集團公司文秘工作手冊-2009版

1、.文秘工作知識手冊經(jīng)理辦秘書處二九年三月前 言辦公室文秘人員是企業(yè)有效開展辦公事務的決定因素，而要成為一名好的文秘人員，不僅需要掌握秘書工作的基本常識和具備分析、表達等能力，更應時刻關(guān)注企業(yè)的發(fā)展，通過加強學習和經(jīng)驗積累，不斷規(guī)范和完善自己，同時給他人和部門以支持，并為領(lǐng)導決策充分發(fā)揮好參謀、助手作用。本手冊對秘書處各項業(yè)務的工作內(nèi)容、工作流程以及一些工作經(jīng)驗進行了簡單整理和匯總。一是使大家進一步了解所承擔的業(yè)務工作，充分體會到秘書工作的重要意義；二是進一步明確工作流程，對秘書日常工作提供指導和規(guī)范；三是通過經(jīng)驗介紹，以加快部門新人成長，不斷促進秘書處各項業(yè)務的順利開展。此外，隨著企業(yè)其他方面

2、業(yè)務知識的不斷整理，知識手冊內(nèi)容將逐步豐富和完善，并將作為秘書處人員培訓、管理的內(nèi)部資料。目 錄一、文書工作二、機要工作三、會務工作四、督（查）辦工作五、綜合文字工作六、調(diào)研工作七、信息工作八、計算機工作注：*表示不屬于本崗位工作內(nèi)容，但由于崗位特點和部門工作需要安排承擔的其他工作。文書工作一、工作簡介及工作內(nèi)容文書工作是圍繞文書運動的全過程所進行的一系列相互銜接的程序和手續(xù)的總稱。文書工作是機關(guān)行政管理工作不可缺少的重要工作，是機關(guān)工作的紐帶，是保守企業(yè)機密的重要環(huán)節(jié)，是檔案工作的基礎。其主要任務是制發(fā)、收辦、管理文件，其他還包括印信管理等方面工作。文書工作的內(nèi)容主要有：1.負責完成國家、省

3、、市各部門文件、資料的接收、傳遞。文件來源：市政府機要站取回及平時郵寄的信件。2.負責完成集團各單位、機關(guān)各處（部）室、集團領(lǐng)導間文件、材料的接收、傳遞。文件來源：秘書處處長點傳遞過來的請示報告（傳到文書點和總裁點）。3.負責完成集團上報、下發(fā)文件的登記、編號、排版工作。4.負責完成各年度各類文件和有關(guān)材料的歸檔工作，平時做好材料整理工作。5.負責集團介紹信、印鑒、傳真的管理、使用工作。6.涉及本單位人員參加的省、市有關(guān)部門會議的通知工作。*7.負責組織發(fā)展本部門預備黨員轉(zhuǎn)正的相關(guān)材料，黨外積極分子的相關(guān)準備材料及函調(diào)、外調(diào)材料。黨費、工會會員的會費的繳納工作。*8.經(jīng)理辦秘書處值班工作、考勤

4、工作、辦公用品領(lǐng)用、發(fā)放工作以及領(lǐng)導臨時交辦工作。二、工作流程（一）文件收轉(zhuǎn)機要秘書取回上級文件文書進行來文登記、填寫傳閱單經(jīng)理辦副主任審核、轉(zhuǎn)批黨委方面文件（秘書處長審核、轉(zhuǎn)批行政方面文件）領(lǐng)導傳閱轉(zhuǎn)發(fā)領(lǐng)導批示意見收回歸檔機要員取回密級文件機要員進行登記與文書交接文書登記、填寫傳閱單經(jīng)理辦副主任審核、轉(zhuǎn)批相關(guān)領(lǐng)導傳閱收回歸檔（或按照規(guī)定由機要員返回上級機關(guān)）（二）發(fā) 文各部門轉(zhuǎn)辦文件經(jīng)理辦副主任審核黨委方面公文（秘書處長審核行政類文件）集團公司領(lǐng)導審核、簽發(fā)（經(jīng)理辦副主任簽批北鋼辦發(fā)文件）秘書處長終審文書校對、排版機要秘書下發(fā)歸檔（書面及電子稿）（三）印 信用印單位持用印申請單文書核對主管領(lǐng)

5、導簽字齊備予以用印申請單存檔用信單位持本部門介紹信文書核對無誤開具介紹信底根存檔三、經(jīng)驗點滴（一）基本要求文書工作比較繁雜，因此要有耐心和細心并且反應靈活，準確理解領(lǐng)導的用意，以最有效合理的方式解決問題，同時要求具有獨立協(xié)調(diào)解決問題的能力，工作責任心強。1.要熟悉公文的基本格式；2.了解集團章程和運行管理辦法，熟悉各單位和部門的工作分工和工作特點；3.熟悉領(lǐng)導和各部門聯(lián)系方式；4.較高的政治覺悟和業(yè)務素質(zhì)；5.熟練掌握計算機基本應用知識和檔案管理知識。（二）工作特點準確、周密。主要表現(xiàn)在實際工作處理當中要做到準確無誤，周到細密；同時在工作程序上要嚴格符合企業(yè)規(guī)范和制度，做到井然有序。迅速、適時

6、。概括地說，迅速，就是要快；適時，就是要恰當。（三）注意事項1.要留心經(jīng)歷過的每一件事，在工作中不斷積累處理各種問題的經(jīng)驗。2.采取合理工作方式，克服急躁情緒。由于文書工作比較繁雜，有時會存在多項工作積壓的情況，這就要求采取合理的工作方式方法，善于從中挑選緊急、重要的工作來做，而不是必須在第一時間把所有的工作都處理完，即要有效率又要保證質(zhì)量。若是急切的想把工作全部處理完，這是不科學也是不可能的，而且容易出現(xiàn)錯誤。3.加強企業(yè)各方面業(yè)務知識學習。有時候領(lǐng)導安排工作或文件，需要向業(yè)務部門傳達一些領(lǐng)導的意見，這就需要準確理解領(lǐng)導用意并予以傳達；領(lǐng)導安排完一項工作后，不要急于辦理，拿過文件后認真回味一

7、下，認真思考一下再進行辦理。機要工作一、工作簡介及工作內(nèi)容機要秘書的主要工作是負責集團公司文件的報送，上級機關(guān)文件的接收以及機要文件的管理工作。主要工作內(nèi)容如下：1.負責省、市等上級機關(guān)與集團間各類文件、資料的取送工作。2.負責完成集團各單位、機關(guān)各處（部）室間文件、材料的傳遞工作，負責完成集團上報、下發(fā)文件的印發(fā)工作。3. 負責集團公司信件的郵寄工作。4. 協(xié)助文書工作以及完成領(lǐng)導臨時交辦的各項工作。*5. 負責集團公司復印及其相關(guān)設備的維護工作。二、工作流程（見文書工作流程）三、經(jīng)驗點滴（一）文件的取送和轉(zhuǎn)發(fā)在接到上級部門電話通知取文件后及時取文，一星期要去市政府機要站兩次取文件。1.在機

8、要站取文件的過程中要做好文件的查對工作，保證文件的數(shù)量和編號都要正確。2.定期去北地郵局機要速遞分局取機要文件，在取機要文件時要隨身攜帶機要身份證件，保障機要文件的保密性。3.文件取回后及時的交給文書，機要文件要特殊注明并登記。4.上報的文件必須當天報出，市政府文電處報五份，其他上級部門一至兩份。5.領(lǐng)導批示后需要轉(zhuǎn)發(fā)的文件要做好登記，在文件的發(fā)放過程中要及時準確，做好接收文件的人員登記，方便日后查詢。6.在集團的辦公自動化上的文件，要先由文書做好文件的排版和校對工作，之后再進行發(fā)放，在發(fā)文的時候要認真看好文件的發(fā)放范圍，沒有范圍的要及時與起草文件的部門溝通了解后才能發(fā)文。7.辦公自動化上的文

9、件在發(fā)放后要立即調(diào)出兩份（總裁、書記各一份），并加蓋印章送給領(lǐng)導。（二）復印、速印工作1.復印機必須要求用標準的復印紙進行復印，防止碎紙、片紙進入復印機造成復印機的損壞。2.復印機卡紙或者發(fā)生其他問題時，除專職人員外其他處室人員不允許私自拆開復印機，3.速印機要專人操作，發(fā)生小故障能自行解決，遇到大故障要與專業(yè)維修人員溝通。復印、速印機的碳粉、蠟紙和油墨要及時申請。（三）其他工作1.積極協(xié)助文書歸檔，在文書不在情況下幫助文書完成日常的工作；2.保證文書室電話的接聽，不漏接領(lǐng)導電話。沒有人的時候要請別人幫忙接聽。3.對于領(lǐng)導交辦的各種臨時工作要認真及時的完成。會務工作一、工作簡介及工作內(nèi)容會務工

10、作是為領(lǐng)導組織召開會議做好會前準備、會議記錄及會后按照要求撰寫會議紀要等會議所需各項服務。二、工作流程接到領(lǐng)導會議通知向秘書處長匯報安排會議地點和會務用車下發(fā)會議通知組織與會人員乘車（會前）組織簽到（會議進行）記錄（會議結(jié)束）組織乘車返回向主管領(lǐng)導匯報會議主要精神草擬會議紀要秘書處長審核集團公司相關(guān)領(lǐng)導簽發(fā)發(fā)布會議紀要如會議需要安排就餐、住宿，則應在會議通知前安排好就餐及住宿。三、經(jīng)驗點滴（一）會議前的準備工作 1.根據(jù)領(lǐng)導指示，收集議題。安排議題后，確定議程、程序、日程。 2.凡需報批的會議，要在請示中將開會的理由、會議的議題、會期、地點、參加人數(shù)和人員職別、會議經(jīng)費和準備情況等寫清楚，未批

11、準前不得先發(fā)會議通知，更不得先開會后報批。3.接到領(lǐng)導的會議安排，在認真核對議題和參會人員、安排好車輛及會議室后，及時、準確地發(fā)布會議通知。4.會議所需文件和材料在打印前要認真核對，印刷份數(shù)要留有余地，對有保密性的文件、材料，要登記簽收。 5.選擇會場，要結(jié)合開會人數(shù)和會議內(nèi)容來綜合考慮，需要擺放領(lǐng)導座簽的應提前按照排序擺放妥當。6.對參會人員的交通等做妥善安排。7.重要會議在會前要對會議材料、會場布置等工作反復檢查。（二）會議期間的工作1.會議期間一般不允許接聽電話。特殊情況下傳接一般的電話，可記錄下內(nèi)容，待會議中間休息或散會后交給當事人。十分緊急的電話可用紙條通知當事人。 2.秘書人員應全

12、面掌握會議的動態(tài)。3.會議記錄要求全面、真實記錄發(fā)言人的語句；4、會議紀要措詞要符合實際、簡明扼要。5.會議即將結(jié)束時，要趕緊調(diào)派車輛。6.會場服務。（1）會議秘書人員應在開會人員到達會場之前先行到達會場，檢查會場是否按預先確定的方案布置，照明線路、音像設備是否完好，席次排列是否有誤，會場上需分發(fā)的文件是否準備好、擺放好。檢查會議主席臺的座簽是否擺好，防止意外事故的通道及滅火設施是否齊全等等。（2）對一些保密性強的會議，要認真檢驗與會人員，阻止與會議無關(guān)的人員進入會場。及時注意到會的出席人員是否簽到，掌握到會人數(shù)。（3）注意整個會場情況，做好內(nèi)外聯(lián)系，傳遞信息工作，完成會議主持人及主要與會人員

13、交辦的查找資料文件、臨時找人、增加會議人員等任務，協(xié)助有關(guān)人員做好會場的通風、送暖、文具及茶水供應工作。（4）會議結(jié)束后檢查會場，特別注意有無文件遺忘，注意有無與會人員遺忘的物品。 （5）認真組織會議參觀，選好參觀地點和參觀內(nèi)容，調(diào)度好必要的車輛；有些會議參觀，還應配備好的翻譯講解人員。（三）會議的善后工作 1.重要會議的與會人員，在會議結(jié)束時，根據(jù)規(guī)定將會議上發(fā)的文件清理并退回會議秘書處。 2.會議文件立卷歸檔要堅持一會一卷，便于日后查找利用。凡是印刷下發(fā)的要留有一定的份數(shù)，對會議主要文件的歷次修改稿、會議紀要的修改稿應注意跟蹤，會議一結(jié)束，馬上按立卷要求收回。有些決定事項沒有會議文件，應在

14、卷內(nèi)注明。會議立卷后卷內(nèi)文件都要有編目，每份文件上要蓋編目章，填寫卷內(nèi)目錄。立卷工作完成后，即可歸檔。 3.會務人員要預先安排與會者返回日期和乘坐的交通工具，個別需暫留的，要安排好食宿。 4.對與會者遺忘的物品，要盡快與失主取得聯(lián)系，及早送還。 5.會議結(jié)束后，取走會議場所剩余的物品、視聽設備，并向接待人員申報全部用品得失情況。 督（查）辦工作一、工作簡介和工作內(nèi)容督（查）辦工作是秘書處重要的工作內(nèi)容之一，通過對集團領(lǐng)導關(guān)注或安排的工作進行跟蹤和督促，及時向領(lǐng)導反饋工作進程和工作落實情況，為領(lǐng)導決策提供準確真實的信息，并促進工作落實。督（查）辦主要工作內(nèi)容如下：1.以會議形式安排的重點工作。包

15、括集團班子會、月度行政例會、總裁現(xiàn)場辦公會、總裁專題工作會等會議安排的重點工作； 2.以文件形式安排的重點工作。包括會議紀要、總裁令等文件安排的重點工作；3.集團領(lǐng)導批示的重點工作；4.集團領(lǐng)導指示的重點工作；5.集團領(lǐng)導臨時交代的督（查）辦事項；6.集團領(lǐng)導熱點關(guān)注的問題；7.以其他形式安排的重點工作。包括本溪市政府等上級部門安排的需督（查）辦的工作事項。二、工作流程根據(jù)領(lǐng)導安排或會議安排，擬定重點督辦事項草擬督辦提綱向秘書處長匯報進行電話或?qū)嵉囟睫k草擬督辦報告秘書處長審核經(jīng)理辦副主任審核上報集團公司領(lǐng)導資料庫存檔（電子稿）三、經(jīng)驗點滴（一）督（查）辦工作要堅持實事求是、注重時效原則、嚴格保

16、密原則。實事求是原則。督（查）辦工作要深入實際了解和掌握真實情況，掌握第一手材料，并全面、真實、準確地反映情況，督（查）辦報告不夸大、不縮小，做到客觀、準確。注重時效原則。督（查）辦人員要及時跟蹤督（查）辦事項，確保信息反饋準確、及時。嚴格保密原則。督（查）辦人員應具備高度的責任感和政治覺悟，對督（查）辦事項要恪守保密責任，不得向督（查）辦工作無關(guān)人員故意或者過失泄露督（查）辦事項內(nèi)容。（二）督(查)辦工作中要采取多種方式。1.現(xiàn)場督（查）辦。現(xiàn)場督（查）辦指督（查）辦人員深入實際，到集團相關(guān)任務單位或者處（部）室進行現(xiàn)場檢查，了解督（查）辦事項的落實情況，最直接、最有效地了解到最真實、最可靠

17、的工作情況?，F(xiàn)場督（查）辦較適用于特別重要工作的督（查）辦。 2.會議督（查）辦。會議督（查）辦指召集集團相關(guān)任務單位或者處（部）室，聽取決策事項落實情況的匯報。會議督（查）辦較適用于省、市等上級部門安排的專項治理活動等事項的督（查）辦。 3.書面督（查）辦。書面督（查）辦指通過書面通知，請集團相關(guān)任務單位或者處（部）室報告督（查）辦事項的執(zhí)行進展情況。書面督（查）辦較適用于督（查）辦較為麻煩但又無須現(xiàn)場督（查）辦的事項。 4.電話督（查）辦。電話督（查）辦指通過電話向集團相關(guān)任務單位或者處（部）室了解督（查）辦事項落實的進展情況。電話督（查）辦較適用于一般事項的督（查）辦。（三）督（查）辦人

18、員在督（查）辦過程中要謙虛謹慎、行為得體、語言適宜，要展示經(jīng)理辦公室良好的形象和風貌。（四）督（查）辦對象順位依次為第一責任領(lǐng)導、部門領(lǐng)導、承辦人。只有在無法對前一順位人進行督（查）辦的情況下方可督（查）辦下一順位人。（五）督（查）辦報告要求格式清晰、簡單明了，文字表達準確，用詞客觀，行文樸實。督（查）辦事項應按照時間進度等要求從督（查）事項列表中提取，一般應包括上期督（查）辦報告未結(jié)事項及該期新增督（查）辦事項等。調(diào)研工作一、工作簡介及工作內(nèi)容調(diào)研工作是秘書人員圍繞企業(yè)各個時期的中心工作，著重對領(lǐng)導最關(guān)心的重大問題開展調(diào)查研究，為領(lǐng)導決策提供服務。調(diào)研工作的內(nèi)容：1.負責對企業(yè)總體發(fā)展戰(zhàn)略和

19、具體的經(jīng)營管理戰(zhàn)略進行設計，并對設計方案進行可行性研究。2.負責圍繞集團生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和技術(shù)等中心工作和存在的主要問題進行調(diào)研。3.負責對和企業(yè)密切相關(guān)的重大國家政策進行研究分析，提出合理化建議和應當措施。4.負責對領(lǐng)導交辦的課題任務進行調(diào)研。二、工作流程接到調(diào)研任務擬定調(diào)研提綱向調(diào)研業(yè)務負責人或秘書處長匯報進行調(diào)研草擬調(diào)研報告調(diào)研業(yè)務負責人審核秘書處長審核經(jīng)理辦副主任審核上報集團公司領(lǐng)導資料庫存檔（電子稿）三、經(jīng)驗點滴（一）根據(jù)調(diào)研任務編排調(diào)研提綱，為開展調(diào)研做好準備。（二）調(diào)研工作要做到調(diào)查和研究相結(jié)合,調(diào)查要深入細致，由表及里；研究要分析透徹，究其本質(zhì)。（三）調(diào)研過程中要努力查找事實真

20、相，反映問題原因，提出解決思路或辦法；個別調(diào)查要解除調(diào)查對象的顧慮，以取得盡可能真實、公正的材料，重要的材料必須由調(diào)查對象親筆簽字才有效。（四）調(diào)研報告的內(nèi)容要翔實，數(shù)據(jù)準確，主題鮮明，條理清楚，語言凝練。（五）加強自身學習，了解企業(yè)生產(chǎn)工藝和生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務流程，同時把握企業(yè)階段性工作重點，主動提出調(diào)研課題選擇調(diào)研。信息工作一、工作簡介及工作內(nèi)容企業(yè)情報信息工作在企業(yè)運營中變得越來越重要，成為企業(yè)管理工作不可缺少的一部分，影響企業(yè)的生產(chǎn)運營、物流運輸、供應銷售乃至戰(zhàn)略決策和經(jīng)營方向。信息工作主要包括兩方面的內(nèi)容，一是政策信息，另一個是市場信息。政策是國家為了解決資源利用問題、國家經(jīng)濟后續(xù)發(fā)展和總

21、量平衡所需要進行人為的宏觀調(diào)控；市場是市場自身為解決資源配置問題、企業(yè)生存發(fā)展需要和市場產(chǎn)銷平衡所自發(fā)形成的自我調(diào)節(jié)。企業(yè)生產(chǎn)運營必須以政策為依托，以市場為導向。和集團關(guān)系密切的政策信息主要包括國家宏觀政策、行業(yè)政策，市場信息主要是集團產(chǎn)品相關(guān)信息包括鋼鐵、化工、鑄管、機械重汽等以及和集團產(chǎn)品相關(guān)的上下游行業(yè)信息包括煤焦、礦石、鐵合金等。具體工作包括：1.承擔集團指令性信息研究課題，為各級領(lǐng)導和部門提供綜合性和戰(zhàn)略性的信息調(diào)研及分析。2.跟蹤國內(nèi)外市場、行業(yè)的最新發(fā)展動態(tài)，及時對市場發(fā)展趨勢做出預測，為企業(yè)經(jīng)營決策提供信息支持。3.承擔國內(nèi)外宏觀經(jīng)濟、政策、金融、改革以及與企業(yè)相關(guān)行業(yè)信息的收

22、集分析工作，開展政策和經(jīng)濟研究。4.負責企業(yè)內(nèi)部和外部的信息情報收集網(wǎng)絡的建設，開展內(nèi)外信息交流，通過局域網(wǎng)實現(xiàn)內(nèi)部信息資源共享。5.負責內(nèi)部信息期刊的編撰工作，通過局域網(wǎng)、書面等形式為集團及各部門提供實時的信息服務工作。二、工作流程信息收集匯總、整理、分析形成材料信息業(yè)務負責人審核秘書處處長審核上報集團公司領(lǐng)導（專題信息同時抄報秘書處長、經(jīng)理辦副主任）三、經(jīng)驗點滴（一）工作要求信息工作要求必須能夠耐下心來，踏踏實實做好日常的信息收集和整理，在此基礎上，才能夠結(jié)合企業(yè)實際進一步進行信息分析，為領(lǐng)導決策提供內(nèi)容翔實、數(shù)據(jù)準確的信息分析資料。做好日常信息的收集。在國家宏觀政策方面，企業(yè)作為國家的一

23、個經(jīng)濟實體，不可避免的受國家政策的巨大影響。國家政策應當關(guān)注的內(nèi)容主要是宏觀調(diào)控政策為主，內(nèi)容包括國內(nèi)生產(chǎn)總值（gdp）、通貨膨脹、貨幣政策、財政政策以及國家經(jīng)濟三駕馬車（投資、出口和消費）。行業(yè)政策具有階段性，和國家宏觀調(diào)控相配套。在市場信息方面，涉及內(nèi)容較多，企業(yè)信息工作所關(guān)注的內(nèi)容主要包括當前的價格行情和走勢、行業(yè)前景和發(fā)展趨勢、同類企業(yè)的產(chǎn)能產(chǎn)量、進出口量及靜觀消費量、企業(yè)裝備和工藝、各種品種產(chǎn)品市場分布以及上下游資源和終端消費情況等。對化工行業(yè)信息而言，雖然集團化工產(chǎn)業(yè)以生產(chǎn)尿素為主，但要關(guān)注所有化肥行業(yè)生產(chǎn)情況，包括氮肥、磷肥、鉀肥、復合肥、微量元素肥料和其它化學肥料6個子行業(yè)。需要關(guān)注上下游產(chǎn)品和附加產(chǎn)品，上游包括煤焦、石油和天然氣行業(yè)，化工深加工和附加產(chǎn)品如苯、甲醇等產(chǎn)品。對鋼鐵行業(yè)信息而言，上游需要掌握煤焦、礦石、鐵合金以、廢鋼以及其它爐料等產(chǎn)品生產(chǎn)情況