）4.5. 日期函數(shù)1 DATE函數(shù)：組合日期語法參數(shù)說明：（年，月，日）2 TODAY函數(shù)：返回當(dāng)前日期語法參數(shù)說明：（）沒有參數(shù)3 DATEDIF函數(shù)：計(jì)算兩個(gè)日期相距的年月日語法參數(shù)說明：（開始日期，結(jié)束日期，計(jì)算單位）4.6. 文本函數(shù)1 LEN函數(shù)：返

13、回字符個(gè)數(shù)語法參數(shù)說明：（字符串）2 LEFT函數(shù)：從字符串左邊開始取字符語法參數(shù)說明：（字符串，取幾個(gè)字符個(gè)數(shù)）3 RIGHT函數(shù)：從字符串右邊開始取字符語法參數(shù)說明：（字符串、取幾個(gè)字符個(gè)數(shù)）4 MID函數(shù)：從字符串的指定位置取字符語法參數(shù)說明：（字符串，從第幾個(gè)字符開始，取字符個(gè)數(shù)）4.7. 查找函數(shù)1 VLOOKUP函數(shù)：數(shù)據(jù)匹配語法參數(shù)說明：（查找值，數(shù)據(jù)表，列序數(shù)，0）2 MATCH函數(shù)：返回指定內(nèi)容在指定區(qū)域的名次語法參數(shù)說明：（查找值，數(shù)據(jù)表，0）4.8. 常用公式(繁體版無此功能）功能描述：WPS表格中的常用公式向?qū)芰Γ瑸槟愫喕讲僮?，輕松完成復(fù)雜計(jì)算。操作步驟：“公式”

14、選項(xiàng)卡插入函數(shù)常用公式身份證提取生日個(gè)人所得稅計(jì)算5. 數(shù)據(jù)排序5.1. 多關(guān)鍵字排序功能描述：排序是最常用的數(shù)據(jù)整理方法之一，WPS的排序功能提供了同時(shí)滿足3個(gè)關(guān)鍵字的排序效果。操作步驟：選擇排序區(qū)域“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡排序選擇關(guān)鍵字所在字段排序效果排序規(guī)則說明：在多關(guān)鍵字排序中【次要關(guān)鍵字】將作為更進(jìn)一步的排序依據(jù)，如下圖。當(dāng)主關(guān)鍵字的內(nèi)容相同時(shí)，繼續(xù)對這些相同的工資進(jìn)一步以次要關(guān)鍵字進(jìn)行排序。5.2. 改變WPS排序規(guī)則進(jìn)行自定義排序功能描述：在WPS表格中默認(rèn)的排序依據(jù)包括數(shù)字的大小，英文或拼音字母的順序等，但很多時(shí)候用戶需要依據(jù)超出上述范圍的某些特殊的規(guī)律來排序。例如公司職位高低、學(xué)歷高低

15、等。操作步驟：創(chuàng)建自定義序列（創(chuàng)建方法請參照本文1.3自定義序列）“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡排序次序自定義排序次序選擇序列次序下拉菜單6. 提高數(shù)據(jù)約束力6.1. 日期、數(shù)值、文本限定功能描述：數(shù)據(jù)有效性是對單元格或單元格區(qū)域輸入的數(shù)據(jù)從內(nèi)容到數(shù)量上的限制。對于符合條件的數(shù)據(jù)，允許輸入；對于不符合條件的數(shù)據(jù)，則禁止輸入。這樣就可以依靠系統(tǒng)檢查數(shù)據(jù)的正確有效性，避免錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)錄入。操作步驟：選擇單元格區(qū)域“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡有效性選擇限制種類限制條件輸入錯(cuò)誤值時(shí)表格就回彈出報(bào)錯(cuò)窗口，如下圖：6.2. 制作特定數(shù)據(jù)選定下拉框功能描述：在數(shù)據(jù)有效性中通過限制類型中的序列制作特定數(shù)據(jù)選定下拉框，不僅能限制規(guī)范錄入數(shù)據(jù)，

16、同時(shí)也可以使錄表人快速的錄入指定數(shù)據(jù)操作步驟：選擇單元格“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡有效性序列手動(dòng)錄入或選取單元格數(shù)據(jù)7. 數(shù)據(jù)透視表看透你的數(shù)據(jù)7.1. 生成數(shù)據(jù)透視表功能描述：WPS表格數(shù)據(jù)透視表是一種建立在WPS表格數(shù)據(jù)基礎(chǔ)之上，用于對復(fù)雜的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類匯總和分析交互的、交叉制表的報(bào)表。數(shù)據(jù)透視表通過對數(shù)據(jù)不同的視角顯示數(shù)據(jù)并對數(shù)據(jù)進(jìn)行比較、揭示和分析，從而將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成有意義的信息。操作步驟：選擇報(bào)表內(nèi)任意一個(gè)有數(shù)據(jù)的單元格“插入”選項(xiàng)卡數(shù)透視表拖動(dòng)字段到數(shù)據(jù)透視表區(qū)域中從任務(wù)窗格里的字段列表中，拖動(dòng)字段到數(shù)據(jù)透視表區(qū)域中的“頁區(qū)域”、“區(qū)域”、“數(shù)字區(qū)域”就可以進(jìn)行數(shù)據(jù)的分析對比。如下圖：7.2.

17、數(shù)據(jù)透視表字段設(shè)置功能描述：數(shù)據(jù)透視表對于數(shù)值字段的默認(rèn)計(jì)算方式是求和，除了求和之外數(shù)據(jù)透視表還提供了多種計(jì)算的方式如：計(jì)數(shù)、最大值、最小值、操作步驟：選擇數(shù)字單元格數(shù)據(jù)透視表工具字段設(shè)置選擇計(jì)算方式8. 輕松制作數(shù)據(jù)圖表8.1. 商業(yè)圖表的類型和使用場景功能描述：如何在WPS提供的多種圖表中找到適用的圖表類型，哪種圖表更能表達(dá)自己的觀點(diǎn)。通過WPS圖表中的實(shí)時(shí)預(yù)覽窗口你可以快速的套用適合自己數(shù)據(jù)的圖表。操作步驟：選擇數(shù)據(jù)“插入”選項(xiàng)卡圖表實(shí)時(shí)預(yù)覽窗口8.2. 快速增加圖表元素更改圖表布局功能描述：增加、刪除或更改圖表元素（例如：標(biāo)題、圖例、網(wǎng)格線、數(shù)據(jù)標(biāo)簽等）操作步驟：選中圖表圖表元素按鈕勾

18、選8.3. 快速美化圖片功能描述：通過WPS提供的圖表樣式快速美化圖表修改圖表樣式操作步驟：選中圖表圖表樣式按鈕選中8.4. 組合圖制作功能描述：通過圖表類型組合圖制作雙軸圖或復(fù)雜的圖表操作步驟：選擇數(shù)據(jù)“插入”選項(xiàng)卡圖表組合圖設(shè)置系列圖表類型設(shè)置次坐標(biāo)8.5. 常用商務(wù)圖表的規(guī)范功能描述：美觀、專業(yè)的圖表，會(huì)讓你的報(bào)告顯得更嚴(yán)謹(jǐn)、更容易獲得客戶和BOSS的信任，而粗糙的圖表則會(huì)讓人對你的專業(yè)素質(zhì)產(chǎn)生疑慮。操作步驟：雙擊需要修改的元素 餅圖n 數(shù)據(jù)不要太多，保持在五項(xiàng)以內(nèi)，超出五項(xiàng)可以使用復(fù)合餅圖n 不要把所有的餅圖使用餅圖分離n 不建議使用圖例n 盡量不使用標(biāo)簽線，如果使用切忌凌亂n 推薦邊框使用白色邊框線，使圖表有較好的切割感 柱形圖n 同一數(shù)據(jù)序列使用相同顏色n 建議不要使用傾斜標(biāo)簽n 縱坐標(biāo)軸一般刻度從0開始n 建議柱子之間的間距小于柱子的寬度 折線圖n 折線的線型要相對粗些n 線條一般不超過五條n 建議不要使用傾斜標(biāo)簽n 縱坐標(biāo)軸一般刻度從0開始時(shí)9. 數(shù)據(jù)的保護(hù)9.1. 表格文件