辦公自動化教案-06

辦公中的電子郵件與桌面信息管理2021/5/91本章內(nèi)容介紹

在辦公業(yè)務處理中，辦公人員經(jīng)常需要進行電子郵件交流和桌面信息管理，比如管理郵件、安排約會、建立聯(lián)系人和任務等，利用有關(guān)軟件可以提高這些活動的管理效率。本章介紹利用Outlook組織和共享桌面上信息并與其他人通信的方法，主要講述創(chuàng)建和維護聯(lián)系人列表，創(chuàng)建、發(fā)送、接收和管理電子郵件，創(chuàng)建和運用任務，使用日歷對約會、會議等日常事務進行管理以及日記、便箋的創(chuàng)建與應用。下一頁上一頁返回2021/5/92【本章主要知識點】Outlook用戶的賬號設置聯(lián)系人的創(chuàng)建與維護電子郵件的創(chuàng)建與收發(fā)電子郵件的管理任務的創(chuàng)建與應用利用日歷創(chuàng)建約會利用日歷安排會議日記和便箋的使用下一頁上一頁返回2021/5/93Outlook的啟動啟動Outlook有許多方法，常用的有以下兩種：1．雙擊Windows桌面上的快捷方式“MicrosoftOutlook”圖標。2．選擇單擊“開始”／“程序”／“MicrosoftOutlook”命令。初次啟動Outlook時會出現(xiàn)一個向?qū)?，提示用戶進行賬戶設置。下一頁上一頁返回2021/5/94Outlook的界面組成下一頁上一頁返回2021/5/95Outlook的退出單擊Outlook窗口右上角的關(guān)閉按鈕或單擊“文件”菜單下的“退出”命令等下一頁上一頁返回2021/5/96聯(lián)系人的創(chuàng)建Outlook中的“聯(lián)系人”文件夾可以將與某個聯(lián)系人所有相關(guān)的信息都集中在一起。例如，姓名、電話號碼、聯(lián)系地址、商務傳真、電子郵件、生日、紀念日等，還可以方便快速地查找某個人的聯(lián)系方式，也可將會議請求、電子郵件或任務請求發(fā)送給聯(lián)系人。下一頁上一頁返回2021/5/97創(chuàng)建郵件(1)輸入郵件的主題（參會人員要求）和以上正文內(nèi)容。(2)按要求對郵件的正文進行格式設置。(3)收件人、抄送等文本框的填寫要求會用“聯(lián)系人”文件夾自動填寫。下一頁上一頁返回2021/5/98發(fā)送郵件郵件編寫完成后，需要發(fā)送。操作時，單擊“發(fā)送”按鈕，即可完成郵件發(fā)送。下一頁上一頁返回2021/5/99接收郵件單擊“工具”菜單下的“發(fā)送和接收”命令，然后選擇接收電子郵件帳戶的種類。新收到的郵件將放到“收件箱”里，用戶可以隨時閱讀郵件。下一頁上一頁返回2021/5/910郵件排序在“收件箱”最右側(cè)“郵件列表”上面有一行圖標按鈕和文本按鈕，每一個圖標或文本都表示一種特定的含義，它們會被標記在所收到郵件的前面，根據(jù)這些圖標可以區(qū)別對待所收到的郵件，從左到右分別表示：——重要性；——郵件類型圖標，有已讀和未讀兩種狀態(tài)；——標記狀態(tài)，當對郵件作有標記時顯示該圖標；——附件，當郵件有附件時郵件前標出該圖標；——顯示郵件的發(fā)件人；——顯示郵件的主題；——顯示郵件的接收時間；——顯示出郵件的大小。下一頁上一頁返回2021/5/911郵件篩選郵件篩選就是將符合指定條件的郵件挑選出來，操作步驟如下：（1）在“Outlook面板”中，單擊“收件箱”；在出現(xiàn)的“收件箱”窗口中，選擇“視圖”/“當前視圖”命令。（2）在出現(xiàn)的級聯(lián)菜單中提供了多種視圖方式，其實它們也就是各種選擇篩選條件，有“郵件”、“收件人”等，根據(jù)需要可以進行選取。（3）單擊篩選條件后，郵件列表框中符合條件的郵件留下，不符合條件的郵件被隱藏.下一頁上一頁返回2021/5/912郵箱管理用戶對郵箱的管理包括查看郵箱的大小，按大小或時間搜索郵件，對郵件進行刪除、移動或存檔，以及清除整理郵箱。下一頁上一頁返回2021/5/913電子郵件使用注意事項預防電子郵件病毒電子郵件的使用技巧與建議下一頁上一頁返回2021/5/914預防電子郵件病毒因特網(wǎng)是一個巨大的信息庫，每天有數(shù)不清的信息在網(wǎng)絡上流動，網(wǎng)上同樣也可能有惡意的程序。如果這些程序是精心編寫的網(wǎng)絡病毒，那么，它可以通過網(wǎng)絡尤其是電子郵件迅速傳播，危險很大。對付郵件病毒，第一是防，如拒收陌生人的郵件，不從陌生的站點下載文件等；第二是殺，如果不慎下載了郵件病毒，可以利用各個病毒廠商的最新殺毒軟件可以查殺郵件病毒，第三是要殺防結(jié)合。下一頁上一頁返回2021/5/915電子郵件的使用技巧與建議（1）盡量使用專門的郵件管理程序（2）正確設置E-mail軟件（3）多申請幾個不同站點的免費信箱（4）及時取消訂閱的郵件列表和電子刊物（5）公共場合盡量少填寫個人信息（6）及時整理信箱（7）注意清除瀏覽器的歷史記錄和緩存下一頁上一頁返回2021/5/916任務的創(chuàng)建和使用任務是一項與人員或工作相關(guān)的事務，用戶可以接受上級分派的任務，也可把任務分派給其他人。當用戶有一個新任務要求時，就需要創(chuàng)建一個新的任務項目。下面以實例問題說明如何創(chuàng)建任務,問題情形如下：假設某某公司為了豐富職工業(yè)余生活，促進企業(yè)文化建設，決定7月28日（星期天）組織一次郊游活動，現(xiàn)在需要給相關(guān)人員下派該任務，要求各位職工報名參加。下面就以該事項為例，講解如何創(chuàng)建和分派任務。下一頁上一頁返回2021/5/917日歷的使用利用日歷創(chuàng)建約會利用日歷安排會議下一頁上一頁返回2021/5/918日記和便箋的使用利用日記可以記錄下自己最近作的一些事情，以便回顧和總結(jié)；而利用便箋可以隨手寫下自己最近需要處理的一些事務，以便給自己作出提醒日記的使用便箋的使用下一頁上一頁返回2021/5/919日記的使用創(chuàng)建日記條目自動記錄日記條目打開日記條目下