訪客接待管理制度

1、序號(hào)修訂修訂內(nèi)容摘要修訂單位版本日期1.0目的為規(guī)范公司訪客接待流程，塑造公司對(duì)外形象，為業(yè)務(wù)順利開展?fàn)I造良好環(huán)境，特制定本制度。2.0適用范圍 惠州錦勝包裝有限公司。3.0接待職責(zé)3.1 保 安：負(fù)責(zé)訪客身份確認(rèn)，到訪事由的詢問(wèn)、發(fā)放與回收訪客證，訪客單，與路線指引；3.2 前 臺(tái)：負(fù)責(zé)電話通傳、告知與訪客在大廳等待時(shí)的接待；3.3 行政部：負(fù)責(zé)貴賓級(jí)、重要級(jí)客人接待的前期準(zhǔn)備；3.4 接待部門：負(fù)責(zé)制定和落實(shí)接待計(jì)劃及其費(fèi)用預(yù)算。4.0訪客分類 訪客，是指錦勝公司總部和各分子公司以外的人員。具體范圍按接待等級(jí)分為以下三類：4.1普通級(jí)訪客:供應(yīng)商、業(yè)務(wù)員、應(yīng)聘者等。4.2重要級(jí)訪客:重點(diǎn)客

2、戶、政府部門一般官員、評(píng)審員、顧問(wèn)、媒體記者、經(jīng)濟(jì)會(huì)計(jì)師、重點(diǎn)供應(yīng)商等。4.3貴賓級(jí)訪客:政府部門領(lǐng)導(dǎo)、投資商、專家、外賓等。5.0訪客接待5.1普通級(jí)接待：（指4.1條款來(lái)訪人員）5.1.1保安禮貌確認(rèn)訪客身份，要求來(lái)訪人員填寫訪客單，并發(fā)放訪客證，5.1.2前臺(tái)親切詢問(wèn)訪客來(lái)訪事由，并電話通知被訪人員；1）如需在會(huì)議室等待，送上茶水招待訪客；2）如需進(jìn)入寫字樓辦公室須經(jīng)被訪部門負(fù)責(zé)人同意后方可帶領(lǐng)訪客進(jìn)入。 5.1.3 訪客離開時(shí)，由接待人員在訪客單上簽名，并在保安處退回訪客證。5.2 重要級(jí)、貴賓級(jí)接待：（指4.2和4.3條款來(lái)訪人員）5.2.1重要級(jí)、貴賓級(jí)訪客來(lái)訪通常與被訪人員已確定

3、好來(lái)訪時(shí)間，應(yīng)提前通知行政部準(zhǔn)備；5.2.2接待部門經(jīng)理級(jí)人員提前填寫訪客接待申請(qǐng)表，申請(qǐng)表中注明（來(lái)訪者單位、人數(shù)、姓名、身份、來(lái)訪時(shí)間、來(lái)訪目的、費(fèi)用預(yù)算及接待規(guī)格等）；5.2.3接待部門制定和落實(shí)接待計(jì)劃(包括講解內(nèi)容、參觀路線、安全事項(xiàng)等)；5.2.4行政部安排相應(yīng)等級(jí)的接待服務(wù)準(zhǔn)備，并安排專人到大門迎接訪客；5.2.5接待部門經(jīng)理級(jí)或以上領(lǐng)導(dǎo)親自接待訪客并全程陪同，如安排到分公司參觀，到訪分公司副總經(jīng)理級(jí)配合接待。5.2.6訪客離開時(shí)接待人員目送至訪客車輛駛離。（注：需要時(shí)訪客離開前禮貌地問(wèn)清楚離開酒店或賓館的具體時(shí)間，便于安排送客車輛。）6.0重要級(jí)/貴賓級(jí)到訪接待費(fèi)用規(guī)格6.1重

4、要級(jí)客人到訪接待費(fèi)用6.1.1煙：按20元/2人包標(biāo)準(zhǔn)；6.1.2飲料：按人均5元/人標(biāo)準(zhǔn)；6.1.3水果糕點(diǎn)：按人均5元/人標(biāo)準(zhǔn)；6.1.4用餐：按人均 140元/人天標(biāo)準(zhǔn)；（早餐20元/人、中餐60元/人、晚餐60元/人。）6.1.5住宿：按三星標(biāo)間1人/間（注：陪同人員2人/間）。待添加的隱藏文字內(nèi)容36.2貴賓級(jí)客人到訪接待費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)6.2.1煙：按40元/2人包標(biāo)準(zhǔn)；6.2.2飲料：按人均5元/人標(biāo)準(zhǔn)；6.2.3水果糕點(diǎn)：按人均10元/人標(biāo)準(zhǔn)；6.2.4用餐：按人均 230元/人天標(biāo)準(zhǔn)；（早餐30元/人、中餐100元/人、晚餐100元/人。）6.2.5住宿：按四星標(biāo)間1人/間（注：陪同

5、人員2人/間）。 6.3以上為基本接待費(fèi)用，特殊情況另做安排。7.0 其他注意事項(xiàng)7.1接待人員禮儀7.1.1接待人員要面帶微笑，語(yǔ)言文明，舉止大方, 服務(wù)周到；7.1.2接待人員衣著要整潔、端莊、得體；7.1.3來(lái)訪者是預(yù)先約定好的重要級(jí)或貴賓級(jí)客人，根據(jù)來(lái)訪者的等級(jí)確定相對(duì)等的接待程序和規(guī)格。7.2接待費(fèi)用報(bào)銷7.2.1接待費(fèi)用按訪客等級(jí)（參照4.0與6.0條款）對(duì)應(yīng)的范圍進(jìn)行；若有特殊情況，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)（參照授權(quán)體系）批準(zhǔn)后，方可報(bào)銷。7.2.2接待費(fèi)用誰(shuí)接待誰(shuí)報(bào)銷，接待人員可依據(jù)訪客接待申請(qǐng)表提前向財(cái)務(wù)管理部預(yù)支接待費(fèi)用，接待費(fèi)用報(bào)銷依據(jù)接待過(guò)程中據(jù)實(shí)向公司報(bào)銷，并能出示有效發(fā)票或票據(jù)。8.0附件8.1附件一-訪客單8.2附件二-訪客接待申請(qǐng)表8.3附件三 -訪客證 8.4附件四-訪客流程圖（見(jiàn)下圖）9.0附則 9.1本制度經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)之日?qǐng)?zhí)行，由公司行政部進(jìn)行擬案、呈批、解釋、修訂。重要級(jí)、貴賓級(jí)訪客接待費(fèi)用報(bào)銷接待人員