高校財務檔案信息化管理探討

1、高校財務檔案信息化管理探討 目前，我國相關的檔案管理部門，已將信息化管理納入到了檔案建設的規(guī)劃之中，信息化的檔案管理方式，能夠實現對于傳統(tǒng)檔案管理工作體系的革新，同時也為數字化信息管理帶了新的機遇與挑戰(zhàn)112。因而，將信息化檔案管理作為發(fā)展目標，并將其應用于高校財務檔案管理工作之中，能夠實現對傳統(tǒng)財務檔案管理方式的轉型升級，這同時也是高校財務檔案管理信息化建設的核心重點。 一、信息化管理內涵 要實現高校財務檔案的信息化，就必須借助于現代信息技術，來獲取高校財務檔案的信息資源，并對其進行科學化的收集與處理，從而實現更加高效的運用，管理便捷并能夠快速查閱的完全電子化檔案信息。財務檔案的信息化建設是

2、采用模擬性的數字化信息對傳統(tǒng)紙質信息的替代。財務檔案的信息化管理是對傳統(tǒng)紙質檔案的徹底革新214。財務檔案信息化的建設是一個極具系統(tǒng)性與復雜性的過程，借以一所獨立高校來說，要進行財務檔案的信息化管理，就必須要經過細致的統(tǒng)籌規(guī)劃、制定統(tǒng)一標準、嚴格信息等級建設、制定安全保密原則等一整個操作流程，在這一整體性操作流程當中，應當對檔案信息的收錄、歸檔以及存儲都必須要采取規(guī)范化的操作流程，并達到檔案信息的數字化，數據接收與提供的一體化，以及檔案信息的網絡化。完全信息化的財務檔案能夠給予公眾在網絡上進行查詢，從而達到加強高校財務檔案管理的水平能力35。 二、信息化建設的必要性 1.時代發(fā)展的必然要求。高

3、校的財務檔案是我國整體檔案體系當中，一個重要的構成部分，是社會整體信息化系統(tǒng)當中不可或缺的組成內容。依據我國相關檔案管理部門的要求，高校的檔案管理部門必須要切實落實好檔案工作的信息化建設力度。近些年來伴隨著我國高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，大量的高校檔案建設速度越來越快，規(guī)模也越來越大，而由此所產生的檔案內容數量也在與日俱增，同時檔案的借調需求也越來越大，其中財務檔案便是其中借閱需求最大的檔案內容48。 2.增強檔案資源的開發(fā)與應用。檔案自身的屬性便是一類對以往信息內容的保存，能夠給予高校的建設、教育乃至科研服務提供巨大的幫助與經驗借鑒。財務檔案的信息化是采用計算機技術，對高校所存儲的信息資源予以目

4、錄編纂、快速查找、借閱管理等。其不但在檔案信息的應用當中速度更加高效，并且所查閱出的信息內容準確性更為可靠，同時也能夠給予檔案資源的查閱者提供多種途徑的信息查閱。 3.有利于檔案信息資源的保存。檔案資源的信息化，是將檔案資源同信息技術有機地結合起來，能夠實現對傳統(tǒng)檔案內容的電子化，以及電子信息內容的檔案化。在傳統(tǒng)以往的檔案信息資源當中，大多為紙質檔案，紙質化的檔案保存方式，不但需要大量的存儲空間，而且所需要的管理人員也更多，致使高校在這一方面每年均要花費大量的人力與物力成本，而且最終所起到的保管效果也不能夠完全滿意。而要徹底改變并解決這一現狀問題，最為行之有效的方法即為將紙質化的檔案信息內容，

5、轉變?yōu)殡娮踊臋n案信息，并為檔案信息內容依據所包含內容的不同，為其建立起獨立的信息數據庫。 4.簡化閱檔途徑，提升利用效率。傳統(tǒng)紙質化檔案內容，從檔案信息的建立到保管，以及最終的借閱過程，這一整個流程較為煩瑣，而且要求較高，存在較大的人力成本支出，檔案資源借閱起來也極為不便。而通過對財務檔案的信息化構建，則能夠十分有效地解決以上紙質檔案所存在的不足。因而，高校的財務檔案信息化建設勢在必行。 三、高校財務檔案信息化建設現狀 1.財務人員整體素質不高。高校的財務檔案管理人員，通常并非專業(yè)的財務管理人員，日常的業(yè)務培訓也較少，因此對相關的專業(yè)財務知識不具備充分的認知水平，而檔案管理水平的不足，以及相

6、關檔案管理軟件應用水平能力的不足，使得他們通常只能夠依據以往的經驗，以一般的管理行為來處理財務檔案，同時也并未能夠將電子檔案納入管理的范圍之中，對財務信息之中的電子文檔信息及程序化文件，不能夠予以相對應的保護措施。 2.缺乏標準化的統(tǒng)一規(guī)范。雖然有一些標準化的財務檔案信息化理論出臺，但在實際中還沒有多少高校財務用上。要把紙質檔案變?yōu)殡娮訖n案，是從一開始有財務檔案的年份起轉？還是從某個年份開始轉？如果已有學校實現了財務信息化，就有個借鑒的可能。但不管怎么說，財務檔案信息化是發(fā)展趨勢。 3.沒有有效的前期基礎。對財務信息的原始憑證以及記賬內容的填寫與審核，相關財務報表的編寫與制作等相關工作的順利進

7、行與否，將直接影響到財務檔案的管理質量。大量的高等院校由于財務檔案管理人員數量的不足，往往只重視前期的管理工作，而對于后期的檔案財務交接工作沒有引起足夠的重視，在整個檔案歸檔的過程當中，控制意識薄弱，對日常財務信息內容的真實性與收集工作不夠重視，并最終導致了財務檔案的可靠性與完整性不能夠得到有效保障511。 4.檔案資源利用率低。借助于對財務數據內容的分析，能夠實現對高校財務活動的有效把握，并從中體現高等院校的實際辦學規(guī)模、水平以及相關的科研狀況，通過深入地分析研究以發(fā)現其中所存在的各類問題，及時糾正高等院校在發(fā)展過程中的問題，以推動學校的長久健康發(fā)展。目前，許多高校對檔案利用率低，僅僅重視對

8、檔案的保管，完全忽視了對檔案信息的開發(fā)與運用，對信息化技術的多種服務功能的應用程度還有待開發(fā)。 四、信息化建設的主要途徑 1.提高管理人員素質。高校要重視并積極造就財務檔案信息化管理專業(yè)人才，在傳統(tǒng)的財務檔案管理工作之中，主要是由指定的財務人員對財務檔案予以管理，這些被指派的檔案管理人員往往專業(yè)能力較差，許多都是高校當中的后勤或行政部門人員，因此致使高校的檔案管理工作不能夠發(fā)揮出應有的作用。對此，相關的財務檔案管理工作在高校的應用率較差，無法為高校的長久健康發(fā)展，提供源源不斷的信息資源，而通過對傳統(tǒng)檔案管理方式轉變，加強對現代化檔案管理理念的應用，并引進財務檔案信息化的專業(yè)管理人才，其中應當大

9、量引進計算機專業(yè)人才。同時，還應當加強對現有人員的培訓，并輔之以高端人才的引進，不斷合理、優(yōu)化人才隊伍，以使得高校的財務檔案管理，能夠適應檔案信息化的建設、管理以及保障需求。以期最終樹立起新的高校財務檔案管理理念，并能夠為高校財務檔案管理工作的發(fā)展，創(chuàng)造源源不斷的動力來源。 2.重視文檔一體化。高校的財務檔案管理工作，是高校一般行政工作的重要內容之一621，因此必須要加強對此的重視程度，使之能夠成為高校建設項目當中所重點支持的內容。逐步增強對財務檔案管理工作的扶持力度，并為高校財務檔案的電子化盡可能地創(chuàng)造出更加便捷的條件，從而在高校的財務檔案管理工作當中牢牢把握工作重心，加強檔案管理工作的基礎

10、核心，及時將財務檔案電子化，加強文檔一體化，并依據相關的標準與程序不斷完善與改進。 3.明確標準規(guī)范。保障高校財務檔案工作的標準化與制度性，是做好財務檔案工作的重要基礎。如若高校的財務檔案信息存在多個執(zhí)行標準，那么必然將會造成檔案數據的采集、加工以及后期的共享均會產生嚴重的分歧問題。這時便需要相關高校的檔案管理部門構建出明確的管理規(guī)范，將其中所牽涉的高校不同財務管理方面的內容，全部予以標準化統(tǒng)一，以使得其能夠充分滿足相關高校對信息化管理的建設要求，也能夠給予高校的相關教育管理單位提供相互交流與資源共享的優(yōu)異環(huán)境。 4.強化制度安全。依據高校財務檔案的建設需求，對高校的財務檔案要能夠予以及時、準

11、確的公布，并及時予以歸檔處理和調閱運用，此外還應當構建出完善的電子檔案管理體系，從而使得高校的財務檔案管理工作更加趨于規(guī)范化，并為高等院校的長期健康發(fā)展，給予必要的檔案資源支持。為了確保高校財務檔案能夠處于安全的網絡環(huán)境運營之下，必須要建立起相應的安全管理制度。增強對系統(tǒng)的監(jiān)控措施，采取物理隔離，而后將各種檔案數據采取備份處理，并依據國家相關的檔案管理辦法，采取“至少一式兩套，一套封存，一套供給人們進行查閱使用”的要求來實施。高校財務檔案的信息化管理工作，是一項長期工作，必須要借助于高校各個部門之間的通力配合，才能夠給予高校的發(fā)展創(chuàng)造出良好的信息基礎。作為高校的財務檔案管理人員，應當努力提升自身的管理能力，為高校的財務檔案信息化管理做好人員素質準備，明確高校在長期的建設過程當中，所需要努力發(fā)展的方向與內容，并堅持為實現高校財務檔案的全面信息化而不懈努力。 參考文獻: 1侯賢祥.新形勢下我國高校財務檔案信息化建設的思考J.會計之友,2013（21）. 2曹晶.規(guī)范財務檔案管理提高財務管理水平J.吉林省經濟管理干部學院學報,2014（5）. 3李曉蕾,李曉飛.解析新形勢下我國高校財務檔案信息化建設的思考J.財經界,2014（32）. 4