excel2007數(shù)據(jù)透視表入門PPT課件

1、# Microsoft Office Excel 2007 培訓 數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表入門入門 貴公司的名稱 演示： # 數(shù)據(jù)透視表基礎 什么是數(shù)據(jù)透視表 可以把Excel想象成一個很大的工具箱，它包含我們要使 用的各種工具。數(shù)據(jù)透視表本質上是Excel工具箱中的一 個工具。 通過數(shù)據(jù)透視表查看數(shù)據(jù)集時，有可能看到之前沒有注 意到的數(shù)據(jù)細節(jié)，此外還可以旋轉數(shù)據(jù)透視表，以便從 不同的透視角度查看數(shù)據(jù)。 使用數(shù)據(jù)透視表能夠建立數(shù)據(jù)集的交互視圖。我們稱這 個視圖為數(shù)據(jù)透視報表，從而我們可以方便地將數(shù)據(jù)分 組，匯總大量的數(shù)據(jù)形成有用的信息，在很很短的時間 內進行各種計算。 # 數(shù)據(jù)透視表基礎 為什么應

2、該使用數(shù)據(jù)透視表 通常，Excel的行為可分為兩大類：計算數(shù)據(jù)和整理（格 式化）數(shù)據(jù)。雖然很多內置工具和公式可以使這些任務 很容易完成，但是數(shù)據(jù)透視表通常是計算、整理數(shù)據(jù)最 有效的方法。它可以幫助我們以比傳統(tǒng)的函數(shù)和公式更 快更好的方式完成許多任務，有助于極大地提高必須使 用EXCEL完成的大量的任務的效率，并減少錯誤，數(shù)據(jù)透 視表不能做所有的事情，但哪怕只知道數(shù)據(jù)透視表的基 本功能的用法，就可以讓自己的數(shù)據(jù)分析能力和效率提 高到的新水平。 # 數(shù)據(jù)透視表基礎 何時應該使用數(shù)據(jù)透視表 有大量交易數(shù)據(jù)，已很難通過有意義的方式分析和匯總 需要找出數(shù)據(jù)內部的關系并分組 需要找出數(shù)據(jù)中某一字段的一系列

3、特定值 需要利用各種時間周期找出數(shù)據(jù)趨勢 預期要頻繁地查詢數(shù)據(jù)分析的變化 需要創(chuàng)建常常包含新增加部分數(shù)據(jù)的分類匯總 需要將數(shù)據(jù)組織成易于制成圖表的格式 #數(shù)據(jù)透視表入門 課程內容 概述：了解數(shù)據(jù)的意義 課程：處理數(shù)據(jù) 本課包含一個建議任務的列表和一組測試題。 #數(shù)據(jù)透視表入門 概述：了解數(shù)據(jù)的意義 您的工作表含有大量數(shù)據(jù)，但是您知道 這些數(shù)字的含義嗎？這些數(shù)據(jù)能夠解答 您的問題嗎？ 數(shù)據(jù)透視表提供了一種快速且強大的方 式來分析數(shù)值數(shù)據(jù)、以不同的方式查看 相同的數(shù)據(jù)以及回答有關這些數(shù)據(jù)的問 題。 在這一簡明課程中，您將了解數(shù)據(jù)透視 表如何工作以及如何在 Excel 2007 中 創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。

4、 #數(shù)據(jù)透視表入門 課程目標 使用數(shù)據(jù)透視表分析和匯總您的數(shù)據(jù)。 # 課程 處理數(shù)據(jù) #數(shù)據(jù)透視表入門 處理數(shù)據(jù) 假設存在一個包含銷售 數(shù)字的 Excel 工作表。 它展示了數(shù)千行有關兩 個國家/地區(qū)的銷售人 員及其每天銷售量的數(shù) 據(jù)。 有大量數(shù)據(jù)需要處理這些數(shù)據(jù)逐行列出 并分成多列。 您如何從工作表中 獲取信息并了解 所有數(shù)據(jù)的意義？ 您可以使用數(shù)據(jù)透視表。它們能夠將數(shù)據(jù)轉換為 短小簡 潔的報表，并準確地告訴您需要了解的 內容。 #數(shù)據(jù)透視表入門 查看源數(shù)據(jù) 在開始使用透視數(shù)據(jù)表 之前，請觀察一下您的 Excel 工作表，以確保 它為報表做好了準備。 當您創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表時，源數(shù)據(jù) 的每列都將

5、成為一個字字 段段并且可在 報表中使用。 字段概括了源數(shù)據(jù) 中的多行信息。 #數(shù)據(jù)透視表入門 查看源數(shù)據(jù) 報表字段的的名稱來自 源數(shù)據(jù)中的列標題。因 此，請確保您具有源數(shù) 據(jù)中工作表第一行各列 的名稱。 標題下的其余各行應該包含 同一列中的類似項。 例如，文本應該位于一列，數(shù)字在另一 列，而日期又在 另一列。換句話說， 包含數(shù)字的列不應該 包含文本，等 等。 #數(shù)據(jù)透視表入門 查看源數(shù)據(jù) 最后，要用于數(shù)據(jù)透視 表的數(shù)據(jù)應該不包含空 列。 最好不要包含空行。 例如，應該刪除用于將 數(shù)據(jù)塊相互隔開的空白行。 #數(shù)據(jù)透視表入門 開始 此處介紹如何開始使用 數(shù)據(jù)透視表。 您可以使用此處顯示的 “創(chuàng)建數(shù)

6、據(jù)透視表”對 話框。 準備好數(shù)據(jù)后，請單擊數(shù)據(jù)中的任意位置。 在“插入”選項卡上的“表”組中，單擊 “數(shù)據(jù)透視 表”，然后再次單擊“數(shù)據(jù)透視表”。將打開 “創(chuàng)建 數(shù)據(jù)透視表”對話框。 #數(shù)據(jù)透視表入門 開始 此處介紹如何開始使用 數(shù)據(jù)透視表。 您可以使用此處顯示的 “創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”對 話框。 已為您選中“選擇一個表或區(qū)域” 選項。“表/區(qū)域” 框顯示 所選數(shù)據(jù)的范圍，該范圍 可根據(jù)需要進行修改。 單擊“確定”。 #數(shù)據(jù)透視表入門 數(shù)據(jù)透視表基礎知識 這是在關閉“創(chuàng)建數(shù)據(jù) 透視表”對話框后，在 新工作表中看到的內容。 其中一側是為數(shù)據(jù)透視表 準備的布局區(qū)域布局區(qū)域。 另一側是“數(shù)據(jù)透視表字段列

7、表”。該列表 顯示來自源 數(shù)據(jù)的列標題。 如前所述，每個標題都是一個字段字段： “國家/地區(qū)”、 “銷售人員”等。 #數(shù)據(jù)透視表入門 數(shù)據(jù)透視表基礎知識 通過將“數(shù)據(jù)透視表字 段列表”中顯示的任何 字段移動到布局區(qū)域， 可創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。 為此，請選中字段名稱旁邊的 復選框，或者右鍵單擊字 段名稱，然后選擇 要將該字段移動到的位置。 #數(shù)據(jù)透視表入門 構建數(shù)據(jù)透視表 現(xiàn)在您已做好構建數(shù)據(jù) 透視表的準備。您為報 表選擇的字段取決于您 要了解的內容。 第一個問題：每人的銷 售量是多少？ 要得到此答案，您需要有關 銷售人員及其銷售量的數(shù)據(jù)。 因此，請在 “數(shù)據(jù)透視表字段列表”中，選中 “銷售人 員”

8、和“訂購量”字段旁邊的復選框。然后，Excel 會將 每個字段放置到默認的布局區(qū)域。 動畫：右鍵單擊鼠標，然后單擊“播放”。 #數(shù)據(jù)透視表入門 構建數(shù)據(jù)透視表 現(xiàn)在您已做好構建數(shù)據(jù) 透視表的準備。您為報 表選擇的字段取決于您 要了解的內容。 第一個問題：每人的銷 售量是多少？ 要得到答案，您需要有關 銷售人員及其銷售量的數(shù)據(jù)。 因此，請在“數(shù)據(jù)透視表字段列表”中，選中 “銷售人 員”和“訂購量”字段旁邊的 復選框。然后，Excel 會 將各個字段放置到 默認布局區(qū)域。 #數(shù)據(jù)透視表入門 構建數(shù)據(jù)透視表 圖表最左側的灰色表提 供了有關報表如何根據(jù) 所選字段自動顯示的的 概念視圖。 “銷售人員”字

9、段中的數(shù)據(jù)（銷售人員 的姓名，不包含數(shù) 字） 在報表的左側顯示為行。 “訂購量”字段中的數(shù)據(jù) （包含數(shù)字）正確顯示在 右側 的區(qū)域中。 以下為詳細信息。 #數(shù)據(jù)透視表入門 構建數(shù)據(jù)透視表 在“訂購量”字段之前 還是之后選中“銷售人 員”字段旁邊的復選框 沒有關系。Excel 每次 都會自動將其放到右側 位置。 不含數(shù)字的字段將位于左側，含有 數(shù)字的字段將位于右 側，而不管 您選擇字段的順序如何。 #數(shù)據(jù)透視表入門 構建數(shù)據(jù)透視表 就是這樣簡單。只需單 擊兩次鼠標，您就可以 對每位銷售人員的銷售 量一目了然。 剛開始的時候，只回答一兩個 問題就停下來也是很不錯 的；報表未必非要很 復雜才有用。數(shù)

10、據(jù)透視表可以提供 一種快捷的方式來獲取 簡單的答案。 接下來，請不必擔心在構建報表時出現(xiàn)錯誤。 使用 Excel，您可以輕松地進行嘗試并查看數(shù)據(jù) 在不同報表區(qū) 域的外觀。 此處提供關于該主題的 最后幾點提示。 #數(shù)據(jù)透視表入門 按國家/地區(qū)查看銷售量 現(xiàn)在，您了解了每位銷 售人員的銷售量。但源 數(shù)據(jù)展示了銷售人員在 加拿大和美國這兩個國 家的相關數(shù)據(jù)。 因此，您可能要問的另一個問題是： 每位銷售人員在每 個國家的銷售量是多少？ 要得到答案，您可以將“國家/地區(qū)”字段 作為“報表篩 選”添加到數(shù)據(jù)透視表中。您可以使用報表 篩選來重點 關注報表數(shù)據(jù)的子集，通常是 產(chǎn)品線、時間跨度或地理 區(qū)域。 #

11、數(shù)據(jù)透視表入門 按國家/地區(qū)查看銷售量 通過將“國家/地區(qū)” 字段用作報表篩選，可 以查看加拿大或美國各 自的報表，也可以查看 這兩個國家的總銷售量。 該動畫說明如何將“國家/地區(qū)”字段添加為 報表篩選。 右鍵單擊“數(shù)據(jù)透視表字段列表” 中的“國家/地區(qū)”字 段，然后單擊“添加到報表篩選”， 并且從該處進行添 加。 動畫：右鍵單擊鼠標，然后單擊“播放”。 #數(shù)據(jù)透視表入門 按國家/地區(qū)查看銷售量 通過將“國家/地區(qū)” 字段用作報表篩選，可 以查看加拿大或美國各 自的報表，也可以查看 這兩個國家的總銷售量。 為此，請右鍵單擊“數(shù)據(jù)透視表字段列表” 中的“國家/ 地區(qū)”字段，然后單擊“添加到報表篩

12、選” ， 并且從該 處進行添加。 #數(shù)據(jù)透視表入門 按日期查看銷售量 由于原始的源數(shù)據(jù)具有 “訂單日期”列信息， 因此在“數(shù)據(jù)透視表字 段列表” 中有一個 “訂單日期”字段。 這意味著您可以按日期查找 每位銷售人員的銷售量。 請觀看動畫以了解如何將“訂單日期”字段添加到報表 中，然后將日期數(shù)據(jù)分組 以創(chuàng)建更加便于管理的視圖。 動畫：右鍵單擊鼠標，然后單擊“播放”。 #數(shù)據(jù)透視表入門 按日期查看銷售量 由于原始的源數(shù)據(jù)具有 “訂單日期”列信息， 因此在“數(shù)據(jù)透視表字 段列表” 中有一個 “訂單日期”字段。 這意味著您可以按日期查找 每位銷售人員的銷售量。 為了找到相關信息，您需要將“訂單日期”字

13、段添加到 報表中，然后使用“分組”對話框將 日期數(shù)據(jù)分組并創(chuàng) 建更加便于管理的視圖。 #數(shù)據(jù)透視表入門 對報表進行透視 雖然數(shù)據(jù)透視表已經(jīng)回 答了您的問題，但是需 要執(zhí)行一些操作以便閱 讀整個報表您必須向 下滾動頁面才能查看所 有數(shù)據(jù)。 因此，您可以對報表進行透視透視以獲取其他更易于閱讀的 視圖。 對報表進行透視時，您可以轉置字段的垂直或 水平視圖、 將行移動到列區(qū)域 或將列移動到行區(qū)域。這些任務都很 容易完成。 動畫：右鍵單擊鼠標，然后單擊“播放”。 #數(shù)據(jù)透視表入門 透視報表 雖然數(shù)據(jù)透視表已經(jīng)回 答了您的問題，但是需 要一些操作以便閱讀整 個報表您必須向下滾 動頁面才能查看所有數(shù) 據(jù)。

14、因此，您可以對報表進行透視以獲取其他更易于閱讀的 視圖。 對報表進行透視時，您可以轉置字段的垂直或 水平視圖、 將行移動到列區(qū)域 或將列移動到行區(qū)域。這些任務都很 容易完成。 #數(shù)據(jù)透視表入門 是否可以使用拖放功能？ 如果您更愿意使用拖放 方法構建數(shù)據(jù)透視表， 就像在以前版本的 Excel 中一樣，那么仍 然有辦法完成此操作。 在“數(shù)據(jù)透視表字段列表”底部存在四個框，這四個框 分別是“報表篩選”、“行標簽”、“列標簽”以及 “數(shù)值”。 如同動畫所顯示的那樣，您可以將字段拖動到 這些框以 創(chuàng)建報表。 動畫：右鍵單擊鼠標，然后單擊“播放”。 #數(shù)據(jù)透視表入門 是否可以使用拖放功能？ 如果您更愿意使

15、用拖放 方法構建數(shù)據(jù)透視表， 就像在以前版本的 Excel 中一樣，那么仍 然有辦法完成此操作。 在“數(shù)據(jù)透視表字段列表”底部存在四個框，這四個框 分別是“報表篩選”、“行標簽”、“列標簽”以及 “數(shù)值”。您可以將字段拖動到這些框中 以指定在報表 中使用這些字段的方式。 該圖片說明如何將“訂購量”字段從“列標簽”拖動到 “數(shù)值” 框，以便將該字段添加到報表的“值”區(qū)域。 #數(shù)據(jù)透視表入門 練習建議 創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表布局區(qū)域。 創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。 更改標題名稱。 對報表進行排序。 向該報表添加字段。 添加報表篩選。 對報表進行透視。 向報表添加貨幣格式。 聯(lián)機練習（需要 Excel 2007） #數(shù)據(jù)透視表入門 測試題 1 構建數(shù)據(jù)透視表后，將不能更改布局。（選擇一個答案。）構建數(shù)據(jù)透視表后，將不能更改布局。（選擇一個答案。） 對。 錯。 #數(shù)據(jù)透視表入門 測試題 1：答案 錯。 您隨時可以更改答案或重新開始。 #數(shù)據(jù)透視表入門 測試題 2 什么是數(shù)據(jù)透視表字段？（選擇一個答案。）什么是數(shù)據(jù)透視表字段？（選擇一個答案。） 源數(shù)據(jù)中的列。 對數(shù)據(jù)進行透視的區(qū)域。 數(shù)據(jù)透視表布局區(qū)域。 #數(shù)據(jù)透視表入門 測試題 2：答案 源數(shù)據(jù)中的列。 源數(shù)據(jù)中的列標題成為字段的名稱，您可以使用這些名稱構建數(shù)據(jù)透視表。 每個字段都匯總了源數(shù)據(jù)中的多行信息。 #數(shù)據(jù)透視表入門 測試題 3 在數(shù)據(jù)透視表