良好的工作方法

1、EPSON PRECISION H.K. LTD BS FACTORY 良好的工作方法良好的工作方法 編號: BS-QY-045 版次: 01 整理: IP Dept. 良好的工作良好的工作方法方法 良好工作方法的作用 從優(yōu)秀到卓越，靠的是方法。從優(yōu)秀到卓越，靠的是方法。 不論是公司或個人，學習科學的不論是公司或個人，學習科學的 工作方法，都能極大的提高效率和工作方法，都能極大的提高效率和 效能。沒有什么比忙忙碌碌更容易，效能。沒有什么比忙忙碌碌更容易， 沒有什么比事半功倍更難?？茖W的沒有什么比事半功倍更難?？茖W的 工作方法讓工作更輕松，讓生活更工作方法讓工作更輕松，讓生活更 美好。美好。 課

2、課 程程 大大 綱綱 壹、壹、工作進行前的思考工作工作進行前的思考工作 一、以科學的方式進行工作 二、秉持強烈的目的意識及問題意識 三、任何小事都不要疏忽了創(chuàng)意 貳貳、瞭解自己的職務、瞭解自己的職務 一、對自己的職務充分瞭解 二、瞭解您工作的前手與後手 三、練習 叁、叁、工作的進行方法工作的進行方法 一、 命令的接受 二、如何進行您的工作 三、 企業(yè)人工作的基礎(chǔ)守則 壹、壹、工作進行前的思考工作工作進行前的思考工作 工作對您而言,應不是那麼陌生,您在家 裏也有替父母辦過事情的經(jīng)驗,您在學 校也承辦過一些活動,在您求學的過程 中,可能也有打工的經(jīng)驗,但在您做這些 工作的過程中,有沒有人告訴您,工

3、作前 應該如何裝備好您的思考力? 本小節(jié)的目的是告訴您,只要 您能裝備好您的思考力,您將 能一掃您對工作的畏懼感,信 心將充滿您的周身,您將能迅 速、正確地處理好任何的工 作。 (一一)以科學的方式進行工以科學的方式進行工作作 什麼是科學的方式呢？科學的方式是 依據(jù)計畫（plan）、執(zhí)行（do）、檢 討（see）的程序進行您的工作；科學 的方式是思考、探討事情時一切要根 據(jù)事實或資料來探討。 因此，您在進行任何工作時，可依六個 步驟進行，本著下列的思考方法及程式 進行，您將能有條理地處理好每一件事 情。 工作科學進行的工作科學進行的六個步驟六個步驟 第一步：第一步：明確您的工作目標明確您的工作

4、目標 您在做任何事情時，一定要有明確的 目標，目標不明確將無法思考具體的行 動方法，去達成目標。事後檢討時，由 於目標不明確，您根本無法知道自己進 行的好壞、對錯。 原來是 這樣! 第二步：收集事實資料第二步：收集事實資料 在進行工作前，您要先收集事實的資料。 要收集哪些資料？如何收集這些資料？ 更重要的是您要確認您收集的這些資料 是正確無誤的。例如檢查官詢問嫌犯時， 會取得許許多多的口供，但第二步更重 要的工作是如何突破嫌犯的心防，取得 正確的口供。 第三步：依事實做判斷第三步：依事實做判斷 工作計畫及進行，需要做判斷時，您 一定要根據(jù)掌握的事實下判斷，千萬 不要依據(jù)自己主觀的臆測；任何事情

5、 您都養(yǎng)成依據(jù)事實下結(jié)論的習慣，長 久以往，您將能成爲判斷力正確、行 動力強、值得人們依賴的人。 第四部：計劃第四部：計劃 在工作進行前，您一定要擬定好工作進 行的活動方案及步驟，明確的計劃，有 如航海圖一樣能指引您工作進行的方向， 讓您能條理分明地進行您的工作。 第五部：執(zhí)行（第五部：執(zhí)行（DO） 有了妥當?shù)挠媱濁?，您可依計劃逐?執(zhí)行。執(zhí)行時您需本著積極、彈性的 態(tài)度，運用溝通、協(xié)調(diào)、會議等技巧， 完成您的工作。 第六部：檢討（第六部：檢討（SEE） 透過檢討(檢查、跟蹤、反饋)分析執(zhí)行 階段的優(yōu)點及缺失，讓您能適當?shù)卣{(diào) 整及修正您目前的計畫及做法，以便 能更有效地達成您的明確目標。 上面

6、的六個步驟，我們稱爲科學的工 作手順，希望您能徹底地運用及遵守。 (二二)秉持強烈的目的意識及秉持強烈的目的意識及 問題意識問題意識 目的意識及問題意識有如兩 個偵測器，隨時對您的行動進行偵 測。 當您弄不清楚自己所做的事情到底 對目標達成何關(guān)連，或自己的做法 對目標達成到底有何貢獻時，您可 隨時問自己“目的是什麼？”“我 這樣做真的對達成目的有貢獻嗎？” (三三)任何小事都不要任何小事都不要 疏忽了創(chuàng)意疏忽了創(chuàng)意 沒有創(chuàng)意，就不會有創(chuàng)新發(fā)生，若作任 何的工作都比照往例，依樣畫葫盧的話， 您的價值要從那裏呈現(xiàn)出來呢? 貳、貳、瞭解自己的職務瞭解自己的職務 工作好壞的評價，在於職務完成的狀 況。

7、因此，想要有好的成果，想要贏 得主管的重視，首先您要能對自己的 職務內(nèi)容有充分的理解。 本小節(jié)的重點是讓您瞭解什麼是職務 及您如何站在更高一層的角度，檢查 如何讓您的職務對工作的前手及後手 有貢獻，因爲工作的價值就體現(xiàn)在您 對他人所産生的貢獻。 (一一) 對自己的職務充分瞭解對自己的職務充分瞭解 組織是工作的組合及人的組 合，因此組織中訂出每個人應負責 的工作內(nèi)容即稱爲職務。 要使每一個職務都扮 演好它的角色，我們 必須從責任、許可權(quán)、 義務三個方向，深入 瞭解任何一項職務的 意義，如圖: 權(quán)限 責任 義務 （1）責任）責任 分配給每一個人的職務都要規(guī)定他 該做什麼及如何做。 明確地規(guī)定該做什

8、麼及如何做就是履 行這個職務的責任，理想的組織中的 每一人都負有不同的責任，不應和他 人混淆不清，也就是說一份工作不應 該産生二人或多人混淆負責的狀況。 當您接到您的職務時，您必須清楚地 瞭解您的工作內(nèi)容。有些公司有明確 的職務表，詳細地規(guī)定職務的內(nèi)容， 有些公司也許沒有一份明確的職務表， 往往是由於您的主管口頭傳述，碰到 這種情形時，您最好能逐步記下您的 工作專案，這樣您將能更清楚地掌握 住自己的工作內(nèi)容。 環(huán)境是變動的，公司 的對應也必定是變動 地、彈性地，因此， 您的內(nèi)心對職務內(nèi)容 也該抱著較具彈性的 想法，千萬不要拘泥 不變。 情 境 領(lǐng) 導 (2)權(quán)限（權(quán)限（authority） 爲

9、了完成每個人的責任，必須配合完 成責任應有的力量，這個力量稱爲權(quán) 限（authority）。 例如技術(shù)服務人員在保養(yǎng)服務時， 在一定金額下，有權(quán)決定主動爲客 戶更換已損耗的零件，有權(quán)限調(diào)閱 技術(shù)手冊，有權(quán)使用公司的技術(shù)車。 權(quán)限是完成工作的配備，負的責任 愈大就需配備相對的權(quán)限，這是很 容易理解的。 其實每個人在他的職務範圍內(nèi)都有發(fā)言 權(quán)及建議權(quán)，有些公司也有改善提案制 度，每個員工對公司內(nèi)的所有事項都可 藉由提案來表達他的看法，同時在工作 中，您的主管也會不時授權(quán)給您，請您 執(zhí)行更大的責任，讓您有很多的機會， 實際地體驗權(quán)限與責任的關(guān)係。 （3）義務（）義務（obligation） 什麼是義

10、務？當您承擔了責任，您就 必須百分之百地完成您的責任；百分 之百完成您的責任就是您的義務。因 此，一旦您有了正式的職務，您同時 就有了完成職務的義務，二者是同時 發(fā)生，不可分割。 表現(xiàn)義務的方式有很多，其 中如工作途中向主管做中途 報告、在公司的規(guī)範下進行 工作，對許可權(quán)外的事情需 先請求有許可權(quán)的人、遵守 公司的規(guī)定、徹底地完成工 作等，是新進人員不可疏忽 的義務。 (二二)瞭解您工作的前手瞭解您工作的前手 與後手與後手 瞭解了您的職務內(nèi)容後，接下來您需 瞭解您的工作和其他人的關(guān)係。每個 人的工作都是企業(yè)組織體系中的一環(huán)， 所謂環(huán)環(huán)相扣，您一定有您的前手或 後手。因此您工作進行的好壞，也就

11、是您工作的貢獻大小，衡量標準就是 您的前手及後手對您工作的滿意度評 價。 您若能從前手、後手的更廣泛角度來 評估自己的工作，將更能把握住完成 您工作的重點。如何對應您的前手或 後手呢？簡單地說，要使您的前手充 分地知道您有那些需求，這些需求對 您的工作的完成有幫助。 對於後手，必須充分了解後手需要 的是什麼？ 如果您在工作中能充分考慮到您的 前手與後手，相信您在執(zhí)行職務時， 必會贏得極高的評價。 (三三)練習練習 您已能從責任、權(quán)限、義務三個方向分 析、評估您目前的工作、相信您能很明 確地回答六個問題： 1, 明確地知道自己在公司整體工作中所 占的位置及扮演的角色。 2, 知道自己分擔的工作範

12、圍。 3, 知道自已負有哪些責任，具有哪 些許可權(quán)。 4, 工作上接受誰的命令。 5, 知道和自己工作最有關(guān)連的部、 課及關(guān)係人。 6, 知道自己工作好、壞的基準是如何 決定的。 同時您也能用同樣的 方法瞭解組織上其他 的職務，您愈能瞭解 組織內(nèi)各項職務扮演 的角色，就愈能更有 效率地在組織內(nèi)進行 您的工作。 我是一個快樂我是一個快樂 的人的人! ! 瞭解您的職務瞭解您的職務 您的職務主管對您工作的期望 您的工作後手對您的期待 您的職務 徹底完成職務的檢查重點徹底完成職務的檢查重點 職務履行的檢查重點職務履行的檢查重點(一）一） （是否做到）是否做到） 1、是否充分瞭解您的職務？ 2、是否充分

13、瞭解主管對您的期待？ 3、是否充分瞭解您工作後手對您的期待? 4、是否能主動積極地進行您的職務？ 職務履行的檢查重點職務履行的檢查重點(二）二） （是否做到）是否做到） 5、是否能和他人協(xié)同合作完成您的職務? 6、是否對您的職務負責到底，讓別人能 夠信賴？ 7、是否能全力以赴，不斷改善提升您的 職務績效？ 叁、工作的進行方法叁、工作的進行方法 一般而言，新進人員的第一項工作是從 接到主管的命令開始，首先從主管的指 示，明白要完成什麼事情，接下來開始 實際地進行指示的任務，最後向主管報 告工作的結(jié)果，這個程序是基層人員完 成工作的基本程序。 下面即針對如何接受命令，如何進 行您的工作，如何向主管

14、報告三個 步驟做詳細的說明。 一、一、命令的接受方法命令的接受方法 二、二、如何進行您的工作如何進行您的工作 三、三、企業(yè)人工作的基礎(chǔ)守則企業(yè)人工作的基礎(chǔ)守則 四、有效的報告方法四、有效的報告方法 (一一)、命令的接受方法、命令的接受方法 多數(shù)的新進人員抱著既期待又緊張的心 情，等著主管交辦第一份工作，希望能 成功地把第一份工作做好，以贏得主管 的好感。 主管通常以二個角度來評價您的表現(xiàn)： 一個是您的工作結(jié)果，另一個是您工作 進行的態(tài)度。因此，這兩個項目都是您 學習的重點。 當主管批示第一份工作時,您該如何 做呢?下面的三個步驟及注意點能供 您參考。 步驟步驟一、主管呼叫您的名字時一、主管呼叫

15、您的名字時 步驟二步驟二、記下主管交辦事項的重點、記下主管交辦事項的重點 步驟三、步驟三、理解命令的內(nèi)容理解命令的內(nèi)容 步驟一步驟一、主管呼叫您的名字時、主管呼叫您的名字時 主管指派工作時，第一個動作一定是 呼叫您的名字，聽到主管叫您的名字 時，您可如下的回應： 立刻回答“是”，迅速走向主管。 主管呼叫您的名字時主管呼叫您的名字時(注意點注意點) 用有朝氣的聲音立刻回答。 不要悶聲不響地走向主管。 不要用“做什麼”“什麼事”等同 輩團 體的用語回答。 帶著您的記事本，以便隨時記下 主管的指示。 步驟二、步驟二、記下主管交辦記下主管交辦 事項的重點事項的重點 新進人員初進公司， 對公司的諸多事情

16、 並不熟悉，溝通上 必定比較吃力。因 此，您最好要記下 主管交辦事項的重 點，以避免遺漏。 1，具有核對（CHECK）的功能 當主管指示完後，您可參考您的記錄， 重復指示的重點，以核對您聽到的和主 管有無差距的地方。 2，日後工作進行中，可根據(jù)備忘錄記 錄主管所提示的注意事項、協(xié)調(diào)事項， 檢查您的工作狀況。 3，可避免日後如“有交待”“沒聽到” 等紛爭發(fā)生。 做備忘錄還有這些好處？！做備忘錄還有這些好處？！ 步驟三步驟三、理解命令的內(nèi)容、理解命令的內(nèi)容 一位人事部門的主管想要瞭解最近半年 人員的離職狀況，交待一位新人員統(tǒng)計 人員離職數(shù)目，請他三天以後報告。三 天後接受命令的新進人員向主管報告半

17、 年內(nèi)總共離職30名員工，主管接著問各 部門離職的人數(shù)有多少，不同年資的離 職人員各有多少，男性、女性各占多少 人，這位新進人員一概答不上來，主管 不悅地說，我給您三天的時間，您只給 我統(tǒng)計出一個總離職人數(shù)。 上面這個案例，雖然是因主管交待 事情不夠清楚而造成，但是若您在 接受命令進度能注意到下列幾點， 您將可避免上述的誤解發(fā)生。 理解命令的內(nèi)容理解命令的內(nèi)容(注意點注意點) 注意注意 不清楚的地方，詢問清楚爲止。不清楚的地方，詢問清楚爲止。 注意注意 儘量以具體化的方式，向主管儘量以具體化的方式，向主管 確認命令的內(nèi)容。確認命令的內(nèi)容。 注意注意 要讓主管把話講完畢，再提出要讓主管把話講完畢

18、，再提出 意見或疑問意見或疑問 注意不清楚的地方，注意不清楚的地方， 詢問清楚爲止詢問清楚爲止 主管陳述命令內(nèi)容時，有不清楚的 地方，一定要詢問清楚爲止，因爲 人總是有說錯或記錯的時候。 注意儘量以具體化的方式，向注意儘量以具體化的方式，向 主管確認命令的內(nèi)容主管確認命令的內(nèi)容 不要象我這樣,胡亂猜測？ 注意要讓主管把話講完畢，再注意要讓主管把話講完畢，再 提出意見或疑問提出意見或疑問 主管交待命令和一般閒聊不同，交待 命令前，他多半已考慮過許多因素及 可能發(fā)生的問題，因此不要中途打斷 他的思緒，等他把話講完後，再提出 問題與意見，主管必定會肯定您的聆 聽態(tài)度。 您能注意上述的 三個注意點，相

19、 信您已能把握住 理解主管命令的 原則。 命令如果被誤解了，後面的行動，必 然徒勞無功。命令的理解是如此的重 要，在實務上有沒有一套具體可行的 方法，讓我們能正確地把握住命令的 具體內(nèi)容呢？ 5W3H是一個達成有效溝通的方法，它 能保障人們溝通的內(nèi)容達到正確性， 透過5W3H的方法同樣能讓我們對命令 的內(nèi)容有正確的認識。 5W （內(nèi)容（內(nèi)容） WHAT（什麼事） WHEN（什麼時間） WHERE（什麼地點） WHO（誰做） WHY（爲何做） WHAT（什麼事）什麼事） What指要做的是什麼及描述達成命令 事項後的狀態(tài)。經(jīng)由What的質(zhì)問，您 能確認主管期望的東西和您想的東西 是否是一致。 WHEN（什麼時間）什麼時間） When指什麼時間要完成，工作允許 的期間或什麼時候要完成那一部份的 工作。很多事情都是有時效性的，因 此，對時間的要求，千萬不要有任何 的疏忽。 WHERE（什麼地點）什麼地點） Where泛指各項活動發(fā)生的場所。不 同的場所能代表不同的意義，適當 的場所能取得工作上的地利。 WHO（誰做）誰做） Who指完成命令要接觸或關(guān)連到的 人員，如擔當者、責任者、參與者。 WHY（爲何做）爲何做） Wh