公司檔案管理制度

1、公司檔案管理制度一、總則（一）為規(guī)范公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“公司”）檔案的管理，根據(jù)集團(tuán)檔案工作管理規(guī)定，結(jié)合公司ISO9000體系與貿(mào)管程序，特制定本制度。（二）本制度所稱(chēng)檔案，是指公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的，有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等各種形式的文件材料的總和。（三）公司成立檔案管理小組，各部門(mén)指定一名員工作為小組成員，公司指派一名檔案管理員負(fù)責(zé)公司檔案的管理（見(jiàn)附件1）。二、 管理職責(zé)（一）公司檔案管理小組職責(zé)：負(fù)責(zé)規(guī)劃公司檔案管理工作，對(duì)檔案管理工作提出意見(jiàn)和建議；負(fù)責(zé)指導(dǎo)、檢查各部門(mén)的歸檔工作。（二）公司檔案管理員職責(zé)督促、組織檢查各部門(mén)的歸檔工作，驗(yàn)收各部門(mén)移交的檔案；負(fù)責(zé)各部門(mén)移交檔案

2、的管理，注意安全，嚴(yán)防丟失和泄密；做好公司檔案的檢索、使用、借閱、催還工作；協(xié)助組織檔案管理小組各項(xiàng)工作；負(fù)責(zé)檔案管理制度的建設(shè)。（三）各部門(mén)檔案管理員的職責(zé)：負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)部門(mén)檔案的收集、整理、歸檔、建目錄工作，確保檔案的完整、齊全；負(fù)責(zé)部門(mén)檔案移交前的檔案管理工作，認(rèn)真遵守保密規(guī)定，妥善保管部門(mén)檔案，注意安全，嚴(yán)防丟失和泄密；負(fù)責(zé)向計(jì)財(cái)處貿(mào)管或公司檔案管理員移交部門(mén)應(yīng)移交檔案；參加檔案價(jià)值鑒定和銷(xiāo)毀工作；參與檔案管理小組組織的各項(xiàng)工作。三、 檔案歸檔范圍公司檔案分為八大類(lèi)：貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類(lèi)、貿(mào)易業(yè)務(wù)非合同類(lèi)、鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類(lèi)、投資業(yè)務(wù)類(lèi)、人事類(lèi)、財(cái)務(wù)類(lèi)、行政管理類(lèi)、特殊檔案等，具體如下：（一

3、）貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類(lèi)檔案包括：鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部、礦產(chǎn)資源部、鋼鐵部、有色金屬部等部門(mén)在業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的合同、貨權(quán)轉(zhuǎn)移單據(jù)、費(fèi)用結(jié)算憑證等。（二）貿(mào)易業(yè)務(wù)非合同類(lèi)檔案包括：客戶(hù)函件、客戶(hù)資料、客戶(hù)評(píng)審等文件。（三）鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類(lèi)檔案類(lèi)別包括：專(zhuān)項(xiàng)活動(dòng)、出版物、宣傳出版活動(dòng)、獎(jiǎng)項(xiàng)等文件。（四）投資業(yè)務(wù)類(lèi)檔案，以項(xiàng)目為檔案類(lèi)別，歸檔資料包括：項(xiàng)目資料、項(xiàng)目調(diào)研報(bào)告、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、合作意向書(shū)、項(xiàng)目投資批件、投資合同、章程、項(xiàng)目公司決議、項(xiàng)目管理階段文件等。（五）人事類(lèi)檔案類(lèi)別包括：?jiǎn)T工檔案、一般人事文件、招聘、培訓(xùn)、出國(guó)報(bào)告等文件。（六）財(cái)務(wù)類(lèi)檔案類(lèi)別包括：計(jì)帳憑證、帳簿報(bào)表、納稅申報(bào)、出口退稅

4、、外匯管理、貿(mào)易管理、預(yù)算總結(jié)、審計(jì)評(píng)估、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、基礎(chǔ)資料、財(cái)務(wù)規(guī)章制度等文件。（七）行政管理類(lèi)檔案類(lèi)別包括：紙質(zhì)收文、電子收文、公司發(fā)文、大事記、會(huì)議記錄、汽車(chē)類(lèi)合同、新聞簡(jiǎn)訊、信息化管理資料、ERP項(xiàng)目資料、辦公合同、ISO9000等文件。（八）特殊檔案類(lèi)別包括：薪酬、福利、各項(xiàng)保險(xiǎn)、薪酬相關(guān)人事文件、績(jī)效考核等文件。四、歸檔要求檔案歸檔時(shí)按卷宗形式歸檔。（一）貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類(lèi)，各部門(mén)應(yīng)按年度以合同進(jìn)行歸檔，一個(gè)合同及合同項(xiàng)下所有單據(jù)為一個(gè)卷宗，對(duì)應(yīng)一個(gè)“檔號(hào)”，并遵循單據(jù)、文件自然形成的規(guī)律，按照單據(jù)、文件產(chǎn)生的先后順序進(jìn)行整理、歸檔，完成“歸檔文件目錄”（附件3）的填寫(xiě)。 （二）貿(mào)易業(yè)

5、務(wù)非合同類(lèi)、鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類(lèi)、投資業(yè)務(wù)類(lèi)、人事類(lèi)、財(cái)務(wù)類(lèi)、行政管理類(lèi)、特殊檔案類(lèi)檔案歸檔時(shí)，按檔案細(xì)分類(lèi)別進(jìn)行歸檔，各年度每個(gè)檔案細(xì)分類(lèi)別為一個(gè)卷宗，對(duì)應(yīng)一個(gè)檔號(hào)，在每類(lèi)檔案中遵循其自然形成的規(guī)律，按年度根據(jù)其產(chǎn)生的先后順序進(jìn)行整理、歸檔，完成 “歸檔文件目錄”（附件3），并按年度編制各部門(mén)的“部門(mén)檔案目錄”（附件2），檔案歸檔流程及檔案狀態(tài)見(jiàn)“檔案歸檔流程圖及檔案狀態(tài)圖”（附件4）。（三）歸檔的合同、協(xié)議必須是正本原件。凡有電子版的，紙質(zhì)版本應(yīng)與電子版同時(shí)保存。（四）檔號(hào)的編號(hào)規(guī)則：1、貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類(lèi)檔號(hào)編制規(guī)則為：部門(mén)-年度-合同號(hào)。其中“部門(mén)”以字母代替：鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部NT、礦產(chǎn)資源

6、部TK、鋼鐵部GT、有色金屬部GJ?！澳甓取睘楹贤a(chǎn)生年度，若合同號(hào)前面有合同產(chǎn)生年度，則編號(hào)時(shí)直接以“部門(mén)-合同號(hào)”作為編號(hào)。如鈮鐵部2008年合同號(hào)為2008RMJS/N3003項(xiàng)下檔案對(duì)應(yīng)的檔案編號(hào)為：NT-2008RMJS/N3003。2、貿(mào)易業(yè)務(wù)部門(mén)非合同類(lèi)檔案、鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類(lèi)按檔案類(lèi)別進(jìn)行歸檔，檔號(hào)編制規(guī)則為：部門(mén)-年度-檔案類(lèi)別。其中部門(mén)以拼音首字母代替，如：鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部NT、實(shí)業(yè)投資部SY、計(jì)財(cái)處JC、綜合處ZH。檔案類(lèi)別以拼音首字母代替。如2007年RD項(xiàng)目對(duì)應(yīng)文件的檔號(hào)為：NT-2007-RDXM。3、投資業(yè)務(wù)類(lèi)按項(xiàng)目進(jìn)行歸檔。檔號(hào)編制規(guī)則為：部門(mén)-年度-項(xiàng)目名稱(chēng)。

7、項(xiàng)目名稱(chēng)以拼音首字母縮寫(xiě)代替。如實(shí)業(yè)投資部2007年度興光礦業(yè)項(xiàng)目對(duì)應(yīng)文件的檔號(hào)為：SY-2007-XGKY。4、人事類(lèi)、財(cái)務(wù)類(lèi)、行政管理類(lèi)、特殊檔案按檔案細(xì)分類(lèi)別進(jìn)行歸檔。檔號(hào)編制規(guī)則為：部門(mén)-年度-檔案類(lèi)別。其中檔案類(lèi)別以其拼音首字母代替。如綜合處2008年培訓(xùn)文件的檔號(hào)為：ZH-2008-PX。（五）檔案裝盒時(shí)，可將一個(gè)或多個(gè)卷宗裝入同一個(gè)檔案盒，對(duì)應(yīng)一個(gè)盒脊號(hào)，也可將一個(gè)卷宗放入多個(gè)檔案盒中，對(duì)應(yīng)多個(gè)盒脊號(hào)。盒脊號(hào)為每個(gè)檔案盒的編號(hào)，按年度以數(shù)字1、2、3順序分別表示。 五、檔案的移交及管理（一）特殊檔案的管理特殊檔案由專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集、整理，并按歸檔要求進(jìn)行歸檔、建目錄、裝盒、編制目錄、

8、保管，不向公司檔案管理員移交，每年2月需向公司檔案管理員提交上一年度特殊檔案的“歸檔文件目錄”。負(fù)責(zé)保管特殊檔案的人員需將特殊檔案存放在安全、可靠，可獨(dú)立上鎖的檔案柜內(nèi)。 （二）其他檔案的移交及管理1、檔案移交前的管理檔案在移交前，由各部門(mén)檔案管理員負(fù)責(zé)部門(mén)檔案的管理，各部門(mén)檔案管理員應(yīng)將檔案存放在安全的場(chǎng)所，并及時(shí)按照要求建立檔案目錄。2、檔案移交中的管理（1）貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類(lèi)檔案的移交程序?yàn)椋焊鞑块T(mén)終結(jié)合同時(shí)將紙質(zhì)和電子目錄、合同及合同項(xiàng)下所有的正本單據(jù)移交給計(jì)財(cái)處貿(mào)管，貿(mào)管根據(jù)歸檔文件目錄，對(duì)照業(yè)務(wù)系統(tǒng)終結(jié)合同需提供的單據(jù)明細(xì)，審查與該檔號(hào)項(xiàng)下單據(jù)相符時(shí)，雙方在移交歸檔文件目錄上簽字確認(rèn)；

9、貿(mào)管完成合同終結(jié)審批后，將終結(jié)合同對(duì)應(yīng)檔號(hào)的紙質(zhì)和電子目錄、合同及合同項(xiàng)下所有單據(jù)移交給綜合處檔案管理員，雙方在移交歸檔文件目錄上簽字確認(rèn)。 （2）貿(mào)易業(yè)務(wù)非合同類(lèi)、鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)市場(chǎng)推廣類(lèi)、投資業(yè)務(wù)類(lèi)、人事類(lèi)、財(cái)務(wù)類(lèi)、行政管理類(lèi)文件每年2月由各部門(mén)檔案管理員將上一年的檔案直接移交給公司檔案管理員，移交時(shí)需將各部門(mén)上一年度的紙質(zhì)和電子版總目錄、歸檔文件目錄、檔案一并移交，雙方在移交歸檔文件目錄上簽字確認(rèn)。（3）檔案移交時(shí)，發(fā)現(xiàn)不符合存檔要求的，要返回給移交人，要求補(bǔ)改后再移交。（4）貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類(lèi)檔案目錄一式三份，非貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類(lèi)檔案目錄一式二份，移交人各執(zhí)一份，各自裝訂成冊(cè)。3、檔案移交后

10、的保管檔案移交后，由檔案管理員集中統(tǒng)一保管，其中5年以?xún)?nèi)的檔案，保管到公司京城大廈庫(kù)房各部門(mén)的檔案柜中； 5年以上的檔案，分別存放到公司西壩河庫(kù)房中。（三）檔案保管條件的要求檔案應(yīng)放置到專(zhuān)用庫(kù)房和柜架上，嚴(yán)格注意防盜、防火防蟲(chóng)、防潮、防高溫，確保檔案的安全。存放檔案的庫(kù)房、檔案柜的鑰匙由公司檔案管理員保管。六、檔案的查詢(xún)與借閱（一）移交到公司檔案管理員處的檔案，各部門(mén)需要查閱或借閱時(shí)，需填寫(xiě)“借閱、查閱、復(fù)印文件、檔案申請(qǐng)單”（附件5），經(jīng)部門(mén)經(jīng)理同意、檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱或借閱。（二）公司檔案管理員需在“查閱、借閱檔案登記表”（附件6）上登記，“查閱、借閱檔案登記表”與“借閱、查閱

11、、復(fù)印文件、檔案申請(qǐng)單”一起保存。（三）借閱人在借出檔案后要妥善保管好檔案，不得丟失損毀，借閱時(shí)間到期后應(yīng)及時(shí)歸還。（四）公司檔案管理員每月要檢查一次借閱登記表，對(duì)到期未還的檔案及時(shí)催還，避免因借出時(shí)間過(guò)長(zhǎng)而導(dǎo)致檔案損毀和遺失。（五）特殊檔案的查詢(xún)與借閱需經(jīng)特殊檔案業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理批準(zhǔn)方可查詢(xún)與借閱。七、檔案的保管期限公司檔案保管期限分為10年、30年和永久。其中：（一）在短期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案保存期限為10年，如貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類(lèi)檔案、行政管理類(lèi)中汽車(chē)維護(hù)、汽車(chē)合同、新聞簡(jiǎn)訊、信息化管理、ERP項(xiàng)目、辦公合同、ISO9000等文件。（二）在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案保存期限為30

12、年，如行政管理類(lèi)文件中的紙質(zhì)收文、電子收文、公司發(fā)文、大事記、會(huì)議記錄等。（三）具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考、利用、研究?jī)r(jià)值的重要檔案，保存期限為永久，如投資類(lèi)、財(cái)務(wù)類(lèi)、員工檔案信息、特殊檔案等。八、檔案的銷(xiāo)毀保管到期的檔案由公司主管領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)檔案管理員 、公司檔案管理員共同核定，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)須兩人監(jiān)銷(xiāo)，并在“檔案銷(xiāo)毀審批表”（見(jiàn)附件7）上簽字。九、歸檔工作的檢查檔案管理小組每個(gè)季度季末將對(duì)各部門(mén)的文件歸檔情況進(jìn)行抽檢，并通報(bào)抽檢結(jié)果，對(duì)歸檔不合格的部門(mén)要求整改。對(duì)有以下行為之一的，公司將視情節(jié)輕重，給予處罰并追究當(dāng)事人的責(zé)任：（一）損毀、丟失或擅自銷(xiāo)毀應(yīng)歸檔保存的文件材料和檔案的；（

13、二）涂改、偽造檔案的；（三）擅自占有和未經(jīng)公司允許將檔案帶離公司的；（四）泄漏公司檔案信息，造成重大影響或給公司造成損失的。十、本制度自發(fā)布之日起開(kāi)始正式實(shí)施附件：1. 檔案管理人員名單2. 部門(mén)檔案目錄3. 歸檔文件目錄4. 檔案歸檔流程圖、檔案狀態(tài)圖5. 借閱、查閱、復(fù)印文件、檔案申請(qǐng)單6. 查閱、借閱檔案登記表 7. 檔案銷(xiāo)毀審批表 8. 備注 二00九年三月二十四日17附件1.檔案管理人員名單1、檔案管理小組成員名單：組長(zhǎng)： 成員：、2、公司檔案管理員：附件2 部門(mén)檔案目錄 年序號(hào)盒脊號(hào)檔號(hào)文件件數(shù)卷宗移交日期存放位置（綜合處填寫(xiě)）備注附件3歸檔文件目錄檔號(hào)： 盒脊號(hào)：件號(hào)題名文件產(chǎn)生

14、日期頁(yè)數(shù)備注檔案移交人： 檔案移交人： 移交日期：移交日期：檔案接收人：檔案接收人：接收日期：接收日期：附件4. 檔案歸檔流程圖附件5借閱、查閱、復(fù)印文件、檔案申請(qǐng)單部門(mén)： 日期： 檔號(hào)件號(hào)題名要求復(fù)印內(nèi)容（全部、部分）頁(yè)數(shù)理由：使用人部門(mén)經(jīng)理簽字批準(zhǔn)人附件6查閱、借閱檔案登記表序號(hào)盒脊號(hào)檔號(hào)題名借閱人批準(zhǔn)人查閱/借閱時(shí)間歸還時(shí)間備注附件7.檔案銷(xiāo)毀審批表申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人日期序號(hào)盒脊號(hào)檔號(hào)檔案內(nèi)容銷(xiāo)毀原因核定意見(jiàn):公司領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)：檔案銷(xiāo)毀時(shí)間：監(jiān)銷(xiāo)人：附件8.備注1、 檔案管理小組成員為各部門(mén)檔案管理員。2、 “部門(mén)檔案目錄”中“年”用數(shù)字表示，如2008年；“序號(hào)”以數(shù)字1、2、3表示；“盒脊號(hào)”為每個(gè)檔案盒的編號(hào)，按年度以數(shù)字1、2、3順序分別表示；“檔號(hào)”為該卷宗檔案的編號(hào)；“文件件數(shù)”為該卷宗項(xiàng)下文件的總件數(shù)； “移交日期”為檔案移交給公司檔案