以信息化為載體逐步推進(jìn)機(jī)關(guān)后勤改革

1、以信息化為載體逐步推進(jìn)機(jī)關(guān)后勤改革來源： 作者：發(fā)布時間：2007-01-11 信息來源：北侖區(qū)機(jī)關(guān)事務(wù)管理局古人云：“兵馬未動，糧草先行”，強(qiáng)調(diào)了后勤保障的重要性和必要性。隨著信息化浪潮席卷全球，全面提升政府信息化水平，已經(jīng)成為打造一個廉潔高效的現(xiàn)代節(jié)約型、服務(wù)型政府的重要標(biāo)準(zhǔn)。機(jī)關(guān)事務(wù)管理局作為政府機(jī)關(guān)的后勤部門，承擔(dān)著服務(wù)全局、協(xié)調(diào)各方的重任，工作量大，涉及面廣。因此，機(jī)關(guān)后勤工作也應(yīng)以信息化建設(shè)為突破口，切實發(fā)揮政府后勤管理、服務(wù)、保障的職能，逐步推進(jìn)機(jī)關(guān)后勤現(xiàn)代化的改革，為全面建設(shè)節(jié)約型、服務(wù)型政府奠定基礎(chǔ)。依托計算機(jī)信息技術(shù)，不斷推進(jìn)機(jī)關(guān)后勤的現(xiàn)代化改革，實現(xiàn)機(jī)關(guān)后勤工作的信息化、

2、標(biāo)準(zhǔn)化、實時化，確保機(jī)關(guān)后勤工作能夠及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，創(chuàng)建機(jī)關(guān)后勤監(jiān)管協(xié)調(diào)、企業(yè)規(guī)范運(yùn)作、民眾和政府機(jī)關(guān)工作人員廣泛參與的后勤管理新模式，逐步成為現(xiàn)代后勤工作的重點。一、創(chuàng)建全要素后勤信息化管理與服務(wù)的新模式機(jī)關(guān)后勤工作的發(fā)展需要創(chuàng)建先進(jìn)的后勤管理模式。在建立機(jī)關(guān)事務(wù)管理局后勤信息化管理與服務(wù)系統(tǒng)的實踐過程中，逐步建立和完善全要素的后勤管理與服務(wù)思想。在圖一所示的機(jī)關(guān)后勤全要素管理與服務(wù)模式的功能模型中，各要素的含義為：1、goa（government offices administration）機(jī)關(guān)事務(wù)管理局，為政府機(jī)關(guān)后勤管理主體，通過指導(dǎo)規(guī)劃進(jìn)行后勤管理和對后勤服務(wù)企業(yè)的監(jiān)管，服

3、務(wù)社會民眾和政府機(jī)關(guān)工作人員；2、c（citizen）為社會民眾，gs（government staff）為政府機(jī)關(guān)工作人員，c和gs是機(jī)關(guān)后勤的服務(wù)與保障對象，并以監(jiān)督者的身份參與到后勤管理中；3、p（product）為后勤服務(wù)產(chǎn)品，包括行政事業(yè)性國有資產(chǎn)和后勤服務(wù)，如保障資產(chǎn)的完整、提供各類設(shè)施設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)、綠化、會務(wù)、安全保障、餐飲服務(wù)、車輛服務(wù)等各類后勤服務(wù)；4、b（business）為后勤服務(wù)企業(yè)，這是近年來隨著后勤社會化改革的深入，承擔(dān)機(jī)關(guān)后勤服務(wù)職能的實行企業(yè)化管理的執(zhí)行實體，使后勤服務(wù)產(chǎn)品處于優(yōu)質(zhì)狀態(tài)。它受到goa的監(jiān)管，通過改善p的數(shù)量和質(zhì)量從而滿足c&gs的需求。后勤管理

4、服務(wù)信息在以上四者之間快速傳遞并互聯(lián)互通，以促進(jìn)機(jī)關(guān)事務(wù)管理局、后勤服務(wù)企業(yè)、民眾和機(jī)關(guān)干部的良性互動，從而優(yōu)質(zhì)、高效地開展后勤管理工作。對機(jī)關(guān)事務(wù)管理局goa和后勤服務(wù)企業(yè)b來說，遵從了后勤社會化改革中“政企分開”的原則，goa做到了“權(quán)責(zé)明確、協(xié)調(diào)迅速、決策準(zhǔn)確、監(jiān)管有力”，全面提升了后勤管理水平，b實現(xiàn)了“服務(wù)規(guī)范，信息共享、協(xié)同工作”，全面提升了后勤服務(wù)水平；對民眾和政府機(jī)關(guān)工作人員c&gs來說，擁有暢通方便的請求渠道，及時獲得了優(yōu)質(zhì)服務(wù)，并間接參與到后勤管理中來。在這個動態(tài)協(xié)調(diào)的后勤管理體系中，使得事前詳細(xì)規(guī)劃、事中全面監(jiān)管、事后高效處置成為可能，極大降低了政府機(jī)關(guān)的后勤服務(wù)總成本。

5、依托這樣的全要素的后勤管理與服務(wù)思想，機(jī)關(guān)事務(wù)管理局后勤改革以信息化為載體，逐步建立以接收、分發(fā)、執(zhí)行、反饋為基本后勤工作程序，以全面準(zhǔn)確的資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)庫和政府機(jī)關(guān)工作人員數(shù)據(jù)庫、各類后勤責(zé)任監(jiān)管系統(tǒng)和數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)為技術(shù)支撐，構(gòu)成一個完整的后勤信息化管理與服務(wù)系統(tǒng)。二、全面構(gòu)建后勤信息化管理與服務(wù)系統(tǒng)（msis）后勤信息化管理與服務(wù)系統(tǒng)（msis: management & services information system）是一個以全要素的后勤管理與服務(wù)思想為指導(dǎo)，以計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)為基礎(chǔ)，立足于后勤管理體制、機(jī)制和方式創(chuàng)新，理順機(jī)關(guān)事務(wù)管理局與后勤服務(wù)企業(yè)及專業(yè)管理部門的管理職責(zé)，

6、通過建立包括機(jī)關(guān)事務(wù)管理局網(wǎng)站、物業(yè)監(jiān)管、餐飲管理、車輛管理、國有資產(chǎn)管理、房產(chǎn)租賃系統(tǒng)、財務(wù)信息、倉庫管理、政府機(jī)關(guān)一卡通管理系統(tǒng)以及文檔日程等辦公自動化系統(tǒng)，逐步完善后勤監(jiān)管、后勤服務(wù)和信息交流的綜合信息管理與服務(wù)系統(tǒng)，為后勤管理各要素信息暢通、各司其職、相互協(xié)同的后勤管理聯(lián)動機(jī)制搭建統(tǒng)一的工作平臺。（一）后勤網(wǎng)站建設(shè)隨著后勤社會化改革的深入，網(wǎng)站在后勤信息服務(wù)中的重要作用日益凸現(xiàn)。通過網(wǎng)站建設(shè)，不僅加大了政務(wù)公開力度，而且提高了網(wǎng)絡(luò)服務(wù)水平。網(wǎng)站功能主要包含了以下內(nèi)容（圖二）：、體現(xiàn)機(jī)關(guān)大后勤的服務(wù)理念，健全機(jī)關(guān)后勤管理與服務(wù)主體的信息發(fā)布體系。機(jī)關(guān)事務(wù)管理局后勤網(wǎng)站，第一部分包含后勤管

7、理主體的信息發(fā)布系統(tǒng)，如機(jī)構(gòu)介紹、政務(wù)公開等欄目，還包含物業(yè)服務(wù)指南、機(jī)關(guān)車友俱樂部、機(jī)關(guān)餐飲等后勤服務(wù)信息的發(fā)布體系，體現(xiàn)了機(jī)關(guān)大后勤的服務(wù)理念。另一部分是動態(tài)信息，發(fā)布機(jī)關(guān)后勤工作動態(tài)、最新最快的后勤資訊，以及引導(dǎo)、激勵、約束后勤人的精神文化板塊，為后勤管理與服務(wù)主體宣傳、交流、溝通后勤服務(wù)工作和打造我區(qū)機(jī)關(guān)后勤文化提供了一個平臺。 、體現(xiàn)機(jī)關(guān)后勤人性化服務(wù)理念，暢通與后勤服務(wù)對象間的信息交流渠道。機(jī)關(guān)事務(wù)管理局后勤網(wǎng)站還應(yīng)包含局長信箱、建議與投訴以及后勤調(diào)查板塊，為后勤管理與服務(wù)主體和服務(wù)對象之間搭建出一座寬廣暢通的橋梁，使公眾獲取后勤信息、監(jiān)督后勤工作的手段和方式更加便利多樣，并使得間

8、接參與后勤監(jiān)管成為可能。這充分體現(xiàn)了機(jī)關(guān)后勤以人為本的現(xiàn)代服務(wù)理念。（二）后勤管理和服務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)后勤管理和服務(wù)信息系統(tǒng)（msis）是實現(xiàn)后勤工作信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、實時化的重要手段。從硬件層面來看，基礎(chǔ)設(shè)施包括廣域網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、服務(wù)器等；從應(yīng)用層面來看，有國有資產(chǎn)條形碼管理系統(tǒng)、機(jī)關(guān)公務(wù)一卡通管理系統(tǒng)、財務(wù)信息系統(tǒng)等。通過對后勤資源的全面整合，為分散在各部門不同權(quán)屬的數(shù)據(jù)管理子系統(tǒng)搭建統(tǒng)一的工作平臺（如圖三示）?；谝陨系暮笄诠芾砼c服務(wù)信息平臺，實現(xiàn)從硬件層面（包括各類設(shè)施設(shè)備、辦公大樓等）到應(yīng)用層面（包括停車、就餐、會議等后勤管理與服務(wù)、辦公等）的數(shù)字化，具體實現(xiàn)了以下功能：1、實現(xiàn)后勤動

9、態(tài)數(shù)字化管理與服務(wù)。通過劃分后勤服務(wù)功能，為每個專業(yè)后勤服務(wù)部門提供了相對獨立的信息管理系統(tǒng)，使得他們能夠按照業(yè)務(wù)管理的角度進(jìn)行信息維護(hù)。通過動態(tài)數(shù)字化的后勤管理與服務(wù)信息系統(tǒng)，后勤管理部門能夠?qū)崟r監(jiān)控和動態(tài)掌握后勤資源及后勤服務(wù)情況，并為后勤領(lǐng)導(dǎo)決策提供及時準(zhǔn)確的決策依據(jù)，初步形成以后勤監(jiān)管隊伍與專業(yè)后勤服務(wù)隊伍相結(jié)合，建立實時監(jiān)控、反應(yīng)迅速的工作機(jī)制。2、實現(xiàn)后勤網(wǎng)絡(luò)化聯(lián)動管理和全員民主管理。各個子系統(tǒng)的實現(xiàn)符合后勤系統(tǒng)的整體規(guī)劃，規(guī)范了工作流程，明確了職責(zé)權(quán)限和職能分工，使得信息和功能分布更合理，不重疊，不遺漏。這不僅消除了專業(yè)后勤服務(wù)信息孤島現(xiàn)象，實現(xiàn)后勤網(wǎng)絡(luò)化聯(lián)動管理，也體現(xiàn)了全員參

10、與、民主管理的理念。3、加強(qiáng)日常和應(yīng)急后勤保障能力。各個系統(tǒng)間通過公共平臺實現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享。例如，通過物業(yè)監(jiān)管中的會議管理系統(tǒng)，在會議結(jié)束后自動將會務(wù)中涉及的耗材信息輸入到倉庫管理系統(tǒng)的出庫列表中，通過多元信息良性互動，實現(xiàn)動態(tài)數(shù)字化的后勤倉庫管理，大大加強(qiáng)了日常和應(yīng)急后勤保障能力。4、拓寬公眾參與和監(jiān)督渠道。除了通過后勤網(wǎng)站暢通與公眾的交流渠道、建立信息反饋機(jī)制外，msis還可以通過建立服務(wù)熱線、短信平臺等多種溝通平臺，強(qiáng)化公眾參與力度，實現(xiàn)后勤管理的透明化，提高后勤部門的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。5、順應(yīng)后勤社會化改革潮流。msis的建設(shè)和推行，可以重新明確機(jī)關(guān)事務(wù)管理局goa、后勤服務(wù)企業(yè)b、公

11、眾和政府機(jī)關(guān)工作人員c&gs在后勤管理與服務(wù)中的角色和定位，實現(xiàn)后勤管理與服務(wù)相分離，建立權(quán)責(zé)明確、公開透明、響應(yīng)及時的工作機(jī)制，創(chuàng)新后勤管理與服務(wù)模式，從而真正順應(yīng)后勤社會化改革潮流。三、后勤信息化管理與服務(wù)系統(tǒng)（msis）建設(shè)的幾點體會（一）領(lǐng)導(dǎo)高度重視和先進(jìn)管理理念的建立是后勤信息化建設(shè)的前提。好的信息系統(tǒng)應(yīng)該是集信息技術(shù)與先進(jìn)的管理思想于一體的“一把手”工程。以寧波市北侖區(qū)機(jī)關(guān)事務(wù)管理局為例，該局的后勤工作把“懂管理、精服務(wù)、強(qiáng)保障、求創(chuàng)新”作為指導(dǎo)思想，領(lǐng)導(dǎo)決策層普遍將后勤信息化建設(shè)提升到搶抓歷史機(jī)遇、提高管理水平、改善后勤服務(wù)、降低行政成本的高度來認(rèn)識，對跨部門協(xié)同工作有全面的認(rèn)同

12、，從而確保了機(jī)關(guān)事務(wù)管理局后勤信息化戰(zhàn)略發(fā)展方向。目前，該局后勤信息化建設(shè)資金投入到位，初步實現(xiàn)了跨部門業(yè)務(wù)協(xié)同，提高了后勤保障的專業(yè)化水平，極大降低了機(jī)關(guān)后勤管理成本。（二）先主后次、先易后難、分步實施、逐步推進(jìn)是后勤信息化建設(shè)的重要原則。后勤信息化建設(shè)應(yīng)圍繞對“人、財、物”的管理與服務(wù)主線而展開。對“人”的管理信息系統(tǒng)，是通過公務(wù)一卡通系統(tǒng)實現(xiàn)對工作人員的基本信息實施動態(tài)監(jiān)督和管理。依托員工信息數(shù)據(jù)庫和先進(jìn)的id卡技術(shù)，可以輕松實現(xiàn)對食堂就餐、停車、門禁、電梯vip控制等管理，為工作人員創(chuàng)造一種輕松、高效、安全的工作環(huán)境；對“財”的管理信息系統(tǒng)，是依托財政“網(wǎng)絡(luò)財務(wù)”的管理思想，通過數(shù)據(jù)接

13、口，使得相關(guān)后勤財務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及時、準(zhǔn)確的進(jìn)行入帳管理；對“物”的管理信息系統(tǒng)，是通過國有資產(chǎn)條形碼管理系統(tǒng)，形成涵蓋整個區(qū)域的資產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)，徹底扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)政府資產(chǎn)管理老大難的局面。除了做好“人、財、物”的信息化管理，其他子系統(tǒng)也可按先易后難的原則逐步展開。目前，日常辦公的信息流更多地體現(xiàn)為電子文檔，員工對公文和檔案管理的需求尤為強(qiáng)烈，因此文檔系統(tǒng)的建設(shè)最能立竿見影提高辦公效率。基于這個因素，后勤信息化建設(shè)可以率先通過對文檔、信息進(jìn)行電子化管理，實現(xiàn)各部門的信息共享，為后續(xù)信息化建設(shè)打下堅實的基礎(chǔ)?！跋纫缀箅y”中的“易”是指“實現(xiàn)信息共享易”，“難”是指“實現(xiàn)工作協(xié)同難”?，F(xiàn)實中的辦公絕不僅僅是文件，

14、特別是對后勤工作來說，服務(wù)是后勤工作的本質(zhì)，管理是服務(wù)品質(zhì)的提升和保證，許多后勤服務(wù)工作之間、服務(wù)層與管理層之間的業(yè)務(wù)交叉關(guān)聯(lián)，人與人、部門與部門的溝通和協(xié)作愈發(fā)重要。因此，在完善信息共享的基礎(chǔ)上，我們需要樹立“工作協(xié)同”理念、著手“工作協(xié)同”應(yīng)用。后勤信息系統(tǒng)建設(shè)的最終目的就是實現(xiàn)對管理和服務(wù)各環(huán)節(jié)的掌控、調(diào)配和協(xié)同。例如，在物業(yè)監(jiān)管子系統(tǒng)中就充分體現(xiàn)“工作協(xié)同”的理念。以大樓設(shè)備的維修保養(yǎng)為例，已經(jīng)不是簡單的一個維修保養(yǎng)文檔，而是需要建立從設(shè)備檔案、運(yùn)行維修管理、設(shè)備供應(yīng)商和服務(wù)商，到超保期維修保養(yǎng)事件等全面的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，使工作流程精準(zhǔn)化、立體化。在這樣的協(xié)同應(yīng)用中，使得管理層與服務(wù)層各司其職，真正實現(xiàn)服務(wù)到位、監(jiān)管有力。（三）堅持強(qiáng)化培訓(xùn)，促進(jìn)系統(tǒng)應(yīng)用是后勤信息化建設(shè)的關(guān)鍵。中國信息化業(yè)界有一種說法，叫做“三分軟件，七分實施”，強(qiáng)調(diào)了信息化建設(shè)最重要的意義就在于應(yīng)用，指出了目前較為普遍的重建設(shè)輕應(yīng)用的現(xiàn)象。對于習(xí)慣了傳統(tǒng)辦公方式、極少接觸電腦的員工來說，在自動化辦公中凸現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化流程與傳統(tǒng)工作習(xí)慣之間的矛盾。如果說信息化建設(shè)是一項“一把手”工程，那么信息系統(tǒng)的應(yīng)用更需要堅持“一把手”原則。在推動后勤信息系統(tǒng)應(yīng)用過程中，除了逐步建立信息化業(yè)務(wù)技能集中培訓(xùn)和日常培訓(xùn)相結(jié)合的制度外，還應(yīng)完善“一把手”親自掛帥的強(qiáng)制推動機(jī)制，例如，要求每個員工將每周的工作總結(jié)