2019年整理Excel表格的使用技巧61385

1、（1）分?jǐn)?shù)的輸入如果直接輸入、1/5，系統(tǒng)會將其變?yōu)閴言?日，解決辦法是：先輸入、0，然后輸入空格，再輸入分?jǐn)?shù)（2）序列001的輸入如果直接輸入001，系統(tǒng)會自動判斷001為數(shù)據(jù)1,解決辦法是：首 先輸入（西文單引號），然后輸入001。（3）日期的輸入如果要輸入4月5日，直接輸入4/5，再敲回車就行了。如果要輸入當(dāng)前日期,按一下、Ctl+；鍵。（4）填充條紋如果想在工作簿中加入漂亮的橫條紋，可以利用對齊方式中的填充功 能。先在一單元格內(nèi)填入*或等符號，然后單擊此單元格，向右拖 動鼠標(biāo)，選中橫向若干單元格，單擊格式菜單，選中單元格命令，在彈出的單元格格式菜單中，選擇對齊選項卡，在水平對齊下拉列

2、表中選擇填充，單擊確定按鈕（如圖1）。單元格格式文本對齊水平對齊:廠目動換行 廠縮小字體埴充 廠合并單元格（W數(shù)字i.對去.字體I邊框I謝案I保護(hù)I方向文 本 0文本一命|om度縮進(jìn):確定 I 取消 I（5）多張工作表中輸入相同的內(nèi)容幾個工作表中同一位置填入同一數(shù)據(jù)時，可以選中一張工作表，然后按 住Ctrl鍵，再單擊窗口左下角的Sheets Sheet2來直接選擇需要輸 入相同內(nèi)容的多個工作表，接著在其中的任意一個工作表中輸入這些相 同的數(shù)據(jù)，此時這些數(shù)據(jù)會自動出現(xiàn)在選中的其它工作表之中。輸入完 畢之后，再次按下鍵盤上的Ctrl鍵，然后使用鼠標(biāo)左鍵單擊所選擇的多 個工作表，解除這些工作表的聯(lián)系

3、，否則在一張表單中輸入的數(shù)據(jù)會接 著出現(xiàn)在選中的其它工作表內(nèi)。（6）不連續(xù)單元格填充同一數(shù)據(jù)選中一個單元格，按住Ctrl鍵，用鼠標(biāo)單擊其他單元格，就將這些單元 格全部都選中了。在編輯區(qū)中輸入數(shù)據(jù)，然后按住Ctrl鍵，同時敲一下 回車，在所有選中的單元格中都出現(xiàn)了這一數(shù)據(jù)。(7) 在單元格中顯示公式如果工作表中的數(shù)據(jù)多數(shù)是由公式生成的，想要快速知道每個單元格中 的公式形式，以便編輯修改，可以這樣做：用鼠標(biāo)左鍵單擊工具菜單, 選取選項命令，出現(xiàn)選項對話框，單擊視圖選項卡，接著設(shè)置窗 口選項欄下的公式項有效，單擊確定按鈕(如圖2)。這時每個單 元格中的分工就顯示出來了。如果想恢復(fù)公式計算結(jié)果的顯示，

4、就再設(shè) 置窗口選項欄下的公式項失效即可。圖2(8)利用Ctrl + *選取文本如果一個工作表中有很多數(shù)據(jù)表格時，可以通過選定表格中某個單元 格，然后按下Ctl + *鍵可選定整個表格。Ctl + *選定的區(qū)域為：根據(jù) 選定單元格向四周輻射所涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域。這樣我們 可以方便準(zhǔn)確地選取數(shù)據(jù)表格，并能有效避免使用拖動鼠標(biāo)方法選取較 大單元格區(qū)域時屏幕的亂滾現(xiàn)象。（9）快速清除單元格的內(nèi)容如果要刪除內(nèi)容的單元格中的內(nèi)容和它的格式和批注，就不能簡單地應(yīng) 用選定該單元格，然后按Delete鍵的方法了。要徹底清除單元格，可用 以下方法：選定想要清除的單元格或單元格范圍；單擊編輯菜單中清 除

5、項中的全部命令，這些單元格就恢復(fù)了本來面目。2、單元格內(nèi)容的合并根據(jù)需要，有時想把B列與C列的內(nèi)容進(jìn)行合并，如果行數(shù)較少，可以 直接用、剪切和粘貼來完成操作，但如果有幾萬行，就不能這樣辦了。解決辦法是：在C行后插入一個空列（如果D列沒有內(nèi)容，就直接在D 列操作），在D1中輸入=B1&C1，D1列的內(nèi)容就是B、C兩列的和了。 選中D1單元格，用鼠標(biāo)指向單元格右下角的小方塊，當(dāng)光標(biāo)變成“ +”后，按住鼠標(biāo)拖動光標(biāo)向下拖到要合并的結(jié)尾行處，就完成了 B列 和C列的合并。這時先不要忙著把B列和C列刪除，先要把D列的結(jié) 果復(fù)制一下，再用選擇性粘貼命令，將數(shù)據(jù)粘貼到一個空列上。這時 再刪掉B、C、D列的數(shù)

6、據(jù)。下面是一個實際應(yīng)用的例子。用AutoCAD繪圖時，有人喜歡在EXCEL 中存儲坐標(biāo)點，在繪制曲線時調(diào)用這些參數(shù)。存放數(shù)據(jù)格式為、x, y的 形式，首先在Excel中輸入坐標(biāo)值，將x坐標(biāo)值放入A列，y坐標(biāo)值放 入到B列,然后利用&將A列和B列合并成C列,在C1中輸入:=A1&”, “&B1,此時C1中的數(shù)據(jù)形式就符合要求了，再用鼠標(biāo)向下拖動C1單 元格，完成對A列和B列的所有內(nèi)容的合并（如圖3-4）0合并不同單元格的內(nèi)容，還有一種方法是利用CONCATENATE函數(shù)，此 函數(shù)的作用是將若干文字串合并到一個字串中，具體操作為 CONCATENATE （B1ZC1） 比如，假設(shè)在某一河流生態(tài)調(diào)查

7、工作表 中,B2包含物種、B3包含河鱒魚,B7包含總數(shù)45,那么：輸入 CONCATENATE （”本次河流生態(tài)調(diào)查結(jié)果：”,B2, ”，B3, ”為”， B7, “條/公里?！保┯嬎憬Y(jié)果為：本次河流生態(tài)調(diào)査結(jié)果:河鱒魚物種 為45條/公里。C2 =二磁；伽2 AIBC1XYXY227.992,7.9931225.8812,25.8842232.8522,32.85t53237.5232,37.5264241.1342,41.1375244.1052,44.186246.6662,46.66t97248.9172,48.91108250.9482,50.94119252.7992,52.791

8、210254.49102,54.491311256.08112,56.081412257.56122,57.5611513258.96132 冬.96C2I =IF(B260,ABC1姓名物理成績等級2魏宏明78及格3趙秀秀56不及格4白小康78及格5張子非64及格6孫春紅W不及格7潘慶雷82及格8鄧銳強(qiáng)及格9康建平75及格10李元錯67及格11W不及格12于曉萌44不及格13徐亮69及格14劉超59不及格15沙天明49不及命3、條件顯示我們知道，利用If函數(shù)，可以實現(xiàn)按照條件顯示。一個常用的例子，就 是教師在統(tǒng)計學(xué)生成績時，希望輸入60以下的分?jǐn)?shù)時，能顯示為不及 格；輸入60以上的分?jǐn)?shù)時，顯

9、示為及格”。這樣的效果，利用IF函數(shù) 可以很方便地實現(xiàn)。假設(shè)成績在A2單元格中，判斷結(jié)果在A3單元格 中。那么在A3單元格中輸入公式：=if （A2V60, 不及格，及格） 同時，在IF函數(shù)中還可以嵌套IF函數(shù)或其它函數(shù)。例如，如果輸入：=if （A260, 不及格，if （A2=90, 及格，、優(yōu) 秀“）就把成績分成了三個等級。如果輸入 =if （A2V60, 、差”，if （A2=70, 中，if （A20, SUM （Al： A5）, 0）此式就 利用了嵌套函數(shù)，意思是，當(dāng)A1至A5的和大于0時，返回這個值， 如果小于0,那么就返回0。還有一點要提醒你注意：以上的符號均為 半角，而且IF

10、與括號之間也不能有空格。4、自定義格式Excel中預(yù)設(shè)了很多有用的數(shù)據(jù)格式，基本能夠滿足使用的要求，但對 一些特殊的要求，如強(qiáng)調(diào)顯示某些重要數(shù)據(jù)或信息、設(shè)置顯示條件等， 就要使用自定義格式功能來完成。Excel的自定義格式使用下面的通用 模型：正數(shù)格式，負(fù)數(shù)格式，零格式，文本格式，在這個通用模型中， 包含三個數(shù)字段和一個文本段：大于零的數(shù)據(jù)使用正數(shù)格式；小于零的 數(shù)據(jù)使用負(fù)數(shù)格式；等于零的數(shù)據(jù)使用零格式；輸入單元格的正文使用文本格式。我們還可以通過使用條件測試，添加描述文木和使用顏色 來擴(kuò)展自定義格式通用模型的應(yīng)用。(1) 使用顏色 要在自定義格式的某個段中設(shè)置顏色，只需在該段中 增加用方括號

11、括住的顏色名或顏色編號。Excel識別的顏色名為:黑色、 紅色、白色、藍(lán)色、綠色、青色和洋紅。Excel也識別按顏 色X指定的顏色，其中X是1至56之間的數(shù)字，代表56種顏色(如圖 5)。圖5數(shù)宇I(lǐng)對齊丨字體丨邊框丨團(tuán)案保護(hù) 分類CT以現(xiàn)有格式為基礎(chǔ)，生成自定義的數(shù)字格式.藍(lán)色;紅色:螢色:綠色yyyym-d h：mm |mm:丸rrim : ss. 0h ：irim ： ss紅色“正數(shù)：“ （$劣00）；藍(lán)色二1單元格格式3IIL臥r類型:誦定 | 取消 I(2) 添加描述文本 要在輸入數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)之后自動添加文本，使用自定 義格式為：”文本內(nèi)容”；要在輸入數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)之前自動添加文木，使 用自定義

12、格式為： ”文本內(nèi)容“ o 符號的位置決定了 Excel輸入的 數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)相對于添加文本的位置。（3）創(chuàng)建條件格式 可以使用六種邏輯符號來設(shè)計一個條件格式：（大于）、=（大于等于）、 （小于）、=（小于等于）、=（等于）、 （不等于），如果你覺得這些符號不好記，就干脆使用或、=號 來表示。由于自定義格式中最多只有3個數(shù)字段，Excel規(guī)定最多只能在前兩個 數(shù)字段中包括2個條件測試，滿足某個測試條件的數(shù)字使用相應(yīng)段中指 定的格式，其余數(shù)字使用第3段格式。如果僅包含一個條件測試，則要 根據(jù)不同的情況來具體分析。自定義格式的通用模型相當(dāng)于下式：；0正數(shù)格式；v； 0負(fù)數(shù)格式; 零格式；文本格式。下面給

13、出一個例子：選中一列，然后單擊格式菜單中的單元格命令, 在彈出的對話框中選擇數(shù)字選項卡，在分類列表中選擇自定義， 然后在 類型文本框中輸入 正數(shù)：”（$#,#000）;“負(fù) 數(shù):”（$ #,#0.00）;“零“;“文本:“,單擊確定按鈕，完成格式設(shè)置。這時如果我們輸入12，就會在單元格中顯示正數(shù)：（$12.00） “，如果 輸入就會在單元格中顯示負(fù)數(shù)：（$0.30） 如果輸入、0，就 會在單元格中顯示零，如果輸入文木this is a book,就會在單元格 中顯示、文本：this is a book 如果改變自定義格式的內(nèi)容，紅色 正數(shù):”($#,#000);藍(lán)色“負(fù)數(shù):($ #,#0.00

14、);黃色”零文 本:”，那么正數(shù)、負(fù)數(shù)、零將顯示為不同的顏色。如果輸入 Blue;Red;Yellow;Greenz,那么正數(shù)、負(fù)數(shù)、零和文本將分別顯 示上面的顏色(如圖6)。圖6再舉一個例子，假設(shè)正在進(jìn)行帳目的結(jié)算，想要用藍(lán)色顯示結(jié)余超過 $50, 000的帳目，負(fù)數(shù)值用紅色顯示在括號中，其余的值用缺省顏色 顯示,可以創(chuàng)建如下的格式： 藍(lán)色50000 $#,#000_);紅 色999999#,#0_m”噸999千克;#_kn克“可以看 到，使用條件格式，千分符和均勻間隔指示符的組合，不用增加公式的 數(shù)目就可以改進(jìn)工作表的可讀性和效率。另外，我們還可以運用自定義格式來達(dá)到隱藏輸入數(shù)據(jù)的目的，比

15、如格 式”；井#; 0”只顯示負(fù)數(shù)和零，輸入的正數(shù)則不顯示；格式； 則隱藏所有的輸入值。自定義格式只改變數(shù)據(jù)的顯示外觀，并不改變 數(shù)據(jù)的值，也就是說不影響數(shù)據(jù)的計算。靈活運用好自定義格式功能， 將會給實際工作帶來很大的方便。5、繪制函數(shù)圖象做教學(xué)工作的朋友們一定會遇到畫函數(shù)曲線的問題吧！如果想快速準(zhǔn)確 地繪制一條函數(shù)曲線，可以借助EXCEL的圖表功能，它能使你畫的曲 線既標(biāo)準(zhǔn)又漂亮。你一定會問，是不是很難學(xué)呀？其實這一點兒也不難， 可以說非常簡便，不信你就跟我試一試。以繪制y=|g (6+xA3) |的曲線為例，其方法如下：在某張空白的工 作表中，先輸入函數(shù)的自變量：在A列的A1格輸入nX=n

16、,表明這是自 變量，再在A列的A2及以后的格內(nèi)逐次從小到大輸入自變量的各個值; 實際輸入的時候，通常應(yīng)用等差數(shù)列輸入法，先輸入前二個值，定出自 變量中數(shù)與數(shù)之間的步長，然后選中A2和A3兩個單元格，使這二項 變成一個帶黑色邊框的矩形，再用鼠標(biāo)指向這黑色矩形的右下角的小方 塊當(dāng)光標(biāo)變成” + ”后，按住鼠標(biāo)拖動光標(biāo)到適當(dāng)?shù)奈恢?，就完成?變量的輸入。輸入函數(shù)式：在B列的B1格輸入函數(shù)式的一般書面表達(dá)形式，y=|lg（6+xA3） I；在 B2 格輸入、=ABS （LOGIO （6+A2人3） , B2 格內(nèi)馬 上得出了計算的結(jié)果。這時，再選中B2格，讓光標(biāo)指向B2矩形右下 角的，當(dāng)光標(biāo)變成”+“

17、時按住光標(biāo)沿B列拖動到適當(dāng)?shù)奈恢眉赐瓿?函數(shù)值的計算。圖7 繪制曲線：點擊工具欄上的圖表向?qū)О粹o，選擇X, Y散點圖（如圖7）,然后在出現(xiàn)的X, Y散點圖類型中選擇無數(shù)據(jù)點平滑線散點圖； 此時可察看即將繪制的函數(shù)圖像，發(fā)現(xiàn)并不是我們所要的函數(shù)曲線，單 擊下一步按鈕，選中數(shù)據(jù)產(chǎn)生在列項，給出數(shù)據(jù)區(qū)域，這時曲線就 在我們面前了（如圖8）。x=y=lg(6+xA3)10.845098044. 531.5185139452.117271296472.5428254273. 5/92.8662873393z113.1261314072. 5/133.3430144972153.5290451711. 5/173.6918768231n 5/193.836640542213.966939163U. J0c I*1234.085397622102030254.193986763需要注意：如何確定自變量的初始值，數(shù)據(jù)點之間的步長是多少，這是要根據(jù)函數(shù)的具體特點來判斷，這也是對使用者能力的檢驗。如果想很 快