貨運(yùn)代理操作流程

1、代理公司：中國(guó)貨代(海運(yùn))托運(yùn)人：進(jìn)出口 / 貿(mào)易公司、貨代同行客人=進(jìn)出口 /貿(mào)易公司、同行=貨代公司、船東=船公司、托運(yùn)單=BOOKING訂艙單=SO真 實(shí)補(bǔ)料 =客人提供的集裝箱資料、貨代補(bǔ)料 =貨代提供給船公司的集裝箱資料、船東單 =船公 司出的正本提單、 貨代單=貨代公司出的有效的正本提單、 自動(dòng)艙單系統(tǒng)=AMS買(mǎi)價(jià)=成本價(jià) 格，賣(mài)價(jià) =賣(mài)給客人的價(jià)格1、市場(chǎng)部收到船東 / 同行的價(jià)格作為買(mǎi)價(jià)a) 比較市場(chǎng)上該航線(xiàn)或者該目的地的價(jià)格， 注意比較相同船東， 以及大莊的價(jià)錢(qián)， 以及價(jià)錢(qián)折扣空間b) 整理各船公司各航線(xiàn)的價(jià)錢(qián)c) 制定自己公司的優(yōu)勢(shì)價(jià)錢(qián)2、制定報(bào)價(jià)方案給業(yè)務(wù)3、業(yè)務(wù)尋找客人

2、a) 電話(huà)尋找客戶(hù)b) 預(yù)約上門(mén)或者陌生上門(mén)拜訪(fǎng)客戶(hù)c) 展會(huì)、外貿(mào)網(wǎng)站、朋友介紹等方式尋找客戶(hù)4、業(yè)務(wù)界定目標(biāo)客戶(hù)群，發(fā)送價(jià)格給客人參考a) 市場(chǎng)部把自己的對(duì)外公開(kāi)賣(mài)價(jià)發(fā)給其他同行b) 業(yè)務(wù)參考市場(chǎng)價(jià)錢(qián)，根據(jù)貿(mào)易公司/ 工廠(chǎng)不同的市場(chǎng)信息靈敏度進(jìn)行報(bào)價(jià)5、客人 / 同行接受價(jià)格后聯(lián)系a)或者業(yè)務(wù) / 市場(chǎng)聯(lián)系目標(biāo)客戶(hù)6、對(duì)目標(biāo)客戶(hù)進(jìn)行分析記錄管理a) 對(duì)客戶(hù)進(jìn)行分類(lèi)管理，分已經(jīng)走貨的、洽談中的、已經(jīng)建立起聯(lián)系的、剛進(jìn)行 報(bào)價(jià)的、拒絕的等。b) 對(duì)客戶(hù)公司狀況及個(gè)人情況進(jìn)行客戶(hù)資料管理 (分析目前客戶(hù)公司的經(jīng)營(yíng)規(guī)模 種類(lèi)、產(chǎn)品特性及銷(xiāo)往那些國(guó)家等，個(gè)人情況重要針對(duì)客戶(hù)性情、愛(ài)好、生日等。7、確

3、定好價(jià)錢(qián)和公司內(nèi)部的一些規(guī)定a) 對(duì)客戶(hù)一定要先把公司的匯率、 付款方式及公司內(nèi)部的一些規(guī)定事先跟客戶(hù)交 代好b) 客戶(hù)填寫(xiě)好定艙單后蓋上公章或者業(yè)務(wù)章傳給業(yè)務(wù)8、業(yè)務(wù)收到客人的托運(yùn)單(客人填寫(xiě)的為業(yè)務(wù)提供的托運(yùn)單)a)填寫(xiě)業(yè)務(wù)單 (有的公司通常會(huì)有 3 聯(lián)紙給業(yè)務(wù)員記錄， 第 1 聯(lián)是當(dāng)一票單做完后給業(yè)務(wù)自己留底的， 第 2聯(lián)是文件入檔的， 第 3 聯(lián)是財(cái)務(wù)入檔的) 有業(yè)務(wù)系統(tǒng)的 就在業(yè)務(wù)系統(tǒng)里面提交b)記錄客戶(hù) / 同行的下單情況，注明貨好時(shí)間、起運(yùn)港、卸貨港及目的港。9、操作收到業(yè)務(wù) / 市場(chǎng)轉(zhuǎn)交的托運(yùn)單，預(yù)錄入托運(yùn)單資料a) 對(duì)業(yè)務(wù)單和資料進(jìn)行登記和錄入10、操作以貨代的名義下向船公司

4、下托運(yùn)單11、船公司經(jīng)過(guò)審核后發(fā)送 so給操作12、操作檢查并記錄 SO的資料13、操作傳真/發(fā)郵件把SO傳給客人14 、 業(yè)務(wù)員 / 市場(chǎng)填寫(xiě)業(yè)務(wù)單15、根據(jù)客人提供的單據(jù)以及資料，如客人要求，操作為客人安排拖車(chē)以及報(bào)關(guān)，或客戶(hù) 自行安排拖車(chē)報(bào)關(guān)，報(bào)關(guān)需要注意是否需要退稅，買(mǎi)單a) 客人自拖自報(bào)的由客人自主安排b) 美線(xiàn)需要注意做柜時(shí)間SO16、操作比較價(jià)錢(qián)后跟工廠(chǎng)確認(rèn)裝柜時(shí)間及地點(diǎn)后，選定拖車(chē)公司，并填寫(xiě)派車(chē)單及把 發(fā)送給拖車(chē)公司安排拖車(chē)，包括拖柜以及做柜時(shí)間，轉(zhuǎn)關(guān)、清關(guān)需注明。若清關(guān)，請(qǐng)注明報(bào) 關(guān)行的聯(lián)系人，電話(huà)，傳真a) 拖車(chē)在約定的時(shí)間內(nèi)到碼頭提柜并提供柜號(hào)和司機(jī)等資料給操作，同時(shí)，

5、操作把資料提 供給裝貨方；裝柜時(shí)，則要注意裝柜方法。b) 一些特種柜或者客戶(hù)特殊需求更需要操作和業(yè)務(wù)員全程進(jìn)行跟蹤。17、操作比較價(jià)錢(qián)后，選定報(bào)關(guān)公司，填寫(xiě)報(bào)關(guān)單給報(bào)關(guān)行安排報(bào)關(guān)a) 在與業(yè)務(wù)取得溝通后與客戶(hù)聯(lián)系，跟客戶(hù)拿報(bào)關(guān)所需的一套資料，最后取得資料后把資 料給到報(bào)關(guān)行18、操作監(jiān)督并跟進(jìn)拖柜以及報(bào)關(guān)情況a) 報(bào)關(guān)需要資料包括，客人的正本核銷(xiāo)單，裝箱單、商務(wù)發(fā)票，SO及柜號(hào)b) 如需買(mǎi)單， 只需要客人的裝箱單、 商務(wù)發(fā)票、 報(bào)關(guān)委托書(shū)， 貿(mào)易合同， 重柜紙(還柜紙)19、操作確認(rèn)拖車(chē)行已經(jīng)把柜做了并已經(jīng)按時(shí)還到堆場(chǎng)，也要確認(rèn)報(bào)關(guān)行在截放條時(shí)間前 按時(shí)將放行條交至碼頭。a) 并確認(rèn)將重柜紙交

6、給報(bào)關(guān)行20、此時(shí)如果柜子沒(méi)能順利上船，操作要跟相關(guān)船公司聯(lián)系安排轉(zhuǎn)船，并重新報(bào)關(guān)，產(chǎn)生 的轉(zhuǎn)船費(fèi)，艙租和柜租跟相關(guān)方收取。11、船公司經(jīng)過(guò)審核后發(fā)送 so給操作12、操作檢查并記錄 SO的資料13、操作傳真/發(fā)郵件把SO傳給客人14 、 業(yè)務(wù)員 / 市場(chǎng)填寫(xiě)業(yè)務(wù)單15、根據(jù)客人提供的單據(jù)以及資料，如客人要求，操作為客人安排拖車(chē)以及報(bào)關(guān)，或客戶(hù) 自行安排拖車(chē)報(bào)關(guān)，報(bào)關(guān)需要注意是否需要退稅，買(mǎi)單a) 客人自拖自報(bào)的由客人自主安排b) 美線(xiàn)需要注意做柜時(shí)間SO16、操作比較價(jià)錢(qián)后跟工廠(chǎng)確認(rèn)裝柜時(shí)間及地點(diǎn)后，選定拖車(chē)公司，并填寫(xiě)派車(chē)單及把 發(fā)送給拖車(chē)公司安排拖車(chē)，包括拖柜以及做柜時(shí)間，轉(zhuǎn)關(guān)、清關(guān)需注

7、明。若清關(guān)，請(qǐng)注明報(bào) 關(guān)行的聯(lián)系人，電話(huà)，傳真a) 拖車(chē)在約定的時(shí)間內(nèi)到碼頭提柜并提供柜號(hào)和司機(jī)等資料給操作，同時(shí)，操作把資料提 供給裝貨方；裝柜時(shí)，則要注意裝柜方法。b) 一些特種柜或者客戶(hù)特殊需求更需要操作和業(yè)務(wù)員全程進(jìn)行跟蹤。17、操作比較價(jià)錢(qián)后，選定報(bào)關(guān)公司，填寫(xiě)報(bào)關(guān)單給報(bào)關(guān)行安排報(bào)關(guān)a) 在與業(yè)務(wù)取得溝通后與客戶(hù)聯(lián)系，跟客戶(hù)拿報(bào)關(guān)所需的一套資料，最后取得資料后把資 料給到報(bào)關(guān)行18、操作監(jiān)督并跟進(jìn)拖柜以及報(bào)關(guān)情況a) 報(bào)關(guān)需要資料包括，客人的正本核銷(xiāo)單，裝箱單、商務(wù)發(fā)票，SO及柜號(hào)b) 如需買(mǎi)單， 只需要客人的裝箱單、 商務(wù)發(fā)票、 報(bào)關(guān)委托書(shū)， 貿(mào)易合同， 重柜紙(還柜紙)19、操作

8、確認(rèn)拖車(chē)行已經(jīng)把柜做了并已經(jīng)按時(shí)還到堆場(chǎng)，也要確認(rèn)報(bào)關(guān)行在截放條時(shí)間前 按時(shí)將放行條交至碼頭。a) 并確認(rèn)將重柜紙交給報(bào)關(guān)行20、此時(shí)如果柜子沒(méi)能順利上船，操作要跟相關(guān)船公司聯(lián)系安排轉(zhuǎn)船，并重新報(bào)關(guān)，產(chǎn)生 的轉(zhuǎn)船費(fèi)，艙租和柜租跟相關(guān)方收取。31 、 客人確認(rèn)費(fèi)用并要求開(kāi)發(fā)票(確認(rèn)好發(fā)票抬頭)32、財(cái)務(wù)把發(fā)票開(kāi)好后，文件發(fā)給客人要求客人付款33、文件制作需要發(fā)給船公司的貨代補(bǔ)料，請(qǐng)先了解該船公司是否要求一次性補(bǔ)料，否則 會(huì)產(chǎn)生不必要的改單費(fèi)。34、判斷是出船東單或者出貨代單 a) 出貨代單需要提交貨代補(bǔ)料給船公司，并且托運(yùn)人以及收貨人為兩國(guó)貨運(yùn)代理公司b) 出船東單，直接把真實(shí)補(bǔ)料發(fā)給船公司制作

9、提單并對(duì)單35、文件發(fā)送貨代補(bǔ)料給船公司36、船公司收到提單資料后制作提單樣稿后傳回文件37、文件收到船公司的提單樣稿后確認(rèn)是否有誤38、船公司提單樣稿有錯(cuò)，修改后回傳給船公司39、船公司重新制作提單樣稿并傳給文件40、文件收到新的提單樣稿后確認(rèn)正確給船公司a) 文件重新核查費(fèi)用，如果有新增或減少的費(fèi)用需要跟業(yè)務(wù)說(shuō)明后進(jìn)行確定41、判斷目的地是否為加拿大以及美國(guó)a)是：文件需要錄入 AMS/ACI (自動(dòng)艙單系統(tǒng))i. 文件根據(jù)真實(shí)補(bǔ)料錄入艙單系統(tǒng)ii. 目的港為美國(guó)，船直接到達(dá)美國(guó)只做AMS若船不經(jīng)美國(guó)，在加拿大卸貨，拖車(chē)至美國(guó)內(nèi)陸，只做 ACIiii. 目的港為加拿大，若船不經(jīng)美國(guó)，只做A

10、CI;若船經(jīng)美國(guó)，需同時(shí)做 AMS及ACI；42、外勤到船公司拿發(fā)票回來(lái)(或者船公司寄發(fā)票給文件)a) 拿發(fā)票前先確認(rèn)價(jià)錢(qián)，傳真確認(rèn)付款幣種，提供發(fā)票抬頭傳真予船公司，并注明自取或 由船公司寄發(fā)票43、財(cái)務(wù)查客戶(hù)的帳款是否已經(jīng)到a) 文件催客戶(hù)盡快付款44、客人款項(xiàng)到帳后，按照客人要求出提單給客人;如客人要求出電放，需要收到客人的 電放申請(qǐng)45、財(cái)務(wù)收到客人帳款后根據(jù)文件申請(qǐng)要求付款給船公司a) 文件打印付款清單與發(fā)票一起給財(cái)務(wù)b) 財(cái)務(wù)拿到付款清單和發(fā)票后確認(rèn)后安排付款46、船公司查收到帳款已到a) 如出正本， 船公司會(huì)打印正本寄給文件或由外勤自取; 如出電放， 需要到船公司做背書(shū); 如出SEAWAY到帳后即可出提單。47、船公司打印正本提單并寄給文件48、文件收到船公司正本提單49、判斷是否出船東單a) 出船東單文件則把船東正本提單寄給客人b) 出貨代單文件則打印貨代正本提單寄給客人i. 文件把船東單寄給國(guó)外貨運(yùn)代理公司50、船開(kāi)后，出貨代單的