大中專學(xué)生檔案管理研究

1、大中專學(xué)生檔案管理研究 摘要：做好大中專畢業(yè)生檔案管理工作,有利于滿足工作需求，有利于提高中專畢業(yè)生檔案資源的利用效率，意義重大。本文結(jié)合筆者多年的工作經(jīng)驗(yàn)，深入探討了做好大中專學(xué)生檔案管理工作的措施，其中包括：加強(qiáng)日常檔案管理工作；多樣化措施助力檔案效勞創(chuàng)新開展；創(chuàng)立微信平臺(tái)，為快速傳播大中專學(xué)生檔案信息效勞；加強(qiáng)大中專學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)等，具有一定的參考價(jià)值。關(guān)鍵詞：大中專院校;學(xué)生;檔案管理一、前言大中專學(xué)生檔案是廣闊學(xué)生在大中專院校階段各種社會(huì)實(shí)踐、學(xué)習(xí)、政治表現(xiàn)、日常生活的真實(shí)歷史記錄，既是個(gè)人經(jīng)歷的全部記錄，又是人才信息的重要載體，還是用人單位對(duì)新員工進(jìn)行入職審查、政治思想審核

2、、工齡審核的主要依據(jù)。做好大中專畢業(yè)生檔案管理工作,有利于滿足工作需求，有利于提高中專畢業(yè)生檔案資源的利用效率，意義重大。本文就做好大中專學(xué)生檔案管理工作提出一些自己的思考。二、加強(qiáng)日常檔案管理工作1.及時(shí)整理檢查，促進(jìn)管理標(biāo)準(zhǔn)由人才交流中心專職檔案管理人員負(fù)責(zé)催促各大中專院校將畢業(yè)生檔案文件資料進(jìn)行統(tǒng)一收集、分類整理、一一登記、分類歸檔；嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、復(fù)印以及借閱制度，標(biāo)準(zhǔn)檔案使用流程，確保現(xiàn)存檔案不喪失、不損壞。2.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)人才交流中心領(lǐng)導(dǎo)班子務(wù)必要對(duì)大中專學(xué)生檔案管理工作予以足夠的重視，要將其作為主要工作之一來開展，并且還要為大中專學(xué)生檔案管理工作的完整性、真實(shí)性、

3、執(zhí)行情況擔(dān)負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。人才交流中心領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)該要定期組織檔案管理人員來開展工作匯報(bào)，對(duì)大中專學(xué)生檔案管理工作中所存在的問題和難點(diǎn)予以協(xié)調(diào)解決、統(tǒng)籌處理。人才交流中心所開展的一切與大中專學(xué)生檔案管理有關(guān)的重大事項(xiàng)之前，要應(yīng)該要對(duì)檔案人員的意見予以充分聽取，在人才交流中心領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定通過之后，才可具體予以實(shí)施，并形成文字紀(jì)要。人才交流中心應(yīng)該結(jié)合自身實(shí)際情況來健全大中專學(xué)生檔案整理、歸檔、保管、銷毀、統(tǒng)計(jì)、利用、交接、離崗清點(diǎn)等制度，并上墻公布，使大中專學(xué)生檔案管理有章可循，有規(guī)可依。并且還要建立起嚴(yán)格的大中專學(xué)生檔案資料查借閱制度，做到檔案借閱有登記，送還有注銷，用完的檔案及時(shí)入庫(kù)。嚴(yán)格

4、落實(shí)?大中專學(xué)生檔案數(shù)字化信息平安管理制度?，加強(qiáng)對(duì)涉密檔案的管理，嚴(yán)格審核檔案掃描內(nèi)容，一律采用局域網(wǎng)傳輸檔案，不得攜帶使用磁盤、U盤、光盤、移動(dòng)硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)。人才交流中心可建立大中專學(xué)生檔案利用效果登記簿，定期編印檔案利用效果實(shí)例匯編，將大中專學(xué)生檔案資料的登記和信用信息公示到位、利用共享到位、保存保護(hù)到位，降低交易本錢，維護(hù)公共平安。三、多樣化措施助力檔案效勞創(chuàng)新開展隨著人才交流中心改革進(jìn)程的逐步深入，人才交流中心所面臨的工作任務(wù)明顯加大，大中專學(xué)生檔案效勞創(chuàng)新迫在眉睫，人才交流中心應(yīng)該積極引進(jìn)高層次的檔案人才，采取有效政策和措施，吸引和聘用更多的優(yōu)秀專業(yè)檔案管理人員為大中專學(xué)生檔案工

5、作效勞，改善大中專學(xué)生檔案管理人員結(jié)構(gòu)性短缺問題。與此同時(shí)，政府專業(yè)的檔案管理部門應(yīng)該要主動(dòng)深入到人才交流中心，采取多樣化檔案效勞培訓(xùn)助力大中專學(xué)生檔案管理工作能夠取得創(chuàng)新開展。例如成都市檔案局近日開展了各區(qū)縣人才交流中心大中專學(xué)生檔案效勞創(chuàng)新應(yīng)用培訓(xùn)會(huì)，成都市檔案局專業(yè)技術(shù)人員結(jié)合?文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表?的制作及報(bào)送工作，利用實(shí)際案例講解了大中專學(xué)生檔案歸檔范圍和檔案保管期限分類，現(xiàn)場(chǎng)宣講了新公布的?檔案管理方法?和重大事件檔案著錄規(guī)那么，并針對(duì)與檔案管理人員關(guān)注的國(guó)家根本專業(yè)檔案類別及管理要求進(jìn)行了詳細(xì)解讀。四、創(chuàng)立微信平臺(tái)，為快速傳播大中專學(xué)生檔案信息效勞為了提供更加方便、快

6、捷的信息效勞，適應(yīng)移動(dòng)效勞的迅猛開展，人才交流中心應(yīng)該對(duì)檔案效勞平臺(tái)的使用方式進(jìn)行了調(diào)整與升級(jí)，申請(qǐng)微信公眾效勞號(hào)，開發(fā)大中專學(xué)生檔案快車;之類的移動(dòng)APP。微信公眾效勞號(hào)主要從資源檢索、特色效勞以及中心動(dòng)態(tài)等幾個(gè)方面為用戶提供檔案信息資源的檢索、信息推送、專題跟蹤、決策參考等信息效勞，發(fā)布活動(dòng)通知、在線咨詢以及中心工作簡(jiǎn)報(bào)等，通過微信公眾效勞號(hào)加大對(duì)平臺(tái)的宣傳與推廣。大中專學(xué)生檔案快車;之類的移動(dòng)APP是以移動(dòng)無線通訊網(wǎng)絡(luò)為支撐，以集成管理系統(tǒng)平臺(tái)和基于元數(shù)據(jù)的信息資源整合為根底，以適應(yīng)移動(dòng)終端一站式信息搜索應(yīng)用為核心，以云共享效勞為保障，通過 、iPad等手持移動(dòng)終端設(shè)備，幫助用戶建立隨時(shí)

7、隨地獲得全面信息效勞的檔案信息移動(dòng)效勞平臺(tái)。五、加強(qiáng)大中專學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)1.加大投入，夯實(shí)根底人才交流中心應(yīng)該綜合統(tǒng)籌原有的學(xué)生檔案資源，進(jìn)一步增加對(duì)學(xué)生檔案信息化根底設(shè)施建設(shè)的投入。人才交流中心可在原有的根底上投入專項(xiàng)資金來改變數(shù)字檔案信息的儲(chǔ)存模式，強(qiáng)化全文掃描的軟硬件建設(shè)，購(gòu)置數(shù)字檔案管理所需的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)、掃描儀等管理設(shè)備，努力改善全系統(tǒng)的信息化條件，促進(jìn)學(xué)生檔案信息化工作的開展。例如，四川某市人才交流中心投入專項(xiàng)資金用于大中專學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)，2021年完成館藏紙質(zhì)檔案全文數(shù)字化8537卷、51788件、303935張。到達(dá)館藏檔案的30%。與目錄掛接

8、共3198卷、15306件、95337張、合成PDF格式15306個(gè)。到達(dá)館藏檔案的20%。完成機(jī)檢目錄52493條。實(shí)現(xiàn)了館藏全部學(xué)生檔案目錄數(shù)字化檢索及查詢，全部完成館藏照片檔案數(shù)字化，并實(shí)現(xiàn)了3636張照片與目錄掛接。2.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)為進(jìn)一步加強(qiáng)大中專學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)，人才交流中心可專門成立大中專學(xué)生檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，將大中專學(xué)生檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容，努力提高工作水平和工作效率，提高效勞質(zhì)量。同時(shí)積極與當(dāng)?shù)貦n案局及相關(guān)部門溝通，加強(qiáng)協(xié)作，及時(shí)將檔案信息化工作納入全市信息化建設(shè)總體規(guī)劃之中，統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、規(guī)劃大中專學(xué)生檔案信息化建設(shè)工作。與此同時(shí)，

9、大中專學(xué)生檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組務(wù)必要將電子文件的收集、整理、歸檔工作納入相關(guān)人員的崗位職責(zé)。將數(shù)字化檔案信息化作為一項(xiàng)重要的日常工作來抓，從電子文件產(chǎn)生時(shí)就要嚴(yán)格按制度要求，妥善管理，確保其不散失、不損失、不失真，確保數(shù)字化檔案的完整性和準(zhǔn)確度。此外，人才交流中心內(nèi)部也應(yīng)該屢次舉辦檔案管理員信息化專題培訓(xùn)，經(jīng)常開展業(yè)務(wù)交流，就大中專學(xué)生檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行學(xué)習(xí)討論和詳細(xì)解讀?？傊?，大中專學(xué)生檔案管理工作要不斷創(chuàng)新，緊跟時(shí)代開展，不斷夯實(shí)人才交流中心檔案根底業(yè)務(wù)工作，推動(dòng)檔案工作整體水平的持續(xù)提升，努力提供高質(zhì)量、便捷的檔案效勞，為提高人才交流中心的工作效率做出應(yīng)有的奉獻(xiàn)。參考文獻(xiàn)【1】竇曉光.努力建設(shè)具有中國(guó)特色的檔案管理體制轉(zhuǎn)型期的