淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設

1、淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設 摘要：隨著近幾年來我國經濟的迅猛發(fā)展和進步，大量的公司以及企業(yè)漸漸地涌起，并且這些公司和企業(yè)已經成為我國經濟的主要來源之一。而對于事業(yè)單位而言，檔案管理在它們的發(fā)展進程中具有極其重要的作用，許多單位在檔案管理方面投入了大量的人力和物力，但是，由于事業(yè)單位的檔案不僅僅數量多，而且種類繁多，因此，到目前為止，許多單位在檔案管理方面仍然存在著許多問題，從而嚴重的阻礙了事業(yè)單位的進一步發(fā)展和進步。信息時代的到來輕而易舉的解決了這一系列問題，大大的簡化了檔案管理工作。本文就目前我國事業(yè)單位在檔案管理信息化建設方面存在的問題以及相對應的解決對策做了簡要的分析和探討。 關鍵詞

2、：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設；方法和策略 隨著近幾年來我國經濟的快速發(fā)展，我國在信息技術方面也取得了令人舉世矚目的成就，許多新型信息技術已經被廣泛的應用到實際生產和生活中。眾所周知的是，隨著世界各國信息技術的迅猛發(fā)展，當代已經成為一個信息時代，信息技術已經被應用到了各個方面，它已經成為各個企業(yè)以及公司管理以及發(fā)展過程中主要的工具之一。尤其是對事業(yè)單位而言，信息技術的應用給檔案管理工作帶來了極大的便利，利用信息技術不僅僅可以減少不必要的人力以及物力的損耗，而且它可以更好地確保檔案管理信息的準確性以及規(guī)范性。因此，到目前為止，許多事業(yè)單位已經信息技術廣泛的應用到了檔案管理工作中，從而大大的減少

3、了單位不必要的人力和物力的損耗。 一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設方面存在的問題 1.單位管理人員對檔案信息化建設不夠重視 隨著我國信息技術的飛速發(fā)展和進步，信息技術已經被應用到了各行各業(yè)中，許多事業(yè)單位也已經將信息技術應用到了單位的管理中。但是，在現(xiàn)階段，我國仍然有一部分事業(yè)單位的領導人員不能夠認識到信息化建設在檔案管理過程中的重要性，這些領導人員目光短淺，他們認為進行信息化建設需要花費太多的資金，這對單位未來的發(fā)展有很多不利之處，因此，他們始終對于信息化建設持有輕視的態(tài)度，這種現(xiàn)狀嚴重的阻礙了單位的進一步發(fā)展和進步。即使有一部分單位的領導人員已經將信息化建設納入了本單位的未來發(fā)展規(guī)劃中，但是

4、他們在進行建設時僅僅是走馬觀花，并沒有投入實際的精力。 2.事業(yè)單位信息化建設的設備比較落后 眾所周知的是，一套先進并且完整的信息設備在信息化建設過程中具有極其重要的作用，它是進行信息化建設的首要基礎，如果一個單位連最基本的信息設備也沒有，那么又何談進行信息化建設呢？然而，到目前為止，我國許多事業(yè)單位在信息化建設過程中面臨的主要問題之一就是信息設備不完善，并且比較落后。我們知道，事業(yè)單位一般而言都是一些小型的企業(yè)，他們的經濟來源有一定的局限性，因此，許多事業(yè)單位并沒有足夠的資金去不斷的更換新的信息設備，進而，給單位的檔案管理工作帶來了許多的不便利之處。 3.事業(yè)單位檔案管理信息化建設的法律法規(guī)

5、不完善 一個合理并且規(guī)范的法律法規(guī)對于一個企業(yè)的發(fā)展具有極其重要的作用，然而，在實際發(fā)展過程中，許多事業(yè)單位存在的一個主要問題就是法律法規(guī)不夠完善，單位的管理人員以及工作人員都不能嚴格按照法律法規(guī)以及單位的管理制度進行工作，從而大大的降低了他們的工作效率。許多事業(yè)單位的管理人員始終不能認識到法律法規(guī)對于一個單位發(fā)展的重要性，因此，他們并沒有及時制定一個比較合理的法律法規(guī)，及時有一部分單位制定了法律法規(guī)，但是這些法律法規(guī)并不適合自身單位的發(fā)展。 二、提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法和策略 1.加大對事業(yè)單位檔案管理的資金投入 提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的首要條件就是加大對于檔案管理信息化

6、建設的資金投入，從而不斷的完善各種信息設備，進而更好地促進檔案管理工作的開展。例如，事業(yè)單位應該首先引進并且完善各種硬件設備，即計算機、掃描儀以及打印機等，這些是進行檔案管理首要的硬件條件。然后，檔案管理人員及時利用這些硬件設備對原有的檔案進行進一步的收集和整理。同時，事業(yè)單位還應該建立一個專門的網絡安全防護系統(tǒng)，從而確保檔案信息的完整性。 2.加強對于館藏紙質檔案的數字化建設 對事業(yè)單位的館藏紙質檔案進行數字化處理是檔案信息化建設的主要核心之一，它是檔案信息化建設步伐的主要決定因素之一，因此，各個單位的管理人員必須要盡快加強對于紙質檔案數字化的建設。例如，檔案管理人員應該首先對現(xiàn)有的檔案進行

7、分析和整理，然后對于一些需要永久性保存的信息進行數字化處理，即將這些檔案信息利用現(xiàn)代信息技術加工成計算機可以識別的數字化信息，從而更好地確保這些檔案信息的完整性。3.加強對于事業(yè)單位檔案管理工作人員的培訓力度檔案信息化管理是一項技術性以及專業(yè)性都極其強的工作，因此，為了使得檔案信息化建設可以更好地開展，各個事業(yè)單位的領導人員必須要不斷的加強對于檔案信息化管理工作人員的培訓力度。例如，事業(yè)單位可以定期的開展一些計算機應用以及各種電子檔案制作和應用的培訓課題，然后要求所有的檔案信息化管理工作人員積極參加培訓活動，并且在培訓結束之后，對他們的培訓結果進行考核。另外，事業(yè)單位還應該定期開展一些檔案專業(yè)

8、知識、計算機應用技術以及網絡信息技術的專題活動，鼓勵他們相互交流、相互探討，從而不斷的提高自己計算機的應用能力。同時，事業(yè)單位也可以定期派遣一部分檔案管理工作人員到其他優(yōu)秀的范圍進行參觀和學習。甚至也可以聘請一些專業(yè)的網絡技術人員，然后讓檔案管理工作人員積極與他們進行交流和學習。 三、小結 總而言之，在當代這樣一個信息化的時代，各個企業(yè)以及單位的領導人員必須要有長遠的目光，能夠緊跟時代發(fā)展的步伐，不斷的引進各種新的信息技術，并且盡快將這些信息技術應用到實際生產中。尤其對于事業(yè)單位而言，他們的主要工作就是進行檔案管理，檔案管理工作不僅僅涉及的范圍比較廣泛，而且檔案管理工作人員還必須要確保檔案信息的準確性，并且對所有的檔案進行分類處理，這就給檔案管理工作人員的工作帶來了許多的困難。然而，信息技術的出現(xiàn)可以輕而易舉的解決這一難題。因此，各個事業(yè)單位的領導人員必須要提高對于檔案管理信息化建設的重視程度，增加對于信息化建設的資金投資力度。 參考文獻： 1陳瑞蘭.我國檔案信息化建設的現(xiàn)狀分析及問題對策J.改革與開放，2009（，8）：246-247. 2于昕鑫.高校檔案管理信息化建設現(xiàn)狀及對策研究J.辦公室業(yè)務，20