北京萬科采購管理程序

1、采購管理程序總經(jīng)理辦公室負責(zé)按采購管理程序?qū)Ρ竟镜牟少徎顒舆M行控制,保證所采購的物資或服務(wù)符合要求。1. 總經(jīng)理辦公室為保證所采購用于服務(wù)的物資、材料符合要求;應(yīng)向采購人員明確采購要求,確保采購活動處于受控狀態(tài)。應(yīng)包括:a. 對所采購的物資、材料指定品牌。b. 明確所采購物資、材料名稱、數(shù)量、型號、價格。c. 如果可行也可以指定那些質(zhì)量可靠、信譽好、價格合理的零售商為我們的合格分供方。以上要求必須文件化。2. 各部門在采購分供方的服務(wù)時,首先應(yīng)對分供方的能力能夠滿足我們要求進行評估,只有確認分供方有能力滿足我們要求時,才能把他們做為我們合格分供方為我們提供服務(wù)。3. 采購合格服務(wù)活動時,必須

2、向合格方供方明確我們的要求,而且這些要求必須是書面文件化的。4. 采購合同、文件只有經(jīng)授權(quán)人批準后方能生效執(zhí)行。5. 對采購的物資、材料、服務(wù)按采購管理程序進行驗收。 北京萬科城市花園物業(yè)管理公司質(zhì)量體系 文件名稱采購管理程序文件編碼bvpqs4.6-01頁修改碼0批準生效日期 1997年6月18日第1頁共 3 頁1.目的 控制采購過程,保證所采購物資和服務(wù)符合質(zhì)量要求.2.范圍 適用于公司內(nèi)各類物資和服務(wù)的采購管理.3.職責(zé)3.1 總經(jīng)理辦公室后勤主管負責(zé)物資采購的實施,行政副主任負責(zé)物資采購的管理控制.3.2 品質(zhì)管理部負責(zé)組織對分供方進行評定和控制.3.3 各部門質(zhì)檢員或?qū)I(yè)技術(shù)人員負責(zé)

3、采購物資和服務(wù)的驗收.4.程序4.1 根據(jù)采購物資對服務(wù)質(zhì)量的影響程序,將采購物資分為三類: a類:對服務(wù)質(zhì)量有重大影響的物資.如:土建材料、木材、機電設(shè)備等. b類:對服務(wù)質(zhì)量有直接影響的物資.如:娛樂設(shè)施、花草樹木、清潔物品用于客戶水電設(shè)施維修使用物資等. c類:對服務(wù)質(zhì)量無明顯影響的物資.如:辦公文具等4.2 采購資料4.2.1 物資使用部門負責(zé)提供采購資料,包括:規(guī)格、名稱、價格、技術(shù)要求、相關(guān)國家、專業(yè)標準等.4.2.2 總經(jīng)理辦公室后勤人員及時收集采購資料,不斷按分供方評估管理程序調(diào)整合格分供方名單,并保存采購資料.4.3 采購計劃審批4.3.1 各物資使用部門每月于25日前根據(jù)工

4、作計劃,填寫物資申請單由部門經(jīng)理簽字后交總經(jīng)理辦公室后勤主管匯總后報總經(jīng)理審批.4.3.2 物資申請單包括:物資名稱、規(guī)格、型號、等級、數(shù)量、價格、交貨 期、技術(shù)要求、檢驗方法等內(nèi)容,必要時注明分供方名稱.4.3.3 計劃審批后后勤主管安排倉管員根據(jù)庫存情況制作全公司采購計劃填寫物資申請單.4.3.4 后勤主管審核公司物資申請單,并將各部門物資申請單于26日 前同時報總經(jīng)理或其授權(quán)人審批.4.3.5 審批工作在每月28日前完成.4.3.6 采購員根據(jù)審批后的安排物資申請單及合格分供方名單實施采購.大批量集中采購于月底前完成.4.3.7 后勤主管及時將各部門物資申請單中未列入全公司采購計劃項目反

5、饋到各部門.4.3.8 應(yīng)急物資的采購由部門經(jīng)理、總經(jīng)理助理審核后報總經(jīng)理批準. 北京萬科城市花園物業(yè)管理公司質(zhì)量體系 文件名稱采購管理程序文件編碼bvpqs4.6-01頁修改碼0批準生效日期 1997年6月18日第2頁共 3 頁4.3.9 固定資產(chǎn)和高額物資采購需加專項報告.4.3.10 各級管理采購物資審批權(quán),按財務(wù)規(guī)定執(zhí)行.4.3.11 需要采購服務(wù)的部門提出服務(wù)采購申請,經(jīng)部門經(jīng)理、總經(jīng)理助理審核后報總經(jīng)理審批.4.3.12 按分供方評估管理程序或設(shè)備(服務(wù))合格分供方名單選擇合格分供方.4.3.13 按合同審批程序?qū)嵤┖炗喓霞s,合約必須明確我方要求,及雙方承擔(dān)的責(zé)任.4.3.14 嚴

6、格履約.4.4 采購物資的驗證4.4.1 物資購進后,采購員應(yīng)及時通知質(zhì)檢員辦理入庫報檢手續(xù);庫管員根據(jù)物資申請單項目進行檢驗及入庫登記,填寫入庫單,做好臺帳記錄.4.4.2 質(zhì)檢員對物資進行驗收時,若發(fā)現(xiàn)物資有標識破損、遺失、模糊、物品受潮、水跡、油跡、破裂等異樣,必須打開包裝進行檢驗或向經(jīng)理報告,填寫物資驗收單.4.4.3 如果采購物資需在分供方供貨處進行檢驗時,由后勤主管負責(zé)組織相關(guān)部門質(zhì)檢員與分供方聯(lián)系,實施現(xiàn)場驗證,認真填寫物資驗收單.4.4.4 如果客戶提出對我公司分供方驗證時,由后勤組負責(zé)雙方聯(lián)系,公司可以 參考其意見,但客戶的驗證結(jié)果不能代替公司對采購物資的檢驗.4.4.5 機

7、電設(shè)備等技術(shù)性較強的物資驗收由物資申請部門組織或指定專人驗收 其技術(shù)性能等.4.4.6 使用部門(人)在使用物資前應(yīng)進行驗收,以確保其質(zhì)量符合要求.4.4.7 服務(wù)質(zhì)量驗收由服務(wù)申請部門負責(zé).4.4.8 當(dāng)出現(xiàn)不合格物資時,由質(zhì)檢員填寫不合格物資處理單,并呈請部門經(jīng)理審批,由采購員按審批意見處理執(zhí)行.4.4.9 對小批量采購的a、b類物及首次承接的分供方可采取全部檢驗的方法.4.4.10 采購?fù)瓿珊蟛少彽挠嘘P(guān)文件由使用部門及后勤各自保存?zhèn)浞菀詡洳殚?4.4.11 對采購服務(wù)不合格項由服務(wù)采購部門負責(zé)人根據(jù)合同等,要求分供方賠 償或返工.4.5 物資的保管按倉庫管理程序執(zhí)行.5.監(jiān)督執(zhí)行 由總經(jīng)

8、理辦公室監(jiān)督執(zhí)行.6.支持性和相關(guān)性文件 bvpqs4.6-01-01 a、b、c類物資合格供應(yīng)商名單 北京萬科城市花園物業(yè)管理公司質(zhì)量體系 文件名稱采購管理程序文件編碼bvpqs4.6-01頁修改碼0批準生效日期 1997年6月18日第3頁共 3 頁bvpqs4.15-01 倉庫管理程序 bvpqs4.6-01-02 設(shè)備(服務(wù))合格分供方名單7.質(zhì)量記錄及表格 bvpqs4.6-01-f1-01物資申請單 bvpqs4.6-01-f2-01入庫單bvpqs4.6-01-f3-01物資驗收單 bvpqs4.6-01-f4-01不合格物資處理單 北京萬科城市花園物業(yè)管理公司質(zhì)量體系請購單 編號