品質(zhì)記錄控制

1、品質(zhì)記錄控制1 總則11制定目的為確保各項(xiàng)品質(zhì)記錄能得以有效管理，便于品質(zhì)問(wèn)題的發(fā)現(xiàn)，解決與預(yù)防，并具有可追溯性，特制定本規(guī)章。12適用范圍品質(zhì)體系管理之各項(xiàng)記錄與報(bào)告均適用本規(guī)章。13權(quán)責(zé)單位（1）品管部負(fù)責(zé)本規(guī)章制定、修改、廢止之起草工作。（2） 總經(jīng)理負(fù)責(zé)本規(guī)章制定、修改、廢止之核準(zhǔn)。2 管理規(guī)定21品質(zhì)記錄的設(shè)計(jì)（1） 本公司正式記錄各項(xiàng)品質(zhì)狀況之表單，由品管部負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)，其他單位針對(duì)本部門(mén)之品質(zhì)狀況另行設(shè)計(jì)菲正式表單，不受本規(guī)章約束。（2） 每份品質(zhì)記錄表單表設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)有表單名稱(chēng)，以闡述表單之核心用途，并有利于不同表單之標(biāo)識(shí)。22記錄表單的填寫(xiě)（1） 品質(zhì)記錄表單必須用藍(lán)色筆或黑色筆填

2、寫(xiě)，不可使用鉛筆填寫(xiě)。（2） 填寫(xiě)字跡應(yīng)工整、清晰、易于閱讀。（3） 填寫(xiě)錯(cuò)誤處不可使用修正液修改，而應(yīng)直接在錯(cuò)誤處劃線后，再于其旁填寫(xiě)正確內(nèi)容，并簽署修改人名字以示負(fù)責(zé)。（4） 品質(zhì)記錄應(yīng)有記錄人及審核人的簽名，并同時(shí)簽注日期，以便追溯。（5） 品質(zhì)記錄應(yīng)如實(shí)、認(rèn)真填寫(xiě)，不可弄虛作假。23品質(zhì)記錄的存檔（1） 品質(zhì)記錄應(yīng)根據(jù)相關(guān)制度（文件）之規(guī)定流程，進(jìn)行必要的呈閱、審核、轉(zhuǎn)發(fā)等作業(yè)。（2） 記錄部門(mén)及收文部門(mén)的均應(yīng)妥為保存品質(zhì)記錄，便于追溯。（3） 原則上每一類(lèi)記錄（即表單編號(hào)相同者）應(yīng)存放于同一份檔案夾，并在檔案夾外面予以標(biāo)注記錄名稱(chēng)。（4） 各部門(mén)應(yīng)依據(jù)方便尋找之原則編制各檔案的編號(hào)與

3、索引，并歸檔。（5） 品質(zhì)記錄依記錄量多寡，以月、季或年為一周期作檔案整理，分為現(xiàn)用檔及保管檔。（6） 現(xiàn)用檔表示記錄內(nèi)容為近期之品質(zhì)記錄，經(jīng)常需查閱，以活動(dòng)檔案或其他方便查閱的形式存于辦公現(xiàn)場(chǎng)。（7） 保管檔表示記錄內(nèi)容為較早之品質(zhì)記錄，一般以固定檔案的方式置放于櫥柜或其他易于保管之處。（8） 需借閱、調(diào)用品質(zhì)記錄時(shí)，必須向檔案管理人員辦理借閱登記，重要之記錄須經(jīng)部門(mén)主管核準(zhǔn)。24品質(zhì)記錄之防護(hù)（1） 紙張型之品質(zhì)記錄應(yīng)注意防水、防潮、防霉。（2） 若為傳真件（使用熱感應(yīng)紙）類(lèi)記錄，應(yīng)用普通紙影印保存。（3） 若為電子媒體之儲(chǔ)存介面時(shí)，應(yīng)放于干燥處，避免高溫、日曬及電磁干擾。25記錄保存期限各種品質(zhì)記錄均應(yīng)妥為保存，最低期限規(guī)定如下：（1） 財(cái)務(wù)類(lèi)記錄應(yīng)保存五年以上。（2） 工程類(lèi)記錄應(yīng)保存三年以上。（3） 生產(chǎn)類(lèi)記錄應(yīng)保存兩年以上。（4） 人事類(lèi)記錄應(yīng)保存兩年以