專案管理的要素

1、項(xiàng)目管理的要素？作者： SmrtPartner Zdnet項(xiàng)目管理的目的？在談項(xiàng)目管理要素之前， 首先明確一下什么是項(xiàng)目管理。按PMI的定義“ Project managementis the applications of knowledge, skills,tools, techniques to project activitiesin order to meet or exceed stakeholder needs and expectations from the project. ”。按字面意思理解，項(xiàng)目管理就是“在項(xiàng)目活動(dòng)中運(yùn)用一系列的知識(shí)、技能、工具和技術(shù)，以滿足或超過(guò)相關(guān)利

2、益者對(duì)項(xiàng)目的要求” ，這指出了項(xiàng)目管理涉及的范疇和要達(dá)到的目標(biāo)。？對(duì)于以“項(xiàng)目”為基本運(yùn)作單位的 IT 服務(wù)公司來(lái)說(shuō)，主要目標(biāo)是讓每個(gè)項(xiàng)目都能使 “客戶滿意、公司獲利” 。雖然單方面提高項(xiàng)目管理水平還不能達(dá)到此目標(biāo)，但項(xiàng)目管理無(wú)疑起著舉足輕重的作用。因此，項(xiàng)目管理已經(jīng)是公認(rèn)的 IT 服務(wù)公司核心競(jìng)爭(zhēng)力之一。項(xiàng)目的成功要素成功的項(xiàng)目不僅取決于項(xiàng)目本身從開(kāi)始到結(jié)束的執(zhí)行過(guò)程，還取決于開(kāi)始前和結(jié)束后的努力。成功的項(xiàng)目應(yīng)該取決于三個(gè)階段的努力：1) 項(xiàng)目開(kāi)始前必須 “了解什么是客戶的成功”，只有客戶成功了項(xiàng)目才能成功；？2) 項(xiàng)目執(zhí)行中能夠“擔(dān)負(fù)客戶成功的責(zé)任” ，按要求完成承諾的工作；？3) 項(xiàng)目結(jié)

3、束后能“幫助客戶實(shí)現(xiàn)價(jià)值”，只有客戶說(shuō)項(xiàng)目成功了才是真正的成功。？雖然項(xiàng)目前和項(xiàng)目后的努力不是討論的重點(diǎn)， 但對(duì)于項(xiàng)目的成功卻有重大的意義， 這里簡(jiǎn)單 說(shuō)明。？“了解什么是客戶的成功” 指了解客戶的真正需求， 客戶需求是項(xiàng)目存在的根本原因。 這就 要回答“可以幫助客戶解決什么問(wèn)題能給客戶帶來(lái)什么價(jià)值” ，只有回答了這兩個(gè)問(wèn)題，才 能明確客戶的成功標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而明確項(xiàng)目目標(biāo)。？事實(shí)上這就是一定要站在客戶立場(chǎng)上考慮問(wèn)題， 這點(diǎn)尤為重要。 客戶需要的不是將一堆硬件 和軟件組裝起來(lái)，而是要能幫他們解決問(wèn)題。 比如，你如果對(duì)一個(gè)銀行客戶說(shuō)“這個(gè)大集 中系統(tǒng)能夠集中管理數(shù)據(jù)，統(tǒng)一管理流程，實(shí)時(shí)分析經(jīng)營(yíng)情況”

4、，那么客戶會(huì)非常興奮，覺(jué) 得為此買(mǎi)2臺(tái)AS400并開(kāi)發(fā)新的應(yīng)用系統(tǒng)完全值得；但如果你站在廠商立場(chǎng)考慮問(wèn)題，可能關(guān)心“今年他們還需要幾臺(tái)AS4O0、“是否還有新的軟件單”。那么即使成功簽單并完成了項(xiàng)目，你頂多只能指望客戶的評(píng)價(jià)是“系統(tǒng)性能穩(wěn)定、軟件質(zhì)量不錯(cuò)”。？“幫助客戶實(shí)現(xiàn)價(jià)值、 指要讓客戶用項(xiàng)目的產(chǎn)品達(dá)成預(yù)期的商業(yè)目標(biāo)。 項(xiàng)目完成系統(tǒng)開(kāi)發(fā)后， 還需要移交產(chǎn)品、 培訓(xùn)支持和運(yùn)行維護(hù)等一系列的工作， 才能確?？蛻粽Ｊ褂煤蛯?shí)現(xiàn)商業(yè) 目標(biāo)。 這部分的工作量非?？捎^，要特別重視，否則就會(huì)陷入兩難的境地： 如果為了客戶滿 意度而額外承擔(dān)這部分工作， 會(huì)造成商業(yè)損失， 甚至項(xiàng)目虧本； 如果不做這部份工作

5、完工就 走，會(huì)降低客戶滿意度， 造成信譽(yù)損失。 目前很多公司都明確將這部分工作寫(xiě)入合同， 或者 項(xiàng)目后另行簽定維護(hù)合同。？做到上述兩點(diǎn)就會(huì)擁有滿意的客戶， 這不僅會(huì)促成再次發(fā)生業(yè)務(wù)聯(lián)系， 而且一個(gè)滿意的客戶 的推薦會(huì)幫助我們輕而易舉獲得新的客戶。而作為創(chuàng)造產(chǎn)品或服務(wù)的過(guò)程“項(xiàng)目、，不僅是讓“客戶滿意、的關(guān)鍵，更是讓“公司獲利、的關(guān)鍵，項(xiàng)目管理的水平也決定著能否“擔(dān) 負(fù)起客戶成敗的責(zé)任、 。項(xiàng)目中要管理的成功要素包括：？ 范圍（Scope）。也稱為工作范圍，指為了實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)必須完成的所有工作。一般通過(guò)定義交付物（ Deliverable ）和交付物標(biāo)準(zhǔn)來(lái)定義工作范圍。工作范圍根據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)分解得

6、到， 它指出了 “完成哪些工作就可以達(dá)到項(xiàng)目的目標(biāo)” ，或者說(shuō) “完成哪些工作項(xiàng)目就可以結(jié)束 了”。后一點(diǎn)非常重要，如果沒(méi)有工作范圍的定義，項(xiàng)目就可能永遠(yuǎn)做不完。要嚴(yán)格控制工 作范圍的變化， 一旦失控就會(huì)出現(xiàn)“出力不討好” 的尷尬局面：一方面做了許多與實(shí)現(xiàn)目標(biāo) 無(wú)關(guān)的額外工作， 另一方面卻因額外工作影響了原定目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)， 造成商業(yè)和聲譽(yù)的雙重?fù)p 失。？時(shí)間（Time）。項(xiàng)目時(shí)間相關(guān)的因素用進(jìn)度計(jì)劃描述，進(jìn)度計(jì)劃不僅說(shuō)明了完成項(xiàng)目工作范 圍內(nèi)所有工作需要的時(shí)間， 也規(guī)定了每個(gè)活動(dòng)的具體開(kāi)始和完成日期。 項(xiàng)目中的活動(dòng)根據(jù)工 作范圍確定，在確定活動(dòng)的開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間還要考慮他們之間的依賴關(guān)系。？成本（

7、 Cost ） 。指完成項(xiàng)目需要的所有款項(xiàng)，包括人力成本、原材料、設(shè)備租金、分包費(fèi)用 和咨詢費(fèi)用等。 項(xiàng)目的總成本以預(yù)算為基礎(chǔ)， 項(xiàng)目結(jié)束時(shí)的最終成本應(yīng)控制在預(yù)算內(nèi)。 特別 值得注意的是，在 IT 項(xiàng)目中人力成本比例很大，而工作量又難以估計(jì)，因而制定預(yù)算難度 很大。？質(zhì)量（Quality ）。是指項(xiàng)目滿足明確或隱含需求的程度。一般通過(guò)定義工作范圍中的交付物標(biāo)準(zhǔn)來(lái)明確定義， 這些標(biāo)準(zhǔn)包括各種特性及這些特性需要滿足的要求， 因此交付物在項(xiàng)目管 理中有重要的地位。 另外， 有時(shí)還可能對(duì)項(xiàng)目的過(guò)程有明確要求， 比如規(guī)定過(guò)程應(yīng)該遵循的 規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，并要求提供這些過(guò)程得以有效執(zhí)行的證據(jù)。？時(shí)間、質(zhì)量、成本

8、這三個(gè)要素簡(jiǎn)稱 TQC在實(shí)際工作中，工作范圍在合同中定義；時(shí) 間通過(guò)進(jìn)度計(jì)劃規(guī)定，成本通過(guò)預(yù)算規(guī)定，而如何確保質(zhì)量在質(zhì)量保證計(jì)劃規(guī) 定。這幾份文件是一個(gè)項(xiàng)目立項(xiàng)的基本條件。一個(gè)項(xiàng)目的工作范圍和 TQC確定了，項(xiàng)目的目標(biāo)也就確定了。如果項(xiàng)目在TQC的約束內(nèi)完成了工作范圍內(nèi)的工作，就可以說(shuō)項(xiàng)目成功了。 ？ 綜上所述，項(xiàng)目的成功就是指“客戶滿意、公司獲利” ，這取決多種因素。包括項(xiàng)目前真正了解什么是客戶的成功，明確成功的標(biāo)準(zhǔn)；項(xiàng)目中定義清晰工作范圍和TQC并按TQC的約束完成工作范圍； 項(xiàng)目后幫助客戶實(shí)現(xiàn)商業(yè)價(jià)值。 只有當(dāng)客戶說(shuō)項(xiàng)目成功時(shí)， 才是項(xiàng)目的真 正成功。？項(xiàng)目管理要素間的關(guān)系？ 項(xiàng)目管理有

9、四個(gè)要素，工作范圍、時(shí)間、質(zhì)量、成本。對(duì)一個(gè)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)當(dāng)然最理想的情況就 是“多、快、好、省” 。“多”指工作范圍大， “快”指時(shí)間短、 “好”指質(zhì)量高， “省”指成 本低。但是，這 4 者之間是相互關(guān)聯(lián)的， 提高一個(gè)指標(biāo)的同時(shí)會(huì)降低另一個(gè)指標(biāo)， 所以實(shí)際 上這種理想的情況很難達(dá)到。？舉個(gè)可能每個(gè)人都遇到過(guò)的例子裝修。 假定原計(jì)劃需要兩個(gè)月完成， 但由于原住房提前拆 遷，必須 1 個(gè)半月內(nèi)完工。因此， “時(shí)間”的要素發(fā)生了變化，為了縮短工期可能采取什么 樣的措施呢 措施一： 原來(lái)廚房是自己做框架， 買(mǎi)貼塑門(mén)面，現(xiàn)改為買(mǎi)整體廚房；顯然代 價(jià)是成本提高了。？ 措施二：原來(lái)墻面要刷 4 遍立邦漆，這非

10、常耗費(fèi)時(shí)間，現(xiàn)在刷 2 遍就算了；但代價(jià)是質(zhì) 量降低了。？ 措施三：先不鋪木地板，燈具以后再安裝；注意，這時(shí)您已經(jīng)改變工作范圍了。？ 從這個(gè)例子可以看出， 在項(xiàng)目中很難保證每個(gè)目標(biāo)同時(shí)達(dá)到最佳。 在實(shí)際工作中往往只能均 衡多種因素做出取舍，使最終的方案對(duì)項(xiàng)目的目標(biāo)的影響最小。？項(xiàng)目中“人”的因素？。是“人”在項(xiàng)目管理的成功要素中，有一個(gè)要素非常重要，卻往往被忽略那就是“人” 在確定項(xiàng)目目標(biāo)、推動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)程，使用項(xiàng)目成果創(chuàng)造價(jià)值；在 IT 項(xiàng)目中，人力成本決定了 項(xiàng)目是否贏利。？首先，IT服務(wù)經(jīng)營(yíng)的就是“人”。IT項(xiàng)目中的人力成本占總成本的相當(dāng)比例，項(xiàng)目實(shí)際的人力成本決定了贏利的水平。 實(shí)際工作中

11、可能會(huì)發(fā)現(xiàn)： 作項(xiàng)目預(yù)算時(shí)項(xiàng)目的利潤(rùn)很高， 但最后 核算部門(mén)的總體利潤(rùn)時(shí)卻賠本。 這是因?yàn)椋?應(yīng)用開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的人力成本很難估算準(zhǔn)確， 很多項(xiàng) 目為了質(zhì)量和進(jìn)度要求，執(zhí)行中都會(huì)不斷追加人力，最后使用的人力資源大大超出了預(yù)算； 而一個(gè)部門(mén)的總?cè)肆Y源是固定的， 如果多數(shù)項(xiàng)目超出預(yù)計(jì)人力資源就會(huì)造成部門(mén)承接的項(xiàng) 目總數(shù)減少。因此 IT 服務(wù)公司必須核算項(xiàng)目人力成本以控制項(xiàng)目的人力資源投入。具體要 做的就是： 在做項(xiàng)目預(yù)算時(shí)就應(yīng)該明確需要的人力資源總數(shù)， 執(zhí)行中要記錄實(shí)際使用的人力 資源，結(jié)束項(xiàng)目時(shí)核算一個(gè)項(xiàng)目到底是賺了還是賠了。 特別是一些利潤(rùn)水平低風(fēng)險(xiǎn)又大的項(xiàng) 目，可能只要多投入一個(gè)人月項(xiàng)目就賠了，

12、 因此項(xiàng)目過(guò)程中就要?jiǎng)討B(tài)監(jiān)控人力投入情況并與 預(yù)算進(jìn)行比較，一旦發(fā)現(xiàn)超出預(yù)算就應(yīng)即時(shí)處理。？例如， 假設(shè)一個(gè)開(kāi)發(fā)人員一年的平均成本要 12 萬(wàn)（包括工薪和分?jǐn)偝杀荆?，那么一個(gè)月的人 力成本就是 1 萬(wàn)元，如果一個(gè)項(xiàng)目需要 10 人月，那么保本的簽約額至少 10 萬(wàn)。假設(shè)簽約 15萬(wàn)，預(yù)算 10萬(wàn)成本（假設(shè)全是人力成本） ，發(fā)現(xiàn)已經(jīng)投入 16個(gè)人月的人力仍未結(jié)束項(xiàng)目， 則單人力成本就是 16萬(wàn)，項(xiàng)目至少已經(jīng)虧了 1萬(wàn)元。？其次，項(xiàng)目的目標(biāo)是“人”確定的。我們前面討論過(guò)，項(xiàng)目的目標(biāo)是衡量成敗的標(biāo)準(zhǔn)，如果 開(kāi)始時(shí)目標(biāo)不清， 或者組織中各個(gè)方面對(duì)目標(biāo)沒(méi)有達(dá)成共識(shí)， 會(huì)使項(xiàng)目從一開(kāi)始就蘊(yùn)涵危機(jī)。 在前

13、一種情況下，項(xiàng)目可能為了遵從 “上級(jí)” 的意圖而不斷反復(fù)， 甚至即使按要求完成了項(xiàng) 目，但用戶也無(wú)法使用項(xiàng)目的結(jié)果實(shí)現(xiàn)利益； 在后一種情況下， 一旦發(fā)生人事變動(dòng)則目標(biāo)就 可能被修改，甚至直接被終止，從而前功盡棄。還有一些有“政治”因素的項(xiàng)目，可能提出 無(wú)法達(dá)到的目標(biāo)（一般是過(guò)高的時(shí)間要求） ，最后不得不犧牲質(zhì)量造成最終項(xiàng)目失敗。？ 第三， 項(xiàng)目承擔(dān)者的能力對(duì)項(xiàng)目成敗有直接影響。 在大型或復(fù)雜的項(xiàng)目中， 僅僅技術(shù)不能決定項(xiàng)目的成敗。 事實(shí)上， 項(xiàng)目很少因?yàn)榧夹g(shù)原因失敗， 更多是因?yàn)楣芾砗腿穗H關(guān)系等方面的 原因。 有的項(xiàng)目經(jīng)理雖然是一個(gè)技術(shù)專家，但缺乏必要管理能力，就會(huì)使計(jì)劃成為廢紙，項(xiàng)目工期和成

14、本大大超出預(yù)期。一些 IT 項(xiàng)目需要客戶的參與和支持，推動(dòng)客戶的能力就非常 重要，如果項(xiàng)目經(jīng)理缺乏必要的溝通協(xié)調(diào)能力，就無(wú)法獲得客戶的支持導(dǎo)致項(xiàng)目延期。？ 例如， 軟件應(yīng)用項(xiàng)目完成開(kāi)發(fā)后需要對(duì)用戶進(jìn)行培訓(xùn)，但用戶平時(shí)都要工作， 培訓(xùn)不得不加班進(jìn)行，培訓(xùn)組織工作就非常困難。 這時(shí)，有的項(xiàng)目經(jīng)理只會(huì)向公司匯報(bào)， 并在等待中延期 和超支；而一個(gè)優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理就非常出色， 他先問(wèn)自己： 項(xiàng)目可以“給誰(shuí)解決問(wèn)題” 或“給 誰(shuí)帶來(lái)利益” ，從客戶中找出的這些人就是自己同盟軍。然后，這個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理或自己說(shuō)服或 高層公關(guān)， 通過(guò)各種方式獲得這些人的支持， 最后通過(guò)客戶方自上而下施加壓力順利完成客 戶培訓(xùn)，培訓(xùn)中

15、客戶甚至要求項(xiàng)目組出題考試。其實(shí)，這個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理口才并無(wú)出色，但他出 色之處在于具備“分析項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)力，借勢(shì)達(dá)成目的“的能力，進(jìn)而推動(dòng)項(xiàng)目的進(jìn)程。？ 第四， 團(tuán)隊(duì)分裂和骨干流失是項(xiàng)目的一個(gè)重大風(fēng)險(xiǎn)，會(huì)給我們帶來(lái)慘痛的損失， 這是大家可能都有體會(huì)的。 有的項(xiàng)目經(jīng)理雖然有專業(yè)技能， 也具備一定的管理知識(shí)， 但恰恰缺乏團(tuán)隊(duì)建 設(shè)能力，會(huì)使團(tuán)隊(duì)人際緊張，甚至分裂，從而造成項(xiàng)目動(dòng)蕩和失敗。事實(shí)上， “找一些優(yōu) 秀的球員并不難，但讓他們一起打球就困難了” ，光有專家還不能保證項(xiàng)目成功，必須讓他 們能團(tuán)結(jié)協(xié)作，有時(shí)項(xiàng)目困難之處也正在于此。？小 結(jié)？對(duì)于以“項(xiàng)目”為基本運(yùn)作單位的 IT 服務(wù)公司來(lái)說(shuō)，目標(biāo)是“客戶滿意、公司獲利” ，而項(xiàng) 目管理是達(dá)成這個(gè)目標(biāo)的重要因素。 項(xiàng)目成功應(yīng)該在開(kāi)始前 “了解什