NIT行業(yè)項目管理人士常用項目管理工具

1、rrpowerpoint、word)很相似，菜單欄幾乎一樣， 用戶的工具欄如出一轍。另外，用戶可以在應(yīng)用 文件之間輕易地來回移動信息資料，例如，可以 把excel資源表中的成本信息輕易地移到microsoft project 中，microsoft project 中 的一份甘特圖也可通過拖入或連接，輕易地移入word文件中。日常用語(tips of the day) 提示卡以及大量幫助范例大大簡化了程序的應(yīng) 用，交互式日程系統(tǒng)、電子郵件以及分配設(shè)備的功能很強大?，F(xiàn)在，還包含應(yīng)用文件的視象 (visual basic fot applications), 便于高級用戶設(shè)計接口或自動處理重復(fù)性工

2、作。microsoft project的缺點是它的關(guān)鍵路徑處 理，用戶不太容易查看，并且它也不如其他一些 軟件包能處理多個項目及子項目。3. project schedulerscitor 公司的 project scheduler 軟件 是一個易于操作、基于windows的項目管理軟件 包,它獲得電腦雜志的編輯選擇獎”(editos choice award)。project scheduler 具備傳統(tǒng) 項目管理軟件的所有特征，圖形界面設(shè)計完好， 報表功能強大,制圖方面也是如此。比如甘特圖, 能用各種顏色把關(guān)鍵任務(wù)、正或負的時差、已完 成的任務(wù)以及正在進行的任務(wù)區(qū)別開來。任務(wù)之 間建立圖式

3、連接極為方便，任務(wù)工時的修改也很容易。資源的優(yōu)先設(shè)置及資源的平衡算法非常實 用o對多個項目及大型項目的操作處理也比較簡 單，與外部數(shù)據(jù)庫的連接也不同一般。該軟件美 中不足的地方是聯(lián)機幫助和文件編制以及電子 郵件功能有限。無論如何，這些將會在將來的版 本中得到改進。4. sure trak project managersure trak project manager 是 primavera systems公司的產(chǎn)品。該公司也生產(chǎn) 一種叫做project planner的優(yōu)質(zhì)尖端項目管理 軟件包。sure trak project manager 是一個高 度視覺導(dǎo)向的程序，具有優(yōu)異的放縮、壓

4、縮及拖 入功能。它的基本結(jié)構(gòu)，比如柱形、圖表、色彩 和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)便于調(diào)整，定制模板也容易創(chuàng)建。它 的工作分析結(jié)構(gòu)功能優(yōu)異，便于使用。重復(fù)活動 處理簡便，活動網(wǎng)絡(luò)圖可以分區(qū)段儲存在磁盤 里，并可裝入其他程序。聯(lián)機幫助及文件編制是sure trak project manager 的不足之處，這會 在將來版本里改進。5. time line電腦雜志的編輯選擇獎的另一位 得主是symantec公司的time line軟件。盡管 這個軟件在初學(xué)者使用時略微有些困難，但timeline是有經(jīng)驗的項目經(jīng)理的首選。它的報表功 能以及與sql數(shù)據(jù)庫的連接功能都很突出。日程 表、電子郵件的功能，排序和篩選能力以及

5、多項 目處理都是精心設(shè)計的。另外，它還有一個叫做 co-pilot的功能，這是一個很有用的推出式幫助設(shè)施，用戶界面很好，極易操作。然而，許多 評論人員認為time line最適于大型項目以及多 任務(wù)項目，但不如其他軟件包便于初學(xué)者使用o6. high-end project management software如果上面討論的基于個人電腦的軟件包不能管理大型或企業(yè)規(guī)模型的項目，人們就會想 至!) high-end project management software 的 軟件包。這些系統(tǒng)軟件包括lucas management systems 的 artemiwelcome software

6、 technology 的 open p1 annprimavera 的 project planner以及psdi的project/2o這些軟件能在 一個頒布式數(shù)據(jù)環(huán)境下共享資料，便于處理多任 務(wù)項目，連接其他商業(yè)信息系統(tǒng)，比如會計、采 購、而且通常對進度計劃及資源配置有非常完善 的算法。這些系統(tǒng)軟件的成本普遍從數(shù)千到7. 5萬美元，預(yù)計這些系統(tǒng)的價格會降低，而同時基 于個人電腦的系統(tǒng)功能將不斷增強。內(nèi)容導(dǎo)航三、選擇項目管理軟件的標準下面是購買項目管理軟件包時應(yīng)考慮的 一些因素。根據(jù)你個人的需要，下面的某些因素 相對其他人而言，可能對你會更重要或不十分重 要。1 .容量這主要是考慮系統(tǒng)能否處

7、理你預(yù)計進行的項目數(shù)量、預(yù)計需要的資源數(shù)以及預(yù)計同時管 理的項目數(shù)量。2 .文件編制和聯(lián)機幫助功能各個項目管理軟件包的文件編制和聯(lián)機幫助功能質(zhì)量各不相同，差別較大。主要考慮用 戶手冊的可讀性、用戶手冊里概念的邏輯表達、手冊和聯(lián)機幫助的詳細程度，舉例說明的數(shù)量、 質(zhì)量、對高級性能的說明水平。3 .操作簡易性這一點通常不論選擇在哪種軟件包時都是主要的。主要應(yīng)考慮系統(tǒng)的觀看和感覺” 效果、菜單結(jié)構(gòu)、可用的快捷鍵、彩色顯示、每 次顯示的信息容量、數(shù)據(jù)輸入的簡易性、現(xiàn)在數(shù) 據(jù)修改的簡易性、報表繪制的簡易性、打印輸出 的質(zhì)量、屏幕顯示的一致性，以及熟悉系統(tǒng)操作 的難易程度。4 .可利用的功能一定要考慮系統(tǒng)

8、是否具備項目組織所需要的各種功能。例如，程序是否包含工作分析結(jié) 構(gòu)以及甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖，資源平衡或均衡算法怎 么樣？系統(tǒng)能否排序和篩選信息、監(jiān)控預(yù)算、生 成定制的日程表，并協(xié)助進行跟蹤和控制？它能 否檢查出資源配置不當(dāng)并有助于解決?5 .與其他系統(tǒng)的兼容能力在當(dāng)今的數(shù)字化社會里，大量的電子系統(tǒng)日趨統(tǒng)一。如果你的工作環(huán)境里，切合數(shù)據(jù)儲存在各個地方，比如數(shù)據(jù)庫、電子數(shù)據(jù)表里，這 時就要特別注意項目管理軟件的兼容統(tǒng)一能力。有些系統(tǒng)只能與少數(shù)幾種常見的軟件包進行最 基本的統(tǒng)一，有些卻可以與分布數(shù)據(jù)庫甚至對象 向數(shù)據(jù)庫進行高級的綜合統(tǒng)一。另外，項目管理 軟件通過電子信箱向文字處理及圖形軟件包轉(zhuǎn) 入信息的能

9、力也會影響到你的決策。6 .安裝要求這里主要考慮運行項目管理軟件對計算機硬件和軟件的要求：存儲器、硬盤空間容量、 處理速度和能力、圖形顯示類型、打印設(shè)置以及 操作系統(tǒng)等。7 .報表功能目前各種項目管理軟件系統(tǒng)的主要不同 之處是它們提供的報表種類和數(shù)量。有些系統(tǒng)僅 有基本的計劃、進度計劃和成本報表，而有一些 則有廣泛的設(shè)置，對各個任務(wù)、資源、實際成本、 承付款項、工作進程以及其他一些內(nèi)容提供報 表。另外，有些系統(tǒng)更便于定制化。報表功能應(yīng) 給予高度的重視，因為大多數(shù)用戶非常注重軟件 這種能生成內(nèi)容廣泛、有說服力的報表的功能。8 .安全性能有些項目管理軟件有相對更好的安全 性。如果安全問題很重要，那

10、么就要特別注意對 項目管理軟件、每個項目文件及每個文件數(shù)據(jù)資 料的限制訪問方式。9 .經(jīng)銷商的支持要特別注意，經(jīng)銷商或零售商是否提供 技術(shù)支持、支持的費用，以及經(jīng)銷商的信譽。內(nèi)容導(dǎo)航四、應(yīng)用項目管理軟件的益處應(yīng)用項目管理軟件有很多益處。下面介 紹一些：1 .精確性應(yīng)用項目管理軟件的一個主要益處是可 以大大提高精確性。對于大型項目，人工繪制網(wǎng) 絡(luò)圖、計算起止時間、臨近資源使用情況是非常 困難的。項目管理軟件有精確的算法來計算項目 信息并設(shè)有大量內(nèi)部例行程序檢查用戶的錯誤。2 .經(jīng)濟性基于個人電腦的項目管理軟件售價約400-700美元。這個價格對于個人來說顯得昂貴些，但對大多數(shù)業(yè)務(wù)而言，這樣的軟件

11、確實物有 所值。3 .使用簡便近幾年來，項目管理軟件的操作使用變 得極其簡便，稍加訓(xùn)練就可以完全掌握。這一特 點，加上價格能接受，便利項目管理軟件的用戶 迅速增加。4 .處理復(fù)雜問題的能力顯然，項目管理軟件在處理大型項目的某些方面（特別是數(shù)據(jù)方面）確實要比人工簡便 得多。對于只有少數(shù)活動的短期項目，人工方法 也許行得通，但如果項目有數(shù)以千計的活動、上 千種資源、持續(xù)幾年時間，項目管理軟件對如此 復(fù)雜工作的協(xié)助作用就顯得必不可少了。5 .可維護性和可更改性對人工系統(tǒng)進行項目信息的維護和修 改，通常是很麻煩的。例如，對某個項目的管理 沒有應(yīng)用計算機，那么每次發(fā)生變化時，項目人員就不得不人工重新設(shè)計

12、網(wǎng)絡(luò)圖、重新核算成 本。利用項目管理軟件數(shù)據(jù)資源的任何更改都會 自動反應(yīng)到網(wǎng)絡(luò)圖表、成本表以及資源頒布表等 這些項目文件中。這個功能會經(jīng)常用到，因為無 論你的計劃做得多么完善，在過程中都必定會發(fā) 生一些變化（至少一點兒）。6 .保持記錄項目管理軟件的一個主要優(yōu)點是它能很 好地保持記錄。例如，可以保護有關(guān)各個團隊成 員的進度計劃、各項任務(wù)及所用資源的數(shù)據(jù)資 料。在準備優(yōu)質(zhì)的報表或?qū)碜鲇媱潟r，會用到 這些數(shù)據(jù)資料。但是，用戶必須不斷更新文件， 使記錄保持不失去意義。7 .速度收集好相關(guān)數(shù)據(jù)資料并且輸入后，軟件 就能非常迅速地進行幾乎每一種能想出來的計 算。人工創(chuàng)建、修改計劃、進度計劃和預(yù)算，要

13、花費幾小時、幾天或幾個星期，但是，系統(tǒng)在分 秒之內(nèi)便可完成修改工作，省下的時間通常足夠 來支付軟件的價格了。8 .假設(shè)分析進行假設(shè)分析是項目管理軟件的一個超 前進步的功能，也是它的一個顯著優(yōu)點。正如前 面討論的，假設(shè)分析使用戶可以了解項目中發(fā)生 的各種情形的效果。用戶在軟件上運行不同的情 景，然后做出評估。這樣，項目經(jīng)理對某些偶發(fā) 事件就可以做好計劃準備，并估計相應(yīng)的結(jié)果。 進行假設(shè)分析如果不使用軟件是難以想象，甚至 是不可能的。五、應(yīng)用項目管理軟件的注意事件 盡管使用項目管理軟件有許多益處，但在使用過程中也有一些應(yīng)該注意的地方，同時盡 可能避免其中的一些陷阱。1 .沉溺于軟件程序中有時，一些

14、項目經(jīng)理會沉溺于項目管理軟件。某個項目經(jīng)理可能會把大量時間投入軟件 中，擺弄那些報表、功能，把工件中最主要的部 分-人員拋在腦后。2 .安全錯覺項目管理軟件有時會使項目經(jīng)理產(chǎn)生一 種安全錯覺。主要以幾種方式：首先，項目經(jīng)理 會認為，由于有功能強大的軟件，項目會管理完 成得更出色。其次，如果項目偏離計劃，項目經(jīng) 理會認為軟件能有辦法讓項目回到正常軌道上 來。第三，軟件如果使用不當(dāng)，它可能會顯示項 目進行良好，但實際情況卻并非如此，單憑軟件 顯示一切正常是遠遠不夠的o3 .信息超載項目管理軟件提供了眾多的功能和大量信息。有時可怕的數(shù)量能導(dǎo)致危險局面。應(yīng)該只 使用有合適功能的軟件。項目經(jīng)理要克制自己, 避免使用某些功能，生成更多的報表和數(shù)據(jù)資 料，卻對成功地完成項目毫無益處。4 .學(xué)習(xí)曲線要熟練使用項目管理包，確實需要花些 時間。所需時間根據(jù)個人的不同情況和經(jīng)歷而不 同。對于那些目前不使用計算機和商業(yè)軟件的人 來說，會有一個非常明顯的學(xué)習(xí)曲線。然后，近 幾年來，由于軟件越來越易于使用，使得為掌握