物業(yè)管理公司質量體系文件：采購控制程序

1、本文格式為word版，下載可任意編輯物業(yè)管理公司質量體系文件：采購控制程序 物業(yè)管理公司質量體系文件：采購控制程序 1.0目的 確保采購的物資符合規(guī)定的要求，以保證公司利益。 2.0適用范圍 2.1物業(yè)管理所需要的物資(如工程保養(yǎng)、修繕用途的物資，保潔用的物資，消防用的物資，保安用的物資等)的采購活動。 2.2內(nèi)部管理用、辦公室用的采購活動也可參照實行。 3.0職責 3.1提出采購要求的部門負責制定采購計劃。 3.2物業(yè)管理公司經(jīng)理負責審核采購計劃及配備資源，各管理處主任或部門主管可根據(jù)權限審批采購計劃。 4.0程序 4.1物資的采購 4.1.1各部門負責人根據(jù)下月的物資預計用量并結合月末庫存

2、情況，在每月30日之前提出下個月的物資采購計劃，說明物資的品種名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、單價等(如有特殊要求，須說明)。采購計劃也可以采購申請單提出。 4.1.2各部門將月份物資采購計劃交各管理處主任或部門主管審批，必要時應經(jīng)公司經(jīng)理審批，具體執(zhí)行參見物業(yè)公司財務管理制度。 4.1.3單項金額在2000元以上的應簽署合同、協(xié)議并經(jīng)評審，參見采購與分包合同協(xié)議簽定程序的有關規(guī)定。 4.1.4各部門將批準后的采購計劃交負責采購的人員，由其在合格供應商處進行采購。嚴格在計劃范圍內(nèi)組織采購和安排開支。 4.1.5如因特殊情況需追加計劃開支或超計劃開支的應由各部門提出追加申請，并詳細說明原因，并按4.1.

3、2各款執(zhí)行，填寫采購申請單。 4.1.6對常用物資、貴重物資，采購人員應在合格供應商處進行采購，如有急需等特殊情況，經(jīng)部門主管或管理處主任批準后可在其他供應商處購買。 4.1.7各部門在支付費用及采購物資前需借款時，由經(jīng)辦人填寫借款單，財務部根據(jù)相關合同、協(xié)議或計劃審核后，按物業(yè)公司財務管理制度辦理借款。 4.2供應商的選擇 在采購物資時要選用符合要求的供應商，在指定的合格供應商名單內(nèi)進行采購活動，按分供方管理程序和工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價制度。 4.3采購回來的物資由提出采購計劃的部門負責人驗收，交倉管員辦理入庫手續(xù)并留下記錄，入庫檢驗執(zhí)行進貨檢驗程序。 4.4采購資料的控制 4.4.

4、1采購資料如有政府、地方法規(guī)關于建筑物業(yè)方面的規(guī)定用料要嚴格依照執(zhí)行(如消防物資，裝修禁用的石棉等)。 4.4.2對經(jīng)常要采購的物資如涉及圖樣，規(guī)格，樣板時，要經(jīng)過審批和批準確保依照這些資料正確購入物資，對外協(xié)加工及制作的產(chǎn)品，其圖紙要求必須要經(jīng)工程部的認可，確保符合要求才能發(fā)出。這些資料作為驗收的依據(jù)。 4.4.3對以上的采購資料要有準確的標識方法，如采購定單，分承包方的工程合同的編號。所簽合同應在合同、協(xié)議收文登記目錄上有記載。 4.4.4對服務項目的分承包方合同須說明各項服務質量要求及服務的評價標準等。 4.4.5服務項目的分承包方合同由公司的法人代表或其授權人員簽訂后實施。 4.5對提供服務方面的供應商對其過程監(jiān)控參見工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價制度。 4.6為確保采購的物資不受人為的影響，采購員應由各管理處主任或部門主管指定，并應遵守員工手冊及公司其它文件的相關規(guī)定。 5.0相關文件 5.1分供方管理程序 5.2進貨檢驗程序 5.3工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價制度 5.4采購與分包合同協(xié)議簽定程序的有關規(guī)定 6.0 相關記錄 6.1采購申請單 6.2借款單 6.3合同、