步行街物業(yè)辦公用品管理規(guī)定

1、本文格式為word版，下載可任意編輯步行街物業(yè)辦公用品管理規(guī)定 步行街物業(yè)辦公用品管理規(guī)定 1 目的 為了加強公司辦公設備及用品的管理，提高設備的使用效率和使用壽命，減少不必要的經(jīng)費開支，確保辦公設備安全、可靠、穩(wěn)定的運行，結(jié)合公司具體情況，制定本規(guī)定,各相關(guān)使用人員應嚴格遵守執(zhí)行。 2 適用范圍 公司所轄各部門。 3 辦公物品分類 3.1 辦公設備：a、復印機;b、傳真機;c、電話;d、辦公桌椅;e、保險柜;f、電腦及打印機;g、其他。 3.2 辦公用品：a、各種信簽;b、材料紙;c、各種表格;d、筆;e、筆記本;f、計算器;g、其他。 4 管理規(guī)定 4.1行政人事部是公司辦公設備及用品的歸

2、口管理部門，公司所有辦公用品的采購、管理、 維護、監(jiān)管等工作統(tǒng)一由行政人事部安排專人負責。所有設備均設專人管理，發(fā)生丟失或損壞并且不能確定直接責任人的，由專管人員承擔責任。 4.1.1設備專管人員應明確所負責設備的具體用途，熟悉其操作規(guī)程。 4.1.2操作人員應嚴格按照使用說明書的要求進行操作。 4.1.3辦公設備出現(xiàn)故障時，應立即知會專管人員。若為簡單故障，由專管人員及時處理，處理不了的，由行政人事部通知專業(yè)技術(shù)人員維修。因使用不當或強行維修而造成設備損壞的，應酌情予以賠償。 4.1.4辦公設備為工作而備，未經(jīng)行政人事部允準，嚴禁用于與工作無關(guān)的事務。 4.2申購： 4.2.1申購原則：滿足

3、工作要求，提高工作效率，節(jié)約人工費用，樹立企業(yè)公眾形象。 4.2.2部門因工作需要添置辦公設備的，由部門負責人提出書面申請，交行政人事部審核并組織進行相關(guān)市場調(diào)查，選三家以上作報價分析，報總經(jīng)理批準并由行政人事部統(tǒng)一購買、分配。 4.2.3部門根據(jù)實際工作需要，于每月二十五日前制定下月低值易耗品申購計劃，報行政人事部匯總核查庫存，制訂月度辦公用品采購計劃，經(jīng)總經(jīng)理批準后由專人負責購買。 4.3報廢：辦公設備達到一定條件可以按以下程序予以報廢;低值易耗的辦公文具無須報廢。 4.3.1報廢條件： 1)使用超過規(guī)定年限，已無使用價值。 2)損壞嚴重無法修復、或修理費昂貴、沒有修理價值。 3)功能降低

4、危及安全。 4)技術(shù)落后、耗能高、效率很低、嚴重影響工作效率、屬于已被淘汰的。 4.3.2設備的報廢：由設備使用人填寫報廢申請表，詳細說明原因，經(jīng)部門負責人及復查、審核后，由行政人事部請技術(shù)專業(yè)人員鑒定并出具書面意見，經(jīng)質(zhì)量管理部核實后，報總經(jīng)理審批。 4.3.3報廢設備的處理：報廢的設備先交由工程部鑒定，由財務部進行登記、處置，行政人事部監(jiān)督。可以再利用的零配件應當取出歸入公司辦公用品倉待用;報廢設備回收資金交財務入賬。 5 辦公設備使用規(guī)定 5.1電腦：電腦的使用及分配以部門為單位，由行政人事部根據(jù)實際需求調(diào)配，并實行使用人負責制。使用者應按規(guī)范要求正確操作使用;服務器由行政人事部指定專人

5、負責維護，發(fā)生故障，應及時報告，由行政人事部安排專業(yè)人員維修。 5.1.1原則上不能設置開機密碼，因特殊情況需要設置的，應將該密碼備存行政人事部。 5.1.2每星期至少一次查殺病毒、升級病毒庫、清理磁盤;每月至少一次磁盤整理，以保證電腦系統(tǒng)的最佳運作狀態(tài)。 5.1.3文件的保存首先以本地磁盤為主，并對有關(guān)文件歸類保存，以便能在最短的時間內(nèi)查找所需資料。如確需在服務器上保存文件應經(jīng)行政人事部書面同意，并在服務器上設立個人文件夾，所有文件均保存于個人文件夾內(nèi);否則，造成文件丟失自行負責。 5.1.4對保存的文件應定期整理，不需要的文件應及時刪除。對需要長期保存的文件由部門提出申請，經(jīng)行政人事部審核

6、后可以光盤方式保存，以保障電腦的使用空間。 5.1.5使用者不得擅自安裝軟件，如確需安裝部分輔助軟件，應向行政人事部書面申請，經(jīng)批準后由行政人事部安排專業(yè)人員安裝。 5.1.6未經(jīng)許可，任何人不得自行打開機箱或拆裝機器，不得擅自對電腦硬盤進行格式化或 重新安裝操作系統(tǒng)。如遇不懂或自己解決不了的技術(shù)問題，應通知行政人事部，由行政人事部安排專業(yè)人員予以解決。 5.1.7因公司工作的特別需要或部門工作需要借用或征用專用責任人負責的電腦時，借用人應保證電腦的使用安全，如因人為操作失誤或使用不善造成損環(huán)的，由借用人負責; 借用人需要將借用電腦搬離指定區(qū)域時，須經(jīng)行政人事部書面批準同意。 5.2復印機：公

7、司復印機由行政人事部指定專人進行管理和維護，并監(jiān)督其他部門的使用。 5.2.1公司復印機作為辦公設備僅供公司文件的復印使用，使用前應按規(guī)定程序辦理申請登記，經(jīng)批準后交專管員執(zhí)行。 5.2.2復印資料、文件時，必須在前臺辦理登記、簽名手續(xù)，并注明復印紙張數(shù)、規(guī)格、申請人、文件名等交部門負責人批準;一次復印張數(shù)超過50頁的，須報行政人事部批準。 5.2.3特別情況需緊急復印的，可按上述程序先登記申請表，事后報批、審驗。 5.2.4復印機專管人員每月底填報當月復印機使用情況匯總表交行政人事部存查，匯總表中 應反映維修情況、零配件更換、違規(guī)使用等情況。 5.2.5復印機出現(xiàn)簡單故障時，專管人員應及時處

8、理;處理不了的，應立即通知專業(yè)技術(shù)人員給予幫助。如強行操作，造成設備損壞的，應酌情予以賠償。 5.2.6復印紙張的使用厲行節(jié)約，反對浪費;內(nèi)部存檔的資料，應盡可能使用雙面復印或使用循環(huán)再用紙張復印。 5.3 打印機：公司打印機設專人進行管理及維護。 5.3.1公司提倡無紙化辦公，對需要上級審查、修改的文檔，可先通過內(nèi)部局域網(wǎng)將文檔發(fā)送到指定的電腦中，審查修改完畢并確認無誤后才能打印。 5.3.2對無需存檔、不涉及公司秘密、可以再使用的紙張，應提供給公眾打印、復印再利用。公司內(nèi)部使用的文件應使用循環(huán)再用紙打印。 5.3.3使用公司函頭信紙打印正式文檔，或者使用彩色打印機打印帶圖片資料的彩色文檔，

9、必須在前臺辦理申請登記，并經(jīng)部門經(jīng)理批準。打印數(shù)量超過20張的須報行政人事部批準;特殊情況可先打印，事后應補辦登記、審驗手續(xù)。 5.4傳真機：公司傳真機僅供傳真或撥打長途電話，非特殊情況，不能用以復印資料。行政人事部指定專人對傳真機進行監(jiān)督管理。 5.4.1長途傳真和利用傳真機撥打長途電話的，須向?qū)９苋藛T辦理登記手續(xù)，特殊緊急情況的可先行使用，事后辦理登記。 5.4.2傳真文件上如使用了涂改液，應當待涂改液完全干后方可傳真，以防止涂改液粘于傳 真機的掃瞄頭上，影響傳真機使用效果。 5.4.3禁止將未拆除訂書針的文件直接放在傳真機上傳真;否則造成損失由使用人負責。 5.4.4專管人員應保障傳真機

10、24小時都有接收用傳真紙，以確保能隨時接收傳真。 6辦公文具及其他低值易耗品管理 6.1每月25日前由各部門負責人根據(jù)工作需要，制定下月辦公用品采購計劃匯總行政人事部。 6.2行政人事部查核庫存數(shù)量后擬出下月易耗品采購總計劃及供應商建議提交行政人事部審核，報總經(jīng)理批準。 6.3總經(jīng)理批準后由行政人事部安排專人統(tǒng)一采購。 6.4采購回來的物品應及時辦理入庫手續(xù)，經(jīng)辦人和保管人員當面核對品名、規(guī)格、數(shù)量，辦理驗收入庫手續(xù)，并通知相關(guān)部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。 6.5辦公用品的保管和發(fā)放由前臺負責。 6.6各部門接到領(lǐng)用通知后，部門負責人安排人員到前臺辦理領(lǐng)用手續(xù)并簽字確認，由部門統(tǒng)一安排、發(fā)放。 6.7辦公用品領(lǐng)用應堅持勤儉節(jié)約的原則，用多少領(lǐng)多少，避免造成浪費，嚴禁將辦公用品帶回家作私人用途。 6.8