采購管理訪談提綱.doc

1、。保利地產(chǎn)內(nèi)部控制規(guī)范咨詢項目訪談提綱尊敬的預(yù)決算部 ：作為貴公司的重要部門，您對所在部門目前的管理狀況和未來業(yè)務(wù)條線的發(fā)展方向必然有著非常全面和深入的理解。為此，項目組主要成員希望能夠與您進行一次 2 小時左右的深入訪談，向您請教您所在部門業(yè)務(wù)運營和內(nèi)部控制方面的問題，并聽取您對本項目的期望與要求。以下呈上本次訪談的提綱，供您參考：一采購管理總體控制1. 公司對房地產(chǎn)采購管理的組織架構(gòu)和職責(zé)分工是怎樣的？有哪些與采購相關(guān)的政策及操作手冊？回復(fù)：房地產(chǎn)采購管理，一般大型采購均需要經(jīng)過招標(biāo)確定單位。公司成立招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組。公司材料（設(shè)備）采購招投標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組由總經(jīng)理或負責(zé)全面工作的常務(wù)副總經(jīng)理、副總

2、經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)等組成。公司材料（設(shè)備）采購招投標(biāo)工作小組由主管副總、綜合計劃部、技術(shù)部、預(yù)決算部、工程部和經(jīng)辦部門抽調(diào)人員組成，經(jīng)濟標(biāo)部分安排財務(wù)部參與，經(jīng)辦部門為預(yù)決算部。設(shè)備采購管理細則、招投標(biāo)管理規(guī)定、招投標(biāo)管理細則。2. 公司是否針對不同采購類型設(shè)置不同的采購方式？采購方式主要包括哪些？不同采購方式的應(yīng)用范圍包括什么？是否會進行集中采購？回復(fù)：一般根據(jù)采購金額的大小來確定采購方式，比如說金額超過50 萬的，須經(jīng)過采購招標(biāo)確定供貨單位。采購方式主要包括招標(biāo)、詢價比價等方式。一般金額較?。?50 萬以內(nèi)）我們一般采用詢價比價形式確定供貨單位。超過50 萬要經(jīng)過招標(biāo)確定供貨單位；對于金額較小

3、零星采購，我們一般采用總包單位自己采購，我司給予定價。有些材料集團已實行集團統(tǒng)一采購，比如涂料、屋面瓦等等。我司針對不同項目的同樣類型產(chǎn)品計劃實行集中采購，目前還未實行，有這個計劃。3. 公司的采購主體是否均為甲方采購？是否有指定乙方為采購主體的情況？劃分甲乙雙方采購主體的依據(jù)是什么？-可編輯修改 -?；貜?fù)：公司的采購主體基本上都是甲方采購。也有指定乙方為采購主體的情況，比如一些零星采購項目、特殊材料設(shè)備（人防通風(fēng)設(shè)備等）。材料設(shè)備的特殊性，便于乙方統(tǒng)一驗收的需要。4. 公司如何實現(xiàn)不相容崗位的分離？（如請購與審批；詢價與確定供應(yīng)商；采購合同的訂立與審核；采購、驗收與相關(guān)會計記錄；付款的申請、

4、審批與執(zhí)行的有效分離）回復(fù)：采購申請、驗收與相關(guān)會計記錄、付款申請、合同執(zhí)行為工程部完成。材料采購招標(biāo)（詢價）確定供貨商、簽訂供貨合同由預(yù)決部牽頭完成。由工程部提出采購申請，預(yù)決算部根據(jù)工程部提供的采購申請啟動材料招標(biāo)流程（詢價流程），確定供貨單位，負責(zé)合同訂立。合同訂立后發(fā)給工程部，工程部依據(jù)合同履約，履約完成，工程部組織相關(guān)驗收及記錄，啟動付款申請程序或者結(jié)算申請程序，預(yù)決算開始審核結(jié)算。5. 公司建立的采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)制度和審核批準(zhǔn)制度是怎樣的？回復(fù)：采購申請由工程部提出，交給預(yù)決算部，預(yù)決算啟動材料招標(biāo)流程（詢價流程）。付款業(yè)務(wù)也是由工程部提出申請，公司各部門及各領(lǐng)導(dǎo)走付款審核流程

5、，根據(jù)付款金額大小確定公司領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限，若付款金額超過500 萬董事長審批， 500 萬以下公司總經(jīng)理審批，整個審核流程完畢后，在交給財務(wù)部付款。6. 公司是否對辦理采購業(yè)務(wù)的人員定期進行崗位輪換，防范采購人員利用職權(quán)和工作便利收受商業(yè)賄賂、損害企業(yè)利益的風(fēng)險？回復(fù)：沒有進行崗位輪換。我們采購業(yè)務(wù)按照項目分不同人員經(jīng)辦人。二采購計劃7. 公司是否定期制定采購計劃 ( 一年 / 半年 / 月 ) ？采購計劃的編制與審批流程是怎樣的？采購計劃包含哪些采購物資的采購信息？回復(fù)：沒有定期制定采購計劃。這個是以后需要急待完善的地方。8. 公司根據(jù)采購?fù)瓿汕闆r是否定期對采購計劃進行更新和調(diào)整？調(diào)整后如何進

6、行審批？回復(fù)：公司采購招標(biāo)計劃性還不是太強。9. 公司如何保證采購在采購計劃可控范圍內(nèi)執(zhí)行，防止超量采購導(dǎo)致的浪費？-可編輯修改 -?；貜?fù)：將超量采購風(fēng)險轉(zhuǎn)嫁給乙方，我們在給乙方簽訂施工合同約定，如甲供材料超定額用量將給予乙方雙倍罰款。10. 公司通過何種方式對采購計劃的執(zhí)行情況進行跟蹤？有無定期匯報的機制？回復(fù)：暫無。11. 公司是否根據(jù)采購計劃的執(zhí)行情況對相關(guān)部門或相關(guān)項目進行考評？回復(fù)：暫無。三供應(yīng)商管理12. 公司是否制定了供應(yīng)商的選擇和評估政策？選擇供應(yīng)商的形式主要包括哪些？是否建立供應(yīng)商信息庫，對供應(yīng)商進行分類統(tǒng)計？信息庫的內(nèi)容主要包括哪些方面 ? 是否對供應(yīng)商信息庫進行定期更新？

7、更新頻率是多少？回復(fù)：公司已制定了供應(yīng)商的后評估程序。選擇供應(yīng)商的形式有，去實地考察、看施工過的工程業(yè)績等等。已建立供應(yīng)商信息庫并分類。信息庫內(nèi)容主要包含供應(yīng)商的注冊資金、廠家地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等等。會對供應(yīng)商信息庫進行更新。13. 公司如何對新供應(yīng)商進行評級？有哪些評價標(biāo)準(zhǔn)？回復(fù)：公司暫未對新供應(yīng)商進行評級。14. 招標(biāo)時入圍供應(yīng)商如何進行審定？公司是否制定有合格供應(yīng)商清單？回復(fù)：招標(biāo)時入圍供應(yīng)商根據(jù)擬采購的材料（設(shè)備）選擇合適的供應(yīng)商，供應(yīng)商的選定需經(jīng)過招投標(biāo)小組商定后報招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。公司已有合格供應(yīng)商清單。15. 如何對供應(yīng)商進行定期進行績效評估？有哪些評估標(biāo)準(zhǔn)？回復(fù)：對供應(yīng)商能

8、否準(zhǔn)時供貨、是否積極配合、貨物的質(zhì)量是否符合我們的要求等等方面綜合評分。四招投標(biāo)管理16. 公司是否有招標(biāo)相關(guān)的規(guī)定和操作指引？是否規(guī)定了達到一定金額或某類物資必須采用招投標(biāo)方式？對公開招標(biāo)和邀請招標(biāo)的劃分依據(jù)是什么？回復(fù)：公司已制定了招標(biāo)相關(guān)規(guī)定和操作指引；已規(guī)定達到一定金額必須采用招投標(biāo)方式；我們一般都要邀請招標(biāo)。17. 招標(biāo)工作由哪些部門參與？由哪個部門牽頭負責(zé)？-可編輯修改 -?；貜?fù)：招標(biāo)工作一般由投資管理部、工程部、技術(shù)部、預(yù)決算部參與，由預(yù)決算部牽頭負責(zé)。18. 招標(biāo)各階段是如何執(zhí)行？（招標(biāo)文件編制，發(fā)標(biāo)與澄清，開標(biāo)、評標(biāo)，澄清與約談，定標(biāo)、簽約）回復(fù)： 1、招標(biāo)文件起草后，在各部

9、門公司走流程。同時，擬邀請的投標(biāo)單位走審批流程。 2、招標(biāo)文件及投標(biāo)單位流程都走完之后，向投標(biāo)單位發(fā)標(biāo)書。3、發(fā)標(biāo)書后給予投標(biāo)單位提出答疑，我司對投標(biāo)單位提出的疑問給予澄清并給予書面回復(fù)意見。 3、開標(biāo)（先開技術(shù)標(biāo)、后開經(jīng)濟標(biāo)） 4、同投標(biāo)單位洽談5、洽談后二次報價 6、二次開標(biāo)、回標(biāo)、定標(biāo) 7、洽談合同走合同流程。 8、合同流程完簽約。19. 對于回標(biāo)文件，公司有哪些部門進行評標(biāo)？經(jīng)濟標(biāo)和技術(shù)標(biāo)的評價標(biāo)準(zhǔn)分別是什么？回復(fù)：技術(shù)標(biāo)評定有工程部、技術(shù)部、投管部、預(yù)決算部評定。經(jīng)濟標(biāo)開標(biāo)由投管部、財務(wù)部、預(yù)決算部參與。技術(shù)標(biāo)的評定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)不同的招標(biāo)標(biāo)的選用不同的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，具體在招標(biāo)文件中約定。經(jīng)濟

10、標(biāo)的評價標(biāo)準(zhǔn)為主要是報價的合理性，主要是合理低價中標(biāo)。20. 公司除招標(biāo)外還有哪些采購方式？公司是否針對這些采購方式制定了相關(guān)的操作指引？采購方式的審批權(quán)限是如何規(guī)定的？回復(fù)：公司除招標(biāo)外還有詢價比價的采購方式。公司針對不同的采購方式都指定了相關(guān)的操作指引。采購方式的審批權(quán)限根據(jù)采購金額約定。五采購執(zhí)行請購與審批21. 公司是否對不同物資的采購確定歸口管理部門，并分配相應(yīng)的請購權(quán)限？回復(fù)：是。22. 公司采購物資定價機制是怎樣的，是否有采取協(xié)議采購、招標(biāo)采購、談判采購、詢比價采購等多種方式合理確定采購價格？回復(fù)：公司材料采購根據(jù)金額大小采用不用的采購形式，大部分采購采用招標(biāo)采購，金額較小的采用

11、詢價比采購。23. 請購部門如何提出請購需求？請購需求須包含哪些必要信息是否有明確規(guī)定？公司是否建立了適當(dāng)?shù)恼堎弻徟贫群兔鞔_審批權(quán)限？-可編輯修改 -?；貜?fù)：請購部門書面提出請購需求。請購需求必須包含請購數(shù)量、請購物品的材質(zhì)、類型等。公司已初步建立適當(dāng)?shù)恼堎弻徟贫取?4. 公司對于預(yù)算內(nèi)采購項目、超預(yù)算項目和預(yù)算外采購項目的請購流程和審批權(quán)限分別是如何規(guī)定？回復(fù)：預(yù)算內(nèi)采購項目、超預(yù)算項目和預(yù)算外采購項目的請購流程為使用部門提出申請，經(jīng)過使用部門主管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批之后給申請給采購部門。25. 公司是否有建立針對大型、重要物資采購的價格信息庫？對價格信息的搜集和整理部門有哪些？價格信息來源主

12、要包括哪些？是否對價格信息進行定期更新？回復(fù)：已建立大型、重要物資采購價格信息庫，并正在完善中。價格信息的搜集和整理主要部門是預(yù)決算部。價格信息主要來源于以往的中標(biāo)工程價格。會定期更新。六采購合同的簽訂和管理26. 招投標(biāo)定標(biāo)后合同編制需具備哪些要素？回復(fù)：合同編制基本要素：合同數(shù)量、工期、質(zhì)量、付款方式、違約條款。27. 合同簽訂的審批流程是怎樣的？是否按不同金額設(shè)置不同的審批權(quán)限？回復(fù)：合同簽訂的審批流程是合同經(jīng)辦部門起草公司各個相關(guān)部門審批，合同最終審批權(quán)限是公司董事長。28. 非標(biāo)準(zhǔn)范本合同是否經(jīng)過法律人員的審核？回復(fù)：非標(biāo)準(zhǔn)范本合同如是比較特殊的合同需經(jīng)過法律人員的審核。29. 公司

13、如何對采購合同進行管理？回復(fù)：采購合同簽訂前需經(jīng)過各部門審核。30、公司如何采購合同的執(zhí)行情況跟蹤監(jiān)督？回復(fù)：公司會定期對合同的供貨方的履約情況進行調(diào)查并評分，以便在下一步采購招標(biāo)工作做準(zhǔn)備。七驗收和付款管理30. 公司對采購到貨物資的驗收、入庫操作流程是怎樣的？到貨物資需經(jīng)哪些部門進行驗收？驗收內(nèi)容包括哪些？如何處理未通過驗收的材料？是否制定有采購?fù)素浌芾碇贫龋?可編輯修改 -?；貜?fù)：采購貨物需要經(jīng)過我方現(xiàn)場工程部、總包施工單位、監(jiān)理單位共同對到場的貨物數(shù)量、質(zhì)量進行驗收。對未通過驗收的材料立即通知供貨商給予退回。31. 公司如何進行采購?fù)素浌芾淼模繉τ谏婕胺纤髻r條件的退貨，是否會在索賠期

14、內(nèi)及時辦理索賠？回復(fù)：對于退貨制度，我們在采購合同里有相關(guān)約定。32. 公司是如何進行預(yù)付款及定金管理的？回復(fù)：目前公司大部分合同沒有預(yù)付款。個別合同會有定金，如電梯供貨合同，我方付給供貨方定金的同時，供貨方會支付同等金額銀行保函給我方。33. 涉及大額或長期的預(yù)付款項，公司是否會定期進行追蹤核查？回復(fù)：34. 公司有關(guān)于應(yīng)付賬款的相關(guān)政策和規(guī)定是怎樣的？回復(fù)：35. 公司如何對應(yīng)付賬款不相容崗位進行分離？回復(fù)：應(yīng)付賬款的申請部門和審核部門分開。36. 公司如何確認應(yīng)付賬款？對應(yīng)付帳款暫估流程是怎樣的？如何進行暫估？回復(fù)：應(yīng)付賬款可以根據(jù)合同暫時估計。37. 公司是否定期對應(yīng)付賬款進行分析？是否將應(yīng)付賬款分析匯報至相關(guān)部門負責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)審閱?回復(fù)：38. 公司有哪些付款方式？分別如何進行？對付款的審批權(quán)限是如何劃分的？回復(fù)：根據(jù)合同性質(zhì)采用不同付款方式。按月付款、按形象進度付款、還有分次富快等等。 500 萬以內(nèi)的付款審批權(quán)限是公司總經(jīng)理，超過 500 萬的付款審批權(quán)限是公司董事長。39. 公司對例外和緊急處理付款、原始發(fā)票缺失時的支付如何規(guī)定？回復(fù)：40. 公司如何與供應(yīng)商進行對賬？若出現(xiàn)對賬出現(xiàn)不符時如何處理？-可編輯修改 -?；貜?fù)