現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理研究

1、 現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理研究 摘要：伴隨著國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷發(fā)展，不少的企業(yè)在時(shí)代的浪潮當(dāng)中也獲得了廣闊前景和發(fā)展機(jī)會(huì)，而在企業(yè)不斷發(fā)展壯大的同時(shí)，對(duì)于企業(yè)檔案管理工作的要求隨之越來越高。搞好企業(yè)管理，不僅關(guān)系到企業(yè)的自身發(fā)展，同時(shí)也是提升企業(yè)競爭力，更好地走向社會(huì)、服務(wù)社會(huì)的現(xiàn)實(shí)需求。關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)制度；企業(yè)檔案管理引言企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案總稱，是企業(yè)業(yè)務(wù)工作日常查考、審計(jì)、巡視、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、決策研究、保障權(quán)益、編史修志等的原始憑證及重要依據(jù)，具有原始性、唯一性和法律憑證等作用，是企業(yè)的寶貴財(cái)富。企業(yè)檔案雖然不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，但是卻通

2、過企業(yè)的其他生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)間接地為企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)和利潤而產(chǎn)生作用。1企業(yè)檔案管理的重要性企業(yè)檔案能夠真實(shí)的反映出企業(yè)各個(gè)項(xiàng)目和生產(chǎn)經(jīng)營的情況，不但是企業(yè)中的一份信息資料，是組成企業(yè)資產(chǎn)的重要部分，更是企業(yè)未來發(fā)展的基礎(chǔ)。好的檔案中完善地記錄著企業(yè)人力資源的細(xì)節(jié)性信息，從而讓企業(yè)能夠依據(jù)檔案中記載的人員行為和功勞，在有職位升遷、裁員減縮、事故處理等需求時(shí)，予以相對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，保障企業(yè)的長遠(yuǎn)、可持續(xù)發(fā)展。好的檔案管理可以幫助企業(yè)增強(qiáng)知識(shí)儲(chǔ)備和技術(shù)儲(chǔ)備，保障知識(shí)產(chǎn)權(quán)與企業(yè)機(jī)密，為企業(yè)未來的發(fā)展機(jī)遇強(qiáng)有力的后勤保障。同時(shí)，好的企業(yè)檔案管理可以幫助企業(yè)在未來的發(fā)展中的抵御風(fēng)險(xiǎn)的能力，在法律糾紛當(dāng)中提供重要

3、憑證與依據(jù)，幫助保護(hù)企業(yè)利益和法律權(quán)益。最后，企業(yè)檔案管理還能夠幫助企業(yè)建立自身企業(yè)文化，通過檔案資料向員工們展示出企業(yè)發(fā)展歷程，增強(qiáng)員工對(duì)企業(yè)的歸屬感及認(rèn)同感，陶冶員工素養(yǎng)，提高企業(yè)形象。2企業(yè)檔案管理存在的不足2.1思想觀念落后企業(yè)作為經(jīng)濟(jì)組織，其一切經(jīng)營管理活動(dòng)以營利為首要目標(biāo)。部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作不像科研、生產(chǎn)、經(jīng)營可以直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)檔案工作的關(guān)注和投入少，致使檔案工作設(shè)備陳舊、檔案經(jīng)費(fèi)遲遲不到位、檔案工作人員配備不足；檔案工作未納入員工崗位責(zé)任制，同時(shí)缺乏經(jīng)濟(jì)考核指標(biāo)，故企業(yè)員工認(rèn)為檔案工作與自己無關(guān)，自然不主動(dòng)歸檔，不積極配合檔案部門工作；檔案工作人員常抱怨領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作

4、不夠重視，抱著“不求有功但求無過”的保守不作為的心態(tài)，導(dǎo)致檔案工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于企業(yè)的其他各項(xiàng)工作。2.2管理人員專業(yè)性較差人力資源是建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理體系的重要環(huán)節(jié)。然而，有些現(xiàn)代企業(yè)檔案管理專業(yè)人才儲(chǔ)備不足，多數(shù)人對(duì)于先進(jìn)的檔案管理軟件既不懂，也不積極學(xué)習(xí)，信息化水平不足，缺乏正確、科學(xué)的信息化理念，仍然以陳舊的方式方法開展工作，無法實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的效益最大化，對(duì)檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程造成了負(fù)面效應(yīng)。2.3檔案安全保管有待加強(qiáng)現(xiàn)有檔案庫房溫濕度調(diào)節(jié)不夠精準(zhǔn)，不利于檔案的長期保存。同時(shí)，寫字樓辦公的其他基層企業(yè)也面臨著檔案庫房配備和改造難、成本高的問題。3現(xiàn)代企業(yè)制度下檔案管理方式3.1改

5、進(jìn)檔案管理觀念對(duì)企業(yè)來講，管理觀念的改進(jìn)不能只局限在企業(yè)收入、利潤獲取等有關(guān)環(huán)節(jié)，假設(shè)忽視了檔案管理觀念以及方式的優(yōu)化，那么企業(yè)便會(huì)步入錯(cuò)誤的循環(huán)中。現(xiàn)代企業(yè)制度下的檔案管理，理應(yīng)在管理思想上確認(rèn)檔案作為信息來源，改變以往的管理方式，持續(xù)進(jìn)行改進(jìn)以及優(yōu)化，科學(xué)地融進(jìn)信息手段。除此之外，企業(yè)的管理者理應(yīng)重視檔案管理工作的展開，提升自身對(duì)此工作的認(rèn)知程度，強(qiáng)化相關(guān)知識(shí)。3.2建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理方式隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作開始步入了新階段，開始使用電子化方式替換以往的手工化操作，將電子檔案信息資源的優(yōu)勢展現(xiàn)出來。為了做好檔案管理工作，就需要資金的支撐，對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施做出改進(jìn)，依照需

6、求購入先進(jìn)的檔案管理設(shè)施，保證檔案管理更加科學(xué)。并且，使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，可以高效管理檔案，自動(dòng)索引檔案信息，資料統(tǒng)計(jì)方便。同時(shí)，需要所有工作者在填寫紙質(zhì)檔案的時(shí)候，確保與電子信息系統(tǒng)條目相同，確?？梢詼?zhǔn)確地錄入信息。工作者在核實(shí)的時(shí)候要詳細(xì)，確保錄入的資料都是準(zhǔn)確的，錄入之后就需要立刻展開管理，對(duì)于部分殘缺的材料，應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)缺，確保紙質(zhì)檔案以及電子檔案的一致性。3.3提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)一方面，可以通過相關(guān)的業(yè)務(wù)、知識(shí)技能培訓(xùn)，讓本部門員工積極參與，并從中獲得專業(yè)素養(yǎng)的提升；還可以通過組織學(xué)習(xí)活動(dòng)、學(xué)習(xí)倡導(dǎo)主題活動(dòng)等，鼓勵(lì)檔案管理人員主動(dòng)學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，發(fā)展自身的學(xué)習(xí)能力，從而在當(dāng)下

7、信息化檔案管理的時(shí)代發(fā)展中，緊跟時(shí)代步伐，提升檔案管理工作的效果。另一方面，適當(dāng)提升檔案管理工作的人員門檻，只有在應(yīng)聘人員專業(yè)能力水平達(dá)標(biāo)的情況才準(zhǔn)許從事檔案管理工作；對(duì)于新入職的人員，積極發(fā)展老員工帶新員工的檔案管理學(xué)習(xí)方式，從而使新入職的檔案管理人員能夠?qū)ζ髽I(yè)的檔案管理流程有更快的熟悉和上手，從而提升檔案管理工作的整體效率。檔案管理人員的專業(yè)水平與電子檔案管理狀況是密不可分的。企業(yè)的檔案管理涉及各種類型的雜多內(nèi)容，并且管理應(yīng)用工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性要求，也需要一定的實(shí)際管理經(jīng)驗(yàn)，因此各檔案管理人員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)學(xué)習(xí)專業(yè)化的知識(shí)技能，保障自身的專業(yè)能力足以應(yīng)對(duì)檔案管理工作需要。3.4強(qiáng)化企業(yè)檔案管理

8、安全性企業(yè)檔案管理的安全性是極為關(guān)鍵的，要求企業(yè)管理工作者以及所有職員達(dá)成共識(shí)，并對(duì)企業(yè)職員開展檔案管理安全性以及信息保密工作的有關(guān)培訓(xùn)。除此之外，及時(shí)給企業(yè)職員灌輸計(jì)算機(jī)方面的有關(guān)知識(shí)，防止在檔案保管以及流程上出現(xiàn)問題，防止不法分子在檔案的轉(zhuǎn)移過程中進(jìn)行信息修改、泄露檔案的相關(guān)信息，在檔案管理的過程中隨意改寫以及在檔案審核的過程中造假等。因此，各個(gè)部門要提升重視力度，遵守原則，將每個(gè)流程都交由專業(yè)負(fù)責(zé)人展開檢查、簽字，保證工作的順利展開。3.5加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)當(dāng)下企業(yè)檔案信息化建設(shè)，是滿足信息時(shí)代的發(fā)展，也是新時(shí)代檔案管理的大方向，對(duì)挖掘檔案資源的作用有著十分重要的意義。檔案的信息化建設(shè)，

9、就是利用現(xiàn)在快速發(fā)展的信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)等，來對(duì)原有的檔案管理方式實(shí)現(xiàn)優(yōu)化，例如原來若檔案入庫，一般采用手工登記和記載分類存儲(chǔ)位置的方法，在有檔案調(diào)度或調(diào)出使用時(shí)，需要管理員在登記記錄本上仔細(xì)查閱記錄，并從存儲(chǔ)庫中翻取，往往會(huì)花費(fèi)大量的時(shí)間和精力才能夠找到；而信息化建設(shè)的引入，讓檔案登記、檔案調(diào)度和調(diào)出使用等工作都轉(zhuǎn)移到了電腦和互聯(lián)網(wǎng)上，能夠?qū)崿F(xiàn)點(diǎn)擊、搜集式的一鍵找尋，大大提高了檔案利用的便利性、便捷性。所以，要順應(yīng)新時(shí)代發(fā)展需要，現(xiàn)代企業(yè)要對(duì)傳統(tǒng)檔案管理信息編變革，使用信息化管理手段，構(gòu)建檔案管理信息化平臺(tái)，設(shè)立電子檔案信息庫，增強(qiáng)信息交互性，提高檔案利用率和效用，有助于企業(yè)健康可持續(xù)的發(fā)展。結(jié)束語綜上所述，檔案是企業(yè)經(jīng)營管理中的主要組成部分，檔案管理是企業(yè)工作中不可缺少的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。針對(duì)存在問題，采取有效對(duì)策提升檔案管理工作水平，無疑是企業(yè)合理利用與開發(fā)資