擔保公司總經理辦公室管理制度

1、擔保公司總經理辦公室管理制度第一條 總經辦部門職能1、 公司行政辦公制度和行政工作程序的制訂與執(zhí)行、推廣及監(jiān)督。2、 公司各部室、各子公司之間關系的協(xié)調辦理。3、 會同有關部門對公司規(guī)章制度、方針政策執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。4、 公文管理，包括各類公文函件的編撰、發(fā)放、存檔。5、 各類重大會議、專題會議、高層會議的會務工作。6、 公司日常來電、來信、來訪的接待處理，以及與外部有關機構的聯(lián)絡。7、 公司領導的秘書工作、保密工作、檔案管理及公司證照印鑒的管理。8、 公司會議室、倉庫等公共場所的管理、公司車輛的管理及辦公設備、設施的采購與管理。9、 公司人力資源規(guī)劃的制訂、落實及公司人力資源制度的制訂

2、和執(zhí)行。10、 公司人員招聘、勞資管理、培訓工作、績效考核及人才選拔。11、 通過網絡、媒體、調研等方式，進行經濟信息的收集、整理與分析，為公司領導的經營決策和各子公司的日常運營提供參考和咨詢服務。12、 公司cis系統(tǒng)的導入與運行，公司報紙、網站等宣傳媒體的建設，以及外部媒體上的宣傳工作。13、 公司外部和內部信息整體平臺的搭建及公司內部計算機網絡的建設、開發(fā)與維護。14、 公司日常性工作、翻譯工作及領導分派的其他各項工作。第二條 總經辦組織架構本部門設置部門經理一名和行政主管、文秘、前臺文員、文秘、人事主管、it技術、宣傳信息、資料員、司機等八個職能崗位：經理前臺文員崗人事主管崗 宣傳信息

3、崗 it技術崗 文秘崗 行政主管崗 資料員崗 司機崗 第三條 總經辦崗位職責：一、 部門經理崗位職責：1、 根據公司下達的任務指標制定本部門的月度、季度、年度工作計劃并上交總經理室，經批準后組織實施；2、 負責制訂公司的各項行政管理制度，使公司的管理工作規(guī)范化；3、 負責公司各項制度的執(zhí)行與監(jiān)督；4、 配合公司各部門發(fā)文，進行文件的統(tǒng)一管理；5、 負責車輛調度及司機管理，使車輛能夠安全、高效地利用。6、 負責辦公用品的采購、發(fā)放管理；各部門所需的基本辦公設施的采購、發(fā)放、維護、保養(yǎng)。7、 負責組織財務部與本部門相關人員每月對辦公用品及辦公設備進行例行盤點。8、 負責辦公區(qū)域消防與安全。9、 負

4、責日常行為的管理，并進行相應的獎懲；負責公司一些突發(fā)事件的處理。10、 負責公司日常的事務接待和對外聯(lián)絡。11、 負責公司人力資源管理（招聘、考核、培訓、員工管理、薪酬管理）等。12、 豐富員工文化生活，組織安排文娛活動。13、 對本部門員工進行業(yè)績考評，并將考評結果及時反饋給員工，幫助員工更好地工作。任職資格：1、 學歷：大學本科以上學歷或同等學力；2、 專業(yè)：企業(yè)管理專業(yè)或相關專業(yè)；3、 經驗：5年以上工作經驗，3年以上管理經驗；4、 技能：掌握行政管理知識，懂得人力資源管理，熟練使用各種辦公軟件，掌握基本的網絡知識，具有較好的寫作水平；5、 素質：較強的領導能力、判斷與決策能力、人際能力

5、、溝通能力、影響力、計劃與執(zhí)行能力。二、行政主管崗位職責：具體負責公司行政事務及后勤服務的管理；辦理秘書工作和日常行政事務。1、 處理日常行政工作1) 認真執(zhí)行公司和部門的規(guī)章制度和工作程序，服從上級指揮和有關人員的監(jiān)督檢查，按時保質保量完成工作任務。2) 做好公司及部門各類會議的會務工作，包括會議場地的安排、會議材料的準備、會議事項的通知，做好會議記錄、紀要。3) 起草公司和部門的公文函件，并做好文件的編號、打印、復印、傳真、郵寄和發(fā)放。4) 負責公司印鑒證照的保管，根據規(guī)定合理合法的使用，同時負責公司各類證照的辦理、年檢等。 2、管理后勤服務1) 對公司車輛進行管理，負責公司辦公用品的領取

6、、詢價、采購、保管和發(fā)放。2) 負責管理公司會議室、倉庫、通訊設備等公共場所或公共設施。3) 協(xié)助對公司總部財物設施進行登記保管、盤點清查、報損報失。任職資格：1) 學歷：大學本科以上學歷或同等學歷；2) 專業(yè)：不限；3) 經驗：一年以上工作經驗；4) 技能：熟練使用各種辦公軟件，掌握基本的網絡知識，具有一定的寫作水平；5) 素質：一定的判斷能力、人際能力、溝通能力、影響力、執(zhí)行能力。三、 秘書崗位職責：1） 每日及時向公司領導呈遞各類文件、報表及其他資料，并根據領導的批示意見及時進行處理。2） 做好保密和翻譯工作，不傳播領導工作內容。3） 協(xié)調各單位工作，做到信息及時、準確的傳遞。4） 監(jiān)督

7、、檢查各單位對公司方針政策、規(guī)章制度及總經理辦公會議決議的執(zhí)行情況。5） 監(jiān)督、檢查各單位辦公秩序，發(fā)現(xiàn)問題及時調查、匯報。6） 制定并推行部門工作程序和管理細則。四、 前臺文員崗位職責具體負責公司接待工作和日常性后勤服務的管理。1） 禮貌用語，舉止得體，穿著大方；接待來訪客人，領到位置，端送茶水，并進行來訪客人的登記；2） 用公司規(guī)范用語接轉電話，電話鈴響三聲必須接聽，若需要找的人不在，負責記錄留言或回電號碼并及時轉告。做好信息傳遞工作，包括電話、傳真、信函、e-mail等，不得泄露其內容。3） 負責每月考勤表的制作，及時修改公司員工通訊錄；為員工訂制名片、工作證。4） 監(jiān)督員工上下班簽到，

8、并記錄當天外出員工情況及請假情況。5） 負責公司所有往來信件的收發(fā)工作；并負責每月費用的結算。6） 根據員工的出差單預訂票務。7） 負責為員工訂中餐、加班餐；查看飲用水的消費情況，即使訂水。8） 負責文件與其他資料的打印、復印、校對等工作。9） 提供請假單等員工所需的各類單據。10） 根據公司年度行政預算及庫存情況進行辦公用品、辦公設備的采購，超出預算的支出需經部門經理、財務部經理批準后方可采購。11） 嚴格按照采購管理制度進行采購，要貨比三家（至少三家），進行詢價、比價、議價。任職資格：1) 學歷：大學專科以上學歷或同等學力2) 專業(yè)：不限3) 經驗：一年以上工作經驗4) 技能：熟練使用各種

9、辦公軟件，掌握基本的網絡知識，寫作水平尚可5) 素質：、人際能力、溝通能力、執(zhí)行能力和自身形象較佳五、人事主管崗位職責：協(xié)助部門總經理進行人力資源規(guī)劃，員工招聘選拔，績效考核與獎懲，薪酬福利管理，員工激勵、培訓、開發(fā)和溝通協(xié)調，具體負責對公司人力資源部進行管理。1. 協(xié)助部門總經理制定并實施人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃與管理1) 根據公司發(fā)展戰(zhàn)略協(xié)助制定人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃。2) 定期收集有關人事招聘、培訓、考核、薪酬等方面的信息，為公司重大人事決策及公司利益提供信息支持。3) 協(xié)助制定并執(zhí)行公司基本人力資源制度，負責制定并執(zhí)行公司人力資源制度的實施細則。4) 制定公司人力資源工作程序和管理細則，并組織實施。

10、5) 協(xié)助公司搞好人員的管理、培訓、考核和評價。2. 負責人力資源管理的各項事務1) 負責公司的招聘工作，在公司內外尋找合適人才，參與對應聘人員的面試篩選。2) 根據公司員工的培訓和發(fā)展計劃，對每位員工尤其是中低層管理人員，根據其工作業(yè)績和將來可能需要的必要技能，為其制定出在公司內不少于兩種的職業(yè)發(fā)展前景，并為此提供必要的培訓。3) 協(xié)助進行對公司員工的考核，以及對考核結果的評價和溝通，并提出相應的獎懲意見。4) 對公司薪酬福利進行管理，編制公司年度工資計劃及薪酬調整方案，具體審核員工每月的工資。5) 協(xié)助制定有關福利政策，負責辦理員工的養(yǎng)老保險、失業(yè)保險、醫(yī)療保險等社會保障福利。6) 整理公

11、司與員工簽訂的各種合同，以及處理與合同有關的各種事宜，組織人員進行公司人事檔案的歸檔和保管工作。7) 協(xié)助部門總經理與政府機構、其他相關單位進行溝通。任職資格：1) 學歷：大學本科以上學歷或同等學力2) 專業(yè)：人力資源管理專業(yè)或相關專業(yè)3) 經驗：3年以上工作經驗，1年以上管理經驗4) 技能：掌握人力資源管理知識，了解相關領域知識，熟練使用各種辦公軟件，掌握基本的網絡知識5) 素質：較強的判斷與決策能力、人際能力、溝通能力、計劃與執(zhí)行能力六、it技術崗位職責：負責網絡信息的收集工作，同時做好公司內部網絡和外部網絡，并認真做好網絡的維護以及計算機的維護等工作。1. 對公司通訊設備、文印設備、計算

12、機等進行管理、維修和養(yǎng)護，保持公司辦公設備的正常運行。2. 負責采用網絡、媒體等多種信息收集方式，對與公司或部門相關的經濟信息進行收集、整理和歸類，建立信息庫。3. 提出并落實公司網站的建設規(guī)劃和工作方案；負責網站內容的策劃、采編。4. 網頁的設計、制作與日常更新；網站的后臺管理與日常維護。5. 網站信息與商務平臺的應用與管理；網站、網頁相關技術應用的培訓。6. 負責整個公司及領導的電子郵件的收發(fā)、申請等工作。7. 負責公司內部網的建立、信息收集和日常性維護工作。8. 負責做好公司外部網絡的推介工作，并配合信息宣傳崗做好外部網絡的宣傳和信息發(fā)布工作。9. 及時做好公司域名的管理、注冊與續(xù)注工作

13、，保護公司無形資產。10. 配合做好網絡基礎設施建設及網絡系統(tǒng)工程的施工工作。任職資格：1) 學歷：大學專科以上學歷或同等學力2) 專業(yè)：網絡或計算機專業(yè)或相關專業(yè)3) 經驗：2年以上工作經驗4) 技能：熟練使用各種辦公軟件，掌握網絡知識和計算機維護等程序5) 素質：較強的計劃與執(zhí)行能力七、信息宣傳崗位職責：負責信息整理、分析和加工工作，為公司管理層提供決策的參考意見，同時負責報刊工作和宣傳和檔案管理工作。1. 做好相關的政策、理論、案例、投資等經濟信息的日常收集加工工作，及時提供企業(yè)管理等方面的最新信息。2. 做好與公司發(fā)展相關有價值的信息資料的日常收集工作，及時為公司的經營決策和各子公司的

14、日常運營提供信息支持。3. 做好公司管理方法、管理手段和管理模式的研究工作，協(xié)助部門總經理推廣現(xiàn)代化的管理方法。4. 負責每期刊物的策劃、組稿、編輯、印刷、發(fā)放等工作。5. 協(xié)助部門總經理與外界媒體機構保持溝通聯(lián)系，具體負責公司對外的宣傳活動。6. 與公司網絡崗積極配合，認真做好公司內部網絡和外部網頁的宣傳策劃工作。7. 收取文件、傳真、信函及其他資料，并進行文件收發(fā)、傳閱的登記。8. 負責辦公室各類文件檔案的保管、歸檔，做好檔案管理工作。9. 認真做好信息的查詢、咨詢和互詢工作。10. 公司重大新聞及信息的披露和發(fā)布工作，并做好與外部新聞媒體保持聯(lián)系。任職資格：1) 學歷：大學本科以上學歷或

15、同等學力2) 專業(yè)：專業(yè)不限3) 經驗： 有新聞媒體工作經驗4) 技能：掌握相應的信息宣傳知識，熟練使用各種辦公軟件，熟練掌握網絡知識5) 素質：一定人際能力、溝通能力、影響力、計劃與執(zhí)行能力、較強的判斷能力八、司機崗位職責：駕駛汽車，做好車輛保養(yǎng)。1. 及時掌握交通法規(guī)和道路變化情況，確保出車時快速、高效。2. 每天做好車輛的清潔和例行保養(yǎng)工作，確保車輛的安全可靠。如需對車輛進行修理或保養(yǎng)時，應填寫申請單，經部門經理批準后方可進行。3. 出車時必須有經部門經理簽字的派車單，出車回來需如實填寫出車單，且必須由出車人簽字確認。在非緊急情況下，嚴禁無派車單出車。4. 車輛可正常運行時，駕駛員應根據公司的工作需要隨時接受出車的命令，不得找任何借口拒絕出車，須按出車單上出車時間準時出車。5. 必須嚴格遵守交通法規(guī)，文明駕駛，確保行車安全。6. 嚴禁酒后駕車、違章操作，由此造成的交通事故由違規(guī)人自負。7. 在車輛行駛時若出現(xiàn)車輛故障、交通事故等突發(fā)事件，及時請示部門經理。8. 每周做各部門車輛使用情況匯總表。任職資格：1) 學歷：不限2) 專業(yè)：不限3) 經驗：b牌駕照，半年以上工作經驗4) 技能：熟悉車輛的駕駛、保養(yǎng)、維修，掌握車輛的各項性能5) 素質：一定的判斷能力、溝通能力、執(zhí)