企業(yè)高效會議秘訣實用PPT教育課件

1、高效會議秘訣 匯報人：XXX 時間：2020.6 中層經(jīng)理人培訓 會議概述 會議 為什么低效 如何提高 會議效能 目 錄 CONTEN T May we get what we want, may we get what we need, may we dont get what we deserve. 會議概述 0 1 會議概述 會議的意思就是人們聚集在一起，圍繞特定主題進行討論、交流的活動。 會議是一種群體溝通的方式。 會- 聚會、見面、集會 議-討論、商議 會議概述 人類開會的歷史可謂是源遠流長。公元前2198年，大禹在浙江紹興的會稽 山召集了全國的部落首領(lǐng)，慶功封爵并商討全國的財政問題

2、。據(jù)說，會稽山 原名茅山，因召開此會而更名。 公元前 681 年，齊桓公召集宋、陳、蔡、邾四國，在北杏會盟，首開國際 會議的先河。隨著齊國國力和國際地位的逐漸升高，齊國召開的國際會議的 頻率和規(guī)模也越來越高。因此，齊桓公也被譽為是“文山會海”的祖師爺。 會議 起源 會議概述 整個世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的世界。中國的會有 多少？從中央到地方一年要開多少會？這是一個無法統(tǒng)計的數(shù)字。 現(xiàn)代快報2005年7月9日報道了來自會議市場上的信息：1999年， 北京只有一二百家服務(wù)于會展的專業(yè)公 司，而2005年竟達到4000家以上。會議養(yǎng)活了如此之多的服務(wù)公司，形成了滋生腐敗的溫床。201

3、1年，中國 首個中國會議藍皮書在京發(fā)布，藍皮書指出，目前我國每年舉辦的各種會議多達幾千萬個，年均增長20%。 會議概述 在白領(lǐng)中，會議恐懼癥已經(jīng)不是個新 詞兒了。對于現(xiàn)在很多商政人士而言， 在會議室里度過一天已經(jīng)是一件司空 見慣的事，似乎每天都有開不完的會。 2011年，中國青年報社會調(diào)查中心 通過民意中國網(wǎng)和網(wǎng)易新聞中心，對 2223人進行的一項調(diào)查顯示，53.6 的人表示自己在日常工作中參加的 會議過多。 具體而言，57.4的人每星期平均開 會2次以上。受訪者中，40.8的人 是企業(yè)職員，30的人是事業(yè)單位員 工，12.9的人是政府機關(guān)工作人員。 另外，只有不到三成的白領(lǐng)認為自己 參加的會

4、議有意義，而剩余的大多數(shù) 白領(lǐng)均表示厭煩開會，甚至有人為此 變成職場“恐會族”。 會議概述 會議 作用 聽取匯報 分配任務(wù) 表彰先進 激勵士氣 融合意見 達成共識 問題討論 產(chǎn)生決策 集思廣益 頭腦風暴 資訊分享 政策宣傳 先請各位 管理者思 考一下？ 您 答 對 了 嗎？ 會議概述 適于開會的情況 02 03 04 05 01 06 發(fā)起人想讓參會者參與解決問題或制定決策； 發(fā)起人想從參會者那里獲取信息或建議； 領(lǐng)導者需要聽取下屬的工作匯報并監(jiān)督進度； 問題需涉及不同崗位員工或多部門協(xié)調(diào)解決； 有重要事情需要把參與人集中到一起傳達； 領(lǐng)導者需要公開表彰先進以激勵士氣等。 啥時該開會？ 啥時不

5、需要 開會？ 會議概述 已經(jīng)形成慣例的每周例會，卻沒有什么事情要討論； 問題用電話、備忘錄或個別談話等方式解決起來更好； 所談事務(wù)密級較高，不宜擴大知情范圍； 發(fā)起人對要解決的問題已經(jīng)作出決定； 1 2 會議成本太大，或還有比開會更好的辦法； 3 大家之間怨氣大、敵對情緒濃，開會前需要時間平靜。 4 5 6 不適于開會的情況 不適于開會的情況 會議概述 先請各位管理者思考一下？ 會議有哪些成本？ 會議成本 ？ 會議概述 時間成本 金錢成本 效益成本 機會成本 一家公司會不會開會，決定了該公司 的競爭優(yōu)勢。一家公司開會的效率與 執(zhí)行，決定了該公司全面管理的效率 與執(zhí)行。會議是公司管理的必備工具。

6、 而會議的成本則常常被忽略。請看， “文山會?！钡某杀臼牵?會議 成本 會議概述 時間成本 而實際上我們用到會議上的時間遠遠 大于實際計算的比例。大多數(shù)的會議 并沒有按照承諾的時間準時結(jié)束。而 且，會議將我們整塊的工作時間搞得 支離破碎，從而降低了我們非開會時 間的工作效率。 參加會議的人數(shù)（與會者 的準備時間與會者的旅 行時間正式會議時間 會議休息及耽擱時間）。 會議概述 開會的時間成本與會人員平 均每小時的工資場地費、設(shè) 施費、文件復印費、交通費、 茶水費、餐飲住宿費等的成本。 參會人員若不用參加會議，那 么在這段時間可以為公司帶來 的效益。 開會過程中，因未及時接聽重 要客戶的電話而損失

7、一大筆生 意不能及時處理客戶的投訴 而得罪一批客戶不能及時解 決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件 帶來的問題及持續(xù)影響等。 會議概述 因此，參加會議的人越多，成本越高。有了成本分析， 大家開會態(tài)度就會慎重，會議效果也十分明顯。 日本太陽工業(yè)公司每次開會時總是把一個醒目的會議成本分配表貼在黑板上。成本的算法是：會議成本每小時平 均工資的3倍2開會人數(shù)會議時間（小時）。公式中平均工資所以乘3，是因為勞動產(chǎn)值高于平均工資；乘2是 因為參加會議要中斷經(jīng)常性工作，損失要以2倍來計算。 日本的會議管理：警惕會議成本 May we get what we want, may we get what we need,

8、 may we dont get what we deserve. 會議為什么低效 0 2 會議為什么低效？ 哈佛商業(yè)評論05年第7期中有這樣的一句話：“任 何會議都是要么富有成效，要么純粹浪費時間，二者必 居其一?！睙o效的會議不僅是一種管理成本的浪費，而 且也會引起與會者對會議和公司管理現(xiàn)狀的不滿，使大 家心生倦怠感，從而降低團隊的凝聚力。 會議為什么低效？ 會議為什么低效？ 沒有核心主題，或主題不明確，或議題繁多。這是導致會議低效的根本原因。 沒有明確的會議議程及時間分配規(guī)則，導致會議的進展和時間很難把控。 參加人數(shù)眾多，無多大關(guān)系的“陪綁”的現(xiàn)象嚴重，或該到的人未到。 未指定主持人或主持

9、人未能嚴格按照議程來控制會議，被參會者牽著鼻子跑。 思想火花及最終決策未做記錄，白開或記錄發(fā)放不及時，精神未能及時傳達。 時間選擇不恰當，比如安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。 地點選擇不合適，比如設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。 主題 議程 參會人 主持人 記錄 時間 地點 會議為什么低效？ 會議前缺乏準備二 開會前沒有提前通知與會者相關(guān)事宜及會議 材料學習； 會議前缺乏準備一 沒有提前準備好會場、開會設(shè)施（比如電腦、 投影儀、麥克風、白板、白板筆、激光筆）、 會議討論材料、會議簽到表等。 會議前缺乏準備三 沒有提前準備好會議議題、議程、會議材料、 參與人、

10、主持人、記錄人等 會議前缺乏準備0 1 會議為什么低效？ 沒有嚴格按照會議的議程進行 未能很好地控制時間，如未能及時開始或拖沓、冗長， 未能及時結(jié)束。 氣氛緊張、壓抑，未能很好地鼓勵大家積極發(fā)言；或 領(lǐng)導者一言堂，沒有發(fā)掘出全體與會人員的智慧。 與會者相互間爭吵的厲害，未能很好地尊重相互的意 見，甚至出現(xiàn)人身攻擊的現(xiàn)象。 議而不決，沒有形成有效的決策。 會議中缺乏控制0 2 會議為什么低效？ 會議結(jié)束后，未對形成的決策或待完成的工作指定責任人、 時限并進行追蹤，這樣的會議也幾乎是無任何意義的！ 會議后缺乏跟蹤0 3 May we get what we want, may we get wha

11、t we need, may we dont get what we deserve. 如何提高會議效能 0 3 如何提高會議效能 日本的大小企業(yè)都在熱烈地展開“會議革命”，強化自身競爭力，以期由此帶 來利潤。在豐田汽車的辦公室里，處處可看到這樣的標題：“只開有實際效果 的會議!”、“準時開始，最好一小時內(nèi)結(jié)束”、“重點在實際行動”。 在日 產(chǎn)被稱為“價值優(yōu)先”的跨部門會議，不請部長出席。因為部長是做最后決定 的人，如果與會，可能影響討論方向的內(nèi)容。 日本的 會議革命 如何提高會議效能 01 議題明確 一次會議，最好只有一個主題?？梢约袝r間和精力，集中有關(guān)人員，高效解決問題。 綜合性會議，最

12、多也不要超過三個議題為好。議題越多，參加人員越多，陪綁的也越多， 效率也就越低下，成本也就越高。 02 議程清晰 要有明確的議程及時間分配規(guī)則，方好有效控制會議的進程和時間使用，確保會議高效。 注意：議程安排上，不要領(lǐng)導先講話，先表態(tài)，避免有的人“話里聽音”拍馬屁，從而 失去民主按領(lǐng)導意見辦，或不能集思廣益，積極發(fā)掘更多創(chuàng)意。 03 精選參與人 會議的召開，并不是人越多越好。人多不僅會增加會議成本，延長會議時間，也會增加 扯皮的可能性，不容易形成一致的會議結(jié)論，也不利于會議控制。因此，要本著“相關(guān) 性”和“少而精”的原則，精選參加會議的人員，不要讓不相關(guān)的人參加，避免“陪綁” 的現(xiàn)象。 如何提

13、高會議效能 04 指定主持人 無論是何種形式的會議，必須要明確指定會議主持人。會議主持人要嚴格按照會議的 議程、時間安排等做好會議的主持和控制。 05 做好會議記錄 參加會議的人大部分是只記錄或記住自己所關(guān)心的內(nèi)容，而不相關(guān)的內(nèi)容則不怎么關(guān) 心。因此，為了能夠?qū)叩陌l(fā)言、寶貴的思想火花及最終決策、待完成事項能夠 清晰地保留下來，必須要做好會議記錄。 會議記錄的主要內(nèi)容包括會議的全部要素（議題、議程、時間、地點、參與人、主持 人、記錄人、出勤情況、發(fā)言情況、決策情況、待追蹤事項、會議附件）等。同時， 為了及時貫徹會議的精神，增強會議時效性，趁熱打鐵追蹤會后的待完成事項，會議 記錄要在會議結(jié)束

14、后24小時內(nèi)完成并發(fā)送到與會人員手中。 如何提高會議效能 06 合適的時間 上午10-12點和下午1-3點是比較適合開會的時段。時代光華的研究如 下： 員工進入工作狀態(tài)。最適合進 行一對一的會談，也是進行業(yè) 務(wù)會談的最佳時機。 心緒尚且混亂，還需一段時間才 能進入工作狀態(tài)。不太合適開會。 最適合調(diào)動員工集思廣益、 頭腦風暴，不斷想出新點子、 新方法。 員工進入一天當中的倦怠期， 希望馬上回家，這時會議往 往會事倍功半。 如何提高會議效能 會議室大小要適當。會議室過大，人相對較少，氣氛容易變僵，會議難以活躍。相反， 如果會議室過于狹小，就會令人煩悶、不舒服，無法營造良好的氣氛。 桌椅擺放要符合會

15、議討論的要求。比如采用U型、圓形的會議桌擺放方式。 要選擇安靜的會議場所，同時，要選擇隔音好的房間，避免影響他人或泄密。 07 合適的地點 01 02 03 如何提高會議效能 會議是否能夠成功，有80%的原因在于是否做好會前的準備。不要開沒有準備 的會議，即便是細小的事情也要毫無遺漏地做好準備。 提前準備好會議議題、 議程、會議材料并確 定參與人、主持人和 記錄人等； 會議議題、議程、時 間、地點確定后，要 提前告知參會人員并 提前發(fā)放相關(guān)會議資 料。 提前準備好會場、開 會設(shè)施（比如電腦、 投影儀、麥克風、白 板、白板筆、激光 筆）、會議討論材料、 會議簽到表等。 注意，會議不能僅僅郵件、短

16、信的方式通知，為了表示對會議的重視并確保參會人員及時收到會議通知，必須要輔 以電話的方式或當面再次通知，并提醒與會人員應(yīng)做好哪些準備。 01 會前做好準備 如何提高會議效能 會議主持人應(yīng)對會議過程進行良好的引導和控制，如主持人工作未 到位，那么會議中的領(lǐng)導者應(yīng)及時提醒，以防會議脫離控制。 1. 確保會議按時開始，并嚴格按照會議議程進行； 2. 嚴格把控會議時間和進度，避免會議的拖沓和冗長，并要按時結(jié)束； 3. 營造活躍的討論氣氛，維持開放平等的會議環(huán)境，給予參與者均等的發(fā)言 機會并引導大家積極發(fā)言或獻計獻策。 4. 保障與會者相互尊重彼此所發(fā)表的意見，并保護與會人員不受人身攻擊。 5. 控制會

17、議秩序，避免過度爭吵或題外話，如發(fā)現(xiàn)跑題，應(yīng)立即予以制止。 6. 對討論的結(jié)果及時進行匯總，并形成會議結(jié)論。 02 會中做好控制 如何提高會議效能 衡量一個會議是否有成效，一是要看會議是否能夠形成有效的決策，二是要會 后的決策是否能在規(guī)定的時間內(nèi)實現(xiàn)。因此，會后的追蹤非常重要，會后有追 蹤，才能把會議的決議形成生產(chǎn)力。 1）會議記錄要明確記錄待 追蹤事項。以下為待 會議追蹤事項表，可參考： 03 會后做好跟蹤 N O. 待完成事項責任人時限資源需求備注 如何提高會議效能 2）會議發(fā)起人要指定專人（會議主持人、記錄人或其他人員）來追蹤待完成工作的進度，并明確指出追蹤的頻 率（多久追蹤一次）和匯報的頻率（多久匯報一次），直至所有事