學(xué)校檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化創(chuàng)新管理論文

1、學(xué)校檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化創(chuàng)新管理論文 摘要：在部分檔案建設(shè)條件相對薄弱的學(xué)校，要實現(xiàn)檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化的創(chuàng)新發(fā)展，必須與學(xué)校教學(xué)用電腦相配套，實現(xiàn)計算機資源共享；必須發(fā)動具有較高計算機技能的電腦教學(xué)人員，共同建立檔案數(shù)據(jù)庫；必須與校園網(wǎng)絡(luò)相鏈接，有效開展數(shù)字化檔案利用。 關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案；數(shù)字化；網(wǎng)絡(luò)化；創(chuàng)新發(fā)展 學(xué)校是一個數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施相對較好、絕大部分人員年輕、思想比較活躍、文化層次和數(shù)字化信息水平相對較高、人員流動性比較大、對檔案信息的利用率比較大的特殊社會板塊。在學(xué)校開展檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化運用，有著優(yōu)良的社會基礎(chǔ)和重要的特殊意義。雖然在一些條件優(yōu)越的高校，檔案的信息化和網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)有了長足的

2、進(jìn)展，但絕大部分學(xué)校檔案室仍然是一塊未開墾的處女地，與學(xué)校的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展水平極不相稱。如何充分利用學(xué)校得天獨厚的有利條件開展檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，對學(xué)校檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)具有啟迪和推進(jìn)作用。 一、學(xué)校檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)狀 學(xué)校檔案門類較多，除文書、人事、基建、會計、聲像檔案外，還有教學(xué)、學(xué)籍、科研成果等檔案。在檔案行政管理部門的指導(dǎo)下，絕大部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)都比較重視，都建立的自己的檔案室，配各有專兼職檔案員，檔案都進(jìn)行了規(guī)范整理。部分學(xué)校大部分為可對相關(guān)人員開放查閱的非機要保密檔案，服務(wù)對象廣泛，是建立兩個體系實行兩個轉(zhuǎn)化的重點領(lǐng)域。而且學(xué)校檔案利用率和實用性都比較高，特別是學(xué)籍檔案

3、，在為畢業(yè)生就業(yè)就學(xué)報考、出國深造提供學(xué)歷證明等方面具有重要的依據(jù)和憑證作用，查閱利用者很多。在一些大的院校，每年都在1000人次以上。但由于大部分學(xué)籍檔案在形成制作過程中，因填制和書寫不規(guī)范或打印不清楚，造成字跡模糊，無法為師生和社會提供利用。檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化在省級以上條件較好的高校有所發(fā)展，一些學(xué)校還利用自身優(yōu)勢研發(fā)了自己的檔案管理系統(tǒng)，并在各部門建立了局域網(wǎng)，可以在網(wǎng)上進(jìn)行立卷歸檔，有的還進(jìn)行了數(shù)字化全文掃描。但地州市級以下包括高校在內(nèi)的絕大部分的學(xué)校，檔案的歸檔整理和查閱利用仍然停留在手工操作的狀況。 導(dǎo)致這些狀況的原因，一是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為資金的投入應(yīng)該放到教學(xué)上，只有把教學(xué)質(zhì)量搞上去

4、，把生源數(shù)量搞上去，學(xué)校才能做大做強。檔案的投入不能產(chǎn)生經(jīng)濟效益，沒有數(shù)字化照樣查檔案。對手工傳統(tǒng)的檔案管理也是現(xiàn)狀，很難有資金投入，至于數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，在領(lǐng)導(dǎo)的思想意識中還沒有這個概念；二是一些學(xué)校經(jīng)濟效益也不是很好，資金本身有限；三是很多學(xué)校檔案員缺乏計算機基本技能、更沒有數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化知識和經(jīng)驗，因循守舊不積極主動爭取和創(chuàng)新發(fā)展。 要實現(xiàn)學(xué)校檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，除了針對以上來提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，增加檔案的投入資金，提高檔案員的素質(zhì)這些常規(guī)方法外，學(xué)校還可以從以下途徑，創(chuàng)造性地開展數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。 二、與教學(xué)設(shè)備相配套，解決學(xué)校檔案數(shù)字化設(shè)備 學(xué)校開展計算機技術(shù)教學(xué)和科研，已經(jīng)是很普遍

5、的現(xiàn)象。在條件較好的小學(xué)，都設(shè)置有計算機或多媒體教室，而在條件較好的中等以上的學(xué)校，大部分部門都配備了計算機，條件更好的則組織了校園網(wǎng)絡(luò)。但是，很多這樣的學(xué)校的檔案室卻沒有配備一臺電腦。而這些沒有電腦的檔案室，就可以充分利用這些設(shè)備，進(jìn)行資源共享，從事檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。數(shù)字化的設(shè)備，除了計算機，還需要有掃描儀，而一般學(xué)校因以計算機為教學(xué)重點很少購置。但用其作為數(shù)字化的重要工具對學(xué)生計算機技術(shù)的學(xué)習(xí)也還是很有必要的，而且其價格也不高，如果建議學(xué)校購買應(yīng)該是沒有問題的。共享這些設(shè)備資源的辦法，首先是向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)提出共享方案，與教學(xué)部門達(dá)成協(xié)作共識，在把檔案數(shù)字化的數(shù)據(jù)庫建立在教學(xué)用的主機或服

6、務(wù)器上，檔案室可配備一臺低造價的終端。如果這還辦不到，則可與教學(xué)用電腦分時段使用，檔案室可在沒有教學(xué)任務(wù)的時候由檔案員上機使用。也可把檔案的數(shù)字化與教學(xué)內(nèi)容結(jié)合到一起，在進(jìn)行數(shù)字化教學(xué)的同時，也巧妙地利用了教學(xué)設(shè)備對檔案進(jìn)行數(shù)字化。 三、與教學(xué)對象相結(jié)合，發(fā)動師生動手建立檔案數(shù)據(jù)庫 在一般學(xué)校，檔案員并不是專職而是兼職人員，除了檔案工作還有其他很多工作，而學(xué)校檔案數(shù)字化的任務(wù)比較大，僅靠檔案員是很難完成的；其次絕大部分檔案員不具備電腦技術(shù)，開展數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化有很大的困難。與此相反，擔(dān)任電腦教學(xué)任務(wù)的老師，都是具備較高計算機技能水平的人員，他不僅可以當(dāng)作檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化的指導(dǎo)老師，在教學(xué)任務(wù)不太

7、緊張的情況下，還可以親自動手參與檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。更重要的是，他還可以指導(dǎo)學(xué)生，來在課堂或課外建立包括自己的檔案在內(nèi)的數(shù)字化檔案，形成一個數(shù)字化檔案制作的強大隊伍。以解決學(xué)校檔案數(shù)字化巨量工程的人員投入問題。在具體的數(shù)字化過程中，我們可以根據(jù)“利用為本，常用先上”的思路，首先在檔案的年度上由近及遠(yuǎn)地進(jìn)行，從當(dāng)年的檔案開始，然后向上推進(jìn)；在內(nèi)容上首先對學(xué)校利用率最高的文書檔案、然后對利用率較高的教學(xué)檔案和學(xué)籍檔案、最后對利用率一般的教師檔案、基建檔案、會計檔案、聲像檔案進(jìn)行目錄的錄入和全文掃描，對全部室藏檔案實行數(shù)字化，建成完整、系統(tǒng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫。 四、與校園網(wǎng)絡(luò)相鏈接，有效開展數(shù)字化檔

8、案利用 在很多學(xué)校，已經(jīng)建立了從校園網(wǎng)絡(luò)到互聯(lián)網(wǎng)在內(nèi)的各種網(wǎng)絡(luò)平臺，學(xué)校的各種管理，也基本上實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化。師生們在網(wǎng)絡(luò)上建立論壇、博客、個人網(wǎng)頁、聊天交友，交流學(xué)習(xí)等各種信息，即便是在還沒有建立校園網(wǎng)絡(luò)的學(xué)校也是一樣，人們已經(jīng)利用互聯(lián)網(wǎng)建立起班級同學(xué)會，校友會，利用QQ等網(wǎng)絡(luò)工具進(jìn)行無縫的信息交流，網(wǎng)絡(luò)生活已經(jīng)成為師生們特別是學(xué)生們的生活的一部分。這為數(shù)字化檔案信息的利用提供了得天獨厚的社會物質(zhì)和文化基礎(chǔ)。我們只須把數(shù)字化的檔案信息鏈接到學(xué)校網(wǎng)站、論壇等網(wǎng)絡(luò)相應(yīng)頁面上，有條件的還可以制作出自己的網(wǎng)站或網(wǎng)頁，就可以實現(xiàn)學(xué)校數(shù)字化檔案的網(wǎng)絡(luò)化。 在進(jìn)行檔案信息的鏈接時，首先注意區(qū)分好可以公開和不可

9、以公開的檔案，注意做好機要檔案的保密工作，不要把不能公開的檔案鏈接到網(wǎng)上。部分檔案可只提供目錄，以要求查閱者持相關(guān)證件到檔案室查閱；然后要注意做好信息數(shù)據(jù)的安全工作。對數(shù)字化的檔案要利用硬盤、光盤等載體，對數(shù)據(jù)進(jìn)行多套備份，并異地保管：建立好網(wǎng)絡(luò)的防火墻，防止黑客、木馬和病毒的入侵；再要注意設(shè)計好數(shù)字化檔案的瀏覽頁面，防止被人惡意增刪，修改，破壞了原始的真實性。最后要做好信息的及時更新，保證把最新的信息提供給者。 隨著檔案信息化建設(shè)的不斷深入。學(xué)校檔案以數(shù)字的形式采集、存儲、以高度有序的自動化方式進(jìn)行管理已是必然趨勢。充分利用學(xué)校的條件和優(yōu)勢，進(jìn)行學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)，可以較快的步伐，實現(xiàn)檔案工作以手工管理向以計算機管理為主