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1、會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制存在的問(wèn)題和加強(qiáng)對(duì)策 摘要: 會(huì)計(jì)電算化取代手工會(huì)計(jì)是歷史的必然, 會(huì)計(jì)電算化的高效率、高準(zhǔn)確度給會(huì)計(jì)人員減少了工作量, 增強(qiáng)了會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確度。但如果沒(méi)有較完善的內(nèi)部控制, 會(huì)計(jì)電算化同樣不能起到防錯(cuò)杜弊的作用。目前我國(guó)會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制還很薄弱, 還存在許多問(wèn)題, 加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制, 提高會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量和有效性已成為當(dāng)務(wù)之急。 1、會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制存在的問(wèn)題 1.1 人們的思想認(rèn)識(shí)不到位 我國(guó)的會(huì)計(jì)電算化起步較晚, 人們的思維觀(guān)念還未充分認(rèn)識(shí)到電算化內(nèi)部控制的重大意義, 有些人以為會(huì)計(jì)電算化僅僅能減輕會(huì)計(jì)人員負(fù)擔(dān)、提高核算效率, 能熟練地運(yùn)用電腦進(jìn)行會(huì)計(jì)信息的
2、處理就已經(jīng)不錯(cuò)了, 至于會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制則可有可無(wú)。他們根本沒(méi)有意識(shí)到會(huì)計(jì)電算化所生成的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的重要性, 也沒(méi)有意識(shí)到會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制對(duì)會(huì)計(jì)信息失真的影響。目前我國(guó)的整體電算化程度雖然不高, 但90%的行政事業(yè)單位、大中型企業(yè)集團(tuán)都采用了電算化, 如果不建立和完善電算化的內(nèi)部控制, 則會(huì)使大量的會(huì)計(jì)信息失真, 那么會(huì)計(jì)電算化所帶來(lái)的高效率則是無(wú)效的。 1.2 職權(quán)不相容原則沒(méi)有得到足夠的遵循 職務(wù)相分離, 職權(quán)不相容原則是傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)信息處理的一個(gè)重要原則。但是會(huì)計(jì)電算化后, 由于系統(tǒng)許多崗位可以合并, 許多手續(xù)合并到計(jì)算機(jī)中統(tǒng)一執(zhí)行, 雖然會(huì)計(jì)人員大大減少, 但同時(shí)也使
3、得一些不相容的崗位沒(méi)有得到分離, 從而降低了工作人員相互之間牽制的效力。如有些會(huì)計(jì)人員既負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸入, 又負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的報(bào)送, 這樣就使得他們可能在未得到批準(zhǔn)的情況下直接對(duì)使用中的數(shù)據(jù)和程序進(jìn)行修改操作, 因此會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性及安全性就受到了威脅, 也會(huì)給那些不法分子提供更大的作假舞弊的機(jī)會(huì)。 1.3 系統(tǒng)授權(quán)存在漏洞 手工會(huì)計(jì)授權(quán)下, 在每一項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的責(zé)任人的簽名或者是蓋章。簽名的模仿和印章的仿造都有一定的難度。而會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)授權(quán)方式是口令授權(quán), 通過(guò)繞過(guò)財(cái)務(wù)軟件的關(guān)卡,可以打開(kāi)計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)入財(cái)務(wù)報(bào)表等系統(tǒng),那么所有的財(cái)務(wù)秘密均可知道了, 同時(shí), 業(yè)務(wù)人員的口令很容
4、易被獲取, 這就要求責(zé)任人要注意保密。企業(yè)在加強(qiáng)硬件建設(shè), 采用更先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器的同時(shí), 各個(gè)會(huì)計(jì)崗位要做好自己的口令保密也是極其重要的, 從源頭上控制是最佳的途徑。 1.4 會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)執(zhí)行主體和保存介質(zhì)存在的潛在威脅 會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)執(zhí)行主體是計(jì)算機(jī), 只要計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障或因停電等其他非人為因素, 都將致使數(shù)據(jù)不能被處理, 會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)操作將無(wú)法進(jìn)行。而財(cái)務(wù)軟件的質(zhì)量和性能都會(huì)影響會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確、高效, 輕則財(cái)務(wù)軟件的質(zhì)量出現(xiàn)問(wèn)題, 影響會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確和高效, 重則財(cái)務(wù)軟件的程序出現(xiàn)嚴(yán)重的病毒, 將會(huì)嚴(yán)重危害系統(tǒng)的安全, 若不及時(shí)排除病毒, 將導(dǎo)致會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的丟失。 還
5、有由于會(huì)計(jì)電算化的數(shù)據(jù)信息主要保存在計(jì)算機(jī)的磁盤(pán)或者外在軟盤(pán)、光盤(pán)中。一旦這些磁性介質(zhì)受高溫、受潮、受磨損等而出現(xiàn)損壞, 則其保存的數(shù)據(jù)將無(wú)法讀取。假使沒(méi)有做好相應(yīng)的備份, 將會(huì)嚴(yán)重影響到企業(yè)的會(huì)計(jì)工作。而且該磁性介質(zhì)是以磁信號(hào)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)信息的, 若數(shù)據(jù)被人為惡意修改而沒(méi)被及時(shí)發(fā)現(xiàn), 那么其所提供的會(huì)計(jì)信息就失去了意義。 1.5 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用致使會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制出現(xiàn)新難題 會(huì)計(jì)信息可以通過(guò)物理通信線(xiàn)路傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)上, 會(huì)計(jì)信息的傳輸存在安全隱患。如, 網(wǎng)絡(luò)信息在傳輸過(guò)程中很可能被非法攔截或被人篡改、復(fù)制、銷(xiāo)毀, 特別是網(wǎng)絡(luò)中黑客的侵襲更會(huì)給會(huì)計(jì)電算化的信息系統(tǒng)帶來(lái)極大的潛在威脅, 這個(gè)問(wèn)題的解
6、決在目前來(lái)說(shuō)仍是一大難題。 以上這些問(wèn)題是會(huì)計(jì)電算化進(jìn)程中其內(nèi)部控制經(jīng)常遇到而又必須重視和及時(shí)解決的。若不及時(shí)解決, 它將嚴(yán)重阻礙我國(guó)會(huì)計(jì)電算化向更深層次的發(fā)展; 如若重視并及時(shí)解決, 將極大促進(jìn)我國(guó)會(huì)計(jì)電算化向更深層次發(fā)展, 最大程度地提高會(huì)計(jì)工作水平和會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量, 提升企、事業(yè)單位現(xiàn)代化管理水平和提高經(jīng)濟(jì)服務(wù)效率。 2、加強(qiáng)和完善會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的對(duì)策 2.1 提高思想認(rèn)識(shí)深度 我們必須認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)電算化不僅改變了會(huì)計(jì)核算方式、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)形式、數(shù)據(jù)處理程序和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)領(lǐng)域, 提高了會(huì)計(jì)信息質(zhì)量, 而且改變和方便了企業(yè)的財(cái)務(wù)分析和經(jīng)營(yíng)決策等, 是會(huì)計(jì)理論和會(huì)計(jì)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展、完善, 促進(jìn)了
7、會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制制度的改革, 是整個(gè)會(huì)計(jì)理論研究與實(shí)務(wù)運(yùn)用的根本性變革。思想是動(dòng)力, 只有思想上認(rèn)識(shí)到位,才更有利于促進(jìn)會(huì)計(jì)電算化的推廣、發(fā)展和完善。 2.2 嚴(yán)格會(huì)計(jì)電算化對(duì)人的管理與控制 2.2.1 嚴(yán)格會(huì)計(jì)電算化的人員職務(wù)的管理與控制 會(huì)計(jì)核算軟件投入正式使用后, 必須對(duì)各類(lèi)人員按權(quán)、責(zé)、利相結(jié)合的原則制定崗位責(zé)任制度。會(huì)計(jì)電算化后的工作崗位可分為基本會(huì)計(jì)崗位和電算化會(huì)計(jì)崗位?;緯?huì)計(jì)崗位可包括: 會(huì)計(jì)主管、出納、會(huì)計(jì)核算、稽核、會(huì)計(jì)檔案管理等工作崗位; 電算化會(huì)計(jì)崗位包括: 直接管理、操作、維修計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)等工作崗位。機(jī)構(gòu)調(diào)整必須同組織控制相結(jié)合, 以實(shí)現(xiàn)職權(quán)分離, 有效地限
8、制和及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或違法行為。例如, 規(guī)定系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員和維護(hù)人員不能兼任系統(tǒng)操作員和管理人員; 數(shù)據(jù)輸入職務(wù)與審核記賬職務(wù)不能相容等。同時(shí), 還應(yīng)建立起職務(wù)輪崗制度。 2.2.2 加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)工作人員的職業(yè)道德建設(shè) 雖然會(huì)計(jì)電算化的執(zhí)行主體是計(jì)算機(jī), 但是它的實(shí)施主體是人, 因此企業(yè)要從工作人員的職業(yè)道德抓起, 把道德規(guī)范、行為準(zhǔn)則等直接納入內(nèi)部控制的內(nèi)容。 企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)人員的選用與培養(yǎng), 提高他們的職業(yè)道德水準(zhǔn)和業(yè)務(wù)操作水平, 實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的主體誠(chéng)信。 2.2.3 提高會(huì)計(jì)電算化工作人員的專(zhuān)業(yè)操作能力 目前, 不少單位的電算化人員是由過(guò)去的會(huì)計(jì)、出納等經(jīng)過(guò)短期培訓(xùn)而來(lái), 對(duì)
9、微機(jī)的軟硬件知識(shí)了解甚少, 一旦出錯(cuò), 就會(huì)使工作系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失,嚴(yán)重的將導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰。因此, 要求會(huì)計(jì)人員必須掌握電子計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作和規(guī)范的業(yè)務(wù)處理程序。要提高會(huì)計(jì)人員計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)素質(zhì), 必須大力加強(qiáng)人才培訓(xùn)力度, 使其熟練應(yīng)用會(huì)計(jì)電算化的財(cái)務(wù)軟件, 由核算型向管理型、智能型轉(zhuǎn)變。 2.3 加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)執(zhí)行主體的控制 2.3.1 建立與會(huì)計(jì)電算化相應(yīng)的法律法規(guī) 為了對(duì)付日益猖獗的計(jì)算機(jī)犯罪, 國(guó)家應(yīng)制定并實(shí)施計(jì)算機(jī)安全法律, 在全面安全的宏觀(guān)控制下, 政府主管部門(mén)還應(yīng)進(jìn)一步完善會(huì)計(jì)制度, 對(duì)危害計(jì)算機(jī)安全的行為進(jìn)行限制和打擊, 給電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)提供一個(gè)良好的社會(huì)環(huán)境。 2.3.
10、2 建立計(jì)算機(jī)機(jī)房, 嚴(yán)格系統(tǒng)操作和維護(hù)環(huán)境管理 實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后, 應(yīng)設(shè)立計(jì)算機(jī)機(jī)房, 給計(jì)算機(jī)設(shè)備創(chuàng)造一個(gè)良好的運(yùn)行環(huán)境, 保護(hù)機(jī)器設(shè)備, 防止其他無(wú)關(guān)人員進(jìn)入機(jī)房, 保護(hù)程序和數(shù)據(jù)的安全。操作環(huán)境包括系統(tǒng)操作過(guò)程及系統(tǒng)的維護(hù), 如規(guī)定交接手續(xù)和登記運(yùn)行日志, 數(shù)據(jù)備份及機(jī)器的使用規(guī)范, 軟盤(pán)專(zhuān)用及防病毒感染。系統(tǒng)維護(hù)包括硬件維護(hù)和軟件維護(hù), 硬件維護(hù)主要包括:定期檢查并做好記錄; 及時(shí)進(jìn)行故障分析并做好記錄。軟件維護(hù)是為了保證財(cái)務(wù)軟件操作的規(guī)范化,以實(shí)現(xiàn)對(duì)其操作結(jié)果的正確性、適應(yīng)性和完善性的維護(hù)。專(zhuān)機(jī)專(zhuān)用, 還有財(cái)務(wù)操作人員不得在財(cái)務(wù)專(zhuān)用機(jī)子上上網(wǎng)、插入外來(lái)的軟盤(pán)和光盤(pán), 以防止病毒侵
11、入破壞計(jì)算機(jī), 并且要定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行查毒、殺毒等工作。 2.3.3 加強(qiáng)財(cái)務(wù)軟件的研發(fā)和維護(hù)控制 財(cái)務(wù)軟件屬于應(yīng)用軟件。一般來(lái)說(shuō), 一種應(yīng)用軟件從研發(fā)設(shè)計(jì)到最終淘汰都要經(jīng)過(guò)編程、測(cè)試、維護(hù)等階段。由于關(guān)系到企業(yè)的財(cái)務(wù)管理和經(jīng)營(yíng)決策, 所以它的研發(fā)管理尤為重要。在研發(fā)前應(yīng)進(jìn)行需求分析和可行性評(píng)估; 程序的設(shè)計(jì)要根據(jù)高內(nèi)驟、低偶合的原則進(jìn)行, 以保證軟件的準(zhǔn)確性和高效性; 在編程階段, 運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的語(yǔ)言程序?qū)ψ罱K產(chǎn)品的程序原代碼進(jìn)行編譯處理, 并進(jìn)行加密;在測(cè)試階段, 運(yùn)用黑盒測(cè)試模型等對(duì)文件進(jìn)行測(cè)試, 進(jìn)一步發(fā)現(xiàn)設(shè)計(jì)過(guò)程中所出現(xiàn)的錯(cuò)誤和存在的不足, 實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)輸入與運(yùn)算輸出結(jié)果互相驗(yàn)證的目標(biāo)。
12、并且要對(duì)在使用的財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行定期的維護(hù),防范于未然, 確保財(cái)務(wù)軟件運(yùn)行的安全、平穩(wěn)、高效, 并對(duì)其所存在的不足不斷地給予修正, 而且要對(duì)所選用的財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行不斷的升級(jí)。 2.3.4 嚴(yán)格會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理與維護(hù) 網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)信息資源的共享, 但同時(shí)也給該會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全性帶來(lái)了極大的威脅。系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的安全性主要是指數(shù)據(jù)保密、訪(fǎng)問(wèn)控制、身份確認(rèn)等。我們可以通過(guò)以下幾步來(lái)實(shí)現(xiàn): 采用密碼管理和登錄確認(rèn), 兩個(gè)核對(duì)正確后, 才能對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行讀??; 起用防火墻, 隔離會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)與外部訪(fǎng)問(wèn)區(qū)之間的聯(lián)系, 限制外界用戶(hù)對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)進(jìn)行非法訪(fǎng)問(wèn); 采用數(shù)據(jù)加密、回響檢查等技術(shù)手段進(jìn)行
13、網(wǎng)絡(luò)管理, 以防計(jì)算機(jī)故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失以及不法分子非法攔截盜用財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息等安全隱患, 保障會(huì)計(jì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全運(yùn)行。 2.4 嚴(yán)格會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作 2.4.1 嚴(yán)格會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的輸入控制 建立適當(dāng)?shù)氖跈?quán)和審批機(jī)制, 并對(duì)輸入的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的審批權(quán)通過(guò)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的審核人員對(duì)系統(tǒng)每筆業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的合法性和準(zhǔn)確性進(jìn)行審核, 從源頭上防止錯(cuò)誤的產(chǎn)生, 避免因錯(cuò)誤或舞弊導(dǎo)致的連環(huán)性、重復(fù)性錯(cuò)誤, 這也是會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)輸入控制的重點(diǎn)。采用編碼制度, 會(huì)計(jì)科目采用統(tǒng)一的編碼,不僅提高了操作的速度和準(zhǔn)確性, 而且規(guī)范了行業(yè)管理; 還有設(shè)置邏輯控制、平衡校驗(yàn)控制、錯(cuò)誤更正控制及系統(tǒng)查錯(cuò)、改錯(cuò)控制等等。 2.4.2
14、 嚴(yán)格會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的處理控制 會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)控制的重點(diǎn)在于處理過(guò)程的適應(yīng)性控制、數(shù)據(jù)溢出性檢測(cè)、重新建立系統(tǒng)處理的適應(yīng)性控制, 允許軟件用戶(hù)在一定的限度內(nèi)自由制定或改變會(huì)計(jì)政策, 適應(yīng)自身實(shí)際; 建立數(shù)據(jù)溢出性檢測(cè)以保證數(shù)據(jù)超出計(jì)算機(jī)容量而產(chǎn)生的數(shù)據(jù)損失, 避免因數(shù)據(jù)損失致使數(shù)據(jù)信息失真; 操作過(guò)程中的失誤是不可避免的, 因而, 系統(tǒng)應(yīng)對(duì)用戶(hù)的某些操作做出再審計(jì), 以防止系統(tǒng)數(shù)據(jù)被執(zhí)行重大錯(cuò)誤操作。 2.4.3 嚴(yán)格會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的輸出控制 輸出檢查控制和輸出文件的使用權(quán)限控制是會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)輸出控制的重點(diǎn)。通過(guò)對(duì)憑證、賬簿、報(bào)表數(shù)據(jù)的查詢(xún)和打印, 并進(jìn)一步輸出備份, 能夠有效地預(yù)防利用計(jì)算
15、機(jī)犯罪。系統(tǒng)輸出的會(huì)計(jì)資料中, 有些資料屬于機(jī)密文件, 未經(jīng)批準(zhǔn)不得接觸機(jī)密文件, 并應(yīng)建立嚴(yán)格的文件保管和登記制度,以防止惡意竊取和損壞重要機(jī)密文件。另外, 憑證格式標(biāo)準(zhǔn)化控制、憑證順序號(hào)控制、憑證審核控制、重復(fù)輸入控制、保留審計(jì)線(xiàn)索控制、修改痕跡控制、數(shù)據(jù)備份控制等都是會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的輸入控制和輸出控制的有效方法。 2.5 建立健全會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度 2.5.1 會(huì)計(jì)電算化檔案的收集 所謂的會(huì)計(jì)電算化檔案的收集是指在一定的時(shí)間間隔限度內(nèi), 把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)拷貝存儲(chǔ)到磁性介質(zhì)或光盤(pán)上, 從而脫離會(huì)計(jì)檔案。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好, 以防計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最小
16、的損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。 2.5.2 電算化會(huì)計(jì)檔案的管理與保存 電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤(pán)等信息載體的數(shù)據(jù)信息?;谛畔⑤d體的物理特性,在形成這些檔案時(shí)應(yīng)準(zhǔn)備雙份, 即采用ab 備份法進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份, 并且注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名, 存放在不同的地點(diǎn), 以防止地震或火災(zāi)等意外事故, 導(dǎo)致會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存這些檔案時(shí)還應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng),注意防潮、防塵、防盜工作, 并進(jìn)行定期的檢查、整理、復(fù)制, 防止磁性介質(zhì)受損而使會(huì)計(jì)檔案受損, 丟失。對(duì)于不同版本的會(huì)計(jì)檔案, 除保存各版本的備份數(shù)據(jù)外, 還應(yīng)保存對(duì)應(yīng)版本的會(huì)計(jì)軟件版本, 二者的一致性是非常必要的。顯然, 其收集與管理工作也是比較艱巨的。 3、電算化會(huì)計(jì)檔案的嚴(yán)格利用 應(yīng)嚴(yán)格對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱。我們所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案會(huì)有下述兩種情況: 一是所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案與電算化系統(tǒng)版本號(hào)一致, 此時(shí)只需將你所需的檔案通過(guò)電算化軟件系統(tǒng)中的檔案進(jìn)行調(diào)閱; 二是所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)不一致, 則需在另外一臺(tái)電腦上安裝與此檔案相對(duì)應(yīng)版本的電算化系統(tǒng), 然后再進(jìn)行調(diào)閱。還有要
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