淺談如何做好辦公室工作

1、摘要摘要 數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代、知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，以及全球經(jīng)濟(jì)一體化的趨勢(shì)，使得企業(yè)的辦公室管理工作面臨著前所未有的復(fù)雜性和多變性，與此同時(shí)，也給企業(yè)的生存和發(fā)展帶來(lái)了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。對(duì)于新時(shí)代的企業(yè)商務(wù)秘書(shū)工作者來(lái)說(shuō)，如何正確地給自己定位，充分利用和發(fā)揮自己的能力和素質(zhì)來(lái)做好辦公室管理工作，對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展有著深遠(yuǎn)的意義。關(guān)鍵字：辦公室工作 商務(wù)秘書(shū) 管理- 0 -目錄摘要- 1 -一、 辦公室工作- 3 -（一）、辦公室工作的的特點(diǎn)- 3 -（二） 、辦公室工作的定位和主要職能- 3 -二、 商務(wù)秘書(shū)- 5 -（一） 、商務(wù)秘書(shū)的含義- 5 -（二） 、商務(wù)秘書(shū)的主要職能- 5 -（三）

2、、商務(wù)秘書(shū)的素質(zhì)要求- 6 -三、 商務(wù)秘書(shū)與辦公室管理工作- 7 -（一） 、 秘書(shū)工作在辦公室工作中的地位- 7 -（二） 、 新時(shí)期的秘書(shū)工作- 7 -（三） 、 商務(wù)秘書(shū)如何做好辦公室工作- 8 -四、 個(gè)人心得- 12 -五、 參考文獻(xiàn)- 13 - 2 -淺談商務(wù)秘書(shū)如何做好辦公室工作淺談商務(wù)秘書(shū)如何做好辦公室工作1、 辦公室工作（一）辦公室工作的的特點(diǎn)企業(yè)辦公室是總經(jīng)理直接領(lǐng)導(dǎo)下的，在企業(yè)工作中起著承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)四方作用的綜合管理機(jī)構(gòu)。就像任何事物都有其特點(diǎn)和規(guī)律，辦公室工作主要有以下的明顯的特點(diǎn)：1. 全局性 辦公室的整體職能不外乎“參謀、服務(wù)、協(xié)調(diào)”，這三大功能發(fā)揮的

3、好與壞，對(duì)各個(gè)部門(mén)的正確決策，對(duì)于上級(jí)的的決策能否落到實(shí)處，對(duì)于公司各個(gè)環(huán)節(jié)能否步調(diào)一致，對(duì)于企業(yè)的健康發(fā)展，都有著直接或間接的影響。2. 綜合性 一個(gè)合格的企業(yè)辦公室的工作是全方位的。既有輔助上級(jí)決策和協(xié)調(diào)，管理公共關(guān)系，也包含了處理文檔資料、績(jī)效考核、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文秘工作以及辦公用品的采購(gòu)供應(yīng)、處理各種應(yīng)急事務(wù)的后勤管理職能。3. 協(xié)調(diào)性 作為“矛盾結(jié)合體”，辦公室工作人員應(yīng)該與各部門(mén)精誠(chéng)團(tuán)結(jié)、協(xié)作共進(jìn)，配合各部門(mén)搞好工作、處好關(guān)系。能幫的幫，能助的助，該配合的配合，該協(xié)調(diào)的協(xié)調(diào)，盡力做好配合工作。4. 服務(wù)性 沒(méi)有服務(wù)性就沒(méi)有辦公室工作。主要體現(xiàn)在“三個(gè)服務(wù)”：為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)；為

4、本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)；為下級(jí)各職位員工服務(wù)。（2） 辦公室工作的定位和主要職能1.定位 辦公室工作以及工作者在企業(yè)里面應(yīng)該做好典范的作用。雖然不是決策機(jī)構(gòu)，卻是領(lǐng)導(dǎo)決策中的重要參謀和助手；雖然不是決策的具體實(shí)施者，卻在實(shí)際落實(shí)工作中起著先鋒和監(jiān)督的作用。所以作為一名辦公室工作人員，應(yīng)該做好以下的定位：1） 做解放思想的典范 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的思路，辦公室人員最先知道，企業(yè)的改- 3 -革發(fā)展方向、發(fā)展戰(zhàn)略等辦公室人員最熟悉。辦公室人員要緊緊跟上領(lǐng)導(dǎo)的思路，跟上企業(yè)發(fā)展的形式，主動(dòng)發(fā)揮好參謀助手的作用，必須做到解放思想。要加強(qiáng)崗位業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高崗位適應(yīng)能力，超前工作；善于學(xué)習(xí)和吸收新的理念和現(xiàn)代

5、管理方法，學(xué)習(xí)和了解國(guó)家、行業(yè)的發(fā)展形勢(shì)，熟練掌握國(guó)家和公司的政策、文件、會(huì)議精神，并靈活運(yùn)用到辦公室的各項(xiàng)工作中去；關(guān)注有利于企業(yè)發(fā)展的相關(guān)政策，增強(qiáng)為企業(yè)發(fā)展出謀劃策的能力。也通過(guò)提高定位解放思想，主動(dòng)站在領(lǐng)導(dǎo)的角度想問(wèn)題、看事情，主動(dòng)站在推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的高度，從企業(yè)發(fā)展大局的層面來(lái)審視自己的思想、工作、效率和作風(fēng)。敢于正視存在的問(wèn)題和不足，奮起直追，不斷挑戰(zhàn)自我，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性、積極性。加強(qiáng)對(duì)標(biāo)學(xué)習(xí)，向同行業(yè)先進(jìn)水平看齊，不斷提高創(chuàng)新能力，打造辦公室工作亮點(diǎn)。2） 做落實(shí)執(zhí)行的典范 辦公室的另一個(gè)角色是類(lèi)似于管家的角色。在商貿(mào)企業(yè)中，上司主要是從宏觀上把握企業(yè)的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略和策略，秘書(shū)則主要

6、充當(dāng)統(tǒng)籌、策劃、安排、處理商貿(mào)事務(wù)的角色，即類(lèi)似“管家”。其主要任務(wù)是負(fù)責(zé)籌劃經(jīng)營(yíng)策略的制定、調(diào)整與控制，安排企業(yè)內(nèi)各職能部門(mén)的日常工作?？梢?jiàn)，商務(wù)秘書(shū)扮演這種“管家”角色的好壞將直接影響企業(yè)整體的運(yùn)作效率。這也是辦公室工作協(xié)調(diào)性的體現(xiàn)，也包括對(duì)政策工作實(shí)際實(shí)施的監(jiān)督檢查。因此，辦公室工作人員必須先做好自己的工作，爭(zhēng)當(dāng)落實(shí)執(zhí)行的典范，才能有底氣有威望去協(xié)調(diào)各個(gè)部門(mén)做好本職工作。2.主要職能 針對(duì)辦公室工作的定位可以總結(jié)出其主要職能：1） 負(fù)責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)日常工作的安排，負(fù)責(zé)來(lái)賓的接待及對(duì)外銜接工作。2） 負(fù)責(zé)會(huì)議準(zhǔn)備工作，并做好會(huì)議記錄。負(fù)責(zé)公司上傳下達(dá)工作。3） 負(fù)責(zé)文件的擬稿、審核、登記、印發(fā)

7、工作；負(fù)責(zé)合同文本的管理。4） 負(fù)責(zé)上級(jí)和外單位來(lái)文的編號(hào)、登記、轉(zhuǎn)達(dá)、傳遞及歸檔工作。5） 負(fù)責(zé)考勤、考核。負(fù)責(zé)公司人力資源的管理，負(fù)責(zé)公司員工“五險(xiǎn)一金”繳交比例的管理與審核。6） 負(fù)責(zé)公章、印鑒、介紹信的使用和管理；負(fù)責(zé)企業(yè)各種證照的年檢、年審工作。7） 負(fù)責(zé)公司內(nèi)部辦公用品、勞保用品的供應(yīng)使用管理。- 4 -8） 負(fù)責(zé)公司低值易耗品，辦公電話(huà)、網(wǎng)絡(luò)通信的管理工作。9） 負(fù)責(zé)公司經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的采集、統(tǒng)計(jì)與整理工作。10） 承辦領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的事項(xiàng)。2、 商務(wù)秘書(shū)（1） 商務(wù)秘書(shū)的含義商務(wù)秘書(shū)一般是指在工商企業(yè)擔(dān)任秘書(shū)職務(wù)的人員和這種人員的職務(wù)。廣義上，商務(wù)秘書(shū)是指在從事各種商務(wù)活

8、動(dòng)的組織中，協(xié)助投資者、經(jīng)營(yíng)者、企業(yè)管理者處理各種商務(wù)性事務(wù)，負(fù)責(zé)組織行政事務(wù)處理，并輔助上司做好決策工作和信息工作，擔(dān)負(fù)上司的近身參謀、助手和工作伙伴的工作人員，包含了從企業(yè)基礎(chǔ)文書(shū)、專(zhuān)職文秘到高級(jí)行政助理等一個(gè)完整的行政輔助人員體系。它集現(xiàn)代商務(wù)秘書(shū)專(zhuān)業(yè)理論、商務(wù)信息、項(xiàng)目活動(dòng)管理、計(jì)算機(jī)應(yīng)用操作、商務(wù)英語(yǔ)應(yīng)用以及文秘工作于一身，是適應(yīng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代商務(wù)領(lǐng)域秘書(shū)工作的發(fā)展趨勢(shì)和要求而出現(xiàn)的一支復(fù)合型高素質(zhì)人才隊(duì)伍，是確保在激烈競(jìng)爭(zhēng)中制勝的戰(zhàn)略資源。（2） 商務(wù)秘書(shū)的主要職能1. 文書(shū)工作 日常信息的上傳下達(dá)，做好各種會(huì)議、活動(dòng)的通知及組織籌備工作；各項(xiàng)重要會(huì)議的記錄與整理；職員工業(yè)績(jī)考核以及評(píng)優(yōu)

9、工作；年鑒的整理、策劃、編排、刊印工作。2. 信息渠道 各類(lèi)活動(dòng)請(qǐng)示及策劃的報(bào)送。準(zhǔn)確傳達(dá)上級(jí)的有關(guān)決定，及時(shí)通知各部門(mén)做好本職工作。 3. 綜合協(xié)調(diào) 在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，自覺(jué)地調(diào)整各類(lèi)組織、各項(xiàng)工作、各個(gè)人員之間的關(guān)系，促進(jìn)各項(xiàng)活動(dòng)趨向同步化和和諧化，也包括對(duì)各個(gè)部門(mén)的監(jiān)督落實(shí)和檢查反饋。4. 后勤保障 辦公室的耗材、日用品等的收購(gòu)和管理，以及一切與領(lǐng)導(dǎo)工作- 5 -有關(guān)的日常事務(wù)。（3） 商務(wù)秘書(shū)的素質(zhì)要求1. 良好的心理素質(zhì)和創(chuàng)新能力 現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)創(chuàng)新所帶來(lái)的快節(jié)奏工作以及秘書(shū)工作服務(wù)性協(xié)調(diào)性強(qiáng)的特點(diǎn)，都要求企業(yè)秘書(shū)必須具備良好的心理素質(zhì)。另外，商業(yè)創(chuàng)新是企業(yè)生存和發(fā)展的關(guān)鍵。商務(wù)秘書(shū)必須

10、時(shí)刻保持求新創(chuàng)新的精神狀態(tài)，在固有模式中努力出新招、創(chuàng)新意，如將繁瑣的辦文程序簡(jiǎn)化，以多媒體手段管理文檔等，就會(huì)使秘書(shū)工作的效率不斷提高、方法不斷出新。 2. 較強(qiáng)的學(xué)習(xí)應(yīng)變能力 商業(yè)環(huán)境是易變的，新情況時(shí)有出現(xiàn)、新知識(shí)層出不窮，商務(wù)秘書(shū)應(yīng)具有強(qiáng)調(diào)自主學(xué)習(xí)；強(qiáng)調(diào)持久的、終身的學(xué)習(xí)；強(qiáng)調(diào)“工作學(xué)習(xí)化，學(xué)習(xí)工作化”；強(qiáng)調(diào)“雙環(huán)學(xué)習(xí)”；強(qiáng)調(diào)學(xué)會(huì)學(xué)習(xí)；強(qiáng)調(diào)學(xué)后有新行為；強(qiáng)調(diào)組織學(xué)習(xí)的學(xué)習(xí)能力以適應(yīng)新的情況。3. 良好的知識(shí)結(jié)構(gòu) 商務(wù)秘書(shū)面臨處理行政、經(jīng)濟(jì)、法律、商務(wù)談判、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、商業(yè)調(diào)查等中信息和情況的要求，從而對(duì)其知識(shí)結(jié)構(gòu)提出了更高要求。從商務(wù)秘書(shū)的各種結(jié)構(gòu)來(lái)看，應(yīng)要具有文、工、商、農(nóng)和行政、技術(shù)

11、、管理、公關(guān)等方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)；從秘書(shū)知識(shí)要求來(lái)看，應(yīng)要具有法律學(xué)、市場(chǎng)學(xué)、價(jià)格學(xué)、預(yù)測(cè)學(xué)、消費(fèi)心理學(xué)、公關(guān)學(xué)、經(jīng)濟(jì)法學(xué)、行政管理學(xué)、運(yùn)籌學(xué)控制論、現(xiàn)代企業(yè)管理及計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用等知識(shí)。我國(guó)加人世貿(mào)組織后，對(duì)我國(guó)各行各業(yè)人員的英語(yǔ)水平要求大大提高?，F(xiàn)代化商務(wù)秘書(shū)都要掌握英語(yǔ)，這是全球多邊貿(mào)易的基本要求。 4. 較高的信息處理能力 商務(wù)秘書(shū)要加工處理各種商務(wù)信息，要對(duì)商務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行迅速處理為領(lǐng)導(dǎo)提供幫助。這要求商務(wù)秘書(shū)能熟練應(yīng)用各種工具、方法提高處理信息能力。例如電子商務(wù)的崛起，使得企業(yè)間的合作與競(jìng)爭(zhēng)將更多地通過(guò)電子商務(wù)手段解決，無(wú)紙辦公、無(wú)紙貿(mào)易將成為現(xiàn)實(shí)。 5. 合作精神和人際交往能力 商業(yè)

12、活動(dòng)本質(zhì)是平等的自愿基礎(chǔ)上的交易，需要參與方的合作才能實(shí)現(xiàn)。商務(wù)秘書(shū)應(yīng)具有合作精神，結(jié)成創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)進(jìn)行工作。社會(huì)分工越來(lái)越細(xì)，經(jīng)濟(jì)、社會(huì)交往的范圍越來(lái)越大。學(xué)會(huì)合作也是商務(wù)秘書(shū)的一項(xiàng)重要能力素質(zhì)。商務(wù)秘書(shū)的職業(yè)特點(diǎn)，使商務(wù)秘書(shū)處于各種矛盾、各種關(guān)系的中心，特別要求秘書(shū)注意建立良好的人際關(guān)系，是自己融入組織環(huán)境之中。- 6 -3、 商務(wù)秘書(shū)與辦公室管理工作（1） 秘書(shū)工作在辦公室工作中的地位 從上面對(duì)于辦公室工作以及商業(yè)秘書(shū)的介紹我們可以發(fā)現(xiàn)，這兩者之間有著很多相似的地方，可以說(shuō)，秘書(shū)工作就是辦公室工作的主體。領(lǐng)導(dǎo)要做到?jīng)Q策科學(xué)化，離不開(kāi)秘書(shū)人員的協(xié)助。因?yàn)槊貢?shū)人員一方面處理著大量的日常事務(wù)工作，

13、使得領(lǐng)導(dǎo)能集中精力考慮大問(wèn)題。另外，還能發(fā)揮他們了解全面情況，掌握多方面信息的優(yōu)勢(shì)，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，提供合理的建議 。（2） 新時(shí)期的秘書(shū)工作 秘書(shū)行業(yè)是一個(gè)傳統(tǒng)行業(yè)。從技能講，傳統(tǒng)的秘書(shū)職責(zé)是公文制作、文書(shū)處理和辦公室日常管理。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)和全球經(jīng)濟(jì)一體化，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)頻繁，經(jīng)濟(jì)組織大量增加，社會(huì)的企事業(yè)單位對(duì)秘書(shū)的需求量大大增加，對(duì)技能也提出更高要求，主要面臨著“四個(gè)轉(zhuǎn)變”：1. 從單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策；2. 從單純地傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；3. 從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)；4. 從憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理。從近年人才市場(chǎng)招聘看，商務(wù)秘書(shū)人才供不應(yīng)求，基層企事業(yè)

14、單位、民營(yíng)企業(yè)難以招聘到專(zhuān)業(yè)的商務(wù)秘書(shū)人才。新時(shí)代規(guī)企業(yè)秘書(shū)有著更高的素質(zhì)要求，高素質(zhì)的要求是牢固樹(shù)立和塑造企業(yè)秘書(shū)隊(duì)伍作風(fēng)正、紀(jì)律嚴(yán)的良好形象的時(shí)代要求。企業(yè)秘書(shū)從事的是一項(xiàng)特殊且重要的工作，遵守紀(jì)律、保守秘密、廉潔奉公是最起碼的要求。新時(shí)代的環(huán)境還對(duì)企業(yè)秘書(shū)有著一些職業(yè)素質(zhì)要求：1. 優(yōu)良的思想政治素質(zhì) 企業(yè)秘書(shū)要有較高的覺(jué)悟。堅(jiān)持以理論和思想為指針，一各項(xiàng)路線(xiàn)、方針、政策和法律、法規(guī)為準(zhǔn)繩，增強(qiáng)貫徹執(zhí)行方針政策的自- 7 -覺(jué)性和堅(jiān)定性。在面臨企業(yè)利益和個(gè)人利益、工作利益和物質(zhì)利益的矛盾時(shí)，應(yīng)該自覺(jué)服從領(lǐng)導(dǎo)、服從公司大舉發(fā)展做出正確選擇。正確對(duì)待改革開(kāi)放中的新情況、新問(wèn)題，并正確地研究和

15、解決。2. 良好的職業(yè)道德和工作作風(fēng) 企業(yè)秘書(shū)部門(mén)主要是為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的機(jī)構(gòu)，這一特殊地位決定了企業(yè)秘書(shū)必須要有良好的職業(yè)道德。在實(shí)際工作中要堅(jiān)持和發(fā)揚(yáng)熱愛(ài)工作、盡忠職守、埋頭苦干、勇于奉獻(xiàn)的作風(fēng)和精神。做到：禮貌而不居高不下，誠(chéng)實(shí)而不弄虛作假，參謀而不自以為是，謙虛而不傲上凌下，謹(jǐn)慎而不唯唯諾諾，公正而不見(jiàn)風(fēng)使舵，原則而不論是道非，敬重而不阿諛?lè)畛?，適應(yīng)而不妄自尊大，本分而不炫耀示人。3. 豐富的業(yè)務(wù)理論知識(shí) 隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步完善，對(duì)企業(yè)秘書(shū)人員知識(shí)要求越來(lái)越高。秘書(shū)人才逐漸向復(fù)合型人才方向發(fā)展，其知識(shí)體系趨于龐大和復(fù)雜。企業(yè)秘書(shū)人員必須在實(shí)踐中不斷地拓展自己的知識(shí)面，更新知識(shí)

16、結(jié)構(gòu)，必須更加注重理論學(xué)習(xí)，結(jié)合具體實(shí)踐，掌握科學(xué)的世界觀和方法論，將市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下的新情況、新問(wèn)題上升到一定的理論高度加以戴闊和總結(jié)，正視改革過(guò)程中出現(xiàn)的新問(wèn)題。更加注重專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，要熟悉本企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和發(fā)展戰(zhàn)略。4. 樹(shù)立正確的秘書(shū)價(jià)值觀 可以說(shuō)，秘書(shū)工作是繁瑣的，有些時(shí)候更是吃力不討好的，所以秘書(shū)人員的心理素質(zhì)必須更加健康、更加出色。只有在正確的人生觀、社會(huì)觀、道德觀指導(dǎo)下樹(shù)立正確的秘書(shū)價(jià)值觀，秘書(shū)個(gè)體才能在秘書(shū)工作實(shí)踐中正確地認(rèn)識(shí)和找到自我，正確地把握秘書(shū)角色，達(dá)到主、客觀的和諧統(tǒng)一，最大限度地發(fā)揮秘書(shū)隊(duì)伍的整體社會(huì)功能和秘書(shū)個(gè)體的社會(huì)作用。在新形勢(shì)下，企業(yè)秘書(shū)工作的責(zé)任感更強(qiáng)，

17、價(jià)值要求更高，作用更大，必須在思想上樹(shù)立廉潔勤政的觀念，在行動(dòng)上自覺(jué)抑制拜金主義、自由主義和極端個(gè)人主義。（3） 商務(wù)秘書(shū)如何做好辦公室工作辦公室擔(dān)負(fù)著上情下達(dá)、下情上報(bào)、對(duì)外交往和后勤服務(wù)等繁重工作，處于協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)各部門(mén)、連接領(lǐng)導(dǎo)和基層的樞紐地位，是機(jī)關(guān)的信息中心、服務(wù)中心、參謀中心、運(yùn)轉(zhuǎn)中心和指揮中心。辦公室秘書(shū)工作人員不僅要明確認(rèn)識(shí)自己所處的位置，找準(zhǔn)自己的坐標(biāo)；還要具備廣博的理論與業(yè)務(wù)知識(shí)，懂得一系列藝術(shù)的- 8 -工作方法和工作技巧。首先，在工作上：1.明確任務(wù)，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性秘書(shū)工作是以“三務(wù)”“四辦”為基礎(chǔ)的工作。即參與政務(wù)、處理事務(wù)、搞好服務(wù)和辦事、辦文、辦會(huì)、辦信（電）。辦公

18、室秘書(shū)工作的任務(wù)概括而言主要是：服務(wù)一個(gè)中心，履行兩大職能，按照“三化”要求，實(shí)現(xiàn)四大轉(zhuǎn)變，做好五項(xiàng)工作。服務(wù)一個(gè)中心:即以服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)為中心。這是秘書(shū)工作的從屬性、輔助性本質(zhì)決定的。領(lǐng)導(dǎo)工作涉及到哪里，它的工作范圍就延伸到哪里，并以此為中心，盡可能為領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)、基層提供各種優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。履行兩大職能：即參謀和辦事兩大職能。參謀職能是為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)決策活動(dòng)提供有關(guān)的信息、咨詢(xún)和建議，增強(qiáng)決策的科學(xué)性，這是秘書(shū)工作的深層職能任務(wù)；辦事職能是直接協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理、處理具體事務(wù)，這是秘書(shū)工作的基礎(chǔ)職能任務(wù)。按照“三化”要求：一是“規(guī)范化”，即秘書(shū)部門(mén)的工作標(biāo)準(zhǔn)，工作程序都要符合一定的規(guī)格、格式。二是“制度化

19、”，即要制定秘書(shū)人員共同遵守的行動(dòng)準(zhǔn)則，以嚴(yán)密的制度對(duì)秘書(shū)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效制約。三是“科學(xué)化”，即要遵循秘書(shū)工作的客觀規(guī)律，尋求最優(yōu)工作方法和最佳工作程序。實(shí)現(xiàn)四個(gè)轉(zhuǎn)變：一是從注重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀劃策、議大事、懂全局、管本行，使辦事辦文辦到實(shí)處，參謀工作參到點(diǎn)子上。二是從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息。三是從單憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué)化管理。四是從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)。發(fā)揮主動(dòng)性、創(chuàng)造性，提高工作預(yù)見(jiàn)性、有效性，創(chuàng)造性地開(kāi)展工作。做好五項(xiàng)工作：一是根據(jù)上級(jí)部門(mén)的決策、意圖和中心工作起草工作計(jì)劃、總結(jié)和報(bào)告，擬定各項(xiàng)管理制度；幫助領(lǐng)導(dǎo)起草講話(huà)稿或講話(huà)提綱。二是做好領(lǐng)導(dǎo)辦

20、公會(huì)議、綜合性會(huì)議的準(zhǔn)備工作。三是開(kāi)展調(diào)查研究工作，檢查、了解所屬業(yè)務(wù)部門(mén)、職能單位貫徹執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)決議、部署的情況。四是全方位收集、整理信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確信息來(lái)源。五是做好政策落實(shí)的督辦工作，及時(shí)反饋督查情況，確保工作事事有著落，件件有回音。2.把握原則，強(qiáng)化工作的自覺(jué)性- 9 -秘書(shū)位居領(lǐng)導(dǎo)“近身”，承擔(dān)輔佐領(lǐng)導(dǎo)工作的種種責(zé)任，這就決定了秘書(shū)工作的基本原則是：盡職不越權(quán)、尊重不奉承、補(bǔ)臺(tái)不拆臺(tái)、服從不盲從、溝通不閉塞。在這里主要強(qiáng)調(diào)補(bǔ)臺(tái)不拆臺(tái)和溝通不閉塞。補(bǔ)臺(tái)不拆臺(tái)是指企業(yè)秘書(shū)心里要有一桿平衡秤，要一視同仁，不論哪位領(lǐng)導(dǎo)安排工作，都要做好，不能有的去做，有的不去做，或三心二意去做。這與我

21、們?nèi)粘＝慌笥讯鄰母星楹团d趣出發(fā)不一樣。在多位領(lǐng)導(dǎo)者面前，不論是在思想感情上，還是在行為活動(dòng)上都不能產(chǎn)生傾斜度。其次，領(lǐng)導(dǎo)之間產(chǎn)生分歧時(shí)，只能被動(dòng)地雙向地勸慰、彌合、消除，不能主動(dòng)地、單向地瞎掰扯、亂攪和，或者保持沉默。本著工作上的支持，關(guān)系上的愛(ài)護(hù)，感情上的友誼去做，這比什么都重要。不能站在一邊，冷落一邊，更不能為某一邊提供反對(duì)另一邊的材料，對(duì)某領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行挖角、拆臺(tái)，擴(kuò)大分歧，加深矛盾。溝通不閉塞則指秘書(shū)工作起上下達(dá)情、左右疏通作用。因此，領(lǐng)導(dǎo)與秘書(shū)雙方的有效溝通至關(guān)重要。兩人之間要建立一種可以“對(duì)接”的工作語(yǔ)言。一是秘書(shū)要能準(zhǔn)確把握和理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖和思想，即解決“聽(tīng)懂”的問(wèn)題；二是秘書(shū)要能夠及

22、時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提供他最為關(guān)心的信息，即解決“回答”的問(wèn)題，這就需要秘書(shū)注意培養(yǎng)自己的政治修養(yǎng)和政策水平；三是要重視反饋，秘書(shū)要肩負(fù)起督促、跟蹤領(lǐng)導(dǎo)批示和指示的責(zé)任，并隨時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋進(jìn)展情況，以便領(lǐng)導(dǎo)心中有數(shù)；四是想領(lǐng)導(dǎo)所想，急領(lǐng)導(dǎo)所急。當(dāng)前的中心工作是什么？亟待解決的問(wèn)題有哪些，解決問(wèn)題的切入點(diǎn)在哪里，秘書(shū)要了熟于心，即可相應(yīng)做些準(zhǔn)備，從而使自己的工作具備超前性和預(yù)見(jiàn)性，真正成為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。3. 做好辦公室管理工作 在辦公室的各項(xiàng)工作中，我覺(jué)得管理工作算是重中之重，因?yàn)楦覀儑?guó)家的法律法規(guī)以及相關(guān)管理機(jī)構(gòu)和制度一樣，它起到的是一個(gè)規(guī)范的作用，對(duì)于辦公室文化乃至整個(gè)企業(yè)文化的形成和發(fā)展起著不容忽視

23、的作用。做好辦公室的管理工作，則要注意一下的幾點(diǎn)：首先在工作上，要加強(qiáng)辦公室的日常管理工作。辦公室的工作千頭萬(wàn)緒，事物督辦、文件起草、資料調(diào)研、文書(shū)處理、檔案管理、考勤管理、文件批轉(zhuǎn)、會(huì)議安排等等。面對(duì)繁雜瑣碎的大量事務(wù)性工作，應(yīng)強(qiáng)化工作意識(shí)，加快工作節(jié)奏，提高工作效率，冷靜處理各項(xiàng)事務(wù)，力求快速、周全、準(zhǔn)確、適度，避免疏漏和- 10 -差錯(cuò)。做好公司的文字性工作。草擬和管理公司綜合性文件，是辦公室的重要工作之一 ，作為辦公室負(fù)責(zé)人，平時(shí)就要組織好辦公會(huì)議的記錄、整理和會(huì)議紀(jì)要提煉等工作，認(rèn)真做好公司有關(guān)文件的收發(fā)、登記、分遞、文印和督辦工作.公司所有的文件、審批表、協(xié)議書(shū)、圖紙、圖集等要整理

24、歸檔入冊(cè)，要設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)，并定期檢查。配合公司領(lǐng)導(dǎo)在制訂各項(xiàng)規(guī)章制度的基礎(chǔ)上要不斷的加以補(bǔ)充和完善。及時(shí)傳達(dá)貫徹公司有關(guān)會(huì)議、文件、批示精神，確保公司各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。其次，在個(gè)人上：1. 保持對(duì)工作的激情 “惟天下至誠(chéng)，為能盡其性；能盡其性，則能盡人之性；能盡人之性，則能盡物之性；能盡物之性，則可以贊天地之化育；可以贊天地之化育，則可以與天地參矣”，這是中庸里面的一段話(huà)，用今天的話(huà)講就是：只有天下最真誠(chéng)的人，才是能夠充分實(shí)現(xiàn)自己天性的人；能夠充分實(shí)現(xiàn)自己的天性，就能夠充分實(shí)現(xiàn)他人的天性；能夠幫助別人充分實(shí)現(xiàn)天性就能夠充分實(shí)現(xiàn)萬(wàn)物的天性；能夠讓萬(wàn)物充分實(shí)現(xiàn)天性，就可以贊助天地化育萬(wàn)物；可以贊助

25、天地化育萬(wàn)物，就可以跟天和地并列為三了。這與我們講的激情有異曲同工之妙。我們常說(shuō)某人有激情，或者是某某人沒(méi)有激情，可見(jiàn)激情具有很強(qiáng)的感染力，可以透過(guò)空氣而感覺(jué)到，可以通過(guò)言行神色而觸摸到。就像“天下至誠(chéng)”一樣，可以很快傳遞給別人，影響到別人。綜觀歷史，每一位一呼天下應(yīng)的英雄人物，必定是滿(mǎn)懷激情的人；環(huán)顧四周，我們身邊能量大的人，一定在內(nèi)心洋溢著激情。沒(méi)有激情的人，就像一顆小石子投入大海，泛不起半點(diǎn)波浪，缺乏激情的人，經(jīng)常在各種挑戰(zhàn)面前頹然退下，樹(shù)旗投降。由此可見(jiàn)，在工作中保持激情有多么重要。在辦公室里，秘書(shū)的工作有時(shí)候是很繁瑣很考驗(yàn)然的，雖然很辛苦，但只要我們保持著最原始的天性所謂激情，相信一分耕耘一分收獲，那么我們所面對(duì)的種種事務(wù)種種問(wèn)題，就會(huì)是一種機(jī)會(huì)，讓我們自己得到提高的機(jī)會(huì)。我們的上司、同事有目共睹，有口皆碑，也會(huì)被我們所感染，這樣以來(lái)我們的辦公室的氛圍將會(huì)越來(lái)越好，對(duì)于我們管理工作的更好完成也是有百利而無(wú)一弊的。2. 保持看問(wèn)題時(shí)的清醒- 11 -滿(mǎn)腔