專家經(jīng)驗談：Excel工作表的設計策略

1、編號：時間：2021年x月x日學海無涯頁碼：第8頁 共8頁專家經(jīng)驗談：excel工作表的設計策略專家經(jīng)驗談：excel工作表的設計策略 創(chuàng)建一個excel工作表 (工作表：在 excel 中用于存儲和處理數(shù)據(jù)的主要文檔。也稱為電子表格。工作表由排列成行或列的單元格組成。工作表總是存儲在工作簿中。)沒有任何神秘之處可言，畢竟，這只是一些行和列而已。我們當然不想抑制您的創(chuàng)造性。即使是在開始編寫電子表格的十多年后的今天，我們?nèi)钥梢钥吹?ol 網(wǎng)格的絕妙新用途。但是，有幾條可以讓生活變得稍微容易一點的原則以及一些您需要小心的陷阱。這篇文章提出了您在裝好數(shù)字設備準備開始構(gòu)建自己的工作表之前應該問自己的一

2、些問題。哪些數(shù)據(jù)應該在行中，哪些應該在列中?有時這一點似乎相當明顯，但總體而言，通?？偸前炎钬S富的數(shù)據(jù)放在行中而不是列中。做決定時應該考慮數(shù)據(jù)的可讀性。例如，一個如下圖所示的以月份定向的工作表可與月標簽很好地配合使用，無論月標簽是在工作表的上方還是左側(cè)。在圖中所示的情況下，使月標簽在側(cè)面就使得在屏幕上查看工作表更容易，同時也使工作表更容易與打印紙匹配。應讓工作表更長，而不是更寬，這樣就可以使用“page up”和“page down”鍵來進行屏幕導航。圖中所示的工作表僅有四列詳細數(shù)據(jù)，但是如果工作表有比月份數(shù)更多的詳細數(shù)據(jù)種類，把月份放在列中就可能是更好的選擇。水平定向之后，前一個工作表中所顯

3、示的數(shù)據(jù)仍然可以工作，但要查看所有的數(shù)據(jù)就必須將滾動條滾動到右邊，如下圖所示。通常工作表中積累的詳細信息最適合于從頂?shù)降椎男?或者相對而言，一個深而窄的工作表。您當然可以建立一個淺且寬(只有幾行深，卻有很多列)的電子表格，但也許不久您就會遺憾。您必須不停地把滾動條滾到右邊去查找信息，在您打印時要處理奇怪的分欄符，這時淺且寬的表就會讓您頭疼不已。策略提示一旦工作表已經(jīng)填滿數(shù)據(jù)，再更改就會很費時間 尤其是它從一開頭就可能有不同的設計 需要打印工作表嗎?開始在工作表上工作之前，最好問問自己工作表是否需要被打印出來。您可能會發(fā)現(xiàn)不用考慮打印的問題，例如在工作表被用于信息存儲或者僅僅作為參考的時候。如果

4、要打印工作表，就需要考慮表和數(shù)據(jù)應該如何呈現(xiàn)出來。這將會給您的工作表總體設計帶來巨大的不同。例如，前面圖中所示的水平定向的工作表需要兩頁紙打印，即使您使用“頁面設置”對話框(“文件”菜單，“頁面設置”命令)中的“橫向”模式。打印的第二張包含部分月份總計，但是看不到區(qū)域的名字，除非您使用對話框中“工作表”選項卡上的“打印標題”選項在每頁上重復打印標題。策略提示對于大型工作表，無論是水平還是垂直定向的，要使得打印結(jié)果容易理解，在每頁頂部重復打印標題行，或在每頁左側(cè)重復打印標題列都是絕對必要的。數(shù)據(jù)如何被使用?打印結(jié)果如何被使用也是一個要考慮的問題。如果將被用在一份管理報告中，那么您會希望在一頁紙中

5、得到最突出的信息;如果是一份演示文稿，您會需要對數(shù)據(jù)進行精煉，或者創(chuàng)建更少更容易理解的數(shù)據(jù)塊，以便匯總在十來個單元格組成的小網(wǎng)格中。這樣它就可以被放在一張膠片或幻燈片上。如果您有大量的數(shù)據(jù)要處理，可以根據(jù)不同的目的創(chuàng)建匯總頁，如下圖所示。如果工作表被用于審計或參考的目的，您可能希望看到它所包含的所有信息。在這里定向就成了一個大問題。無論是橫向(水平)格式還是縱向(垂直)格式打印，您都需要據(jù)此來設計自己的工作表。有時如果您的表有很多列，使用橫向定向會不錯。如果您的列數(shù)實在太亂，可以試著把數(shù)據(jù)分割到工作表的總體系統(tǒng)中，即可以按照真實情況打印而不損失上下文或可讀性的數(shù)據(jù)塊。例如，前面圖中所示的工作簿

6、底部的工作表標簽說明，顯示的匯總工作表實際上在一個工作簿中匯總了其他六個表中的數(shù)據(jù)。如果不需要打印工作表中的所有項目，可以使用分級顯示來折疊大型工作表中的詳細內(nèi)容。例如，可以使用分級顯示來只顯示和打印總計，如下圖所示。受眾對象是誰?構(gòu)建工作表只是給自己用呢，還是要與他人聯(lián)機或是以打印的形式共享呢? 換句話說，工作表需要看上去很漂亮呢，還是沒必要用太花哨的格式? 需要為他人創(chuàng)建一個大體的摘要或是總體的概述嗎? 在決定工作表的樣式時，明確地考慮受眾對象非常重要。如果您對工作表中的數(shù)據(jù)很熟悉，也就是說，如果這些數(shù)據(jù)就是您的工作，或許您對詳細信息的興趣要比其他人大得多。您需要像這些信息的受眾對象那樣去

7、思考，告訴他們什么是他們需要知道的 不要多，當然也不應該少。如果您的工作表中包含了很多您的受眾對象并不真正需要看到的數(shù)據(jù)，這種狀況是經(jīng)常發(fā)生的，此時您可以為更好地整體理解來特別創(chuàng)建一個匯總工作表。策略提示如果工作表有超過一種的受眾對象，此時應為每組對象創(chuàng)建不同的匯總工作表，而所有的工作表都使用相同的底層數(shù)據(jù)。 您不在時工作表還可以工作嗎?如果您創(chuàng)建的工作表有時會被其他人使用，此時應確保您的工作表是可以理解并被準確記錄的。很多人并沒有考慮到這件事，但是您在創(chuàng)建每一個工作表的時候，無論是商業(yè)還是私人用途，都應意識到某一天被其他人使用的可能性，而且是在沒有您的幫助的情況下。如果有一天您換了工作，您會

8、給自己的繼任者留下一筆卓越的遺產(chǎn)，這會給您的形象加分。少量的記錄可以支撐一個漫長的過程，如下圖所示。您在為重要的個人記錄準備工作表時，還應考慮到您的生存期問題。這可不是危言聳聽，如果您遇到什么意外，您的家庭可能因無法破譯您的金融lt;/agt;lt;/agt;工作表而陷入困境。策略提示使用“評論”選項，在需要少量說明的地方添加注釋。工作表依賴導入的數(shù)據(jù)嗎?很多人使用從別處編輯的數(shù)據(jù)作為工作表分析的基礎。例如，通常位于您的電腦上或網(wǎng)絡lt;/agt;lt;/agt;上某處的數(shù)據(jù)庫lt;/agt;lt;/agt;是您提取和分析特定信息的庫。如果是這樣的話，盡量讓自己輕松一些。通常，我們使用專門的方

9、法來工作 那就是，在需要的時候快速完成，不特別關(guān)注重復性問題。如果您從數(shù)據(jù)庫收集信息，則可以構(gòu)建一個隨時都能重復執(zhí)行的查詢，而不用每次都從頭再來。這樣您就可以確保導入的數(shù)據(jù)每次都能以相同的方式來構(gòu)建。您可以使用導入數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)作為工作表設計的基礎。或者，也可以把導入數(shù)據(jù)放在一個沒人看得到的單獨的表中，然后只提取有關(guān)的信息來建立一個格式完美的表。例如，下圖所示的就是這樣一個工作表，可以看到原始數(shù)據(jù)是在信息表后面的一個單獨的表中。注釋 有時一說到“數(shù)據(jù)庫”這個詞，人們就會想到一堆晦澀的專業(yè)術(shù)語。盡管使用“數(shù)據(jù)庫” (數(shù)據(jù)庫：與特定主題或用途相關(guān)的數(shù)據(jù)的集合。在數(shù)據(jù)庫內(nèi)，關(guān)于特定實體的信息(如雇員或訂

10、單)分類歸納到表、記錄和字段中。)程序可能很復雜，但想一想，您在 excel 中創(chuàng)建的許多工作表實際上就是原始的數(shù)據(jù)庫。電話簿是一個打印形式的數(shù)據(jù)庫的例子。在數(shù)據(jù)庫術(shù)語中，電話簿中的每一個電話列表都是數(shù)據(jù)庫的一個記錄，列表中的每一項信息(名字、姓氏、地址和電話號碼)都是一個記錄字段。需要超過一個工作表嗎?以前的信息保存在紙上并手工來計算 (可能使用一個十鍵計算器)，電子表格程序是作為一種更好的存儲、表示和解釋信息的方式而出現(xiàn)的。通常我們在初學舊版的 excel 時所創(chuàng)建的最早的工作表并不比紙上制作的二維表格更強。從老的紙面樣本逐步提高的一種方式是使用模塊化設計。模塊化設計是一種“結(jié)構(gòu)化編程”或

11、者“面向?qū)ο蟆钡姆绞?，是把?shù)據(jù)作為獨立的元素刻入邏輯塊中。(另一種被稱為“層次化”的設計方式是以錯誤標識和最大化可讀性為目的來組織的。)如果不需要把詳細數(shù)據(jù)以一種漂亮的格式來保存，又何必自尋麻煩呢? 這樣，就可以把精力集中在要和他人共享的匯總工作表和圖表的美化上了。策略提示設計一個工作表系統(tǒng)，而不要把所有的信息都放在一張工作表上。在模塊化設計中，數(shù)據(jù)有一個表，每種類型的分析有另一個工作表。在一個復雜的模塊化系統(tǒng)中，可能需要很多表，每一個都有特定的任務。留出了插入新行和新列的空間嗎?工作表編寫完成后，考慮到擴充和編輯的需要也是很關(guān)鍵的。如果可能的話，在細節(jié)區(qū)域中添加一些多余的行和列，保持總計和詳細數(shù)據(jù)之間有一到兩行或列的距離是個不錯的主意。最常見的編輯動作之一就是插