DMS分銷管理系統(tǒng)——我們的好幫手—張藝萍

1、DMS 分銷管理系統(tǒng)我們的好幫手一、對 DMS 系統(tǒng)的認識2003 年中化化肥公司為了企業(yè)的進一步發(fā)展，選擇了全球應(yīng)用最廣泛的 ERP 系統(tǒng)。這個系統(tǒng)分兩部分，一部分是SAP 系統(tǒng)，一部分是 DMS 系統(tǒng)。 SAP 系統(tǒng)主要應(yīng)用于公司財務(wù)部門進行收入、成本、費用等的核算，其主要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來源于DMS。DMS 是公司對營銷網(wǎng)絡(luò)實行的全面的、信息化的管理的一項重要舉措。目前DMS 系統(tǒng)主要應(yīng)用于各分銷中心、中心店，其主要功能在于能夠及時、準確地反映分銷中心及中心店的銷售情況以及當?shù)氐氖袌銮闆r。各級領(lǐng)導部門能夠根據(jù)DMS 提供的數(shù)據(jù)信息準確地判斷貨源的調(diào)撥、市場的價格調(diào)整等。二、DMS 的實際應(yīng)用與

2、原手工報表時的對照與體會各分銷中心與中心店是銷售的最基層，也是銷售第一線，其數(shù)據(jù)信息的真實性、準確性傳遞的及時與否直接影響著市場的變化。在沒有 DMS 系統(tǒng)之前，各銷售處及中心店采用的是EXCEL 表格進行著數(shù)據(jù)的傳遞，對于銷量大的銷售處來說其工作量是相當大的，且數(shù)據(jù)的準確性相對而言也是較低的。往往都是今天的數(shù)據(jù)到晚上匯總完后傳到上一級部門，其流程是中心店傳到銷售處，銷售處匯總完后再傳到分公司，分公司匯總完后再傳到總公司的相關(guān)部門，也就是說總公司得到數(shù)據(jù)時已經(jīng)是前一天或者是再前一天的數(shù)據(jù)了，這就給業(yè)務(wù)部門對基層銷售市場的變化帶來了一個不及時的信息。在這個信息化的時代，市場是在不斷變化的，信息的

3、及時性、真實性與準確性是很重要的。自2003 年 9 月 1 日，我銷售處 DMS 成功上線以后，可以說是給我?guī)砹撕艽蟮膸椭嬷莘咒N中心是化肥公司銷量最大的分銷中心之一，同時管理著下屬的10 個中心店，在業(yè)務(wù)銷售旺季，只分銷中心每天約有100 多筆銷售，中心店匯總上報的銷售也有 60 筆左右，這么大的工作量，在原來用手工報表時，我每天晚上 9 點之前很少有回家的時候，白天開票、記帳，由于我們銷售處的銷售方式多數(shù)是送貨收款的，每天現(xiàn)金的流量也是很大的，有時財務(wù)忙不過來我還要幫忙收款，只有到晚上才有時間做手工報表，每天都忙到9 點、 10 點以后，報表出錯也是難免的。家里的孩子也顧不上管。自從

4、DMS 上線以后，免去了做手工報表的工作，只需將銷售直接錄入到系統(tǒng)中就行了。通過一段時間的操作我體會到： DMS 操作一定要保持與業(yè)務(wù)同步，這不僅是公司的要求，也是分散系統(tǒng)壓力、避免系統(tǒng)擁擠的方法。在正常情況下，我一般能在 1 分鐘之內(nèi)完成一筆訂單的輸入操作，網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)備件好的情況下，其實 30 秒左右也可以完成。對比來看，有了系統(tǒng)以后工作效率不僅提高了不少，下班時間也提前了。更重要的是當天的銷售情況能夠及時、準確的反映給各級部門，為業(yè)務(wù)的發(fā)展也提供了重要的數(shù)據(jù)信息，基本達到了公司采用這個系統(tǒng)的預(yù)期目的。三、DMS 實際操作中的工作方法介紹怎樣才能提高錄入速度，達到快速操作呢，我就個人的一點工

5、作技巧總結(jié)了一下。首先，將常用的物料編碼熟練記憶，不用查詢直接輸入。將自己所管轄的庫房、門店的庫存情況整理清楚，將貨物按照總公司的肥種分類，例如：磷肥、氮肥、復混肥等；將貨物按照總公司提供的物料信息按種類從小到大將每個品種的物料號碼排列出來，這樣有助于我們記憶。我對分銷中心銷售的物料號都能熟練記憶，這樣就在這個環(huán)節(jié)提高了輸入速度。如果物料太多不好記的話，可以將其制成表格形式，打印出來粘貼在工作臺上，輸入訂單埋能夠提高查詢速度。其次，將主要客戶的編碼熟練記憶并直接輸入?？梢詫MS系統(tǒng)中的客戶編碼打印出來，將經(jīng)常用的客戶編碼記住或制成表格形式；另外平時還會有一些零售客戶，在DMS 系統(tǒng)中都是以C

6、N014612（一次性客戶）這一個編碼代表的；但是還需要我們對這些客戶進一步編碼管理，這個編碼就根據(jù)自己的方法，怎么樣好記，怎么樣方便來編制，這也是提高錄入速度的一種方法；如果這些零售客戶轉(zhuǎn)成了經(jīng)?？蛻簦蛯⑦@些客戶申請統(tǒng)一的編碼，這也是總公司對客戶管理的一項要求，有了編碼后就可直接錄入，不用再進入一次性客戶再進行搜索，也可節(jié)省時間。最后，快速維護DMS 系統(tǒng)定價單。定價單要根據(jù)價格變動及時維護，可根據(jù)實際銷售過程中的價格條款做多張定價單，在輸入訂單基本信息時選擇相應(yīng)的價格條款，就會顯示出定價單的價格，最好是將定價單制定的價格與平時出庫價格一致，這樣在輸入訂單時不用再改動價格，直接保存、配貨、

7、提交即可，這樣不僅可以快速維護，也可以節(jié)省訂單輸入時間。四、將 DMS 應(yīng)用的含義進行推廣以上是我在工作中的一些工作方法。通過這一年來的實際應(yīng)用，這套系統(tǒng)在工作中真的給我?guī)砗枚喾奖?，我想這樣好的一套系統(tǒng)我應(yīng)該把它推廣開，不僅物流人員了解他，也要讓財務(wù)與業(yè)務(wù)人員對它有所認識。在日常工作中，這套系統(tǒng)所提供的數(shù)據(jù)與他們也是分不開的。例如：系統(tǒng)中有一項是報表分析模塊，在這個模塊中都是一些日常的報表與匯總的數(shù)據(jù)。物流人員最常用的報表主要有銷售日報、庫存日報、倉庫庫存報表、銷售明細報表等。其中銷售日報反映的是當天的銷售情況，庫存日報反映的是當天發(fā)生變化的肥種的庫存情況，倉庫庫存報表反映的是選定庫的所有肥

8、種的庫存情況。銷售明細報表反映的是任何一個客戶，任何一個肥種在任何一個時間段的銷售明細情況；同時這些報表的數(shù)據(jù)也是業(yè)務(wù)人員所需要掌握與分析的。所以，我將怎樣查詢這些報表的方法演示與教授給業(yè)務(wù)人員們，讓他們自己也能查詢，不用象以前一樣，查某個肥種的庫存還要去翻我們的庫存臺帳，一頁一頁的找。會了這個系統(tǒng)就能將要查詢的庫房選定，將所有肥種的庫存情況調(diào)出來，一目了然。業(yè)務(wù)人員們都說這樣可以讓他們及時掌握網(wǎng)點的銷售與庫存情況了，有利于他們對貨源的準備情況作出正確的判斷，對庫存情況作出及時的處理，規(guī)避了不合理庫存造成的風險。資金日報是財務(wù)人員日常工作中必用的，是財務(wù)每天核對貨款與銷售是否相符的報表。實行手

9、工報表時，有時會遇到物流人員的銷售日報與財務(wù)人員收的貨款對不上的情況，造成這種情況的原因有：物流人員將銷售價格輸錯；或者由于EXCEL 表格進行插入或刪除造成計算公式不正確而未被發(fā)現(xiàn)等等這些，核對起來又很麻煩，無形中又增加了工作量。有了系統(tǒng)以后這種情況不存在了，尤其是我們銷售處的銷售方式多數(shù)是送貨收款，收到款以后由財務(wù)人員自己進行該筆銷售訂單的提交審批，這樣每天都能保證銷售與資金完全一致，給財務(wù)人員也節(jié)省了核對時間，提高了工作效率。大家都說DMS 分銷管理系統(tǒng)我們的好幫手！五、標準提貨單的應(yīng)用與存在的問題2004 年總公司對 DMS 系統(tǒng)又進行了打印標準提貨單的推廣，使其更向規(guī)范化、標準化方向

10、邁進了一步。標準提貨單的應(yīng)用給我們的工作也帶來了許多方便。未實行標準提貨單前，我們都采用的是手工開票，銷售旺季時一上午就要開四五本票，寫得手都酸了，而且還經(jīng)常出錯，不是品種寫錯，就是件數(shù)與噸數(shù)不符，作廢的票也不少。實行標準提貨單后這樣的問題也就不存在了。而且標準提貨單還有其獨特的防偽標志，使貨物的發(fā)放更加安全，使票據(jù)更加標準，更加規(guī)范；此項推廣也得到了我們租用的中立庫房的贊同。但是實行標準提貨單以來，雖然票據(jù)規(guī)范化了，可還是有些不足之處，例如：銷售處向中心店配貨時也需要提貨單，但他不屬于銷售不能打印，可是移倉單系統(tǒng)里打不出票來，只能手工開票了；還有送貨收款的業(yè)務(wù)經(jīng)常會發(fā)生破件或濕損貨物的退回問題，系統(tǒng)里退貨也不能打印提貨單等等，如果系統(tǒng)能把這些問題解決掉，那標準提貨單的功能就更加完善了。六、總結(jié)并提出對 DMS 系統(tǒng)的希望DMS分銷管理系統(tǒng)自正式上線以來，可以說是經(jīng)歷了不少風風雨雨，信息技術(shù)部也是在