財務管理制度-會計檔案管理辦法

1、會計檔案管理辦法第一條為了加強會計檔案管理，統(tǒng)一會計檔案管理制度，更好地為公司發(fā)展服務，根據(jù)中華人民共和國會計法和中華人民共和國檔案法的規(guī)定，制定本辦法。第二條 本公司所屬的，分公司，事業(yè)部，應遵照本辦法管理會計檔案。子公司應 參照本辦法管理會計檔案。第三條 會計檔案工作應接受各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門的指導、 監(jiān)督和檢查。第四條 公司必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、 散失和泄密。第五條 會計檔案是指會計憑證， 會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的

2、重要史料和證據(jù)。具體包括：（一）會計憑證類：原始憑證，記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證。（二）會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬薄。（三）財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字 說明，其他財務報告。（四）其他類：銀行存款余額調節(jié)表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，查帳報告、驗資報告、財務會計制度以及與經(jīng)營管理和投資者權益有關的其它重要文件，如合同、章程、董事會計等各種會計資料。第六條 各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制

3、會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管；未設立檔案機構的， 應當在會計機構內部指定專人保管。出納入員不得兼管會計檔案。移交本單位檔案機構保管的會計檔案，應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。第七條會計檔案的借用。財務人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規(guī)定順序及時歸還原處，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關借用手續(xù)。 各單位若因公需要查閱會計檔案時，必須經(jīng)本單位領導批準證明，經(jīng)財務部長同意，方能由檔案管理人員接待查閱。外單位人

4、員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信，經(jīng)財務部長同意后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理 人員詳細登記查閱會計檔人的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱理由。會計檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況，需帶出室外復制時，必須經(jīng)財務部部長批準，并限期歸還。各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。第八條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。第九條本辦法規(guī)定的

5、會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。第十條保管期滿的會計檔案， 除本辦法第十一條規(guī)定的情形外，可以按照以下程序銷毀：（一）由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱。卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀 時間等內容。（二） 經(jīng)部門經(jīng)理審查，總經(jīng)理在會計檔案銷毀清冊上簽署意見，報上級有關部門批準后執(zhí)行。（ 三 ） 銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監(jiān)銷。（ 四 ） 監(jiān)銷人在

6、銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要 銷毀的會計檔案了銷毀后， 應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章， 并將監(jiān)銷情況報告給總經(jīng) 理。第十一條 保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證， 不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到末了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應 當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。第十二條 采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔 案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院 業(yè)務主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國

7、家檔案局備案。第十三條 單位因撤銷、 解散、 破產(chǎn)或者其他原因而終止的， 在終止和辦理注銷登 記手續(xù)之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業(yè)務主管部門代管。第十四條 單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保 管，其他方可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案；單位分立后原單位解散的，共會計檔案 應當經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管， 各方可查閱、 復制與其業(yè)務相關的會計檔案。 單位分立 中未結清的會計事項所涉及的原始憑證， 應當單獨抽出由業(yè)務相關方保存， 并按規(guī)定辦理交 接手續(xù)。單位因業(yè)務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業(yè)務單 位可查閱， 復制與其業(yè)務相關的會計檔

8、案， 對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證， 應 當單獨抽出由業(yè)務承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。第十五條 單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的， 原各單位的會計檔 案應當由合并后的單位統(tǒng)一保管； 單位合并后原各單位仍存續(xù)的， 其會計檔案仍應由原各單 位保管。第十六條 建設單位在項目建設期間形成的會計檔案， 應當在辦理竣工決算后移交 給建設項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。第十七條單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交按手續(xù)。移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、 卷號，冊數(shù)，起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。交

9、接會計檔案時，交接雙人應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交 接雙方的單位負責人負責監(jiān)交。交接完畢后、交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者益章。第十八條我國境內所有單位的會計檔案不得攜帶出境。駐外機構和境內單位在境外設立的企業(yè)（簡稱境外單位）的會計檔案，應當按照本辦法和國家有關規(guī)定進行管理。第十九條預算、計劃，制度等文件材料，應當執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。第二十條本辦法適用于公司總部、下屬全資及控股企業(yè)。第二一條 本檔案管理實施辦法，應報財政部門和檔案局備案。第二十二條本辦法由財務部負責解釋，自年月日起執(zhí)行。附表一：企業(yè)和共他組織會計檔案保管期限表序號檔案名稱保管期限備往-一-會計憑證類1原始憑證15年2記賬憑證15年3匯總憑證15年-二二會計賬溥類4總賬15年包括日記總賬5明細賬15年6日記賬15年現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管 25年。7