參展計劃書參展方案

1、參展計劃書（參展方案）參加展覽會不是簡單地派幾個人帶著展品和樣本去展館展是企業(yè)的產(chǎn)品，而應 該看作是一個涉及面很廣的復雜工程項目，因而制定詳細的參展計劃就顯得十分重 要，一個好的參展計劃是在一定的投入下取得最大參展效益的基礎(chǔ)。參展計劃應該 包括在企業(yè)的年度工作計劃中，統(tǒng)籌安排。參展計劃一般包括：展出目標，確定參 加展覽會的目的或預期達到的目標。選擇展會，根據(jù)展出目標確定要參加的一個或 數(shù)個展覽會。展出重點，確定所參加的展覽會所要宣傳或展覽的重點項目。相關(guān)活 動，確定在展會期間開展的各種活動。時限要求，按展覽會的時間確定各項工作的 起止時間。人員安排，指定參展項目的管理人員、工作人員以及各自的分

2、工責任。 資金計劃，安排全年度用于展覽會的資金使用計劃。籌備工作，確定與所參加展覽 會配套的資料準備、展品制作、運輸?shù)绕渌ぷ?。展出目標是企業(yè)根據(jù)自身發(fā)展的需要和市場環(huán)境，通過參加展覽會預期達到的 經(jīng)營或銷售目標，是為企業(yè)總體經(jīng)營目標服務的。企業(yè)參加展覽會的主要目的可以 歸納為：產(chǎn)品和行業(yè)的市場調(diào)研、宣傳企業(yè)的新產(chǎn)品和新技術(shù)、聯(lián)系客戶和銷售網(wǎng) 絡、技術(shù)和業(yè)務交流、建立或增強企業(yè)商業(yè)形象、擴大貿(mào)易機會等幾種，企業(yè)應按 照總體經(jīng)營目標根據(jù)不同的發(fā)展階段和市場情況來確定展出目標。展出目標可以制 定成一些量化指標，使展出目標具體化和便于操作。在年度參展計劃的指導下，針對每一個要參加的展覽會要制訂出詳細

3、的參展方 案。參展方案中除了年度計劃中的相應容以外，還應包括主題、標志、色彩、文 字、照片、圖片、展品、布局等針對展覽會的具體要求，以及對指定的展位設計和 施工公司提出的要求。展會前準備及注意事項（一）明確參展目標參展目標的制定要配合企業(yè)整體的市場策略，具有實際性和可衡量性。一般來 說，企業(yè)參展主要會有以下幾個目標：新產(chǎn)品宣傳推廣；融洽客戶關(guān)系，維持與老 客戶的接觸；接觸更多的潛在客戶和行業(yè)人士，認識實力強大的買家；企業(yè)形象宣 傳，產(chǎn)品品牌提升；收集市場信息，進行實地調(diào)研；找到新的市場推銷思路；每次 參展的目標不會是單一的，根據(jù)各自的實際情況都會有所側(cè)重。明確的參展目標是 展會營銷成功的關(guān)鍵，

4、后續(xù)的工作都是圍繞著參展目標展開的。（二）研究并選擇展覽會每年，各地同一題材的主題展會都有不少，其容、規(guī)模、功能都會有所差別。 到底選擇參加哪些展會，則要結(jié)合參展目標，根據(jù)公司的市場策略，具體分析、認 真選擇。研究行業(yè)動向，了解行業(yè)相關(guān)的公司；行業(yè)協(xié)會和行業(yè)雜志都參加了哪些重要 的展會，擬定出可能參加的展覽會。與各展會經(jīng)理洽談，了解前幾屆展會的觀眾數(shù)量、職業(yè)分布、地理分布和交易類別；了解往屆參展商的數(shù)量，有哪些知名企業(yè)參 展及其參展力度。同時，應盡可能要求展會經(jīng)理寄上一份詳細的招展說明和往屆展 會的分析報告，從中判斷各展會的質(zhì)量和特色。比較各展會舉辦的時間、地點和展位費用。這些與企業(yè)的整體市場

5、計劃是緊密 聯(lián)系在一起的。展會舉辦的時間、地點的不同，就會導致企業(yè)參加展會的側(cè)重目標 有所不同。例如，參加一個在企業(yè)業(yè)務尚未開拓的區(qū)域舉辦的展會，其重點可能就 會放在產(chǎn)品宣傳推廣、市場調(diào)研等方面；而在一個企業(yè)業(yè)務發(fā)展較成熟的區(qū)域舉辦 的展會，其重點則可能會放在企業(yè)形象宣傳、品牌提升，融洽客戶關(guān)系等。同時，還可以通過上門或拜訪一些與自己沒有競爭的參展企業(yè)、相關(guān)的行業(yè)協(xié) 會和雜志社，以了解展會主辦機構(gòu)的組織能力、展會的觀眾特征等；從以往的展會 目錄中，可以知道哪些公司參加過該展會，比較這些公司是否每屆都參展及參展的 力度。（三）參展準備工作在企業(yè)確定好要參加的展會后，就進入到了參展準備這個事務性的

6、工作階段。 組織經(jīng)驗較豐富的展會主辦機構(gòu)此時一般都會向參展企業(yè)提供一份詳細的參展商手 冊，對其在該階段應該完成的準備工作和時間期限都會提出要求。企業(yè)參展負責人應保持與展會經(jīng)理的聯(lián)系，充分做好以下幾個方面的工作：展 位的選擇與確認；展位的設計與搭建；展品運輸；各種宣傳資料、贈品或禮品等的 準備；工作人員和展位人員的培訓。（四）展前營銷市場競爭的日益激烈，使得展前推廣工作在整個展會營銷計劃中變的越開越重 要，其效果也更顯突出。一個策劃良好的展前推廣能夠象廣告一樣達到很好的宣傳 效應，增大參展企業(yè)在展會期間受關(guān)注的力度。一般的展前推廣計劃有：直接郵寄：在展會前，通過電子邀請、郵寄宣傳材料，或者與主辦

7、機構(gòu)合作在 其對外的郵寄資料中宣傳，讓你的合作和潛在的客戶知道你將參加的一些行業(yè)展會 和具體攤位號，在他們心目中樹立良好的形象。要注意把握好直接郵寄的時間與方 式。媒體宣傳：制定周密的媒體聯(lián)系計劃，選擇恰當?shù)臅r間通過報紙、行業(yè)刊物傳 遞企業(yè)的參展信息和參展動態(tài)。容力求新穎、明了。展位贈品：恰當選擇的展位贈品會給企業(yè)的展位帶來活力，有助于品牌認知度 的建立和招徠更多的潛在目標客戶。贈品要有個性，這樣才能走進客戶的心里。還 要注意所選用的贈品的數(shù)量和質(zhì)量。高質(zhì)量的贈品會給與會者留下深刻的印象，數(shù) 量上則要根據(jù)觀眾類別數(shù)據(jù)作充足的準備。同時，還應該特別注意贈品的派送方式。營造贈品稀缺的氛圍以激活贈品

8、的生 命力，提高客戶對它的價值感。不要讓參觀者隨意拿取贈品，而應該把它作為一種 酬謝贈送給那些和公司代表交談或留下名片，填寫客戶信息，觀看產(chǎn)品演示的專 業(yè)觀眾?？偠灾瑒?chuàng)新的運用各種獎勵方法，能夠事半功倍，為你的展位吸引更 多的注意力。贊助活動：在展會舉辦期間，成功的展會主辦機構(gòu)會組織各類活動，以使展會 靈動起來，錦上添花。參展企業(yè)可以根據(jù)需求與展會主辦機構(gòu)事先共同設計一些個 性化的贊助活動，增加公司對行業(yè)人士的曝光機會，提升形象。展會時間短，現(xiàn)場環(huán)境嘈雜、擁擠，要獲得最佳效果，應注意以下幾個事項（一）現(xiàn)場安排。對于攤位相對較小而參展人員較多的企業(yè)來說，在展會現(xiàn)場和觀眾洽 談的空間會顯得比較

9、狹窄、擁擠，很難實現(xiàn)交易的順利進行，有必要 在展館周圍的賓館、酒店租用會議室，或者在下榻的賓館的房間與客 戶接洽，這不僅可以創(chuàng)造較為寬松的環(huán)境，而且可以利用夜晚等閉館 時間更廣泛、更深入地接觸經(jīng)銷商。（二）統(tǒng)一應對。洽談的原則是所有的人都應統(tǒng)一口徑，不能出現(xiàn)招商政策不一致的錯 誤，否則會招致客商的不滿。這就需要事前的溝通，就引起誤解的招 商政策進行深入的交流，某一具體問題該使用什么樣的說辭，面對不 同經(jīng)銷商該如何處理，這都需要給出細致明確的方案。（三）合理分配。根據(jù)參展人員的能力、經(jīng)驗，分配工作任務，商務談判、對外聯(lián)絡、 后勤保障、展會信息搜集等，凡事都應具體到人，主次分明，這樣才 能在實戰(zhàn)中

10、分工合作，相輔相成。（四）形象禮儀。任何一個參展人員都是代表企業(yè)面對客戶，個人行為舉止如何，對企 業(yè)品牌而言，并非小事一樁。做市場首先是做人，經(jīng)銷商再有實力， 如果素質(zhì)太差就不能將其發(fā)展為代理商；同樣，好的經(jīng)銷商也會這樣 考察企業(yè)。員工的素質(zhì)反映企業(yè)文化，企業(yè)文化差勁的公司經(jīng)銷商也 會敬而遠之。因此，所有參展人員都應注意自身形象，面對客戶不卑 不亢。在衣著上，最好是統(tǒng)一穿著企業(yè)商務裝。展會調(diào)研事項該次展覽能滿足我們市場推廣需要嗎？1展會日期是否合適？2同期有別的展會舉辦嗎？3展會地點是否便利？4有多少與會者是來自目標市場的？5有多少與會者是來自我們主要的服務地區(qū)的？6組展機構(gòu)怎樣推廣展會？7該

11、展覽以往的業(yè)績?nèi)绾?8哪些競爭對手將參展？9展會組織是否提供以往參展商的聯(lián)系方法？10公司中有人曾參加過這個展會嗎？11我們可為此展會投資多少？12展會組織對參展商的推廣會提供什么樣的協(xié)助?13組展機構(gòu)可以提供參觀買家專業(yè)性的保證嗎？14我們希望通過參展得到多少回報？15該展會能為我們現(xiàn)行的市場策略服務嗎？16需要展出什么產(chǎn)品？17在這次展會上誰是我們的目標觀眾？18我們參展的目的是什么？19我們有書面的參展計劃嗎？20參展預算已確定了嗎？21我們的展位已確定了嗎？22訂金或必要的保證金已支付了嗎？23怎樣的展位設計符合我們的要求？24我們能使用現(xiàn)有的展示品嗎？25我們需要新的展示品嗎？26我

12、們需要新的宣傳畫嗎？27我們需要預定以下哪項展覽服務：楣板、電氣、地毯、視聽器材、給排 水；展位清潔服務、植物擺設、電腦、打印機、垃圾簍？28安全服務是否必要？29是否安排好展位的安裝與拆卸？30怎樣安排貨運？31有什么需要了解的當?shù)卣邨l款？32保險怎樣安排？33酒店服務預訂好了嗎？34注意展位付款的最后期限了嗎？35需要提供展位信用卡交易方式嗎？36需要營業(yè)執(zhí)照嗎？37指引卡片已設計并打印好了嗎？38展前推廣如何進行？是否做了以下事情：發(fā)個人邀請函（包括介紹和回復函）、做廣告（貿(mào)易出版 物，當?shù)孛襟w）、直郵廣告、推廣、公關(guān)？39我們的展位號有否包含在展前的推廣材料中？40需要印制額外的傳單、目錄和價目表嗎？41印刷品準備好了嗎？42對其他的公關(guān)活動做好了計劃嗎?43我們的展覽指引條款已完成并寄出了嗎?44怎樣的贈品能取得更好的效果？45我們要組織什么樣的現(xiàn)場推廣活動46要預訂多少門票？47歡迎儀式籌備好了嗎？48展位上需要多少工作人員？49誰是代表公司的最佳人選？50展位經(jīng)理指定了嗎？51參展人員的培訓準備好了嗎？52定好展前會議的時間了嗎？53參展人員熟悉展出的商品和服務嗎？54是否組織好一個演示會？55是否有一個準備回答問題的技術(shù)代表？56是否為