房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案管理制度

1、簽發(fā)人：行政管理制度 編號：佳和地產(chǎn)2013 人字007號編制：行政人事部審核：批準(zhǔn)：發(fā)布日期：2013年12月1日實施日期：2013年12月1日檔案管理制度總 則第一條 為了規(guī)范全公司的檔案管理，充分、合理利用檔案資料為公司服務(wù)，特制訂本管理制度。第二條 本辦法所稱的檔案，是指在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的、具有查考、保存價值的各種文件（紙制和電子）、圖表、音像、實物等不同形式的歷史記錄。第三條 公司分子公司檔案室是公司檔案管理的職能部門，負責(zé)公司檔案管理制度的制定、檢查、落實。檔案的分類和對應(yīng)保管部門第四條 各業(yè)務(wù)部門是檔案的直接使用和管理部門，負責(zé)管理在本部門存放的檔案資料。各部門存放的檔

2、案應(yīng)做到分類科學(xué)、目錄齊全、內(nèi)容完整、便于查找。第五條 檔案的分類和對應(yīng)存放、管理部門。1. 證照原件、各種財務(wù)資料、稅務(wù)資料存放在公司財務(wù)中心或分子公司財務(wù)部；人事檔案存放在公司人事部。2. 各類政府批文、項目前期的可行性研究資料、前期規(guī)劃設(shè)計中的有關(guān)項目的原始資料存放在公司行政人事部。3. 有關(guān)工程的各類圖紙、技術(shù)資料、工程合同，由工程部門負責(zé)保管。4. 有關(guān)工程合同、協(xié)議、審批表原件交與財務(wù)部、檔案室留存，業(yè)務(wù)部門只留復(fù)印件。對于機要檔案的處理按保密制度中第二條有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。檔案收集辦法第六條 文件存檔部門要指定專人負責(zé)檔案管理工作，各部門負責(zé)人及分子公司分管副總是檔案管理的責(zé)任人。第七

3、條 檔案存檔部門統(tǒng)一建立電子檔案，專人負責(zé)，方便查閱。檔案目錄定期交與檔案室，以便其他部門員工查閱。第八條 歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存；文件材料整理符合規(guī)范；歸檔的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。第九條 各部門必須定期對計算機數(shù)據(jù)進行光盤刻錄或硬盤備份，并詳細填寫計算機數(shù)據(jù)備份表。第十條 備份標(biāo)準(zhǔn)：以計算機意外損壞、人員變動都不會影響數(shù)據(jù)的使用為標(biāo)準(zhǔn)進行分類備份。第十一條 備份要求：硬盤備份要與原數(shù)據(jù)放在不同的磁盤上或不同的電腦上；光盤備份一式兩份，一份部門內(nèi)部保存，一份交公司檔案管理人員保存。第十二條 公司高管及監(jiān)督部門有權(quán)定期進行檢查。檔

4、案的借閱與歸還辦法第十三條 各部門因工作需要，查閱（借閱）不在本部門存放的檔案時，先到檔案室或分公司行政部門查閱檔案目錄，借閱經(jīng)辦人填寫檔案借閱申請單，經(jīng)中心主任簽字后到存檔部門借閱。重要的檔案（如土地合同）借出時，須報請總經(jīng)理批準(zhǔn)。第十四條 檔案借閱人必須在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借檔案資料，情況特殊者可填寫檔案資料續(xù)借申請單，主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后續(xù)借。借用重要檔案（如各類政府批文、證照原件等）當(dāng)日必須歸還，其他檔案資料借用時間不得超過七天。若到期不能歸還，又未辦理續(xù)借手續(xù)，檔案管理人員有權(quán)催還，借閱人不得擅自復(fù)印。檔案遺失的處理第十五條 丟失政府下達的重要文件者，應(yīng)主動去政府部門補辦文件，同時應(yīng)承擔(dān)補辦

5、手續(xù)費和影響、拖延他人辦事的損失費。若丟失文件者補辦不齊若文件丟失，給企業(yè)造成重大經(jīng)濟損失者，依據(jù)績效考核管理規(guī)定有關(guān)條例處罰。第十六條 丟失技術(shù)變更單或其他單據(jù)，造成企業(yè)經(jīng)濟損失者，處以企業(yè)損失費用的罰款。檔案的保存期限和銷毀第十七條 檔案的保管期限除政府有關(guān)法令或本公司其它規(guī)章制度特定者外，一律按下列規(guī)定辦理：1. 永久保存：企業(yè)章程；股東名簿；股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀(jì)要；公司證照；各級批文；印鑒；企業(yè)年度經(jīng)營計劃和總結(jié)；年度財務(wù)報表；重要技術(shù)資料；不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其它債權(quán)憑證；人事資料；大型活動的圖片、音像資料；其它核定應(yīng)永久保留的文件。2. 十五年保存：會計憑證（其他財務(wù)檔案的保存期限按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行）；其它經(jīng)核定須十五年保存的文件。3. 五年保存：期滿或解除的合同、協(xié)議；完工后的項目方案；其它經(jīng)核定須五年保存的文件。4. 一年保存：部門工作計劃和總結(jié)；完成后的部門請求報告；無長期保存必要的文件。5. 企業(yè)的規(guī)章、制度由公司行政部視其有效期予以保存。第十八條 檔案銷毀1. 超過保存期且無保存價值的檔案應(yīng)給予集中銷毀。2. 須銷毀的檔案由保管部門填報檔案銷毀申請表，經(jīng)公司相關(guān)部門負責(zé)人及總經(jīng)理核準(zhǔn)，報董事會批準(zhǔn)后方可銷毀。3. 部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理報總經(jīng)理核準(zhǔn)后銷毀；機要檔案由總經(jīng)理報董事會核準(zhǔn)后銷毀；其它檔案由公司行政部分管領(lǐng)導(dǎo)報總經(jīng)理核準(zhǔn)后銷毀。4.