商業(yè)銀行行政事物管理程序

1、商業(yè)銀行行政事務(wù)管理程序1目的：實現(xiàn)行政管理工作的規(guī)范化、制度化、品質(zhì)化，使其有效地為全行工作服務(wù)。2范圍：適用于全行辦公事務(wù)用品管理、接待工作管理、車輛使用管理、差旅費的使用管理、值班值宿管理、防火防盜及水電管理、財務(wù)管理、食堂管理、會議管理。3權(quán)責：辦公室相應(yīng)管理人員及各部門負責辦理相應(yīng)事務(wù)人員。4作業(yè)內(nèi)容：41辦公事務(wù)用品管理4.1.1主管為了統(tǒng)一限量，控制用品規(guī)格以及節(jié)約經(jīng)費開支，所有辦公事務(wù)用品的購買，都由辦公事務(wù)用品管理員統(tǒng)一負責。4.1.2訂購數(shù)量4.1.2.1管理員根據(jù)事務(wù)用品庫存量情況以及消耗水平，向辦公室主任報告，確定訂購數(shù)量。4.1.2.2如果事務(wù)用印刷制品需要調(diào)整格式的

2、話，或者未來某種事務(wù)用品的需求量將發(fā)生變化的化，也要一并向辦公室主任提出。4.1.3采購方法如果事務(wù)用品庫存不多，或者有關(guān)部門提出特殊需求，辦公事務(wù)用品管理員可填寫采購清單，經(jīng)辦公室主任審批后，按照成本最小原則，選擇直接去商店購買，或者訂購。4.1.4辦公事務(wù)用品保管員對管理員統(tǒng)一購置的辦公用品，按照采購清單與實物核對，清點入庫，并明細登記“保管帳”。4.1.5領(lǐng)取辦公用品由各部室指定專人領(lǐng)取，在保管賬上履行登記手續(xù)，詳細填寫所領(lǐng)物品的名稱和數(shù)量，注明領(lǐng)取日期，領(lǐng)取人姓名等。4.1.6辦公用品實行計劃管理、定量使用、隨用隨領(lǐng)、靈活調(diào)劑的管理方法，防止浪費。4.1.7“辦公事務(wù)用品管理”各支行、

3、信用社、直屬單位可參照執(zhí)行。42接待工作管理4.2.1接待是指總行機關(guān)及各部室，對上級行、地方政府及其它金融機構(gòu)及工作團組，因公務(wù)來我行給予的接待。4.2.2接待工作以熱情、禮貌、周到、細致、方便、快捷、經(jīng)濟、全方位作為總原則。 4.2.3 “誰的客人誰接待”的原則4.2.3.1上級行和地方政府領(lǐng)導(dǎo)及其他市的金融單位領(lǐng)導(dǎo)來我行，接待工作統(tǒng)一在行長或主管副行長領(lǐng)導(dǎo)下進行,由辦公室承辦。4.2.3.2各部室的客人來我行由對口部室負責接待，同時由辦公室提供相應(yīng)的住宿、交通等后勤服務(wù)。4.2.4按照接待標準做好接待工作4.2.4.1上級行、地方政府及其它省、市金融單位領(lǐng)導(dǎo)來我行，在迎送時分別宴請一次,

4、宴請標準由辦公室按照每人每餐100元的標準掌握，宴請由行長或副行長主持，并由行長或副行長確定陪餐人員，其它人員均用工作餐。4.2.4.2各相關(guān)部室的其他客人來我行，分別由各相關(guān)部室和辦公室負責接待，迎送時分別按每人每餐30元標準宴請一次，陪餐人數(shù)由部主任視具體情況確定，其他時間在食堂用工作餐。4.2.4.3相關(guān)部門的其它客人需要行長或副行長宴請時，宴請標準由辦公室按每人每餐50元的標準掌握。4.2.4.4對于其它金融單位的考察工作組或?qū)W習參觀團組，視具體情況請示行長或主管行長后由辦公室統(tǒng)一安排接待，接待標準按照每人每餐30元的標準執(zhí)行。4.2.4.5轄內(nèi)各行來總行辦理公務(wù)，一律在食堂用工作餐。

5、4.2.4.6“接待工作管理”各支行、信用社、直屬單位可參照執(zhí)行。4.3值班值宿及門衛(wèi)工作4.3.1值班值宿4.3.1.1值班值宿輪流表由辦公室按月編排后印發(fā)給各部（科）室。4.3.1.2各部室主任(科長)要隨時掌握本部（科）室人員的值班值宿時間安排，及時檢查、督促，如遇本部（科）室值班人員外出、生病等特殊情況，要及時進行內(nèi)部調(diào)換并通知辦公室。4.3.1.3值班值宿人員要按時交接班。4.3.1.3.1值宿接班時間為本日17：00時，交班為次日早晨8：00時。4.3.1.3.2非工作日白天值班上午接班時間為早晨8：00時，上午交班和下午接班時間為12：30分，下午交班時間為17：00時。4.3.

6、1.4值班值宿人員要忠于職守，不得擅自離崗并認真做好“干部值班值宿日志”（表單記錄附表2）。4.3.1.5值班值宿時間如發(fā)生緊急情況，應(yīng)立即向辦公室主任（科長）、保衛(wèi)部門主任（科長）和公安機關(guān)報告，并迅速做出應(yīng)急反應(yīng)，采取必要措施，果斷處置所發(fā)生的事件并保護現(xiàn)場。4.3.1.6當日值宿人員可提前兩小時離崗用餐，次日交班后可用兩小時時間用餐。4.3.1.7值班值宿人員負責檢查各層防盜門是否上鎖，各樓層燈是否關(guān)閉。4.3.1.8對每日值班值宿情況，由辦公室、人事部、監(jiān)察室、保衛(wèi)部隨時抽查。4.3.1.8.1凡遲到或提前離崗，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)每次罰款100元，漏崗者罰款200元，并給予當事人及所在部（科）室

7、通報批評。4.3.1.8.2由辦公室將罰款通知單送至被罰款人所在部（科）室，限期上繳。4.3.2門衛(wèi)（更夫）管理4.3.2.1門衛(wèi)和更值人員在行政辦公室和值班干部的領(lǐng)導(dǎo)下工作。4.3.2.2維護行內(nèi)治安秩序，防火防盜；4.3.2.3.做好日常外來人員的登記管理和節(jié)假日內(nèi)部人員入行的登記管理，認真登記“外來人員登記簿”（見表單記錄附表3）；4.3.2.4禁止外部車輛進入行內(nèi)；4.3.2.5維護門前秩序守好大門發(fā)現(xiàn)案件線索及可疑人員及時報告辦公室及保衛(wèi)部門。4.3.2.6下半后或節(jié)假日期間，按時關(guān)門上鎖，無辦公室及保衛(wèi)部門同意禁止外人入行；4.3.2.7當班時對行內(nèi)各部位要檢查巡視，發(fā)現(xiàn)問題及時解

8、決、消除隱患，及時向辦公室和保衛(wèi)部門報告。4.3.2.8白天門衛(wèi)和夜間更值人員要做好交接，做好交接登記手續(xù)，早晨交接班時間為8:00點，下午交班和晚間接班時間為17.00點；4.3.2.9嚴禁喝酒上崗，不準替班、代班；4.3.2.10門衛(wèi)、更值人員要按照辦公室的要求做好各種文件、資料、報紙的收發(fā)。4.4防火、防盜及水電、衛(wèi)生管理4.4.1防盜管理4.4.1.1防盜工作由保衛(wèi)部（科）和辦公室共同負責管理，各部室主任為本部室此項工作的第一責任人。4.4.1.2每天下班后行內(nèi)職工應(yīng)在晚上7時前離開辦公樓；值班人員在值班時間不得進入辦公區(qū)，一律在值班室內(nèi)值班；非工作日或非工作時間其他行內(nèi)工作人員因工作

9、需要必須進入辦公區(qū)加班者，在告知值班人員并登記后方可進入。4.4.1.3節(jié)假日禁止外人進入行內(nèi)，包括子女、家屬，嚴禁將個人物品寄存于行內(nèi)。4.4.1.4值班值宿及門衛(wèi)人員要嚴格履行崗位職責。4.4.2防火及水電管理4.4.2.1 變電所負責安全用電的管理，保證各種用電設(shè)備安全使用。4.4.2.1.1每日檢查各部（科）室用電情況，宣傳用電知識，保證安全用電。4.4.2.1.2對配電室（箱）內(nèi)線路經(jīng)常檢查維護。4.4.2.1.3執(zhí)行電業(yè)、消防法規(guī)，嚴防事故發(fā)生。4.4.2.1.4做好電梯的日常維護。4.4.2.2各部（科）室要按要求用電、用火、用水4.4.2.2.1嚴禁違章用電，不得私自接拉電源線

10、及超負荷用電。4.4.2.2.2嚴禁在室內(nèi)使用電熨斗、電爐子、電熱杯、電褥子等電器，如因工作需要必須使用，通電后，使用人不準離開以防引起火災(zāi)。4.4.2.2.3不準在大、中、小會議室、計算機房吸煙，嚴禁將未熄滅的煙頭扔入紙簍內(nèi)。4.4.2.2.4員工每日下班前必須切斷所有用電設(shè)施的電源。4.4.2.2.5各部（科）室要指定防火負責人，辦公室內(nèi)不準使用明火，每天下班前要認真檢查，確保安全后方可離行。4.4.2.2.6各樓層的自來水管要用后即閉，在停電、停水的情況下更要做到隨手關(guān)閉，以免來電來水時，出現(xiàn)燈常明、水長流現(xiàn)象。4.4.2.2.7發(fā)現(xiàn)各類設(shè)施出現(xiàn)問題要及時通知辦公室，辦公室必須及時修理維

11、護。4.4.3衛(wèi)生管理4.4.3.1員工要有良好的衛(wèi)生習慣，衣裝整潔，按規(guī)定的行服著裝，舉止端莊、文明。4.4.3.2各部室要對各自的辦公區(qū)域經(jīng)常打掃，保持清潔，室內(nèi)物品擺放整齊有序。4.4.3.3專職的衛(wèi)生清理人員要每日對分擔區(qū)域進行衛(wèi)生清理，保持衛(wèi)生整潔。4.4.3.4行政辦公室要對各區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生經(jīng)常性開展監(jiān)督檢查，督促整改。4.5車輛綜合管理4.5.1車輛管理4.5.1.1總行機關(guān)的所有車輛統(tǒng)一由行政辦公室管理。4.5.1.2所有車輛的證照及車檢、驗證，統(tǒng)由行政辦公室負責管理。4.5.1.3配屬于各部室的車輛，在滿足于部室工作需要的情況下，由辦公室統(tǒng)一調(diào)度使用。4.5.1.4本行人員因

12、公用車須于事前向辦公室主任申請調(diào)派，辦公室主任依重要性順序派車。不按規(guī)定申請，不得派車。4.5.1.4.1本行副行長級以上領(lǐng)導(dǎo)人員在市內(nèi)開會、參加各種業(yè)務(wù)活動，派車送；到外地出差，送到火車站或機場。4.5.1.4.2來本行辦事的各省、市、區(qū)政府以及上級金融主管單位、同級金融單位領(lǐng)導(dǎo)，盡量安排車輛接送。4.5.1.4.3本行其他員工遇有緊急、重要公務(wù)或因路遠等必須用車的情況時可酌情批準派車。4.5.1.5每車應(yīng)設(shè)置“行車登記簿”（見表單記錄附表4），使用前應(yīng)核對車輛里程表與登記簿上前一次用車的記載是否相符。使用后應(yīng)記載行駛里程、時間、地點、用途、使用者等。辦公室每月抽查一次，發(fā)現(xiàn)記載不實、不全或

13、未記載者應(yīng)提出批評，對不聽勸阻屢教屢犯者，給予處分，并停止其使用權(quán)利。4.5.1.6執(zhí)行定點維修、定點加油制度。維修加油地點由辦公室確定后通知各車輛司機。4.5.1.7固定加油站點按車牌號設(shè)置“車輛用油記錄表”（此表格式由加油站點提供），由加油站服務(wù)人員登記，每月底連同“行車登記簿”一并轉(zhuǎn)辦公室主任審核。4.5.1.8所有車輛嚴格執(zhí)行節(jié)假日封存制度（特殊公務(wù)除外）及車鑰匙統(tǒng)一保管制度，車鑰匙統(tǒng)一交值班室入柜上鎖保管。4.5.2車輛使用4.5.2.1使用人必須具有駕照。4.5.2.2本行車輛不準借予非本行人員使用。4.5.2.3駕駛員要積極與用車部門做好協(xié)調(diào)配合，做好服務(wù)，保證出車質(zhì)量。4.5.

14、2.4駕駛員于駕駛車輛前應(yīng)對車輛做基本檢查，如發(fā)現(xiàn)故障，配件失竊或損壞等現(xiàn)象，應(yīng)立即報告，否則最后使用人要對由此引發(fā)的后果負責。4.5.2.5駕駛?cè)隧殗朗亟煌ㄒ?guī)則。4.5.2.6駕駛員不得擅將本行車輛開回家或作私用，未經(jīng)辦公室主任或行政主管行長批準，擅將車輛開回家，造成車輛毀損、丟失，由駕駛員負責賠償。4.5.2.7車輛應(yīng)停放于指定位置，停車場或適當、合法位置。任意放置車輛導(dǎo)致違犯交規(guī)、毀損、失竊，由駕駛?cè)速r償損失。4.5.2.8為私人目的借用公車應(yīng)經(jīng)辦公室主任或行政主管行長批準后使用。4.5.2.9使用人應(yīng)愛護車輛，保證機件，外觀良好，使用后應(yīng)將車輛清洗干凈。4.5.2.10私用時若發(fā)生事故

15、而致違規(guī)、損毀、失竊等，于扣除理賠額后，全部由私人負擔。4.5.3車輛保養(yǎng)4.5.3.1車輛維修、清洗、打蠟等，應(yīng)先填制“車輛維修登記表”（見表單記錄附表5），經(jīng)辦公室主任審批后辦理。4.5.3.2車輛應(yīng)由辦公室指定各廠牌保養(yǎng)，特約維護廠維修，否則維護費一律不準報銷?？勺孕行迯?fù)者，可報銷購買材料零件費用。4.5.3.3車輛于行駛途中發(fā)生故障或其他耗損急需修復(fù)或更換零件時，可視實際情況需要進行修理，但無迫切需要或修理費超過1000元時，應(yīng)與辦公室主任聯(lián)系請求批示。4.5.4違規(guī)與事故處理4.5.4.1在下列情形之一的情況下，違反交通規(guī)則或發(fā)生事故，由駕駛?cè)素摀⒂枰杂涍^或免職處分。4.5.4.

16、1.1無照駕駛。4.5.4.1.2未經(jīng)許可將車借予他人使用。4.5.4.2違反交通規(guī)則，其罰款由駕駛?cè)素摀?.5.4.3各種車輛如在公務(wù)途中遇不可抗拒的車禍發(fā)生，應(yīng)先急救傷患人員，向附近警察機關(guān)報警，并即與辦公室主任聯(lián)絡(luò)協(xié)助處理。如屬小事故，可自行處理后向辦公室報告。4.5.4.4意外事故造成車輛損壞，在扣除保險金額后在視實際情況由駕駛?cè)伺c本行共同負擔。4.5.4.5發(fā)生交通事故后，如需向受害當事人賠償損失，經(jīng)扣除保險金額后，其金額由駕駛?cè)伺c本行各負擔一半。4.5.5費用報銷4.5.5.1車輛用油根據(jù)“行車登記簿”和“車輛用油記錄表”，經(jīng)辦公室主任核準審批后，支付油款。4.5.5.2車輛因公

17、在外市加油站的發(fā)票，經(jīng)辦公室主任審批，據(jù)實報銷。4.5.5.3停車費、過路費、過橋費、高速公路費，由辦公室主任根據(jù)“行車登記簿”及派車情況核準審批后報銷。4.5.6“車輛綜合管理”各支行、信用社、直屬單位可參照執(zhí)行。4.6差旅費管理4.6.1差旅費標準的制定以我行實際情況和省財政廳營財文字（1997）第138號文件精神為依據(jù)。 4.6.2出差交通工具的使用標準按照“機關(guān)工作人員出差交通工具使用標準表”（見表單記錄附表6）執(zhí)行。4.6.2.1總行副行長以上及相當職務(wù)人員及隨行人員外出學(xué)習、開會可乘坐飛機。4.6.2.2其它工作人員出差，原則上不準乘坐飛機，如必須乘坐飛機須經(jīng)行政主管副行長批準。4

18、.6.2.3工作人員出差期間交通費按實際報銷，出租車一律不報銷。4.6.3出差住宿費的開支標準按“出差住宿標準表”執(zhí)行。4.6.3.1出差人員住宿費在規(guī)定的限額標準內(nèi)憑據(jù)報銷。4.6.3.2參加各種會議或?qū)W習班的超標準宿費憑會議學(xué)習通知，按實際報銷。4.6.3.3一般工作人員出差，實際住宿費超過規(guī)定的限額標準部分不予報銷。4.6.4出差人員補助標準4.6.4.1出差人員補助費標準按每人每天人民幣50元 標準執(zhí)行（按實際天數(shù)計算）；4.6.4.2外出學(xué)習開會各類餐費收據(jù)不予報銷；4.6.4.3出差因特殊情況需宴請對方，報銷時必須加以說明并經(jīng)行政主管行長簽批后報銷。4.6.5“差旅費管理”各支行、

19、信用社、直屬單位可參照執(zhí)行。4.7財務(wù)管理4.7.1機關(guān)財務(wù)審批實行“一支筆”簽批制度。300元以下由辦公室主任簽字，300元以上由辦公室主任簽字后由主管行政副行長簽批。4.7.2凡外出參加各類會議、學(xué)習班需借支，必須由辦公室主任簽字、主管行政副行長簽批，方可生效，并在返回三日內(nèi)及時報銷。4.7.3各部室召開的專業(yè)會議以及舉辦的各種學(xué)習班、培訓(xùn)班，需要經(jīng)費時必須提前填寫經(jīng)費審批表，經(jīng)行主管行長、行長審批后方可列支。4.7.4每周一、三、五為報銷時間，其它時間不予報銷。4.7.5“財務(wù)管理”各支行、信用社、直屬單位可參照執(zhí)行。4.8食堂管理4.8.1做好原料的采購、儲存保管、領(lǐng)用、簽批。4.8.

20、1.1每日由食堂管理員根據(jù)炊事員提供的采購清單對主副食品原料統(tǒng)一采購。4.8.1.2采購回的原料由食堂炊事員按照采購清單清點入庫（炊事員在采購清單上簽字），做好儲存保管。4.8.1.3炊事員使用原料要在保證質(zhì)量的前提下，厲行節(jié)約。4.8.1.4管理員要每日將簽收后采購清單交辦公室主任簽批入帳。4.8.2管理員要做好食堂設(shè)施、用品、用具的管理使用。4.8.3炊事員要負責食堂衛(wèi)生，保持個人衛(wèi)生整潔；辦公室要定期組織炊事人員檢查身體。4.8.4炊事人員對碗筷、廚具應(yīng)定期消毒，保持食品新鮮預(yù)防事故發(fā)生。4.8.5炊事人員要做好各種小菜的腌制、副食品的加工，不斷增加食品的花色品種，做好服務(wù)工作。4.9會

21、議管理4.9.1會議召集、發(fā)起4.9.1.1黨委工作會議由黨委書記、副書記召集。4.9.1.2涉及全行或涉及全行多個部門的工作會議由行長或分管副行長召集。4.9.1.3涉及全行的專業(yè)性會議由分管行長或?qū)I(yè)主管主任負責召集。4.9.2會議組織4.9.2.1會議通知要登記“會議通知記錄”（見表單記錄附表7，此表為總行辦公室使用，所屬各單位可參照執(zhí)行）。4.9.2.2黨委工作會議由黨委辦公室負責組織、通知。4.9.2.3涉及全行或涉及全行多個部門的工作會議由辦公室負責組織通知。4.9.2.4涉及全行的專業(yè)性會議由召集會議的專業(yè)部（室）自行組織通知。4.9.3會議準備4.9.3.1會議材料準備4.9.

22、3.1.1黨委工作會議材料由黨委辦公室負責準備。4.9.3.1.2涉及全行的工作總結(jié)布置會議材料由辦公室負責準備。4.9.3.1.3專業(yè)性會議材料由專業(yè)部（科）室負責。4.9.3.2會議環(huán)境準備各種會議統(tǒng)由辦公室負責會場的安排。4.9.4會議簽到和記錄4.9.4.1參會人員要登記“會議簽到簿”（見表單記錄-附表8）。4.9.4.2要按照“ 市商業(yè)銀行會議記錄”（見表單記錄附表9）作好會議記錄。4.9.4.3黨委工作會議由黨委辦公室主任負責記錄。4.9.4.4行長辦公會議由辦公室秘書負責記錄。4.9.4.5專業(yè)會議由各專業(yè)部（科）室負責記錄。5.相關(guān)文件遼寧省財政廳營財文字（1997）第138號文件。 6.表單記錄6.1附表1-干部值班值宿日志6.2附表2-外來人員登記簿6.3附表3-行車登記簿 6.4附表4-車輛維修登記表6.5附表5-機關(guān)工作人員出差交通工具使用標準表6.6附表6-出差住宿標準表6.7附表7-會議通知記錄6.8附表8-會議簽到簿6.9附表9- 市商業(yè)銀行會議記錄表單記錄附表1干部值班值宿日志起止 時間年 月 日 時 分至年 月 日 時 分值班人事